Thành phẩm của DNSX thông thờng gồm nhiều thứ hạng, phẩm cấp, mẫu mã khác nhau, nên chúng có yêu cầu quản lý, hạch toán không giống nhau. Để thực hiện tốt nhiệm vụ, kế toán cần phải tổ chức công tác kế toán thành phẩm một cách khoa học hợp lý. Việc tổ chức công tác kế toán thành phẩm cần chú ý một số điểm sau:
- Tổ chức hạch toán thành phẩm theo từng thứ, từng loại, từng đơn vị sản xuất theo số lợng, chất lợng thành phẩm;
- Phân công và kết hợp trong việc ghi chép kế toán thành phẩm giữa phòng kế toán và nhân viên phân xởng, giữa kế toán thành phẩm với thủ kho thành phẩm đảm bảo thành phẩm đợc phản ánh kịp thời, chặt chẽ;
- Kế toán nhập- xuất- tồn kho thành phẩm phải đợc đánh giá theo giá thành thực tế;
- Sự biến động của thành phẩm do nhiều nguyên nhân gây nên để phản ánh đợc tình hình biến động của thành phẩm, phải tổ chức công tác ghi chép ban đầu một cách khoa học, hợp lý.
1.2.4. Kế toán chi tiết thành phẩm
1.2.4.1. Chứng từ sử dụng
Việc hạch toán chi tiết thành phẩm đợc thực hiện đồng thời ở hai nơi là phòng kế toán và ở kho. Nhờ đó, phòng kế toán có thể phát hiện kịp thời các trờng hợp ghi chép sai các nghiệp vụ tăng, giảm thành phẩm và các nguyên nhân khác làm cho tình hình tồn kho thực tế không khớp với số liệu ghi trên sổ sách kế toán.
Khi có sản phẩm sản xuất xong, bộ phận kiểm tra chất lợng căn cứ vào tiêu chuẩn quy định để xác nhận thứ hạng của thành phẩm. Còn thủ kho và kế toán thành phẩm sẽ theo dõi thành phẩm về mặt giá trị và hiện vật. Từ đó phát hiện ra các sai sót, chênh lệch giữa các số liệu ghi trên sổ kế toán, có biện pháp điều chỉnh kịp thời. Căn cứ để thủ kho lập Thẻ kho là Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho theo chỉ tiêu hiện vật số thực nhập, thực xuất. Khi lập các chứng từ phải ghi đầy đủ các thông tin cần thiết và bổ sung (nếu có) và có đầy đủ chữ ký của những ngời có liên quan, sau đó chuyển cho kế toán. Vậy chứng từ thờng đợc sử dụng để kế toán chi tiết thành phẩm bao gồm:
+ Phiếu nhập kho (mẫu 01- VT); + Phiếu xuất kho (mẫu 02- VT);
+ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03PXK- 3LL); + Thẻ kho (mẫu S12- DN);
+ Biên bản kiểm kê vật t, công cụ, sản phẩm, hàng hoá (mẫu 05- VT).
1.2.4.2. Các phơng pháp hạch toán chi tiết thành phẩm
Kế toán chi tiết thành phẩm phải đợc thực hiện theo từng kho, từng loại, từng nhóm và từng thứ thành phẩm, đảm bảo theo dõi đợc tình hình biến động của từng loại. Trong công tác kế toán hiện nay ở nớc ta, các doanh nghiệp thờng áp dụng một trong ba phơng pháp hạch toán chi tiết thành phẩm: phơng pháp thẻ song song, phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển và phơng pháp sổ số d.
* Phơng pháp ghi thẻ song song
- Nội dung
Tại kho: Thủ kho dùng Thẻ kho để phản ánh tình hình nhập- xuất- tồn kho thành phẩm về mặt số lợng hiện vật. Mỗi Thẻ kho đợc mở cho một loại thành phẩm, mỗi chứng từ đợc ghi vào một dòng của Thẻ kho (ghi hàng ngày). Cuối tháng, thủ kho tiến hành tổng cộng số nhập, xuất, tính ra số tồn về mặt lợng theo từng danh điểm thành phẩm.
tại phòng kế toán: Kế toán sử dụng Sổ (thẻ) kế toán chi tiết để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho theo chỉ tiêu số lợng. Cơ sở để ghi Sổ (thẻ) chi tiết là các chứng từ nhập, xuất do thủ kho gửi lên, sau khi đã đợc kiểm tra, hoàn chỉnh đầy đủ. Cuối tháng, sau khi xác định đợc giá trị thành phẩm nhập- xuất- tồn kế toán tiến hành ghi Sổ (thẻ) chi tiết theo chỉ tiêu giá trị.
Ghi chú: Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng
Sơ đồ 1: Kế toán chi tiết thành phẩm theo phơng pháp thẻ song song
- Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra và đối chiếu.
- Nhợc điểm: Việc ghi chép giữa kho và bộ phận kế toán còn trùng lặp về chỉ
tiêu số lợng. Việc kiểm tra đối chiếu thờng tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán.
- Phạm vi áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, ít chủng
loại thành phẩm, nhập- xuất thành phẩm ít, không thờng xuyên.
* Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển
- Nội dung
Tại kho: Việc ghi chép ở kho cũng đợc thực hiện trên thẻ kho nh phơng pháp ghi thẻ song song.
Tại phòng kế toán: Kế toán mở Sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập- xuất- tồn kho của từng loại theo cả hai chỉ tiêu số lợng và giá trị. Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất phát sinh trong tháng của từng thứ thành phẩm. Cuối tháng tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa Sổ đối chiếu luân chuyển với Thẻ kho và sổ kế toán tổng hợp. Nội dung đợc phản ánh trên sơ đồ 2. Phiếu nhập kho Thẻ kho Sổ kế toán chi tiết thành phẩm Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho thành phẩm Sổ kế toán tổng hợp Phiếu xuất kho
Sổ đối chiếu Sổ kế toán tổng Phiếu nhập kho Thẻ kho Bảng kê nhập
Ghi chú: Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng
Sơ đồ 2: Kế toán chi tiết TP theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển
- Ưu điểm: Khối lợng ghi chép của kế toán đợc giảm bớt do chỉ ghi 1 lần vào
cuối tháng.
- Nhợc điểm: Việc ghi chép vẫn còn trùng lặp, việc kiểm tra đối chiếu giữa kho
và phòng kế toán chỉ tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra trong công tác quản lý.
- Phạm vi áp dụng: Thích hợp trong các doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ nhập-
xuất, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết thành phẩm và không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập, xuất hàng ngày.
* Phơng pháp sổ số d
- Nội dung:
Tại kho: Ngoài sử dụng Thẻ kho để ghi chép hàng ngày nh hai phơng pháp trên, thủ kho còn sử dụng Sổ số d để ghi. Sổ số d do phòng kế toán lập cho từng kho và đợc sử dụng cho cả năm. Hàng tháng, vào cuối tháng Sổ số d đợc chuyển cho thủ kho để ghi chỉ tiêu số lợng.
Tại phòng kế toán: Định kỳ, nhân viên kế toán xuống kho để hớng dẫn, và kiểm tra việc ghi chép của thủ kho. Sau đó ký xác nhận vào Thẻ kho và nhận chứng từ về phòng kế toán. Tại đây, kế toán thực hiện hoàn chỉnh chứng từ rồi căn cứ vào đó để vào Bảng kê luỹ kế nhập, bảng kê luỹ kế xuất. Cuối tháng, tổng hợp số liệu trên Bảng kê luỹ kế nhập và Bảng kê luỹ kế xuất để lập Bảng kê nhập, xuất, tồn kho thành phẩm. Đồng thời, ghi thêm chỉ tiêu giá trị vào Sổ số d do thủ kho chuyển lên. Nội dung, trình tự kế toán chi tiết theo phơng pháp sổ số d đợc khái quát qua sơ đồ 3:
Trần Thị Thanh Hải - 33 - 44B- QTKD- Khoa Kinh tế
Sổ số dư Phiếu xuất kho Bảng luỹ kế nhập- xuất- tồn Sổ kế toán tổng hợp Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu giao nhận chứng từ nhập Phiếu giao nhận chứng từ xuất
Ghi chú: Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng
Sơ đồ 3: Kế toán chi tiết thành phẩm theo phơng pháp sổ số d
- Ưu điểm: Sử dụng phơng pháp này sẽ khắc phục đợc nhợc điểm của 2 phơng
pháp trên: tránh đợc sự ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, giảm bớt khối l- ợng ghi chép của kế toán.
- Nhợc điểm: Phơng pháp này khó phát hiện đợc nguyên nhân gây sai sót nên
cần có sự đối chiếu kiểm tra chặt chẽ giữa kho và phòng kế toán.
- Phạm vi áp dụng: Phơng pháp sổ số d thích hợp với những doanh nghiệp có
nhiều danh điểm thành phẩm, đồng thời số lợng chứng từ nhập- xuất của mỗi loại nhiều.
1.2.5. Kế toán tổng hợp thành phẩm
Kế toán tổng hợp thành phẩm là ghi chép, phản ánh, quản lý tình hình tăng giảm và tồn kho thành phẩm theo giá thực tế. Có doanh nghiệp thực hiện kiểm kê theo từng nghiệp vụ nhập, xuất kho nhng cũng có những doanh nghiệp chỉ kiểm kê một lần vào thời điểm cuối kỳ bằng cách cân, đong, đo, đếm thành phẩm cuối kỳ. Tơng ứng với 2 phơng pháp kiểm kê trên, trong kế toán thành phẩm có 2 phơng pháp hạch toán tổng hợp là kê khai thờng xuyên (KKTX) và kiểm kê định kỳ (KKĐK).
1.2.5.1. Kế toán tổng hợp thành phẩm theo phơng pháp KKTX
Phơng pháp KKTX là phơng pháp theo dõi và phản ánh thờng xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập- xuất- tồn vật t, sản phẩm, hàng hoá trên sổ kế toán.
Phơng pháp KKTX có độ chính xác cao, thông tin về sản phẩm đợc cập nhật hàng ngày. Phơng pháp này thích hợp với doanh nghiệp sản xuất các mặt hàng có giá trị lớn, số lần nhập và xuất không nhiều.
Trong kế toán tổng hợp thành phẩm, phơng pháp KKTX sử dụng các tài khoản sau:
+ TK 155- Thành phẩm: Phản ánh tình hình tăng, giảm và tồn kho thành phẩm. Kết cấu TK 155 nh sau:
Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ ghi tăng giá trị thực tế thành phẩm nhập kho, thành phẩm thừa khi kiểm kê.
Bên Có: Phản ánh nghiệp vụ ghi giảm giá trị thực tế thành phẩm khi xuất, thành phẩm thiếu hụt khi kiểm kê.
D
Nợ : Phản ánh giá trị thực tế thành phẩm tồn kho cuối kỳ.
+ TK 157- Hàng gửi bán: Đợc sử dụng để theo dõi giá vốn sản phẩm tiêu thụ theo phơng thức chuyển hàng hoặc giá vốn sản phẩm nhờ bán đại lý, kí gửi hay giá vốn lao vụ dịch vụ đã hoàn thành bàn giao cho ngời đặt hàng nhng cha đợc chấp nhận thanh toán. Số sản phẩm này vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. TK 157 có kết cấu:
Bên Nợ: Phản ánh giá vốn sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ gửi bán.
Bên Có: Phản ánh giá vốn sản phẩm, hàng hoá, lao vụ đã đợc khách hàng chấp nhận thanh toán; giá trị hàng gửi bán bị từ chối, trả lại.
D
Nợ : Giá vốn hàng gửi bán cha đợc chấp nhận.
+ TK 632- Giá vốn hàng bán: Phản ánh trị giá vốn của thành phẩm, hàng hóa, dịch vụ xuất bán trong kỳ.
Bên Nợ: Trị giá vốn của thành phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã cung cấp trong kỳ. Bên Có: Kết chuyển giá vốn hàng bán trong kỳ vào tài khoản xác định kết quả. Cuối Kỳ: Không có số d.
Trình tự hạch toán tổng hợp thành phẩm đợc khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 4: Hạch toán tổng hợp thành phẩm theo phơng pháp KKTX
1.2.5.2. Kế toán tổng hợp thành phẩm theo phơng pháp KKĐK
Phơng pháp KKĐK là phơng pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị thành phẩm cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính ra giá trị thành phẩm đã xuất trong kỳ theo công thức:
Trị giá TP xuất kho = Trị giá TP tồn đầu kỳ + Trị giá TP nhập trong kỳ - Trị giá TP tồn cuối kỳ
Nh vậy, theo phơng pháp KKĐK, các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến thành phẩm không đợc ghi sổ liên tục mà chỉ đợc ghi sổ vào đầu kỳ và cuối kỳ, và hạch toán tình hình nhập- xuất- tồn trên TK 632- Giá vốn hàng bán.
Ưu điểm của phơng pháp này là giảm nhẹ đợc việc ghi chép nhng độ chính xác không cao, phụ thuộc nhiều vào chất lợng công tác quản lý tại kho, quầy, bến bãi. Ph- ơng pháp KKĐK chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại thành phẩm với quy cách, mẫu mã khác nhau, giá trị thấp và đợc xuất dùng thờng xuyên.
TK 128, 222 TK 632
Xuất góp vốn liên doanh Giá vốn TP đã tiêu thụ bị trả lại nhập kho Giá vốn TP xuất bán, ký gửi, đại lý TK 157 Giá vốn TP xuất bán, thưởng, biếu tặng TK 632 TK 155 TK 154 Nhập kho thành phẩm TK 157
Giá vốn TP ký gửi, gửi bán bị trả lại nhập kho
Đánh giá giảm Đánh giá tăng
TP thiếu khi kiểm kê chờ xử lý TP thừa khi kiểm kê
chờ xử lý
TK 412 TK 412
Sơ đồ 5: Hạch toán tổng hợp thành phẩm theo phơng pháp KKĐK
1.3. Tổ chức công tác kế toán quá trình tiêu thụ thành phẩm trong doanh nghiệp sản xuất
1.3.1. Các phơng thức tiêu thụ thành phẩm
Cùng với sự phát triển đa dạng của các mối quan hệ quốc tế, các phơng thức tiêu thụ cũng trở nên rất phong phú. Việc phân định rõ ràng các phơng thức tiêu thụ có một ý nghĩa quan trọng không chỉ đối với công tác hạch toán tiêu thụ mà còn đối với công tác quản lý sản xuất kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Hiện nay, tồn tại các phơng thức tiêu thụ sau:
* Phơng thức tiêu thụ trực tiếp: Là phơng thức doanh nghiệp giao hàng trực tiếp
cho ngời mua tại kho (hay trực tiếp tại các phân xởng không qua kho).
Theo phơng thức này, số hàng khi bàn giao cho khách hàng đợc chính thức coi là tiêu thụ và ngời bán mất quyền sở hữu về số hàng này. Ngời mua thanh toán hay chấp nhận thanh toán số hàng mà ngời bán đã giao.
* Phơng thức chuyển hàng, chờ chấp nhận: Là phơng thức mà bên bán chuyển
hàng đi để giao cho bên mua theo địa chỉ ghi trong hợp đồng. Số hàng chuyển đi vẫn thuộc quyền sở hữu của bên bán, chỉ khi nào ngời mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán về số hàng chuyển giao (một phần hay toàn bộ) thì mới đợc coi là tiêu thụ và bên bán mất quyền sở hữu về toàn bộ số hàng này.
* Phơng thức bán hàng trả góp, trả chậm: Là phơng thức bán hàng thu tiền nhiều
lần. Ngời mua sẽ thanh toán lần đầu ngay tại thời điểm mua, số tiền còn lại ngời mua Trần Thị Thanh Hải - 37 - 44B- QTKD- Khoa Kinh tế
TK 157 TK 155
TK 631 TK 911
Giá thành TP hoàn thành
nhập kho, bán Kết chuyển giá vốn TP đã tiêu thụ Kết chuyển trị giá TP gửi bán tồn cuối kỳ Kết chuyển trị giá TP gửi bán tồn đầu kỳ TK 632 Kết chuyển trị giá vốn TP tồn cuối kỳ Kết chuyển trị giá vốn TP tồn đầu kỳ TK 155 TK 157
chấp nhận trả dần ở các kỳ tiếp theo và phải chịu một tỷ lệ lãi suất nhất định. Về thực chất, chỉ khi nào ngời mua thanh toán hết tiền hàng thì doanh nghiệp mới mất quyền sở hữu. Tuy nhiên, về mặt hạch toán, khi chuyển giao cho ngời mua thì đã đợc coi là tiêu thụ.
* Phơng thức bán hàng đại lý, ký gửi: Bán hàng đại lý, ký gửi là phơng thức bên
chủ hàng (gọi là bên giao đại lý) xuất hàng giao cho bên nhận đại lý, ký gửi (gọi là bên đại lý) để bán. Bên đại lý sẽ đợc hởng thù lao đại lý dới hình thức hoa hồng hoặc chênh lệch giá. Bên đại lý sẽ ghi nhận số hoa hồng đợc hởng vào doanh thu tiêu thụ. Bên giao đại lý chịu trách nhiệm nộp thuế GTGT về lợng hàng tiêu thụ.
* Phơng thức hàng đổi hàng: Là phơng thức tiêu thụ mà trong đó, ngời bán đem
sản phẩm, vật t, hàng hoá của mình để đổi lấy sản phẩm, vật t, hàng hoá của ngời mua. Giá trao đổi là giá bán của sản phẩm, vật t, hàng hoá đó trên thị trờng. Khi xuất sản phẩm đem trao đổi, doanh nghiệp vẫn phải lập đầy đủ chứng từ giống nh các phơng thức tiêu thụ khác.
* Phơng pháp tiêu thụ nội bộ: Là việc mua, bán hàng hoá cho các đối tợng khách