C. Mẫu Hợp đồng kinh tế
a. Công tác nắm bắt thông tin
+ Duy trì quan hệ với các chủ đầu t đã có công trình do công ty nhận thầu dù nhu cầu xây dựng là không liên tục.
+ Công ty phải thiết lập 1 hệ thống thông tin đầy đủ về những định hớng chiến l- ợc đầu t của Nhà nớc, của các bộ ngành; các dự án lớn trọng điểm của Nhà nớc, tiếp cận các cơ quan lập dự án từ bớc nghiên cứu tiền khả thi đến nghiên cứu khả thi.
+ Công ty cần xác định rõ những mặt mạnh mặt yếu của đối thủ để đề ra chiến l- ợc đấu thầu thích hợp. Trong lĩnh vực xây dựng, rào cản về vốn, công nghệ đối với việc thành lập 1 doanh nghiệp mới là rất lớn nên công ty ít bị đe doạ về các đối thủ tiềm ẩn mới xâm nhập vào thị trờng xây dựng. Các đối thủ chính của công ty là những công ty xây dựng trong nớc và nớc ngoài đã hoạt động lâu năm và có thị phần nhất định.
Các công ty trong nớc nh:
• Tổng công ty xây dựng sông Đà có uy tín và thế mạnh trong xây dựng các công trình nhà máy thuỷ điện, nhiệt điện, các công trình đê đập.
• Tổng công ty xây dựng Trờng Sơn, Tràng An là những Tổng công ty quân đội có sức mạnh trong vấn đề huy động nhân lực và giá tranh thầu của họ thờng hấp dẫn ở 1 số công trình do giảm đợc chi phí nhân công.
Các công ty xây dựng nớc ngoài chủ yếu tham gia đấu thầu và nhận thầu các công trình có vốn FDI, ODA, WB, ADB, JBIC.
Các công ty nớc ngoài trúng thầu thờng là các công ty của chính những nớc có nguồn vốn đầu t nói trên hoặc là là các công ty xây dựng nớc ngoài đợc chủ đầu t mời dự thầu. Đây là những công ty có tiềm lực mạnh về tài chính, công nghệ, tổ chức quản lý và có kinh nghiệm, uy tín lớn. Công ty nên mở rộng mối quan hệ với các công ty xây dựng nớc ngoài để nhận làm thầu phụ khi tham gia đấu thầu quốc tế nếu nh công ty không trúng thầu nhằm học hỏi kinh nghiệm.
Ngoài ra còn có các doanh nghiệp xây dựng thuộc các Sở xây dựng và ngoài quốc doanh. Các công ty này chỉ xuất hiện và cạnh tranh với công ty khi công ty tham gia đấu thầu các công trình tại địa phơng. Các công ty này tuy khả năng về tài chính, công nghệ, lao động còn hạn chế song lại có mối quan hệ chặt chẽ với chủ đầu t , cơ quan Nhà nớc tại địa phơng. Do đó công ty phải đi nghiên cứu thực tế tình hình tại địa phơng nơi sẽ xây dựng công trình, tìm hiểu kỹ giá nguyên vật liệu, điều kiện vận chuyển cung ứng ở địa phơng, tăng cờng mối quan hệ với chủ đầu t, chính quyền địa phơng hoặc liên doanh với các đơn vị xây dựng địa phơng để tham gia đấu thầu nếu thấy xác xuất trúng thầu là thấp.
Cuối cùng công ty phải báo cáo kịp thời những thông tin cập nhật đa lên lãnh đạo Tổng công ty để có phơng án triển khai mua sắm máy móc, thiết bị thi công, bố trí kế hoạch sản xuất, bố trí lao động 1 cách đầy đủ, hợp lý nhằm giành u thế khi tham dự đấu thầu.
+ Giải quyết khiếu nại của khách hàng:
Nhằm nâng cao uy tín cho công ty đồng thời tạo dựng lòng tin đối với các đơn vị có dự án giao cho công ty thi công xây lắp, công ty sẽ tiếp nhận, giải quyết những khiếu nại của các đơn vị về các sản phẩm, dịch vụ do công ty cung cấp.
Ngời phụ trách liên quan của công ty để giải quyết những đề nghị, sự phàn nàn và không đồng ý của khách hàng là trởng các phòng/Xí nghiệp/Đội trực thuộc công ty hoặc ngời đợc uỷ quyền. Việc giải quyết khiếu nại sẽ đợc Giám đốc công ty hoặc ngời phụ trách liên quan phân công.
Đối với các khiếu nại thuộc trách nhiệm của công ty, xí nghiệp, đội trực thuộc thì ngời phụ trách liên quan phải xác định đợc nguyên nhân, lập báo cáo khiếu nại theo mẫu để giải quyết hoặc trình Giám đốc công ty quyết định hớng giải quyết nếu vợt quá thẩm quyền hoặc khiếu nại có liên quan đến các quy định của pháp luật. Ngời phụ trách liên quan thông báo cho khách hàng về cách thức, thời gian giải quyết và theo dõi đảm bảo việc giải quyết đợc thực hiện 1 cách kịp thời, đảm bảo thoả mãn các yêu cầu đã thoả thuận với khách hàng.
Nếu khiếu nại không thuộc trách nhiệm của công ty, xí nghiệp, đội trực thuộc hoặc không có căn cứ thì ngời phụ trách liên quan sẽ trao đổi, làm rõ về khiếu nại đó với khách hàng và kết quả ghi theo mẫu.
Phòng quản lý thi công sẽ giải quyết các khiếu nại về: Thời gian thi công, nghiệm thu, bàn giao; sự phù hợp của chất lợng công trình, của các quy trình kỹ thuật và của thiết kế công trình.
Khiếu nại có liên quan tới nội dung và thời gian thanh quyết toán và các công việc khác trong phạm vi quản lý của phòng thuộc trách nhiệm của phòng kỹ thuật giám đốc công ty xem xét, giải quyết khiếu nại liên quan đến những bộ phận hoặc ngoài khả năng giải quyết của ngời phụ trách liên quan.
Nếu không giải quyết các khiếu nại của khách hàng hoặc có giải quyết nhng không rõ ràng hoặc chỉ coi việc giải quyết khiếu nại là hình thức thì công ty có thể bị huỷ Hợp đồng xây dựng, uy tín công ty sẽ gảm sút.
Tổng công ty Xây dựng Hà Nội
Công ty xây dựng số 4
Báo cáo số:...
Báo cáo giải quyết khiếu nại của khách hàng
Ngày:...
Phòng/Bộ phận:... Khách hàng:... Ngời phụ trách:... Nội dung khiếu nại:... Tên ngời viết:... Ngày:... Ký:... Nguyên nhân:... Tên ngời viết:...
Ngày:... Ký:... Biện pháp giải quyết:... Tên ngời viết:...
Ngày:... Ký:... Hành động phòng ngừa:... Tên ngời viết:...
Ngày:... Ký:... Theo dõi hành động khắc phục phòng ngừa:... Tên ngời viết:...
Ngày:... Ký:... + Công ty phải chọn những cán bộ ngoài chuyên môn nghiệp vụ thành thạo còn phải có những t chất nh: năng khiếu nói chuyện, khả năng ứng xử, khả năng nhạy cảm xét đoán có những hiểu biết xã hội và có kinh nghiệm tiếp xúc để giải quyết những khiếu nại của khách hàng, để đàm phán ký kết hợp đồng.
Ngời giao tiếp của công ty phải nắm bắt đợc ý đồ của khách hàng bằng việc trao đổi trực tiếp hỏi khách hàng hay bằng các công văn, th từ, fax, internet,... Tiếp đó phải nghiên cứu ý đồ của khách hàng tức là đặt lên bàn cân những yêu cầu lợi ích và sự trả giá của khách hàng với khả năng và lợi ích của công ty với nguyên tắc chấp nhận 1 lợi ích chung từ 2 phía. Sau đó, phải thuyết phục khách hàng. Ngời giao tiếp của công ty phải có những lý lẽ, chứng cứ tài liệu, số liệu để làm cho khách hàng hiểu đợc những yêu cầu bất hợp lý mà họ cho là hợp lý. Quyết định chấp nhận và ký kết hợp đồng là công việc cuối cùng ở giai đoạn giao tiếp ban đầu của khách hàng với công ty.