II/ Thực trạng tổ chức công tác kế toán và tiêuthụ thành phẩm ở Công ty da giầy Hà Nộ
1. Tổ chức kế toán thành phẩm
1.5. Kế toán chi tiết thành phẩm
Để đảm bảo về quản lý đối với thành phẩm là phản ánh và theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho thành phẩm theo từng thứ loại, giá trị kế toán phải thực hiện kế toán chi tiết thành phẩm.
ở Công ty da giầy Hà Nội kế toán chi tiết thành phẩm theo phơng pháp ghi thẻ song song. Phơng pháp này rất phù hợp với tình hình thực tế ở công ty.
a) Mọi thủ tục luân chuyển chứng từ:
Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải đợc phản ánh vào các chứng từ kế toán. Các hoạt động nhập xuất kho thành phẩm đều đợc lập chứng từ đầy đủ, kịp thời là cơ sở pháp lý để tiến hành hạch toán nhập xuất kho thành phẩm và là khâu hạch toán ban đầu đối với xuất kho thành phẩm.
Hiện nay để kế toán chi tiếp thành phẩm công ty sử dụng các chứng từ sau: - Phiếu kiểm nghiệm nhập kho - Phiếu xuất kho
- Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho gửi đại lý
- Biên bản kiểm kê thành phẩm - Hoá đơn GTGT * Thủ tục nhập kho thành phẩm:
Hiện nay thành phẩm của công ty nhập kho từ 2 nguồn đó là nhập kho từ sản xuất, nhập do đại lý trả lại hàng.
Trớc khi nhập kho toàn bộ sản phẩm đều phải qua 1 bớc kiểm nghiệm của bộ phận kiểm nghiệp bộ phận này sẽ lập 1 phiếu kiểm nghiệm nhập kho. Phiếu này có mẫu nh sau:
Biểu số 2c:
Công ty da giầy Hà Nội Bộ phận kiểm nghiệm
Phiếu kiểm nghiệm nhập kho
Số 12 ngày 05/01/99 Ngày sản xuất: Tháng 1
Loại sản phẩm : Da mềm
Quy cách : Bò boxcal B
Số lợng : 10200 bia
Kết luận : đủ tiêu chuẩn
Đề nghị : Nhập kho
Sau khi có phiếu kiểm nghiệm nhập kho, số lợng hàng nhập kho sẽ đợc ghi vào phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho do thủ kho lập thành 3 liên và đợc tính với phiếu kiểm nhập kho.
Hàng ngày, sau mỗi ca thống kê phân xởng phải xuống kho lấy phiếu nhập kho về để theo dõi số lợng sản xuất của phân xởng và làm cơ sở tính lơng cho công nhân theo sản lợng hoàn thành nhập kho. Định kỳ kế toán bán hàng và 1 nhân viên xuống phòng kinh doanh xuống kho và hoặc thủ kho gửi lên 1 phiếu nhập kho để vào bảng nhập kho thành phẩm, lấy đó làm căn cứ hàng hoá có trong kho để bán hàng. Còn 1 liên giao cho thủ kho (liên này đính kèm với phiếu kiểm nghiệm nhập kho) để làm căn cứ ghi vào thẻ kho định kỳ kiểm kê đối chiếu với nhân viên kế toán.
Trình tự luân chuyển chứng từ nhập kho thành phẩm
1. Sau khi đã đợc bộ phận kiểm nghiệm chấp nhận nhập kho. Thủ kho nhập kho, lập phiếu nhập kho.
2a. Một liên giao cho thống kê phân xởng
2b. Một liên giao cho kế toán thành phẩm. Khi lấy chứng từ kế toán phải ký nhận vào phiếu giao chứng từ.
2c. Một liên giao cho phòng kinh doanh
2d. Liên còn lại thủ kho giữ liên này kèm với phiếu kiểm nghiệm nhập kho.
Thành phẩm Kho TP
Thống kê phân xởng
(liên 1) Thủ kho ghi thẻ kho (liên 4)
Thủ kho lập phiếu NK
Kế toán TP (liên 2) Phòng kế hoạch (liên 3) PNK
1
2d 2a
Chứng từ nhập kho TP có mẫu nh sau: Biểu số 2d:
Đơn vị: Công ty da giầy Hà Nội Địa chỉ: 409 Nguyễn Tam Trinh
Mẫu số 01 VT QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT
Ngày 1/11/10995 của BTC
Phiếu nhập kho Số 12 Ngày 5 tháng 1 năm 1999
Họ tên ngời giao hàng: Phân xởng da keo
Theo PKN nhập kho số 12 ngày 5-1-99 của bộ phận kiểm nghiệm Nhập tại kho: Thành phẩm
STT Tên nh n hiệu quyã Mã Đơn vị Số lợng Đơn giá Thành cách phẩm chất số tính Theo chứng từ Thực nhập tiền 1 Bò boxcal B bia 10.200 10.200 Cộng 10.200 10.200 Cộng thành tiền: Nhập, ngày 5/1/99
Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Kế toán trởng Thủ kho Trên đây là phiếu nhập kho từ sản xuất. Trờng hợp nhập kho do khách hàng trả lại cũng dùng phiếu nhập kho có mẫu tơng tự nhng có thêm dòng nhập trả lại dới dòng chữ in phiếu nhập kho.
Với thủ tục luân chuyển chứng từ nhập kho nh trên ta thấy trình tự nhập kho của công ty rất chặt chẽ do vậy công ty đã xoá bỏ đợc tình trạng thất thoát tài sản ở khâu này đảm bảo thành phẩm nhập kho theo đúng số lợng, chất lợng yêu cầu. Tuy nhiên do không sử dụng giá hạch toán thành phẩm nhập kho chỉ theo dõi về mặt số lợng còn về mặt giá trị không theo dõi đợc.
Thành phẩm của công ty chủ yếu đợc xuất dùng phục vụ cho nhu cầu sản xuất và tiêu dùng của xã hội, ngoài ra còn đợc xuất phục vụ nội bộ để phù hợp với nội dung này kế toán sử dụng loại chứng từ tơng ứng.
- Phiếu xuất kho - Phiếu xuất kho (nội bộ) - Hoá đơn GTGT - Phiếu xuất kho gửi đại lý
Phiếu xuất kho thông thờng và hoá đơn GTGT phản ánh xuất kho thành phẩm bán cho khách hàng.
Khi khách hàng đến mua hàng phòng kinh doanh sẽ lập hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho. Hoá đơn và phiếu xuất kho đợc phòng kinh doanh lu lại số liệu trên máy. Cuối ngày cán bộ phòng kinh doanh theo dõi thành phẩm căn cứ vào số liệu nhập, xuất để làm báo cáo hàng ngày và tổng hợp số liệu vào cuối tháng.
Phiếu xuất kho và hoá đơn GTGT đợc lập này chuyển sang phòng kế toán để làm các thủ tục pháp lý. Thủ kho sau khi xem và kiểm tra tính pháp lý của chứng từ mà hóa đơn mang xuống, nếu đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ rồi sẽ tiến hành xuất kho.
Phiếu xuất kho đợc lập thành 3 liên Liên 1: Lu lại phòng kinh doanh
Liên 2: Giao cho khách hàng. Liên còn lại giao cho thủ kho sau đó thủ kho chuyển lên phòng kế toán để kế toán hoàn thiện chứng từ.
Hoá đơn GTGT cũng đợc lập thành 3 liên giao cho phòng kế toán. Nếu khách hàng thanh toán ngay bằng tiền thì kế toán đóng dấu đã thu tiền và đính kèm với phiếu thu nếu khách hàng mua chịu thì kế toán sẽ đóng dấu "chấp nhận sau". Sau khi đóng dấu 1 liên đợc chuyển trả về phòng kinh doanh, liên 2,3 khách hàng cầm xuống kho, liên 4 phòng kế toán giữ.
Trình tự luân chuyển chứng từ xuất kho.
1. Phòng Kinh doanh lu liên gốc
2. Giao cho thủ kho 1 liên để làm căn cứ ghi thẻ kho 3. Định kỳ thủ kho gửi liên cho phòng kế toán 1 liên
4. Thủ kho sau khi kiểm tra mọi thủ tục hợp lý ký nhận, giao hàng và chuyển 1 liên cho khách hàng.
Chứng từ xuất kho có mẫu nh sau: Biểu số 2e:
Đơn vị: Công ty da giầy Hà Nội Địa chỉ: 409 Nguyễn Tam Trinh
Phiếu xuất kho Số 29
Ngày 9/1/99 Xuất cho:
Xuất tại: kho thành phẩm
STT Tên nh n hiệu quyã Mã Đơn vị Số lợng Đơn giá Thành cách phẩm chất số tính Theo chứng từ Thực nhập tiền 1 Bò boxcal B bia 1.296 Cộng Cộng thành tiền: Nhập, ngày 6/1/99
Phụ trách cung tiêu Kế toán trởng Thủ kho
Phòng kinh doanh
lập 4 liên xuất Phòng Kinh doanh
Thẻ kho Khách hàng
Ghi thẻ kho Kế toán TP và tiêu thụ
1
2
4
Trờng hợp xuất kho gửi đại lý - xuất nội bộ cũng sử dụng chứng từ xuất kho tơng tự nhng có thêm dòng gửi đại lý hoặc xuất nội bộ dới dòng chữ in. Tóm lại việc vận dụng chế độ ghi chép ban dầu cũng nh mọi trình tự luân chuyển chứng từ của công ty đẩm bảo phản ánh một cách theo dõi chính xác chặt chẽ tình hình nhập, xuất kho thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm theo đúng chế độ quy định.
Biểu số 2g:
Mẫu: Hoá đơn GTGT
Mẫu số 01 GTGT-3LL
Hoá đơn GTGT
(Liên 3 - dùng để thanh toán) Ngày 6/1/99
No: 0366725
Đơn vị bán hàng: Công ty da giầy Hà Nội Địa chỉ: 403 Nguyễn Tam Trinh
Điện thoại: 8626889 Mã số thuế: 0100101315 Họ tên ngời mua: A. Du - Xí nghiệp Minh Xuân Địa chỉ: 40
Hình thức thanh toán: tiền mặt
STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 6
1) Bò boxcal B bia 1296 18.000 23.328.000
Thuế suất VAT: 10% Cộng tiền hàng: 23.328.000 Thuế GTGT: 2332.800
Tổng cộng tiền thanh toán: 25.660.800
Ngời mua Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
Nh phần trên đã trình bày, một trong những yêu cầu quản lý đối với thành phẩm là phản ánh và theo dõi chặt chẽ tình hình nhập xuất tồn kho cho từng thứ hàng loại cả giá trị và số lợng. Để đảm bảo đáp ứng yêu cầu này kế toán.
* ở kho:
Hàng ngày, khi nhận đợc các chứng từ nhập xuất kho thành phẩm thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành nhập, xuất kho theo đúng số luợng, chất lợng ghi trên chứng từ sau đó thủ kho ghi vào thẻ kho một cách chính xác số lợng thành phẩm thực nhập, thực xuất vào thẻ kho. Với mỗi sản phẩm mở thẻ kho.
Mẫu thẻ kho nh sau: Biểu số 3a:
Tên kho : Kho TP công ty QĐ 1141 - TC/QĐ/CCKT
Thẻ kho Ngày 1/1/95 của BTC
Ngày lập thẻ: 1/1/99 Tờ số: 02
Tên nhãn hiệu quy cách sản phẩm: Bò boxcal B Mã số:
Đơn vị tính: bia
STT Chứng từ Diễn giải Ngày Số lợng
Số Ngày N, X Nhập Xuất Tồn Tồn kho 1/1/99 15199 12 5/1/99 Nhập kho 10200 41 6/1/99 Xuất bán 1296 24103 45 7/1/99 Xuất bán 1263 022840 52 8/1/99 Xuất chào hàng 182 022658 ... .... ... ... ... ... Cộng 10.200 12.084,3 13.496,7
Thẻ kho dùng để theo dõi trong cả năm. Số liệu ghi trên thẻ kho là căn cứ vào từng phiếu nhập, hoá đơn GTGT chứ không căn cứ vào từng lãi xuất, nhập. Bở công ty có một số khách hàng thờng xuyên hàng với số lợng khá nhiều. Mỗi hoá đơn không xuất ngay 1 lần mà phải xuất làm nhiều lần. Do đó để theo dõi tình hình xuất kho hàng ngày, từng lãi xuất kho thủ kho còn mở thêm sổ chi tiết ở kho.
Sổ chi tiết ở kho chỉ phản ánh việc xuất thành phẩm không phản ánh việc thành phẩm. Sổ có mẫu nh:
Biểu số 3b:
Sổ chi tiết ở kho
(xuất thành phẩm)
Hoá đơn Phiếu