fax...
Khi giao dịch bằng th từ, điện tín, telex... ngời nhập khẩu cần chú ý trình bày nội dung của th từ, điện tín thật chính xác, tránh gây sự hiểu lầm do trình bày khơng rõ ràng, hay do sử dụng ngơn ngữ khơng hợp lý.
Để tránh nhầm lẫn ngời nhập khẩu nên chú ý tốt một số vấn đề cĩ liên quan tới lĩnh vực thơng mại quốc tế vì các nớc nhiều khi cĩ các cách hiểu khác nhau về một vấn đề, chẳng hạn nh đối với đơn vị đo lờng, phơng thức trả tiền, phân chia các chi phí trong giao nhận, bốc dỡ....Sự khẩn trơng trong giao dịch th từ cũng cần đợc chú ý thích đáng vì chính sự khơng khẩn trơng đơi khi sẽ làm cho các doanh nghiệp dễ mất đi cơ hội kinh doanh hay bạn hàng.
Nh vậy, các nhà kinh doanh nên phúc đáp th nhận lại một cách khơng chậm trễ nhằm giữ vững bạn hàng và các mối quan hệ. Để dẫn tốt việc ký hợp đồng khi sử dụng tốt phơng pháp đàm phán, thơng qua th từ, điện tín, telex, các bên phải qua các bớc đề nghị ký kết hợp đồng (chào hàng) và chấp nhận đề nghị ký kết hợp đồng (chấp nhận chào hàng).
Trong quá trình này cĩ rất nhiều vấn đề pháp lý nảy sinh, chủ yếu liên quan tới việc hình thành hợp đồng. Chẳng hạn trong một vụ Houvery và Facey đợc xử tại tồ án nớc Anh, cơng ty A của Anh đã gửi th cho cơng ty B của Pháp để đặt mua một lơ hàng, nội dung th cĩ ghi đầy đủ các thơng tin về đối tợng hàng đặt mua, số lợng hàng đặt mua, thời hạn và điều kiện giao hàng, phơng thức thanh tốn và ở cuối th cơng ty A viết “các ngài cĩ thể cung cấp cho chúng tơi lơ hàng trên khơng? Đề nghị các ngài điện trả lời cho chúng tơi với mức giá thấp nhất cĩ
thể cho lơ hàng trên”. Sau đĩ cơng ty B điện trả lời “Với mức giá thấp nhất cho lơ hàng trên là 1250 USD/ MT theo điều kiện giao hàng nh đã nêu trong bức th hỏi hàng của các ngài “. Cơng ty A điện cho cơng ty B là đồng ý mua lơ hàng theo giá đĩ với các điều kiện nh đã nêu trong bức th đầu. Tuy nhiên giao dịch khơng đợc thực hiện và cơng ty A gửi đơn kiện ra tồ án thơng mại nớc Anh. Trong đơn kiện cơng ty A lập luận rằng, bức th đầu tiên do cơng ty A gửi cho cơng ty B đợc hiểu là th hỏi giá (inquiry); bức th trả lời của cơng ty B là th chào hàng (offer), vì thế bức th cuối cùng của cơng ty A gửi cho cơng ty B phải đợc hiểu là đã làm phát sinh một hợp đồng mua bán ngoại thơng vì đĩ là th chấp nhận vơ điều kiện th chào hàng của cơng ty B (acceptance). Vì vậy cơng ty B phải đền bù cho cơng ty A những thiệt hại phát sinh do việc cơng ty B khơng thực hiện hợp đồng, cộng với số tiền lãi mà cơng ty A đáng ra đã đợc hởng nếu hợp đồng thực hiện đợc. Sau khi xem xét vụ án, tồ án Anh đã kết luận rằng: Việc cơng ty A hiểu nh vậy chỉ là ý chí đơn phơng vì trong bức th trả lời, cơng ty B chỉ đa ra thơng báo về mức thấp nhất cho lơ hàng mà cơng ty A đã hỏi mua chứ khơng phải đa ra bất cứ một lời chào hàng nào. Nh vậy, bức th đĩ khơng thể đợc hiểu là th chào hàng. Và hợp đồng vì thế chỉ cĩ thể phát sinh khi th chào hàng đĩ đợc sự đồng ý hồn tồn của cơng ty B.
Qua ví dụ trên cĩ thể thấy rằng, trong phơng thức đàm phán và ký kết hợp đồng qua th từ, điện tín, telex... một doanh nghiệp nhập khẩu cần lu ý đến các vấn đề sau:
A- Về chào hàng (offer)
Chào hàng là lời đề nghị ký kết hợp đồng, cĩ thể do ngời bán và ngời mua đa ra. Nếu chào hàng là do ngời mua đa ra, chào hàng đĩ đợc gọi là chào hàng mua, cịn nếu do ngời bán đa ra thì đợc gọi là chào hàng bán.
Khi một chào hàng đợc phát ra, lời đề nghị ký kết hợp đồng đĩ cĩ ràng buộc ngời chào hàng hay khơng phụ thuộc vào loại chào hàng. Thơng thờng ngời ta chia ra làm hai loại chào hàng:
* Chào hàng tự do (free offer): là lời đề nghị khơng chắc chắn về việc ký kết hợp đồng. Nĩ khơng ràng buộc trách nhiệm ngời chào hàng đối cam kết của mình, cùng một lúc, với cùng một lơ hàng, ngời ta cĩ thể chào hàng tự do cho nhiều khách hàng vì việc chấp nhận đơn chào hàng tự do cho dù đúng thời hạn cũng khơng làm phát sinh hợp đồng. Do vậy ngời nhập khẩu khi nhận đợc một đơn chào bán, cần phải xem xét đĩ cĩ phải là đơn chào hàng tự do hay khơng để tránh trờng hợp nhận đợc đơn chào hàng tự do lại chấp nhận vơ điều kiện đơn chào hàng đĩ và hiểu lầm rằng hợp đồng đã phát sinh. Ngồi ra ngời nhập khẩu cũng cần chú ý khi chào mua tự do phải làm rõ đơn chào hàng của mình để tránh sự hiểu lầm cho đối phơng. Việc chào hàng tự do cĩ thể làm rõ bằng nhiều cách, ví dụ bằng cách ghi tiêu đề của đơn chào hàng là:“Đơn chào tự do “, hoặc ghi trong nội dung của đơn
chào hàng: Chào hàng này khơng kèm theo sự cam kết nào cả “, hoặc chào chung chung khơng ghi số lợng, hoặc giá cả hàng hố.
* Chào hàng cố định (firm offer):Là lời đề nghị chắc chắn về việc ký kết hợp đồng, nĩ ràng buộc trách nhiệm ngời chào hàng đĩi với cam kết của mình trong một thời hạn nhất định gọi là thời hạn hiệu lực của đơn chào hàng. Trong thời hạn này, nếu ngời đợc chào hàng chấp nhận một cách vơ điều kiện chào hàng đĩ thì hợp đồng coi nh đợc ký kết. Tuy nhiên nếu ngời đợc chào hàng khơng chấp nhận hồn tồn các điều kiện nêu ra trong đơn chào hàng mà lại gửi cho ngời chào hàng một bức th đề nghị sửa đổi, bổ xung một số điều khoản hay đa ra những điều khoản mới... thì hợp đồng vẫn cha đợc coi là đã đợc ký kết, và bức th nh vậy đợc coi là đơn chào hàng mới.
Trong chào hàng cố địmh, nếu ngời chào khơng quy định rõ thời hạn hiệu lực của đơn chào hàng thì thời hạn này sẽ đợc tính theo thời gian hợp lý, thờng phụ thuộc vào tính chất của từng loại hàng hố, khoảng cách về khơng gian giữa ngời chào hàng và ngời đợc chào hàng, và đơi khi phụ thuơch vào tập quán thơng mại. Đối với loại chào hàng này ngời nhập khẩu cần chú ý một khi đã chấp nhận hồn tồn chào hàng cố định, cĩ nghĩa là hợp đồng đã đợc ký kết, và nếu khơng thực hiện hợp đồng thì phải chịu các hình thức pháp luật nh: phạt, bồi thờng thiệt hại..
Đơn chào hàng dù là tự do hay cố định đều cĩ thể bị huỷ bỏ. Theo quan điểm của Anh và Mĩ, thì chào hàng cĩ thể huỷ bỏ trong thời hạn hiệu lực của nĩ nếu nh bên đợc chào hàng cha chấp nhận chào hàng. Cịn theo Cơng ớc Viên năm 1980, ngời chào hàng cĩ thể rút lại đơn chào hàng của mình trong hai trờng hợp
. Chào hàng cĩ thể đợc huỷ bỏ nếu nh thơng bào về việc huỷ đơn chào hàng trớc hoặc cùng lúc với đơn chào hàng
. Hoặc chào hàng cĩ thể bị huỷ bỏ, nếu nh thơng bào về việc huỷ bỏ đơn chào hàng của ngời chào hàng tới tay ngời đợc chào hàng trớc khi ngời này gửi đi thơng báo chấp nhận chào hàng.
Để ràn buộc đợc trách nhiệm ngời chào với cam kết của mình, đơn chào hàng phải thoả mãn những điều kiện sau (điều kiện hiệu lực của đơn chào hàng )
. Chủ thể của đơn chào hàng phải hợp pháp
. Đối tợng của đơn chào hàng là hàng hố, dịch vụ phải hợp pháp, đợc phép l- u thơng trên thị trờng.
. Nội dung của đơn chào hàng phải cĩ đầy đủ các điều khoản chủ yếu của một hợp đồng. Chẳng hạn theo luật của Việt nam, một chào hàng muốn cĩ hiệu lực phải bao gồm những điều khoản chủ yếu của địa điểm giao hàng, giá cả và điều kiện giao hàng, phơng thức thanh tốn và điều kiện thanh tốn ( Theo điều 6 -Quy định số 299/ TMDL – XNK ngày 9/4/1992 ).
. Đơn chào hàng phải đợc gửi đến tận tay ngời đợc chào hàng trong thời hạn hiệu lực của đơn chào hàng.
. Ngời chào hàng khơng huỷ bỏ đơn chào hàng.
Tĩm lại: Ngời nhập khẩu cần chú ý rằng một đơn đặt hàng cĩ hiệu lực nếu chủ thể và đối tợng của đơn chào hàng hợp pháp, đơn chào hàng thể hiện ý muốn ký kết hợp đồng của ngời chào hàng, nội dung của đơn chào hàng cĩ đầy đủ các yếu tố để ký kết một hợp đồng và đơn chào hàng đợc truyền đạt đến tận tay ngời đợc chào hàng trong thời hạn hiệu lực của đơn chào.
B/ Về chấp nhận chào hàng ( Acceptance )
Chấp nhận chào hàng là sự đồng ý ký kết hợp đồng dựa trên cơ sở các điều kiện của đơn chào. Chấp nhận chào hàng nếu đến tay ngời chào hàng trong thời hạn hiệu lực của đơn chào thì ràng buộc trách nhiệm của ngời chấp nhận chào hàng và hậu quả pháp lý của nĩ là dẫn đến việc hợp đồng đợc ký kết giữa ngời chào hàng và ngời đợc chào hàng.
Việc chấp nhận chào hàng đến tay ngời chào hàng ngồi thời hạn hiệu lực của chào hàng cĩ làm phát sinh hợp đồng hay khơng phụ thuộc vào thiện chí của ngời chào hàng. Nếu chấp nhận chào hàng đợc gửi đi trong thời hạn hiệu lực của đơn chào hàng nhng đến tay ngời chào hàng ngồi thời hạn, hợp đồng coi nh đợc ký kết nếu ngời chào hàng im lặng vì im lặng đợc phép suy đốn là đồng ý. Tức là coi đơn chấp nhận đến chậm khi đã đợc gửi đi trong thời hạn là đến đúng hạn. Tuy nhiên, hợp đồng sẽ khơng phát sinh nếu ngời chào hàng khơng chậm trễ thơng báo bằng văn bản với nội dung th chấp nhận hàng đến chậm X ngày.
Nếu đơn chấp nhận đợc ký ngồi thời hạn và đến tay ngời chào hàng ngồi thời hạn hiệu lực của đơn chào, thì hợp đồng giữa hai bên cha đợc ký kết. Nếu ng- ời chào hàng muốn đợc hợp đồng ký kết thì phải điện báo cho ngời chấp nhận với nội dung là coi đơn chấp nhận đợc ký kết ngồi thời hạn, đến ngồi thời hạn là đến đúng hạn. Khi nhận đợc điện này, ngời chấp nhận cũng phải trả lời bằng văn bản là đồng ý nh vậy thì hợp đồng giữa hai bên đã đợc ký kết.
Việc chấp nhận chào hàng phải là chấp nhận hồn tồn, vơ điều kiện thì hợp đồng mới đợc coi là đã ký kết, vì nếu ngời đợc chào hàng lại sửa đổi chào hàng dù ít thơi thì cũng khiến chào hàng ban đầu bị huỷ bỏ và đơn chấp nhận chào hàng đ- ợc coi là lời chào hàng mới xuất phát từ phía ngời đợc chào hàng.
Tĩm lại, một chấp nhận chào hàng muốn cĩ hiệu lực pháp lý, làm cho hợp đồng đợc ký kết cần phải thoả mãn các điều kiện dới đây:
. Chấp nhận chào hàng phải đợc phát ra từ chính ngời đợc chào hàng.
. Chấp nhận chào hàng phải là sự chấp nhận hồn tồn, vơ điều kiện mọi nội dung của chào hàng.
. Chấp nhận phải đợc gửi tới tận tay ngời chào hàng trong thời hạn hiệu lực của chào hàng.
. Ngời đợc chào hàng khơng huỷ đơn chấp nhận.
Trong đàm phán gián tiếp với các bớc giao dịch là hỏi giá, phát giá, đặt hàng, hồn giá, chấp nhận, xác nhận. Thì khi đĩ bớc giao dịch chấp nhận (tức là đồng ý hồn tồn tất cả các nhiệm vụ chào hàng mà phiá bên kia đa ra )là quan trọng nhất.
Nh vậy ngời nhập khẩu muốn hợp đồng đợc ký kết cần phải chú ý đến điều kiện hiệu lực của chấp nhận chào hàng. Thực tế cho thấy cĩ rất nhiều những tranh chấp đã xảy ra do ngời đợc chào khơng hiểu rõ hiệu lực pháp lý của một chấp nhận chào hàng.
Ví dụ: Ngày 8/4/1989, Cơng ty iPi (Pháp) đợc cơng ty Petrolex (Việt nam) Chào bán cố định một lợng lớn dầu thơ. Đơn chào hàng cĩ năm nội dung (tên hàng, số lợng, phẩm chất, giá cả, thời gian giao hàng tháng 6, tháng 7, tháng 8 năm 1989) cĩ hiệu lực tới 16h 30’ ngày 22/4/1989. Đến 16h30’ ngày 21/4/1989, do biết hơm sau là ngày chủ nhật, Petrolex đã thảo sẵn một bức điện báo cho iPi biết việc chấp nhận mua của bên mua đã dến chậm rồi ( mặc dù cha nhận đợc điện báo nhận). Điện của Petrolex đợc gửi đi ngày 24/4/1989. Vào 23h18’ ngày 21/4/1989 iPi gửi cho Petrolex một bức điện cĩ nội dung: Chấp nhận quyết định ngày 8/4/1989 của bên bán về việc giao hàng tháng 6, tháng 7, tháng 8/1989 và chúng tơi sẽ trở lại vấn đề với một chơng trình bốc sĩt cụ thể. Cơng ty Việt nam nhìn thấy bức điện vào sáng ngày 23/4/1989 nên cho rằng đơn cho rằng đơn chấp nhận đã đến chậm do đĩ khơng cĩ hợp đồng.
Trớc uỷ ban trọng tài, iPi lập luận rằng việc chấp nhận là đúng hạn (sớm hơn 16h30’) nên hợp đồng đã đợc thành lập, nay Petrolex khơng giao hàng thì Petrolex phải bồi thờng cho iPi khoản lãi bị bỏ lỡ là 78. 000USD. Tuy nhiên uỷ ban trọng tài đã phân tích là: Điện trả lời của iPi cha đợc coi là một chấp nhận vơ điều kiện vì iPi mới chỉ trả lời riêng về thời hạn giao chứ cha đề cập đến nội dung khác của đơn chào hàng.
Và ngay về thời gian giao hàng, iPi vẫn cịn bảo lu quyền đợc “ trở lại vấn đè với một chơng trình bốc sĩt cụ thể ”. Nh vậy, dù điện của iPi cĩ trả lời đúng thời hạn thì hợp đồng vẫn cha thể coi là đã đợc thành lập.
Trên đây là một ví dụ cho thấy rằng ngời đợc chào hàng do khơng hiểu đợc hiệu lực pháp lý của chấp nhận chào hàng nên đã tự gây ra những thiệt hại lớn cả về vật chất cũng nh uy tín của kinh doanh.
ii. Những giải pháp nhằm hạn chế rủi ro trong việc ký kết hợp đồng nhập khẩu
Trong việc ký kết hợp đồng, thực tế cũng đã cĩ nhiều tranh chấp –phát sinh xảy ra gây thiệt hại cho các doanh nghiệp nhập khẩu. Phần chơng ii, phần ii, mục 2 cũng đã phân tích và đa ra những vấn đề mà các doanh nghiệp nhập khẩu cần phải chú ý để tránh rủi ro trong việc ký kết hợp đồng nhập khẩu. Dới đây chỉ đa ra một số giải pháp trong việc ký kết một số điều khoản quan trọng của hợp đồng nh: Điều khoản về đối tợng của hợp đồng, điều khoản về giao hàng, điều khoản về thanh tốn, điều khoản về bảo hành, điều khoản về bất khả kháng.