*Xin giấy phép xuất nhập khẩu:
Giấy phép xuất nhập khẩu là một biện pháp quan trọng để nhà nớc quản lý nhập khẩu. Tuy nhiên trong xu thế tự do hố mậu dịch hiện nay, nhiều nớc đã giảm bớt số mặt hàng cần xin giấy phép nhập khẩu chuyến.
Ơ Việt nam, theo nghị định 89/CP ngày 15/12/1995, kể từ ngày 1/2/96 trở đi chỉ cịn 9 trờng hợp là cần giấy phép nhập khẩu chuyến.
1-Hàng nhập khẩu mà nhà nớc quản lý theo hạn ngạch.
2-Hàng nhập khẩu thuộcu diện cần điều hành để đảm bảo cân đối cung cầu trong nớc.
3-Hàng tiêu dùng đợc nhập khẩu theo kế hoặc hàng năm đợc thủ tớng chính phủ phê duyệt.
4-Máy mĩc thiết bị nhập khẩu bằng nguồn vốn ngân sách.
5-Hàng của doanh nghiệp đợc đầu t theo luật đầu t nớc ngồi của Việt Nam. 6-Hàng phục vụ thăm dị, khai thác dầu khí theo giấy phép liên doanh đầu t. 7-Hàng dự hội chợ triển lãm.
8-Hàng gia cơng.
9-Hàng nhập tái xuất, hàng quá cảnh, hàng nhập khẩu theo quy chế đại lý bán hàng cho nớc ngồi, hàng nhập khẩu cho các hàng miễn thuế.
Khi đối tợng của hợp đồng thuộc phạm vi phải xin giấy phép nhập khẩu, doanh nghiệp xuất nhập khẩu phải xuất trình bộ hồ sơ xin phép nhập khẩu, phiếu hạn ngạch (nếu hàng đợc quản lý bằng hạn ngạch... ).
Cũng theo nghị định 89/CP ngày 15/12/1995, đối với một số mặt hàng nhất định, trớc khi nhập khẩu, ngời nhập khẩu phải xin xác nhận của cơ quan quản lý chuyên ngành. Chẳng hạn, trớc khi nhập khẩu mặt hàng thuốc, ngời nhập khẩu phải xin xác nhận của bộ Y tế, đối với động vật sống và thực vật tơi sống dùng làm giống trong nơng nghiệp, ngời nhập khẩu phải xin xác nhận của Bộ nơng nghiệp và phát triển nơng thơn...
Ngồi những hàng hố phải xin giấy phép nhập khẩu chuyến, hàng hố phải xin xác nhận của cơ quan quản lý chuyên ngành đã nĩi ở trên, các mặt hàng cịn lại cĩ thể đợc nhập khẩu tuỳ theo nhu cầu của các doanh nghiệp đăng ký kinh
doanh nhập khẩu các mặt hàng đĩ và chỉ làm thủ tục nhâpj khẩu tại cơ quan hải quan.
*Làm thủ tục hải quan:
Trong hầu hết các hợp đồng xuất nhập khẩu, làm thủ tục hải quan là nghĩa vụ theo hợp đồng của ngời nhập khẩu. Ngời nhập khẩu khơng thực hiện nghĩa vụ này, hàng hố sẽ khơng đợc thơng quan vào nớc ngời nhập khẩu. Điều đĩ cĩ nghĩa là hợp đồng chấm rứt và ngời nhập khẩu sẽ phải gánh chịu những hậu quả pháp lý phát sinh do việc khơng thực hiện nghĩa vụ của mình.
Ơ Việt Nam, khi hàng đến cảng đích, ngời nhập khẩu phải tiến hành mở tờ khai hải quan. Cơng việc này bao gồm việc khai chi tiết vào tờ khai hải quan và xuất trình các chứng từ hàng hố nh hợp đồng mua bán, thơng báo hàng đến, hố đơn thơnh mại, bảng kê chi tiết hàng hố, giấy phép nhập khẩu chuyến, xác nhận của cơ quan quản lý chuyên ngành (nếu hàng phải xin xác nhận của cơ quan quản lý chuyên ngành (nếu hàng thuộc diện xin xác nhận của cơ quan quản lý chuyên ngành )... tới cơ quan hải. Cơ quan hải quan sẽ cĩ trách nhiệm kiểm hố hàng. Nếu hàng hố phù hợp với tờ khai hải quan và bộ chứng từ, cơ quan hải quan sẽ đĩng dấu lên tờ khai hải quan chứng từ nhận hàng hố đã hồn tất thủ tục hải quan và hàng hố sẽ đợc thơng quan.
*Nhận hàng:
Nhận hàng là một nghĩa vụ của ngời nhập khẩu khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Khi đã ký kết hợp đồng, ngời nhập khẩu khơng thể viện vào các lý do nh gặp khĩ khăn về tài chính, khĩ khăn trong việc thuê tàu (trong trờng hợp mua hàng theo giá FOB), khơng xin đợc giấy phép nhập khẩu để từ chối nhận hàng. Việc ngời nhập khẩu từ chối nh vậy vẫn bị coi là vi phạm hợp đồng. Vì vậy khi đã ký kết hợp đồng nhập khẩu, dù cĩ gặp nhiều khĩ khăn, ngời nhập khẩu vẫn phải cố gắng nhận hàng để tránh các tranh chấp phatsinh sau này.
ở Việt Nam, thơng thờng khi tàu đến cảng đích, cơ quan vận tải hoặc đại lý vận tải sẽ gửi cho ngời nhập khẩu một tờ “Thơng báo hàng đến “.
Ngời nhập khẩu nhận đợc tờ thơng báo trên, phải mang vận đơn gốc đến đại lý tàu biển để đổi lấy “Lệnh giao hàng của hãng tàu “. Sau khi đã cĩ lệnh giao hàng này, ngời nhập khẩu đến kho cảng và làm các thủ tục nhận hàng
*Các chứng từ cần cĩ khi nhận hàng:
Việc lập các chứng từ trong quá trình thực hiện hợp đồng là việc làm rất cần thiết, bởi các chứng từ này sẽ là căn cứ pháp lý quan trọng để ngời nhập khẩu cĩ thể tiến hành các thủ tục pháp lý địi bồi thờng khi hàng hố gặp tổn thất trên đờng vận chuyển, cĩ sự thiếu hụt về số lợng hay phẩm chất khơng phù hợp với hợp đồng... Tuỳ theo từng trờng hợp, ngời nhập khẩu phải cĩ các chứng từ sau:
1- Biên bản giám định dới tàu (Survey Report):Là biên bản giám định do cơ quan vận tải mời cơ quan giám định lập khi nhận hàng với tàu trong trờng hợp hàng cĩ thể bị tổn thất, xếp đặt khơng theo lơ, theo vận đơn.
2-Biên bản kết tốn nhận hàng vơi tàu (Report on Receipt Cargo- ROROC):Là biên bản đợ lập sau khi dỡ hàng xong giữa tàu và ngời dỡ hàng. Biên bản này là chứng từ xác định số, trọng lợng hàng hố thực tế giao nhận giữa ngời chuyên chở và ngời nhận hàng. Vì vậy nĩ sẽ là một bằng chứng quan trọng để chứng minh việc ngời chuyên chở cĩ hồn thành nghĩa vụ về việc chuyên chở về mặt số lợng, trọng lợng hay khơng. Trong trờng hợp mà cĩ sự khơng thống nhất về sự thiếu hụt của hàng hố giữa ngời chuyên chở và ngời nhạn hàng, tức là trờng hợp mà thuyền trởng ghi bảo lu biên bản kết tốn nhận hàng với tàu thì ngời nhận hàng phải cĩ quyết tốn báo lại (Correction Advice). Kết tốn báo lại này do đại lý của hãng tàu cùng với ngời dỡ hàng trực tiếp từ tàu cảng lập. Kết tốn báo lại này sẽ là chứng từ khẳng định số trọng lợng hàng hố thực tế đã giao nhận giữa ngời chuyên chử và ngời nhận hàng, vì vậy trong trờng hợp này nĩ là bằng chứng chứng minh ngời chuyên chở cĩ hồn thành nghĩa vụ chuyên chở về mặt số lợng –trọng lợng hàng hố hay khơng.
4-Biên bản hàng đổ vỡ h hỏng (Cargo Outturn Report _COR):Là biên bản đ- ợc lập khi tiến hành dỡ hàng, phát hiện thấy hàng hố bị dỡ vỡ , h hỏng. Trên biên bản này ghi đầy đủ hàng hố bị đổ vỡ, h hỏng, số lợng hàng bị tổn thất. Nh vậy, nhìn vào COR chủ hàng cĩ thể biết đợc tình trạng và mức độ tổn thất của hàng hố do tàu gây nên. COR đợc lập giữa tàu và ngời dỡ hàng.
5-Giấy chứng nhận hàng thiếu (Certificate of shortlanded Cargo ):Là giấy chứng nhận do đại lý của hãng tàu cấp cho ngời nhận hàng trong trờng hợp khi tàu đã rời khỏi cảng mới phát hiện ra sự thiếu hụt về hàng hố.
6-Biên bản giám định tổn thất thực tế theo COR:Sau khi cơ quan vận tải đã lập COR với tàu, ngời nhận hàng phải mời cơ quan giám định đến để giám định tổn thất của hàng hố theo biên bản hàng dỡ vỡ h hỏng nh trên. Kết quả giám định sẽ đợc ghi vào biên bản giám định hay chứng th giám định tổn thất thực tế theo COR. Biên bản này cho biết mức độ tổn thất thực tế của hàng hố và nguyên nhân tổn thất.
7-Th dự kháng (Letter of Revervation ):Khi nhận hàng hố nếu nghi ngờ rằng hàng ở bên trong bao kiện khơng tốt hay khi cĩ tổn thất khơng rõ rệt, ngời nhận hàng phải lập th dự kháng gửi cho thuyền trởng, ngời chuyên chở hoặc đại lý của ngời chuyên chở.
8-Biên bản giám định tổn thất thực tế theo th dự kháng:Sau khi lập và gửi đi th dự kháng, ngời nhận hàng phải mời cơ quan giám định chuyên nghiệp đến giám định tổn thất thực tế ngay theo th dự kháng. Việc làm giám định này là cần thiết vì nĩ sẽ xác định đợc bao nhiêu hàng sẽ tổn thất, mức độ tổn thất thực tế, nguyên
nhân gây tổn thất. Kết quả của việc giám định này sẽ đợc ghi vào biên bản giám định tổn thất thực tế theo th dự kháng và biên bản giám định này là bằng chứng khẳng định lại th dự kháng.
9-Biên bản giám định phẩm chất:
Khi nhạn hàng, nếu nghi ngờ hàng kém phẩm chất, ngời nhận hàng mời cơ quan giám định đến giám định chất lợng của hàng hố. Kết luận của cơ quan giám định là kết quả giám định hàng hố thực tế với hàng hố ghi trong hợp đồng, ngời nhập khẩu cĩ thể căn cứ vào biên bản này để khiếu nại với ngời xuất khẩu về phẩm chất của hàng hố.
Ngồi những chứng từ trên cịn cĩ:Biên bản xác định số –trọng lợng mỗi bao kiện, báo cáo sự cố, kháng nghị hàng hải, bản tuyên bố tổn thất chung, biên bản giám định tổn thất chung.
Trên thực tế cịn cĩ rất nhiều sự cố xảy ra khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu, do đĩ tuỳ theo từng trờng hợp cụ thể và trong các điều kiện cụ thể, ngời nhập khẩu cịn phải thêm những chứng từ khác nữa. Việc lập chứng từ một cách đầy đủ sẽ bảo vệ quyền lợi của mình, bởi chúng là những căn cứ pháp lý xác đáng chứng minh rằng ai là ngời phải chịu trách nhiệm đối với thiệt hại của ngời nhập khẩu.