Theo phơng thức này, hàng hoá, sản phẩm của doanh nghiệp đợc nhờ các cá nhân hoặc tổ chức khác bán hộ, số hàng hóa này vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp cho đến khi chính thức tiêu thụ.
* Phơng pháp hạch toán tại đơn vị có hàng ký gửi: + Khi chuyển hàng cho cơ sở đại lý, ký gửi ghi bút toán:
TK 155, 156 TK 632
G/v hàng xuất bán tại kho
TK 154
Xuất không qua kho
k/c hàng bán trả lại ,giảm giá hàng bán
TK 911 K/c giá vốn hàng bán TK 511,512 TK 111,112 TK 811 dthu bán hàng k/c dthu thuần hàng chiết khấu bán TK 531 TK 131 TK 3331 thuế hàng bán trả lại VAT TK 532 TK 711 trả tiền người mua tức lợi giảm giá
Nợ TK 157
Có TK 154, 155
+ Khi hàng gửi đại lý đã bán đợc (nhận thông báo của đại lý hoặc nhận tiền do đại lý thanh toán hoặc định kỳ theo quy định thanh toán) ghi:
- Phản ánh giá vốn của số hàng đợc tiêu thụ Nợ TK 632
Có TK 157
- Phản ánh doanh thu tiêu thụ và thuế VAT của hàng ký gửi: Nợ TK 111, 112: thu bằng tiền
Nợ TK 131: Tổng giá bán ( cả thuế VAT) Có TK 511: doanh thu hàng đã bán
Có TK 3331(33311) thuế VAT của hàng đã bán - Phản ánh số hoa hồng phải trả cho đại lý:
Nợ TK 641: Hoa hồng trả cho đại lý ký gửi Có TK 111, 112: trả bằng tiền
Có TK 131: tổng số hoa hồng
Kế toán có thể ghi gộp 2 bút toán trên theo cách: Nợ TK 641: hoa hồng đại lý
Nợ TK 131, 111, 112: doanh thu trừ hoa hồng Có TK 511
* Phơng pháp hạch toán tại đơn vị nhận làm đại lý, bán hàng ký gửi:
Các đơn vị nhận làm đại lý, bán hàng ký gửi sẽ đợc nhận và bán hàng hoá, sản phẩm theo đúng giá bán của ngời gửi giao cho và hởng hoa hồng theo tỉ lệ thoả thuận giữa hai bên. Do đó, việc hạch toán tại các đơn vị này phải dựa trên cơ sở giá bán của hàng hoá do chủ hàng đa ra.
+ Khi nhận hàng do chủ hàng giao, ghi: Nợ 003 - ghi theo giá bán.
+ Khi hàng đã đợc bán ghi: - Xoá sổ số hàng đã bán đợc: có TK 003 - Phản ánh số tiền hàng đã bán đợc: Nợ TK 131, 111, 112 Có TK 331 : Phải trả cho chủ hàng - Phản ánh hoa hồng đại lý đợc hởng:
Nợ TK 331: trừ vào số phải thanh toán cho chủ hàng. Có TK 511 :Hoa hồng đợc hởng:
-Khi thanh toán tiền cho chủ hàng Nợ TK 331
Có TK 111,112,131 ...
Ngoài cách ghi nh trên, kế toán có thể phản ánh số tiền hàng phải nộp và hoa hồng đợc hởng theo bút toán:
Nợ TK 131, 111, 112: tổng số tiền hàng bán đợc Có TK 511: hoa hồng đợc hởng
Có TK 331: tổng số tiền phải trả ngời gửi đại lý trừ vào hoa hồng.
Đối với số hàng nhận ký gửi không bán đợc, nếu trả lại cho ngời gửi, kế toán ghi sổ:
Có TK 003
Kế toán tại đơn vị nhận làm đại lý sử dụng "Bảng thanhtoán hàng đại lý" để theo dõi số lợng, đơn giá, số tiền của hàng hoá đã nhận ký gửi cũng nh của số hàng đã bán đợc, đồng thời theo dõi hoa hồng và các khoản thanh toán giữa hai bên.