1 Đánh giá chung về công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá
1.2.2 Trong công tác kế toán
• Về hệ thống tài khoản áp dụng
Công ty áp dụng chế độ kế toán trong các doanh nghiệp xây lắp ban hành theo Quyết định số 1864/1998/QĐ-BTC của Bộ Tài chính ngày 16/12/1998. Tuy nhiên, hầu hết các tài khoản công ty sử dụng đều ở dạng tài khoản tổng hợp cấp một. Một số tài khoản đợc chi tiết thành tài khoản cấp 2 lại đợc chi tiết theo yêu cầu quản lý của công ty chứ cha có tài khoản đợc mở theo quy định của bộ Tài chính đối với ngành xây lắp ( trừ TK 642). Đặc biệt chi phí sử dụng máy thi công là khoản mục chi phí riêng có của ngành và đợc hạch toán trên tài khoản 623, song công ty lại sử dụng TK 627 để hạch toán. Từ đó có thể thấy rằng: hệ thống tài khoản của Công ty cha thể hiện đợc đặc trng của doanh nghiệp xây lắp.
Do đó để phù hợp với chế độ kế toán và việc tổ chức hạch toán đợc khoa học hơn đáp ứng đợc yêu cầu của quản ký kinh tế tài chính, Công ty nên đa các tài khoản cấp 2 và tài khoản 623 vào hạch toán. Việc chuyển đổi sang hệ thống tài khoản mới bớc đầu có thể gắp rất nhiều khó khăn và cần thời gian song đây là việc làm cần thiết
• Về hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán
Công ty áp dụng chế độ kế toán trong các doanh nghiệp xây lắp ban hành theo Quyết định số 1864/1998/QĐ-BTC của Bộ Tài chính ngày 16/12/1998. Tuy nhiên một số mẫu chứng từ của Công ty đang sử dụng lại theo chế độ kế toán ban hành theo Quyết định số 1141/1995/QĐ-BTC ngày 1/1/1995 nh Thẻ kho, Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho… Mặc dù những chứng từ này theo hai quyết định trên không có sự khác biệt nhng Công ty nên thống nhất sử dụng theo mẫu in ghi rõ theo quyết định nào. Bên cạnh đó, việc ghi chép sổ kế toán cha đợc thực hiện một cách khoa học. Công ty sử dụng hình thức sổ Chứng từ ghi sổ , các nghiệp vụ phát sinh đợc ghi sổ theo trình tự thời gian và phải có chứng từ chứng minh sự hiện hữu của các nghiệp vụ đó. Trên thực tế, có rất nhiều nghiệp vụ đợc ghi sổ mà không rõ dựa trên chứng từ nào. Điều này không đúng với quy định về ghi sổ kế toán. Do đó Công ty nên có quy định chặt chẽ hơn nữa việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh nh buộc loại bỏ ra khỏi chi phí mà không có chứng từ hợp lệ
Trong hạch toán tổng hợp Công ty sử dụng hình thức ghi sổ là chứng từ ghi sổ, song lại không có Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Sổ này dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đồng thời cũng dùng để quản lý Chứng từ ghi sổ. Mặt khác công ty không mở sổ cái tài khoản theo đúng mẫu quy định của Bộ Tài chính. Thay vào đó Công ty sử dụng Bảng kê phát sinh bên có TK để tổng hợp số liệu trớc khi chuyển sang sổ cái. Việc làm này xuất phát từ thực tế hoạt động của công ty song việc không sử dụng và ghi chép sổ cái theo quy định đã làm cho công tác kiểm tra đối chiếu phức tạp hơn và không phù hợp với chế độ
Vì vậy, theo em, Công ty nên mở sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát đồng thời để quản lý chứng từ ghi sổ. Sau khi vào chứng từ ghi sổ, kế toán ghi sổ tiền tổng cộng trên chứng từ ghi sổ vào cột
số tiền và ghi số hiệu chứng từ ghi sổ vào cột số hiệu trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
Kết cấu Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ nh sau:
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền
Số hiệu Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng
Cộng Cộng tháng
Luỹ kế từ đầu tháng
Công ty nên mở thêm sổ cái tài khoản và ghi theo đúng mẫu quy định của Bộ Tài chính giúp việc tổng hợp số liệu và đối chiếu với sổ chi tiết đợc thực hiện dễ dàng hơn.
Bên cạnh đó, khi có điều kiện Công ty chuyển toàn bộ công tác kế toán đợc thực hiện bằng máy vi tính, em công ty nên sử dụng và ghi chép Sổ cái theo đúng mẫu quy định và bỏ luôn Bảng kê phát sinh bên có tài khoản. Vì việc sử dụng Bảng kê phát sinh bên có là rất phức tạp và khó khăn trong việc đối chiếu, hơn nữa theo đúng quy định thì từ Chứng từ ghi sổ kế toán phải vào sổ cái.
• Về thời gian ghi sổ kế toán
Công ty áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên để cập nhật chứng từ kế toán là phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. Theo phơng pháp này thì Công ty phải tiến hành cập nhật chứng từ vào sổ sách khi có nghiệp vụ phát sinh để có thể tính đợc ngay số lợng nhập xuất tồn. Tuy nhiên công tác này ở
Công ty lại đợc cập nhật vào cuối tháng. Hơn nữa, là doanh nghiệp xây dựng cơ bản nên tình hình nhập xuất vật t diễn ra thờng xuyên nên việc cập nhập chứng từ thực hiện vào cuối tháng sẽ dễ làm chậm công tác lên báo cáo sổ sách cuối quý.
Do đó, đối với chứng từ vật t Công ty nên quy định việc cập nhật đợc thực hiện định kỳ một tuần khi kế toán nhận đợc các chứng từ gốc. Việc làm này góp phần phản ánh đúng tình hình nhập xuất tồn vậ t và đồng thời còn làm giảm bớt khối lợng công tác kế toán vào cuối tháng
• Về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Khi hạch toán vào khoản mục chi phí này, Công ty phản ánh một cách cha chính xác. Ví dụ nh các loại công cụ nh giàn giáo, côp pha, ván ... khi xuất ra sử dụng Công ty đã hạch toán vào chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Tất nhiên việc làm này không làm thay đổi tổng chi phí sản xuất phát sinh song nó không phản ánh đúng bản chất của khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Vì theo lý thuyết, đợc coi là nguyên vật liệu chi khi nó tham gia vào một chu kỳ sản xuất và dới tác dụng của lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc một phần hình thái ban đầu để tạo thành hình thái vật chất mới. Trong khi đó các loại công cụ thờng tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất và trong quá trình sử dụng vẫn giữ nguyên hình thái ban đầu. Vì vậy Công ty hạch toán công cụ dụng cụ xuất dùng vào chi phí nguyên vâtl iệu trực tiếp là không chính xác.
Do đó, để chính xác hơn và đúng với quy định, Công ty nên tách chi phí công cụ xuất sử dụng trong kỳ ra khỏi chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Bằng cách căn cứ vào hoá đơn xuất kho và căn cứ vào loại công cụ xuất dùng, kế toán tiến hành phân bổ vào chi phí sản chung cho công trình sử dụng công cụ đó. Tiêu thức phân bổ dựa vào đặc điểm của công cụ đó. Ví dụ giàn giáo bằng sắt có thể tiến hành phân bổ nhiều lần còn côp pha, ván.. chỉ phân bổ hai lần
• Về hạch toán chi phí nhân công trực tiếp
Cách thức tính lơng của Công ty, tiền lơng công nhân trực tiếp đợc tính theo phơng pháp khoán gọn và đợc đa vào chi phí nhân công trực tiếp. Tuy nhiên trong đơn giá khoán tiền lơng của công nhân đã bao gồm cả khoản trích theo lơng. Do đó trong chi phí nhân công trực tiếp sẽ bao gồm cả khoản trích theo lơng, mà theo cách phân loại chi phí trong ngành xây lắp thì khoản trích này đợc hạch toán vào chi phí sản xuất chung. Việc làm nh vậy đã làm tăng một phần chi phí nhân công trực tiếp so với dự toán và tạo ra sai số trong phân tích khoản mục chi phí này cũng nh đánh giá hiệu quả sử dụng lao động.
Để khoản mục chi phí nhân công trực tiếp đợc chính xác hơn , công ty nên tách riêng các khoản trích theo lơng ra khỏi khoản mục này. Bằng cách căn cứ vào bảng thanh toán BHXH Công ty báo xuống, kế toán lấy tổng số tiền l- ơng phải trả trừ đi tổng số BHXH phải nộp của công nhân trực tiếp để tính chi phí nhân công trực tiếp
Khi nhận đợc các chứng từ về thanh toán lơng, và BHXH kế toán định khoản
BT 1 Nợ TK 622 : Chi phí nhân công trực tiếp Nợ TK 627 : Khoản trích 19% theo lơng Có TK 334: Số tiền phải trả theo bảng lơng . Khi nộp lại BHXH cho Công ty
BT 2 Nợ TK 334: khoản trừ 23% theo lơng Có TK 336
• Về hạch toán chi phí sử dụng máy thi công
Thứ nhất: Việc sử dụng máy thi công đối với Công ty là nhu cầu tất yếu và quan trọng, tuy nhiên việc hạch toán khoản mục chi phí sử dụng máy thi công của Công ty lại cha hợp lý. Do việc không sử dụng tài khoản 623 để hạch toán chi phí máy thi công mà toàn bộ chi phí này đợc hạch toán vào tài khoản 627 bao gồm cả chi phí máy thi công thuê ngoài, của Công ty và cả chi phí nhiên liệu chạy máy, nên làm cho công ty không tách đợc chi phí sử dụng máy thi công ra khỏi chi phí sản xuất chung.
Thứ hai: Việc quy định các đơn vị trực thuộc không đợc phép tự mua TSCĐ đa vào sử dụng nên một số máy thi công có giá trị nhỏ Công ty cho phép hạch toán vào chi phí công cụ dụng cụ phân bổ trong kỳ. Tuy nhiên với tiêu thức phân bổ mà công ty đang áp dụng hiện nay là không chính xác và phụ thuộc nhiều hơn vào chủ quan của ngời làm kế toán. Thực tế cho thấy có rất nhiều máy thi công đã phân bổ hết nguyên giá nhng đến kỳ sau vẫn đang sử dụng đợc. Mặt khác cũng có những trờng hợp máy thi công xuất dùng trong kỳ nhng đén cuối kỳ cha phân bổ hết kế toán lại để số d trên TK 153 Cách thức hạch toán nh vậy là cha đúng với chế độ và đã phản ánh không chính xác chi phí sử dụng máy thi công và giá thành công trình.
Do đó, theo em cùng với việc đa tài khoản 623 vào sử dụng Công ty cũng nên thay đổi lại cách thức hạch toán khoản mục chi phí này nh sau
+ Đối với máy máy thi công của Công ty: Thay vì hình thức cho thuê nh hiện nay, Công ty nên để cho các đội, xí nghiệp tự hạch toán chi phí phí máy thi công bao gồm các khoản mục : Chi phí khấu hao máy, chi phí nhân công điều khiển máy và chi phí nhiên liệu chạy máy, chi phí dich vụ mua ngoài khác. Trong đó : Chi phí khấu hao, Công ty căn cứ vào tình hình sử dụng hàng tháng sẽ báo nợ xuống cho đơn vị. Do đó để theo dõi đợc sát sao hơn kế toán đơn vị nên chi tiết tài khoản 623 thành các tiểu khoản : 6231 chi phí nhân công, 6232 chi phí nhiên liệu chạy máy, 6234 chi phí khấu hao máy, 6238 chi phí dịch vụ mua ngoài khác. Đồng thời kế toán nên mở sổ chi tiết TK 623 cho tất
cả các công trình và theo kỳ quyết toán. Trong đó mỗi công trình đợc ghi trên một hoặc mộtvài trang sổ.
Sổ chi tiết TK 623 Quý ….. Công trình Diễn giải TK ĐƯ Tổng số Chia ra 6231- nhân công 6232- vật liệu 6233 công cụ ...
Cuối kỳ, tổng hợp số liệu từ các trang sổ này để tính ra tổng chi phí phát sinh. Việc này có thể đợc thực hiện dễ dàng với sự trợ giúp của máy tính và nh thế khối lợng công việc tăng nhng không làm gia tăng áp lực lên kế toán chi phí và giá thành. Nhờ đó, việc ghi chép, đối chiếu sổ trở nên đơn giản và chính xác hơn.
+ Đối với máy thi công thuê ngoài theo chế độ thì chi phí thuê máy phải hạch toán vào tài khoản 627 (7)- chi phí dịch vụ mua ngoài. Song theo em, để tiện trong việc theo dõi và ghi chép, Công ty vẫn nên hạch toán trên TK 623(7)- chi tiết theo công trình sử dụng. Việc hạch toán nh thế sẽ phản ánh chính xác hơn của các khoản mục chi phí và đảm bảo tính so sánh giữa dự toán và thực tế
+ Đối với máy thi công có giá trị nhỏ: Theo quy định mới về tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cốđịnh là những tài sản có giá trên 10 triệu đồng , vì thế những máy thi công có giá trị dới 10 triệu đồng có thể đợc coi là công cụ dụng cụ. Và nh thế thì khi xuất dùng tiến hành phân bổ vào chi phí sản xuất. Tuy nhiên, theo em Công ty nên phân bổ vào chi phí theo phơng pháp phân bổ nhiều lần.
Cùng với việc làm này, Công ty phải đa tài khoản 142 “ Chi phí trả trớc ngắn hạn” và tài khoản 242 “chi phí trả trớc dài hạn “vào hạch toán. Cách thức hạch toán nh sau:
- Khi đa máy mới vào sử dụng, căn cứ vào nguyên giá và thời gian sử dụng, kế toán định khoản
Nợ TK 142, 242 : giá trị máy xuất dùng Có TK 153
Hàng quý, căn cứ vào ssố lợng công trình thi công sử dụng, kế toán phân bổ vào chi phí máy
Nợ TK 623 (3) : giá trị phân bổ mỗi lần mỗi Có TK 142,242
Khi báo hỏng, báo mất, hết hạn sử dụng … sau khi trừ số thu hồi, bồi th- ờng.. giá trị còn lại đợc phân bổ vào chi phí nh bút toán trên.
Đồng thời khi xuất nhiên liệu cho hoạt động máy, kế toán hạch toán vào chi phí máy thi công chi tiết TK 623(2)- chi phí vật liệu và định khoản
Nợ TK 623 (2) : Giá trị nhiện liệu dùng chạy máy Có TK 152,111
• Về hạch toán chi phí sản xuất chung
Thứ nhất Công ty không hạch toán chi phí khấu hao TSCĐ vào khoản mục chi phí này. Nguyên nhân là vì theo quy định các đơn vị trực thuộc không đợc phép tự mua sắm TSCĐ, song khi Công ty mua và giao cho các đơn cị sử dụng thì lại dới dạng cho thuê. Thờng thì giá cho thuê bao giờ cũng lớn hơn giá trị khấu hao TSCĐ. Nh vậy khi các đơn vị hạch toán chi phí này vào chi phí sản xuất chung đã làm tăng chi phí sản xuất.
Thứ hai Do quy định về phân cấp quản lý cũng đã làm tăng chi phí sản xuất chung của sản phẩm. Đó là việc Công ty tính chi phí lãi vay theo phơng pháp lãi gộp và tính theo ngày, trong khi đó ngân hàng chỉ lãi suất 0.8%/ tháng
cho khoản tiền vay. Nh vậy theo cách tính của công ty đã làm cho chi phí sản xuất chung tăng lên một phần
Từ thực thị trờngế đó theo em công ty nên thay đổi một số diếmau khi hạch toán chi phí sản xuất chung:
Thứ nhất Để việc hạch toán đợc chính xác và dễ dàng hơn trong phân tích, đối chiếu Công ty nên chi tiết TK 627 đồng thời với việc mở lại sổ chi tiết theo từng yếu tố chi phí
Sổ chi tiết TK 627
Stt Diễn giải TK ĐƯ Tổng số
Chia ra 6271- nhân công 6272- vật liệu 6273 công cụ ... 1 2
Thứ hai Nếu các đơn vị trực thuộc có sử dụng các TSCĐ của công ty ngoài máy thi công, Công ty chỉ nên báo nợ khấu hao thay vì cho thuê nh hiện nay. Làm nh vậy sẽ giảm đợc một phần chi phí sản xuất chung
Thứ ba Thay vì việc tính lãi suất cho vay nh hiện nay, Công ty chỉ nên thực hiện tính lãi vay vào cuối tháng theo ngân hàng
• Về công tác tính giá thành
Thứ nhất Công ty thực hiện việc phân bổ chi phí quản lý theo cách trích 5% trên doanh thu là không chính xác với chi phí thực tế phát sinh. Việc làm