Tại công ty Đầu t và xây dựng Thanh Hoá chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng lớn (60-70%) trên tổng giá thành sản phẩm . Do đó quản lý tốt khoản mục chi phí này có ý nghĩa quan trọng trong việc giảm chi phí trực tiếp, tiến tới hạ giá thành, nâng cao khả năng cạnh tranh về giá nhằm đạt đợc mức lãi mong muốn
Công ty sử dụng phơng pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Do vật liệu có chủng loại và tính năng công dụng khác nhau đợc mua về sử dụng trực tiếp theo nhu cầu của từng công trình nên giá trị ghi sổ của nguyên vật liệu xuất dùng là giá thực tế đích danh bao gồm giá mua và chi phí thu mua (trừ các khoản giảm giá nếu có )
Để hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, kế toán sử dụng TK 621- chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tài khoản này đợc mở chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình.
Do áp dụng phơng pháp khoán gọn công trình, hạng mục công trình xuống các đội,xí nghiệp nên toàn bộ vật t dùng cho xây lắp đều đợc mua và nhập kho tại nơi thi công, nhờ vậy mà giảm bớt đợc chi phí vận chuyển từ kho Công ty đến các công trình, đồng thời nâng cao tính chủ động trong việc điều hành quản lý sản xuất, đảm bảo thi công đúng tiến độ.
Sau khi nhận đợc công trình từ Công ty giao, đội xí nghiệp tổ chức thi công dới sự giám sát của đội trởng, giám đốc xí nghiệp. Để đảm bảo sử dụng vật t đúng định mức, tiết kiệm, đồng thời đảm bảo cho vật t luôn đợc cung cấp đầy đủ, kịp thời, hàng tháng các đội lập bảng kế hoạch thu mua dựa trên dự toán khối lợng xây lắp và định mức tiêu hao vật t. Dựa trên kế hoạch thu mua, khi có nhu cầu đội trởng, giám đốc xí nghiệp sẽ cử nhân viên cung ứng đi mua vật t. Hàng tuần, kỹ thuật sẽ căn cứ vào tiến độ và kế hoạch thi công lập kế hoạch sử dụng vật t.
Để xuất kho cho nhu cầu sử dụng căn cứ vào đề nghị của kỹ thuật , kế toán đơn vị lập Phiếu xuất kho (ghi rõ số lợng hàng xuất theo yêu cầu) và chuyển
cho thủ kho xuất hàng (ghi rõ số lợng hàng xuất thực tế). Phiếu xuất kho phải có đủ chữ ký của ngời lĩnh hàng, thủ kho và kế toán đơn vị và đợc lập thành 3 liên, liên 1 lu ở cuống phiếu, liên 2 thủ kho giữ để ghi sổ kho và chuyển cho kế toán, liên 3 giao cho ngời lĩnh hàng. Định kỳ một tuần, kế toán nhận lại phiếu xuất và tính giá trị vật t thực xuất.
Biểu số 2: Phiếu xuất kho
Công ty ĐT & XD thanh hoá Mẫu 02-vt
XN xây lắp 9 Số 78x
phiếu xuất kho Ngày 08 tháng 11 năm 2003
Nợ TK 621 Có TK 152 Họ tên ngời nhận hàng : Trịnh Kim Thắng Địa chỉ: Tổ nề Lý do xuất : Xây móng CT Bắc ga
Xuất tại kho : Ông Hải
STT Tên, nhãn hiệu qui cách vật t Mã số Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền (đ) Yêu cầu Thực xuất 1 Cát xây m3 48 35 000 1 680 000 2 Xi măng Kg 5952 7000 4 166 400 --- --- --- --- --- Tổng cộng 5 846 400 31
Tổng số tiền viết bằng chữ là: Hai chín triệu sáu trăm chín sáu ngìn bốn trăm đồng chẵn
Xuất, ngày 08 tháng 11 năm 2003 Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Ngời lập biểu Ngời nhận Thủ kho
Định kỳ khi nhận chứng từ, căn cứ vào nội dung xuất cho từng công trình ghi trên phiếu xuất, kế toán đơn vị theo dõi tình hình xuất vật t trên bảng tổng hợp xuất vật t đợc mở cho từng công trình, hạng mục công trình.
Biểu số 3: Bảng tổng hợp phiếu xuất vật t
bảng Tổng hợp phiếu xuất vật t
Công trình: Trờng Khu biệt thự Bắc Ga Tháng11 năm 2003 Số Chứng từ Ngày tháng
Diễn giải TK đối ứng Số tiền
(đồng) TK Nợ TK Có 78X 08/11 Xây móng BGa 621 152 5 846 400 80X 10/11 Đổ cát móng BGa (cát) 621 152 41.900.396 85X 19/11 San cát đắp móng( Cát, đá hộc...) 621 152 28.600.000 ... ... ... ... ... ...
Công ty ĐT& XD Thanh Hoá XN xây lắp 9
Cộng
128.296.400
Ngày 31 tháng 11 năm 2003
Kế toán lập biểu
Bảng tổng hợp phiếu xuất vật t này là cơ sở để kế toán vào sổ chi tiết TK621 và để đối chiếu với số liệu trên chứng từ ghi sổ, bảng kê phát sinh bên có TK 152, sổ cái,.. Mặt khác bảng này cung cấp thông tin về tình hình sử dụng vật t thực tế trong tháng của công trình, đối chiếu với dự toán chi phí vật t, kế toán sẽ tính ra mức tiết kiệm hay lãng phí vật t, đồng thời qua đó nhà quản trị có thể đánh giá đợc tiến độ thi công và xác định nguyên nhân của việc tiết kiệm hay lãng phí chi phí vật t để từ đó có thể đa ra đợc những quyết định quản lý đúng đắn, kịp thời.
Căn cứ vào bảng tổng hợp vật t, kế toán vào sổ chi tiết tài khoản 621. Số liệu trên sổ chi tiết TK 621 là cơ sở để kế toán lập bảng tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành công trình cuối mỗi quý (cột chi phí nguyên vật liệu trực tiếp) và để đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp
Biểu số 4 Sổ chi tiết tài khoản 621
Sổ chi tiết TK 621
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Công trình: Khu biệt thự Bắc Ga Quí IV Năm 2003 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có 78X 08/11 Xây móng BGa 621 5.846.400 33
Công ty ĐT& XD Thanh Hoá XN xây lắp 9
80X 10/11 Đổ cát móng (Ô. Thắng nhận) 152 41.900.396 85X 19/11 San cát đắp móng( Ô. Nga nhận) 152 28.600.000 .... ... ... ... ...
KC 31/12 Kết chuyển CP VL TT 154 379.797.317
Giám đốc xí nghiệp Kế toán lập biểu
Đồng thời với việc vào sổ chi tiết, hàng tháng căn cứ vào chứng từ gốc sau khi đã kiểm tra đối chiếu với số liệu ghi trên các bảng tổng hợp, sổ chi tiết , kế toán vào Chứng từ ghi sổ. Từ đó kế toán vào bảng kê phát sinh bên có tài khoản 152 .
Biểu số 5 : Chứng từ ghi sổ
Chứng từ ghi sổ số 95
Ngày 1 tháng 12 năm 2003
STT Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK
ĐƯ
Số tiền
SH NT Nợ Có
1 78X 08/11 Xuất kho xây móng BGa 621 152 5.896.400 2 79X 10/11 Xuất VL trát tờng Định Hải 621 152 4.862.400 3 80X 10/11 Xuất VL đổ cát móng BGa 621 152 41.900.396
Cộng 52.659.196
Biểu số 6 : Bảng kê phát sinh TK 152
Bảng kê phát sinh bên có tài khoản
Tài khoản : 152- nguyên liệu vật liệu Quý IV/2003
Công ty ĐT& XD Thanh Hoá XN xây lắp 9 Công ty ĐT& XD Thanh Hoá
Ngày tháng
SH chứng từ
Diễn giải Tổng có Ghi nợ các tài khoản
621 627 .. .. ... 08/11 78X Xây móng BGa 5.846.400 5.846.400 10/11 79X Xuất VL trát tờng Định Hải 4.862.400 4.862.400 10/11 80X Đổ cát móng BGa 41.900.396 41.900.396 ... ... ... ... ... ... Cộng phát sinh 933.752.286 933.752.286
Số liệu tổng cộng ở cột ghi nợ TK 621 trên bảng kê đợc đối chiếu với số liệu ở cột chi phí vật liệu trực tiếp trên bảng tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành đợc lập vào cuối mỗi quý. Cũng từ số liệu tổng cộng này kế toán vào sổ cái TK 621 cuối quý. Số tổng cộng phát sinh Nợ và số tổng cộng phát sinh Có trên sổ cái TK 621 đợc sử dụng để lập bảng cân đối tài khoản cuối quý, năm. Sau khi kết chuyển toàn bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh trong kỳ sang TK 154, kế toán khoá sổ của quý trớc. Đồng thời vào cuối quý kế toán đơn vị tiến hành lên bảng cân đối số d tài khoản và chuyển toàn bộ chứng từ sổ sách lên phòng kế toán công ty
3.Hạch toán chi phí nhân công trực tiếp
Hoạt động trên lĩnh vực xây lắp, chi phí nhân công trực tiếp của Công ty chiếm tỷ lệ từ 15 đến 20% tổng giá thành công trình . Do đó quản lý chặt chẽ lao động và tiền lơng là việc làm cần thiết không chỉ để tiết kiệm chi phí, hạ giá thành công trình mà còn đảm bảo không thất thoát tiền vốn của Công ty cũng nh bảo vệ lợi ích chính đáng cho ngời lao động, kể cả lao động hợp đồng. Do đặc thù của ngành mà lao động trực tiếp của Công ty chủ yếu là lao đông thuê ngoài còn lại là bộ phận kỹ thuật và quản lý
Việc tính trả lơng cho lao động trực tiếp đợc thực hiện tại cấc đội ,xí nghiệp. Đội trởng,giám đốc xí nghiệp có trách nhiệm quản lý nhân sự thuộc đội,xí
nghiệp mình và hàng tháng tính ra số lơng phải trả. Theo tiến độ thi công, căn cứ vào kết quả nghiệm thu đã ký đợc với bên A đội trởng, giám đốc xí nghiệp làm thủ tục vay tiền của Công ty và sử dụng số tiền để chi trả lơng và các khoản khác liên quan đến thi công công trình.
Hiện Công ty áp dụng hình thức trả lơng theo sản phẩm cho đội ngũ công nhân trực tiếp tham gia thi công và đối với những công việc có thể định mức đ- ợc hao phí nhân công. Hình thức này đợc thể hiện trong các hợp đồng làm khoán, trong mỗi hợp đồng ghi rõ đơn giá khoán, khối lợng công việc đợc giao và yêu cầu kỹ thuật. Theo hình thức này, bảng chấm công, các hợp đồng làm khoán, bảng nghiệm thu khối lợng hoàn thành và bảng thanh lý hợp đồng là chứng từ ban đầu để tính lơng và trả lơng theo sản phẩm.
= x
Trong đó : Đơn giá khoán đợc xác định dựa theo trình độ tay nghề của công nhân và theo giá thị trờng .
Ví dụ theo cách xác định của Công ty thì đơn giá tiền công cho một thợ chính giao động từ 30 đến 35 nghìn đồng, thợ phụ từ 23 đến 27 nghìn một ngày công.
Chi phí nhân công trực tiếp đợc hạch toán trên TK 622, bao gồm tiền lơng, phụ cấp phải trả lao động trong danh sách và tiền lơng phải trả lao động thuê ngoài. Kế toán căn cứ vào bảng chấm công do tổ trởng lập hàng tháng để tính ra tiền lơng phải trả lao động trực tiếp hàng tháng và ghi sổ. Cuối quý, căn cứ vào bảng thanh toán lơng theo hợp đồng khoán kế toán tính đợc chi tiết chi phí nhân công trực tiếp cho từng công trình.
Cách thức hạch toán
Tiền lơng theo
sản phẩm Đơn giá khoán
Khối lợng thi công thực tế
Căn cứ khối lợng công việc và kế hoạch thi công, các đội xí nghiệp làm hợp đồng giao khoán với các tổ trởng thi công. Trên hợp đồng phải ghi rõ khối lợng công việc, đơn giá giao khoán, thời gian hoàn thành và trách nhiệm của mỗi bên. Hợp đồng giao khoán phải có chữ ký của giám đốc xí nghiệp( đội tr- ởng), phụ trách kỹ thuật, kế toán đơn vị và bên nhận thầu.
Thi công xong, cán bộ kĩ thuật sẽ tiến hành nghiệm thu khối lợng công việc hoàn thành và lập biên bản nghiệm thu chất lợng công việc. Trên biên bản này kỹ thuật phải ghi rõ chất lợng công việc đạt yêu cầu và đồng ý cho thanh toán. Sau đó hai bên tiến hành lập Biên bản thanh lí hợp đồng khoán.
Hàng ngày tổ trởng thi công căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận mình chấm công cho từng ngời vào bảng chấm công để làm căn cứ tính trả lơng. Bảng chấm công phải có đủ chữ chữ ký của những ngời chịu trách nhiệm liên quan mới đợc coi là hợp lệ và kế toán mới có thể sử dụng để tính lơng cho lao động trực tiếp.
Biểu số 7: Bảng chấm công
Bảng chấm công
Công trình: Khu biệt thự Bắc Ga Tổ lao động : Trịnh Kim Thắng Tháng 11 năm 2003
T T
Họ tên Ngày trong tháng Tổng cộng
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 … 30 31
1 Trịnh Kim Thắng x x x x x x x x x x ỹ x 23
2 Nguyễn Văn Hiệp x x x x x x ỹ x x x x ỹ 23 3 Nguyễn Văn Sơn x x ỹ x x x x ỹ x x ỹ x 20 ... .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. ...
37
Công ty ĐT& XD Thanh Hoá XN xây lắp 9
Ngời chấm công Ngời phụ trách Kế toán Giám đốc XN
Cuối tháng, dựa vào các chứng từ ban đầu (hợp đồng khoán, bảng nghiệm thu khối lợng hoàn thành, bảng chấm công, phiếu báo nghỉ, báo ốm), kế toán đơn vị lập bảng thanh toán lơng.
Biểu số 8 : Bảng thanh toán lơng
Công ty Đầu t và xây dựng Xí nghiệp XL 9
Bảng thanh toán lơng Số : 01
Tháng 11/2003
Tên công trình: Khu biệt thự Bắc Ga
Tổ lao động : Trịnh Kim Thắng
STT Họ và tên Số công
Đơn giá (đồng)
Tiền lơng Lơng trách nhiệm
Thực lĩnh
1 Trịnh Kim Thắng 23 35 000 805.000 223.950 1.028.950
2 Nguyễn Văn Hiệp 23 30 000 690.000 x 690.000
3 Nguyễn Văn Sơn 20 27 000 540.000 x 540.000
... ... .... .... ... ... ...
Tổng cộng 308 7.645.000 7.868.950
Căn cứ vào Bảng thanh toán lơng cuối tháng kế toán tổng hợp theo từng tổ thi công giao khoán và vào sổ chi tiết tài khoản 622 mở cho từng công trình
Biểu số 9: Sổ chi tết TK 622
Sổ chi tiết TK 622
Chi phí nhân công trực tiếp Công trình: Khu biệt thự Bắc Ga Quí IV Năm 2003
Chứng từ Diễn giải TK
ĐƯ
Số phát sinh
SH NT Nợ Có
TTL01 31/11 Thanh toán lơng (Ô. Thắng) 334 7.868.950
TTL02 31/11 Thanh toán lơng (Ô. Nghĩa) 334 9.778.700 TTL03 31/11 Thanh toán lơng( Ô. Thắm) 334 13.230.000
... ... ...
KC 31/12 Kết chuyển CP VL TT 154 86.394.559
Số liệu trên sổ chi tiết chi phí nhân công trực tiếp đợc sử dụng để lập bảng tập hợp chi phí và tính giá thành cuối mỗi quý (cột chi phí nhân công trực tiếp). Số liệu trên bảng này đợc đối chiếu với số tổng cộng trên bảng kế phát sinh bên có TK 334 và sổ cái TK 622 để đảm bảo tính chính xác của việc ghi chép, cộng sổ, chuyển sổ.
Đồng thời số liệu tổng cộng trên bảng thanh toán lơng là căn cứ để kế toán ghi chứng từ ghi sổ. Từ đó kế toán vào bảng kê phát sinh bên có tài khoản 334.
Biểu số 10: Bảng kê phát sinh bên có TK 334
Bảng kê phát sinh bên có tài khoản Tài khoản : 334- Phải trả công nhân viên
39
Công ty ĐT& XD Thanh Hoá XN xây lắp 9
Công ty ĐT& XD Thanh Hoá XN xây lắp 9
Quý IV/2003 Ngày tháng SH chứng từ
Diễn giải Tổng có Ghi nợ các tài khoản
622 627 .... ...
31/11 TTL01 Trả lơng Bga( Ô. Thắng) 7.868.950 7.868.950
31/11 TTL02 Trả lơng Bga(Ô. Nghĩa) 9.778.700 9.778.700 31/11 TTL03 Trả lơng BGa( Ô. Thắm) 7.497.000 7.497.000 31/11 TTL 04 Trả lơng ĐHải (Thắng điện) 4.393.000 4.393.000 .... ... ... ... ... ...
..
Tổng cộng 347.529.309
Ngày tháng năm
Giám đốc xí nghiệp Kế toán lập biểu
Cuối quý, kế toán tính ra số tổng cộng trên cột ghi nợ TK 622 và chuyển số liệu vào sổ cái TK 622. Đồng thời, tính ra số luỹ kế phát sinh Nợ trên sổ chi tiết đối chiếu với sổ cáiTK 622, kết chuyển sang bên Nợ TK 154 để tập hợp chi phí, tính ra giá trị dở dang cuối kỳ và giá thành công trình hoàn thành. Từ sổ cái TK 622 , kế toán lấy số liệu lập bảng cân đối số phát sinh. Đồng thời vào cuối quý kế toán đơn vị tiến hành lên bảng cân đối số d tài khoản và chuyển toàn bộ chứng từ sổ sách lên phòng kế toán công ty