D đầu ngà y:
Xây dựng và Thơng mại-Bộ Giao thông Vận tải.
I.1 Ưu điểm của công tác quản lý và hạch toán vốn bằng tiền
- Bộ máy kế toán của công ty bao gồm 13 ngời, mỗi ngời đảm nhiệm một lĩnh vực khác nhau nên trình độ chuyên môn hoá trong công tác kế toán rất cao, thuận tiện cho nhân viên kế toán trau dồi kiến thức, xử lý vững các nghiệp vụ kế toán chuyên môn mà mình đảm nhiệm.
- Công tác kiểm tra các chứng từ kinh tế phát sinh trớc khi nó trở thành chứng từ kế toán đợc thực hiện rất nghiêm ngặt. Do đó các chứng từ kế toán của công ty đều là những chứng từ hợp pháp, hợp lý và rất trung thực.
- Việc giữ gìn và bảo quản tiền mặt trong két sắt đợc đảm bảo tính an toàn cao nhất. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc cập nhật hàng ngày vào các sổ chi tiết theo đúng nguyên tắc nên thông tin kinh tế mang tính liên tục và chính xác. Công tác kế toán tổng hợp đợc đơn giản hoá tới mức tối đa, cho phép ghi chép kịp thời một cách tổng hợp những hiện tợng kinh tế liên quan đến tình trạng biến động của vốn bằng tiền.
- Hệ thống tài khoản áp dụng để theo dõi sự biến động của vốn bằng tiền hoàn toàn tuân thủ theo quy định của chế độ và đã đợc chi tiết tới mức tối đa cho từng loại tiền. Sự chi tiết đó cho phép ban lãnh đạo sớm nắm bắt đợc những số liệu
cụ thể và chi tiết của vốn bằng tiền, từ đó có thể ra quyết định một cách chính xác và hợp lý để phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty.
- Hệ thống sổ sách kế toán đợc lập và ghi chép rõ ràng, rành mạch. Việc lu trữ thông tin và lập sổ sách kế toán đều đợc thực hiện trên máy vi tính.
i.2 Nhợc điểm
- Lợng công việc dành cho mỗi nhân viên của Phòng kế toán-tài vụ cha phân phối hợp lý dẫn đến tình trạng ngời phải làm nhiều công việc, ngời thì làm ít nên cha khai thức đợc hết thời gian cũng nh năng lực của từng ngời.
- Công ty không sử dụng TK113-tiền đang chuyển, nên không phản ánh đợc tình hình biến động của vốn bằng tiền. Ví dụ, bán hàng thu tiền nộp thẳng vào ngân hàng nhng đến cuối kỳ quyết toán mà ngân hàng cha có giấy báo có, do đó không thể phản ánh kịp thời phần doanh thu trong kỳ kế toán đó mà phải để đến kỳ sau. Trong thực tế công việc thanh toán qua ngân hàng cần có các thủ tục đầy đủ có thể mất nhiều thời gian. Nếu không mở TK113 sẽ không phản ánh đợc đầy đủ, kịp thời lợng vốn bằng tiền hiện có của công ty.
- Về quản lý lu thông tiền tệ, đơn vị cha có một định mức tiền mặt tồn quỹ cụ thể cũng nh một kế hoạch thanh toán tiền công nợ thống nhất nên dẫn tới tình trạng số tiền mặt tại quỹ của công ty không ổn định, lúc nhiều, lúc ít. Điều này có thể gây khó khăn cho công ty trong việc chi tiêu tiền mặt phục vụ cho nhu cầu sản xuất, kinh doanh hoặc có thể gây ứ đọng quá nhiều tiền mặt làm cho vòng quay của đồng vốn bị chậm lại.
- Có sự chênh lệch tiền mặt tại quỹ so với sổ sách (do sự chênh lệch rất ít của mỗi nghiệp vụ). Nhng vì số lợng các nghiệp vụ rất lớn nên lợng chênh lệch cũng lớn.
- Vẫn còn một số nhầm lẫn số liệu khi phản ánh nghiệp vụ kế toán. Tuy nhiên tất cả những nhầm lẫn đó đều đợc phát hiện và điều chỉnh kịp thời.
ii. Những kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản lý Và hạch toán vốn bằng tiền tại Công ty Xây dựng và Thơng mại-Bộ Giao thông Vận tải
II.1 Công tác quản lý vốn bằng tiền trớc những yêu cầu phát triển kinh doanh của công ty trong thời gian tới.
Phát triển vững mạnh cả về chiều rộng lẫn chiều sâu là mục tiêu hàng đầu của Công ty Xây dựng và Thơng mại.
Công ty đã xây dựng cho mình dự án đầu t phát triển cơ sở vật chất kỹ thuật trong thời gian tới cho các công trình xây dựng giao thông, công trình xây dựng dân dụng cũng nh các xí nghiệp sản xuất hàng xuất khẩu và kinh doanh tổng hợp Các dịch vụ vận chuyển hành khách, dịch vụ hộ chiếu, visa ngày càng đ… ợc hoàn thiện hơn nữa đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong nớc và quốc tế.
An toàn và hiệu quả là mục tiêu mà mỗi ngời công nhân trong công ty luôn ghi nhớ và thực hiện tốt.
Với nhiệm vụ phát triển nguồn vốn kinh doanh của mình, công ty đã áp dụng nhiều hình thức tăng trởng vốn nh sau:
- Nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn vốn hiện có bằng các biện pháp tích cực trong việc sử dụng vốn cố định và vốn lu động.
- Mở rộng hơn nữa các mối quan hệ hợp tác với các nớc trong khu vực Đông Nam á vì lợng vận chuyển và mua bán máy móc thiết bị, phơng tiện vận tải, thiết bị nội thất, hàng tiêu dùng cũng nh xuất khẩu lao động trong khu vực này chiếm tỷ trọng khá lớn. Thêm nhiều hoạt động kinh doanh, thêm nhiều bạn hàng công ty…
sẽ có thêm doanh thu và lợi nhuận. Tuy nhiên, doanh thu và lợi nhuận đó phải biểu hiện giá trị bằng tiền tệ thực tế chứ không phải là những món nợ chồng chất khổng lồ hay những mối quan hệ tài chính kém độ tin cậy khác.
Để thực hiện mục tiêu trên, trong những năm tới công ty phải đồng thời sử dụng nhiều hình thức để tăng vốn, sử dụng nhiều phơng pháp quản lý, hạch toán chặt chẽ và hiệu quả hơn đồng vốn kinh doanh của công ty: để tăng vốn không chỉ đơn thuần tìm ra đợc các biện pháp, xây dựng các chiến lợc mục tiêu phát triển mà
còn phải thực thi chúng một cách có hiệu quả nhất. Kế toán vốn bằng tiền là một trong những công cụ quản lý rất quan trọng cho việc phát triển vốn kinh doanh của công ty thông qua việc phản ánh chính xác tình hình biến động của tiền tệ, đa ra các phơng án nhằm tham mu cho các cấp lãnh đạo trong việc giải quyết các khó khăn trớc mắt.
Có thể thấy kế toán vốn bằng tiền của Công ty Xây dựng và Thơng mại-Bộ Giao thông Vận tải đã phần nào đáp ứng tốt những yêu cầu cơ bản trong công tác hạch toán cũng nh công tác quản trị kinh doanh. Mặc dù vậy, là một trong những bộ phận quản lý trực tiếp lợng tiền không nhỏ so với tổng tài sản lu động của công ty cho nên công tác kế toán vốn bằng tiền đòi hỏi ban giám đốc phải luôn quan tâm, giám sát đến các biện pháp bồi dỡng, đào tạo và nâng cao kiến thức hơn nữa cho các kế toán viên để họ có thể thích nghi kịp thời với những thay đổi của máy móc, thông tin và sự đa dạng phức tạp trong giao dịch với các đối tác nớc ngoài.
Yêu cầu đối với kế toán vốn bằng tiền là luôn nắm vững đợc tình hình luân chuyển tiền tệ của đơn vị, nắm rõ đợc các mối quan hệ thanh toán giữa công ty với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nớc. Đồng thời phải phản ánh thông tin chính xác, kịp thời cho ban giám đốc công ty. Kế toán vốn bằng tiền phải quản lý chặt chẽ và đầy đủ các loại tiền tệ hiện có của công ty, tối thiểu hoá những lầm lẫn sai sót, thất thoát về tiền tệ. Có nh vậy nguồn vốn kinh doanh của doanh nghiệp mới đ- ợc bảo toàn góp phần thúc đẩy công ty phát triển ngày càng vững mạnh.
II.2 Một số kiến nghị góp phần hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán vốn bằng tiền tại Công ty Xây dựng và Thơng mại- Bộ Giao thông Vận tải.
Mặc dù công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Xây dựng và Thơng mại phần nào cũng đã đợc hoàn thiện. Nhng để đạt đợc những mục tiêu kinh tế lâu dài cho công ty thì công tác kế toán vốn bằng tiền cần đợc hoàn thiện hơn nữa. Ngoài việc tích cực thu hồi các khoản nợ đến hạn phải trả để bảo toàn và phát triển nguồn vốn công ty nên quan tâm đến một số vấn đề sau:
II.2.1 tổ chức bộ máy kế toán
Cùng với sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật, bộ máy quản lý của công ty nói chung và bộ máy phòng kế toán nói riêng phải ngày càng gọn nhẹ hơn. Công ty đã không ngừng cố gắng trong công tác tổ chức bộ máy kế toán sao
cho có hiệu quả. Song hiện nay phòng kế toán tài vụ với 13 ngời nói chung vẫn còn quá cồng kềnh nên cha phát huy đợc hết khả năng làm việc của từng ngời dẫn đến tình trạng ngời làm không hết việc, ngời lại quá nhàn rỗi.
Nh đã nêu ở trên, bộ máy kế toán của phòng kế toán tài vụ là 13 ngời nhằm mục đích chuyên môn hoá từng phần hành kế toán giúp các nhân viên kế toán vững vàng hơn trong nghiệp vụ của phần mình đảm nhiệm vì công ty hoạt động trên địa bàn rất lớn, phức tạp, hàng ngày phát sinh nhiều nghiệp vụ kinh tế, quan hệ giao dịch với nhiều đối tác trong nớc cũng nh quốc tế. Tuy vậy, để phát huy hơn nữa khả năng làm việc của mỗi cá nhân, tiết kiệm đợc nhân lực, làm cho bộ máy kế toán gọn nhẹ, hiệu quả hơn, công ty nên điều chỉnh đôi chút trong phơng pháp tổ chức bộ máy kế toán cho hợp lý, bố trí phân công lao động kế toán cho phù hợp với năng lực từng ngời, giảm bớt công việc bằng cách tổ chức hạch toán kế toán theo từng công đoạn ở các bộ phận chuyên môn, sau đó tổng hợp lại vào cuối kỳ kế toán.
Căn cứ vào từng phần hành kế toán của công ty xem phần hành nào phức tạp, nhiều nghiệp vụ kế toán phát sinh, lợng tiền lớn hoặc phần hành nào đơn giản, ít nghiệp vụ kế toán phát sinh, lợng tiền nhỏ để từ đó giao việc cho từng nhân viên đảm nhiệm cho phù hợp. Không nhất thiết lúc nào cũng phải chuyên môn hoá hoàn toàn từng phần hành cụ thể để giao cho mỗi ngời một phần hành. Nếu phần hành nào lớn, phức tạp thì có thể giao cho hai ngời đảm nhiệm. Phần hành nào nhỏ thì gộp lại để giao cho một ngời. Chẳng hạn trong công ty kế toán vật t, nguyên vật liệu, nhiêm liệu và kế toán chi phí làm việc hết sức vất vả bởi vì lĩnh vực hoạt động của công ty hết sức đa dạng, trên địa bàn lớn. Hai phần hành kế toán này phức tạp thờng xuyên có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh với số lợng lớn. Hơn thế nữa giá cả của các loại vật t, nguyên, nhiên vật liệu cũng nh các loại hình dịch vụ, các khoản chi phí lại thờng xuyên thay đổi. Bởi vậy ở hai phần hành này mỗi phần hành một ngời đảm nhiệm thì khối lợng công việc quá lớn khiến cho kế toán viên đó lúc nào cũng ở trong tình trạng bận rộn. Vậy ở hai phần hành này nên có thêm một nhân viên nữa ở mỗi phần hành để giảm bớt lợng công việc cho kế toán viên. Có nh thế mới tránh đợc tình trạng sai xót, nhầm lẫn do khối lợng công việc lớn nên thờng vội vàng, mệt mỏi dẫn đến để xót các nghiệp vụ, phản ánh sai các nghiệp vụ…
Bên cạnh đó cũng có có một số phần hành kế toán lại quá nhỏ, khối lợng công việc ít, số tiền phát sinh ở mỗi nghiệp vụ không lớn, ít biến động. Ví dụ nh kế
toán tài sản cố định: Mặc dù lợng tiền để hạch toán tài sản cố định của công ty là rất lớn nhng tài sản cố định lại thờng không biến động nên khối lợng công việc không lớn. Hoặc phần hành kế toán bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn và các quỹ khác cũng quá nhỏ. Số lợng cán bộ công nhân viên trong công ty nhiều, nhu cầu đợc hởng bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn cho từng ngời bắt buộc phải đợc thực hiện. Nhng không phải lúc nào cũng xảy ra các rủi ro cần đợc hởng bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn, có chăng thì lẻ tẻ, rất ít. Hơn thế bảo hiểm xã hội mỗi năm chỉ phải mua một lần do đó kế toán đảm nhiệm phần hành này rất nhàn. Kế toán thống kê sản lợng và bộ phận kiểm tra, nghiệm thu cũng thế. Khối lợng công việc quá ít. Để giảm bớt nhân lực mà vẫn hoàn thành tốt công việc nên để một kế toán đảm nhiệm nhiều phần hành kế toán nhỏ. Nh vậy, vừa sử dụng hết năng lực của nhân viên kế toán thống kê tại các phần hành chức năng, vừa giảm bớt đợc công việc tại phòng kế toán của công ty, lại vừa đảm bảo đợc sự chuẩn xác của ph- ơng hớng phân công lao động kế toán có thể coi là phù hợp với đặc điểm hoạt động của công ty nh sau:
Phòng Kế toán-tài vụ vẫn gồm 13 ngời thực hiện các nghiệp vụ sau:
- Một kế toán trởng kiêm trởng phòng tài chính kế toán chịu trách nhiệm trớc giám đốc và tổng công ty về tình hình quản lý tài chính của công ty
- Một phó phòng tài chính kế toán kiêm kế toán tổng hợp
- Một nhân viên kế toán thanh toán
- Một nhân viên kế toán doanh thu và nghĩa vụ với nhà nớc
- Một nhân viên kế toán vốn bằng tiền
- Một thủ quỹ chịu trách nhiệm theo dõi, bảo quản két tiền và giao dịch ngân hàng
- Một nhân viên kế toán tài sản cố định và kế toán bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn, quỹ công ty
- Một nhân viên kế toán thống kê sản lợng kiêm nghiệm thu và kiểm tra giá
- Một nhân viên kế toán các khoản phải trả công nhân viên: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và các quỹ công ty.
- Hai kế toán vật t, nguyên-nhiên-vật liệu
Những tồn tại nêu trên nếu đợc khắc phục kịp thời hoặc cải tiến thì các nhân viên kế toán nói chung, kế toán vốn bằng tiền nói riêng sẽ tiến hành công việc đợc tốt hơn, đáp ứng nhu cầu quản lý của công ty và đảm bảo mọi chức năng kế toán, phát huy có hiệu quả nhất.
Ban lãnh đạo công ty cần tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ công nhân viên tiếp tục bồi dỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ, nhất là các nghiệp vụ xử lý thông tin trên máy vi tính, nhằm phát huy tối đa mọi khả năng của nhân viên kế toán phục vụ cho công tác hạch toán kế toán cũng nh công tác quản lý của công ty đạt hiệu quả cao nhất.
Ngoài ra tuyển mộ, tuyển chọn thêm đội ngũ nhân viến trẻ, có năng lực, trình độ, linh hoạt cũng là điều mà công ty nên quan tâm nhiều hơn.