g. Các đội công trình: gồm 10 đội công trình hoạt động rải rác trên hầu hết các tỉnh của cả nớc.
I.4.2 Hình thức kế toán áp dụng
Công ty Xây dựng và Thơng mại là doanh nghiệp Nhà nớc trực thuộc Bộ Giao thông Vận tải. Do đó, hệ thống tài khoản kế toán của công ty đã và đang sử theo QĐ1141/BTC.
Hình thức sổ sách kế toán đợc áp dụng trong công ty là hình thức chứng từ ghi sổ. Bao gồm các loại sổ sau:
- Chứng từ ghi sổ
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
- Sổ cái các tài khoản
- Sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Định kỳ mở sổ cái là một năm. Định kỳ ghi sổ cái là một tháng. Sổ, thẻ kế toán chi tiết đợc mở theo dõi chi tiết từng đối tợng có liên quan tới nghiệp vụ phát sinh theo từng tài khoản tơng ứng.
II. Công tác quản lý và hạch toán vốn bằng tiền tại Công ty Xây dựng và Thơng mại
II.1 Đặc điểm lu chuyển tiền tệ tại công ty
Công ty Xây dựng và Thơng mại hoạt động trong rất nhiều lĩnh vực và địa bàn hoạt động cũng rất đa dạng: xây lắp, sản xuất công nghiệp, hoạt động xuất nhập khẩu (trong đó bao gồm cả xuất khẩu lao động), dịch vụ tổng hợp. Bởi vậy, l- ợng tiền luân chuyển trên các tài khoản vốn bằng tiền cũng rất đa dạng và phong phú. Do hoạt động của công ty đa dạng, liên quan đến cả hoạt động xuất nhập khẩu nên lợng tiền lu chuyển trong công ty diễn ra liên tục, phát sinh nhiều ngoại tệ. Có thể khái quát lu chuyển vốn bằng tiền trong công ty nh sau:
Cụ thể nh sau:
II.1.1 Hoạt động sản xuất kinh doanh
* Dòng thu:
- Thu bán hàng (bán cấu kiện bê tông, vật liệu xây dựng )… - Thu từ các công trình xây dựng dân dụng
- Thu từ nợ phải thu
Hoạt động sản xuất kinh doanh + Dòng thu
+ Dòng chi
Hoạt động xuất nhập khẩu + Dòng thu
+ Dòng chi
Hoạt động đầu tư + Dòng thu + Dòng chi Hoạt động tài chính + Dòng thu + Dòng chi Số dư đầu kỳ Số dư cuối kỳ
- Các khoản thu khác * Dòng chi
- Các khoản phải trả cho ngời bán
- Các khoản phải trả cho công nhân viên
- Các khoản phải trả cho nhà nớc
- Các khoản nợ phải trả
- Các khoản phải trả khác
II.1.2 Hoạt động xuất nhập khẩu
* Dòng thu
- Thu bán vật t, máy móc thiết bị, thiết bị nội thất, hàng tiêu dùng
- Thu lệ phí xuất khẩu lao động
- Thu từ nợ phải thu
- Các khoản thu khác * Dòng chi
- Các khoản phải trả cho nhà xuất khẩu
- Các khoản thuế phải nộp
- Các khoản nợ phải trả
- Các khoản phải trả khác
II.1.3 Hoạt động đầu t
* Dòng thu
- Thu hồi từ các khoản đầu t
- Lãi đầu t vào các đơn vị khác
- Thu do bán tài sản cố định, thanh lý tài sản cố định.. * Dòng chi
- Đầu t vào các đơn vị khác
- Mua sắm tài sản cố định
II.1.4 Hoạt động tài chính
* Dòng thu
- Tiền thu do nhận góp vốn
- Tiền thu từ lãi tiền gửi * Dòng chi
- Tiền trả nợ vay
- Tiền hoàn vốn cho chủ sở hữu
- Chi hoạt động tài chính
II.2 Chứng từ và quá trình luân chuyển chứng từ liên quan đến vốn bằng tiền trong công ty
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc lập thành các chứng từ. Các chứng từ này sau khi đã đợc hợp thức hoá (đủ dấu, chữ ký của những ngời có liên quan ..) sẽ trở thành chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán vốn bằng tiền là cơ sở để thu thập thông tin đầy đủ và chính xác về sự biến động của các loại vốn bằng tiền trong công ty và là căn cứ để ghi sổ kế toán.
Chứng từ kế toán phát sinh bao gồm:
- Thông t kèm hợp đồng, biên bản thanh toán, thanh lý
- Giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, giấy báo nợ khách hàng
- Các văn bản đã đợc ký duyệt về việc chi trả, thanh toán khác kèm các chứng từ, hoá đơn liên quan.
* Trình tự luân chuyển của phiếu thu
* Trình tự luân chuyển của phiếu chi Người nộp
tiền kế toán thanh toán kế toán trưởng thủ quỹ kế toán tổng hợp bảo quản lữu trữ
viết phiếu thu, ký, họ tên
ký họ tên thu tiền ghi sổ
quỹ, ký, họ tên ghi chi tiết, sổ cái tài khoản tiền mặt
Người nhận tiền
kế toán
thanh toán kế toán trưởng thủ quỹ
kế toán tổng hợp
bảo quản lữu trữ
viết phiếu chi Kiểm tra, Chi tiền, vào Vào sổ chi tiết,
thủ trưởng đơn vị
Theo nguyên tắc hạch toán tiền mặt tại quỹ thì khi kế toán viên lập phiếu thu, chi, đợc kế toán trởng và cấp trên ký duyệt tức là chứng từ đã đợc hoàn tất, kế toán viên có đầy đủ căn cứ để cập nhật số liệu vào chứng từ ghi sổ. Tuy nhiên, để đảm bảo độ chính xác cao, tránh những sai xót có thể xảy ra, kế toán tiền mặt chỉ hạch toán vào sổ khi thủ quỹ đã thực hiện xong việc xuất, nhập tiền theo nội dung của phiếu. Đảm bảo chính xác hơn, thờng sau mỗi ngày có phát sinh tiền mặt tại quỹ thì kế toán tiền mặt và thủ quỹ sẽ thực hiện đối chiếu chứng từ xem có trùng khớp nhau không. Làm nh vậy cuối kỳ kiểm kê kế toán tiền mặt và thủ quỹ sẽ đỡ vất vả hơn trong việc tính toán và xử lý chênh lệch đó.
Đó là công việc hạch toán tiền mặt tại quỹ. Còn đối với hạch toán tiền gửi ngân hàng thì căn cứ ghi sổ là phần số liệu phản ánh trên sổ số d khách hàng, còn gọi là sổ phụ ngân hàng. Có thể thấy đợc mối quan hệ thông tin chính giữa kế toán công ty và kế toán ngân hàng là sổ phụ ngân hàng. Mọi phát sinh tăng giảm nội tệ, ngoại tệ trên tài khoản tiền gửi ngân hàng của công ty đều đợc phản ánh chi tiết ở phần nợ, có ở sổ phụ ngân hàng. Kế toán tiền gửi sẽ chỉ căn cứ vào số liệu trên sổ và các chứng từ hợp lệ đi kèm để hạch toán và cập nhật vào chứng từ ghi sổ. Nh vậy thời gian luân chuyển chứng từ ban đầu đến khi hạch toán tiền gửi thờng diễn ra từ 1-2 ngày, tuỳ thuộc vào phơng thức thanh toán và cách làm việc của kế toán công ty và kế toán ngân hàng.
Cuối kỳ kế toán tổng hợp lập chứng từ ghi sổ theo đối tợng quản lý (thu tiền mặt, chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng) và sử dụng nó làm căn cứ vào sổ cái.
Chứng từ kế toán sau khi đợc sử dụng để lập chứng từ ghi sổ và vào sổ kế toán chi tiết sẽ đợc tập hợp và đa vào lu trữ nh sau: một bản sẽ đợc lu trữ trong bảng tổng hợp chứng từ gốc, một bản đợc đóng lại thành tập và lu trữ kèm với sổ kế toán chi tiết.
Các chứng từ ghi sổ đợc đóng lại thành tập theo từng quý và trình tự số, mỗi tập có một bìa ghi.
Chứng từ ghi sổ Quý năm 200… …
Từ số . đến số .… …
Các chứng từ đợc lu trữ, bảo quản, hết thời hạn lu trữ sẽ đợc bộ phận lu trữ đa ra huỷ.
Thực tế cho thấy, chứng từ luân chuyển trong Công ty Xây dựng và Thơng mại hết sức chặt chẽ và hợp lý, tuân thủ đúng nguyên tắc. Bằng những xác nhận và chữ ký của Ban Giám đốc, trởng bộ phận có nghiệp vụ kinh tế phát sinh và bộ phận kế toán đã kiểm soát đợc một cách chặt chẽ những khoản thu, chi liên quan đến vốn bằng tiền của công ty, tránh đợc tình trạng làm việc quan liêu, thu chi bừa bãi, làm ảnh hởng đến vốn kinh doanh. Bên cạnh đó còn giúp cho việc quản lý tài chính của cấp trên tốt hơn khi đã nắm rõ đợc tình hình hoạt động và hiệu quả làm việc của các bộ phận trong công ty.
II.3 Hạch toán vốn bằng tiền tại Công ty Xây dựng và Thơng mại-Bộ Giao thông Vận tải
II.3.1 Hạch toán tiền mặt tại quỹ
Tiền mặt tại quỹ của công ty dùng để trả lơng, thởng cho các cán bộ, công nhân viên trong công ty và để chi tiêu mua sắm.. tuỳ thuộc vào thời kỳ phát sinh và kế hoạch chi tiêu mà xác định lợng tiền tồn quỹ. Nếu có nhu cầu phát sinh lớn, kế toán tiền mặt sẽ viết séc để thủ quỹ đi rút tiền ở ngân hàng.
Trong hoạt động hàng ngày của công ty, phát sinh những dòng tiền thu, chi. Nếu tiền mặt tại quỹ quá lớn thì thủ quỹ sẽ xin ý kiến kế toán trởng, tuỳ thuộc vào kế hoạch chi tiêu sắp tới để gửi bớt tiền vào tài khoản tiền gửi ngân hàng của công ty.
Để theo dõi tình hình biến động của tiền mặt tại quỹ, kế toán sử dụng TK111-“tiền mặt” để hạch toán. công ty sử dụng các tài khoản cấp 2 sau: TK1111: tiền Việt Nam
TK1112: tiền ngoại tệ TK1113: thẻ visa TK1114: ngân phiếu
Hàng ngày, căn cứ vào các kế hoạch thu, chi, các hợp đồng kế toán tiền…
mặt sẽ lập phiếu thu, chi tơng ứng theo mẫu của công ty. * Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tăng tiền mặt
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tăng tiền mặt chủ yếu là từ các hoạt động thu nh doanh thu bán hàng, doanh thu dịch vụ, thu từ nợ phải thu khi phát sinh…
rồi chuyển cho thủ quỹ thu tiền, sau đó kế toán tiến hành định khoản vào chứng từ ghi sổ.
Phiếu thu của công ty có một số loại nh sau:
- Phiếu thu tiền mặt VND
- Phiếu thu tiền mặt USD
- Phiếu thu ngân phiếu VND
Phiếu thu đợc lập thành 3 liên, một đợc lu tại bảng tổng hợp chứng từ gốc, một đợc đính kèm trong sổ quỹ “thu tiền mặt”, một do ngời nộp tiền giữ.
Sau khi thủ quỹ thu tiền, kế toán tiền mặt tiến hành vào chứng từ ghi sổ: Nợ TK111 (1112, 1113, 1114): tiền mặt
Có TK112: rút tiền gửi ngân hàng về quỹ tiền mặt Có TK511: doanh thu bán hàng
Có TK131: thu các khoản nợ phải thu của khách hàng * Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm giảm tiền mặt
Khi nhận đợc các văn bản đề nghị chi trả, các lệnh ghi giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng đã hợp lệ, kế toán tiền mặt sẽ viết phiếu chi, chuyển…
cho thủ trởng đơn vị và kế toán trởng ký duyệt sau đó chuyển cho thủ quỹ. Phiếu chi bắt buộc phải có chữ ký của giám đốc. Nguyên tắc này giúp kiểm soát đợc các khoản chi, đảm bảo thực hiện đúng chế độ.
Sau khi thủ quỹ chi tiền và ngời nhận tiền đã ký nhận, kế toán tiền mặt sẽ tiến hành vào chứng từ ghi sổ
Các nghiệp vụ làm giảm tiền mặt trong quỹ Nợ TK112: tiền gửi vào tài khoản tại ngân hàng Nợ TK331: trả tiền cho ngời cung cấp
Nợ TK334: trả lơng cho công nhân viên
Nợ TK141: chi tiền tạm ứng cho cán bộ công nhân viên đi công tác Nợ TK152, 153, 156: mua vật t, hàng hoá
Nợ TK211: chi tiền mua sắm tài sản cố định Có TK111 (1111, 1112, 1113, 1114)
Trong tháng 1 năm 2002 ở Công ty phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt nh sau:
- Rút tiền gửi ngân hàng về qũy tiền mặt: 20.000.000 đồng
- Giấy đề nghị xin tạm ứng của cán bộ Hoa, số tiền: 10.000.000 đồng
- Thu tiền bán sản phẩm cho khách hàng: 15.000.000 đồng
- Thu tiền của công ty A: 30.000.000 đồng
- Chi tiền lơng kỳ I cho công nhân viên: 40.000.000 đồng
Kế toán tiền mặt căn cứ vào số thu thực tế lập phiếu thu theo mẫu số 01-TT ban hành theo quyết định 186 TC/CĐKT ngày 14.3.1995 của Bộ Tài chính. (Mẫu phiếu thu xin xem ở phần phụ lục). Đối với phiếu chi, trớc khi lập kế toán phải kiểm tra nội dung, tính hợp lý, hợp pháp và đợc sự phê chuẩn của giám đốc công ty cùng kế toán trởng để lập phiếu chi theo mẫu số 01-TT ban hành theo quyết định 186 TC/CĐKT ngày 14.3.1995 của Bộ Tài chính. (Mẫu phiếu chi xin xem ở phần phụ lục). Sau khi thủ quỹ đã thực hiện việc thu, chi tiền mặt, hàng ngày kế toán vốn bằng tiền tiến hành vào sổ chứng từ ghi sổ các chứng từ gốc có cũng nội dung kinh tế. Mẫu chứng từ ghi sổ nh sau:
Chứng từ ghi sổ (thu tiền mặt)
Côngty XD-TM Bộ GTVT Ngày01/01/2002 Số 0011 Nợ TK111
Trích yếu Tài khoản đối ứng Số tiền(1000đ) Ghi chú
Nợ Có
-Thu tiền mặt ngày 01/01 +Rút tiền ở Ngân hàng +Bán hàng
+Thu của công ty A
111 112 511 131 20.000 15.000 30.000 Cộng 65.000 Kèm theo 3 chứng từ gốc Kế toán trởng ngời lập (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Chứng từ ghi sổ (chi tiền mặt)
Côngty XD-TM Bộ GTVT Ngày01/01/2002 Số 0011 Có TK111
Trích yếu Tài khoản đối ứng Số tiền(1000đ) Ghi chú
Nợ Có
-Chi tiền mặt ngày 01/01 +Tạm ứng + Chi lơng 141 334 111 10000 40000 Cộng 50.000 Kèm theo 2 chứng từ gốc Kế toán trởng ngời lập (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Sau khi các chứng từ ghi sổ đợc lập xong, kế toán phải kiểm tra lại để đảm bảo tính chính xác của số liệu đã phản ánh trên đó, sau đó ghi vào sổ đăng ký chứng từ và ghi sổ cái tài khoản.
Ví dụ ngày 02.01.2002 có thêm một chứng từ ghi sổ số 0012 với tổng phần thu là 35.000.000 đồng; tổng phần chi là 49.000.000 đồng. Kế toán lập sổ đăng ký chứng từ nh sau:
sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Tháng 01 năm 2002
Chứng từ ghi sổ Số tiền (1000đ) Ghi chú
Só Ngày 0011 0011 0012 0012 01/01 01/01 02/01 02/01 65.000 50.000 35.000 49.000 Thu tiền mặt Chi tiền mặt Thu tiền mặt Chi tiền mặt
sổ cái TK1111 tiền mặt “ ”