II. Phân tích thực trạng công tác tiêu thụ sản phẩm của công ty trong thời gian qua.
2. 1 Công tác nghiên cứu và dự báo thị trờng
Công tác điều tra nghiên cứu thị trờng của công ty thời gian qua đợc triển khai với những hình thức chủ yếu sau:
Công ty đã cử các nhân viên thị trờng của mình đi điều tra, nắm bắt các thông tin về sự biến động cung cầu và giá cả về các sản phẩm cao su cũng nh về nguyên liên thông qua phiếu điều tra, phỏng vấn trực tiếp, các quan sát, những tài liệu chuyên ngành... Bên cạnh đó, việc kết hợp hoạt động tiêu thụ sản phẩm với việc điều tra, nghiên cứu thị trờng tại các chi nhanh, đại lý cũng đem lại cho công ty nhiều thông tin hữu ích mà lại tiết kiệm chi phí. Qua các báo cáo mà các chi nhánh, đại lý gửi về, các quan hệ kinh tế và hợp đồng kinh tế đợc thiết lập mà phần nào giúp công ty nắm đ- ợc diễn biến trên thị trờng. Ngoài ra, để nắm sát tình hình thực tế, nhất là với ban lãnh đạo công ty, các giám đốc xí nghiệp, các trởng phòng kinh doanh và các cán bộ quản lý thờng trực tiếp đến các địa bàn, các chi nhánh, đại lý để nắm bắt tình hình. Tuy vậy, kết quả từ những hoạt động này vẫn còn hạn chế, do thị trờng của công ty trải rộng và quy mô lớn mà đội ngũ nhân viên thì lại cha đủ rộng cả về số lợng lẫn năng lực.
Công ty cũng thờng tổ chức hội nghị khách hàng hàng năm để tham khảo ý kiến đóng góp của họ với hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, giải thích trao đổi với họ, qua đó nắm đợc các phản hồi từ khách hàng, thắt chặt thêm quan hệ và nâng cao uy tín của công ty. Hình thức này không phức tạp, ít tốn kém mà nếu ổ chức tốt thì hiệu quả mang lại không nhỏ. Thực tế, việc tổ chức hội nghị khách hàng của công ty còn ít (mỗi năm 1 lần), nội cung còn sơ sài. Khách hàng nhiều khi cha đợc mời đủ, đúng, các vấn đề bàn luận cha đợc chuẩn bị kỹ, do vậy cha thu hút đợc sự quan tâm của khách hàng, hiệu quả cha cao.
Công ty cũng đã tích cực tham gia các hội chợ triển lãm, các cuộc thi bình chọn TOPTEN: 10 sản phẩm đợc ngời tiêu dùng a thích nhất. Qua đó, cũng giúp cho công ty đánh giá chính xác hơn sự tín nhiệm của khách hàng và năng lực sản xuất của bản thân.
Việc tổ chức bán, giới thiệu sản phẩm hay nghiên cứu các thông tin trên các ấn phẩm, tài liệu văn bản cũng đợc tiến hành song kết quả cha đợc khả quan.
Một số hình thức khác đã đợc công ty thử nghiệm và áp dụng nh dùng phiếu hỏi ý kiến khách hàng, phiếu điều tra nhu cầu, phỏng vấn.v.v... nhng hiệu quả kinh tế cha cao nên gần nh đã tạm ngừng.
Tóm lại, việc nghiên cứu thị trờng của công ty thời gian qua cũng đã đợc tiến hành khá tích cực. Nhng cách làm còn đơn điệu, cha đi sâu, đi sát thị trờng và khách hàng. Hoạt động này của công ty cho đến nay vẫn còn bê trễ. Điều đó đã ảnh hởng đến công tác dự báo thị trờng và đa ra kế hoạch của công ty cha đợc chính xác và sát với thực tiễn. Năm 2000, hầu hết các kế hoạch đều không sát. Hiện tại, với uy tín và điều kiện của mình, công ty vẫn có thể gia tăng đợc khối lợng tiêu thụ. Nhng nhìn về lâu dài, khi mà sản xuất đợc mở rộng, nhu cầu lên cao và đòi hỏi khắt khe hơn, và nhất là sự tham gia của nhiều hơn các đối thủ mạnh thì rõ ràng vấn đề nghiên cứu, nắm bắt thị trờng và khách hàng là yêu cầu không thể thiếu và phải đợc đầu từ tơng xứng thì mới có thể góp phần duy trì sự phát triên của mình.
2.2 - Công tác lập kế hoạch tiêu thụ:
Hàng năm, công ty lập kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm dựa vào các căn cứ:
- Kế hoạch sản xuất kinh doanh mà Tổng công ty hoá chất giao. - Tình hình biến động của hoạt động tiêu thụ sản phẩm qua các năm trớc đây.
- Một số kết quả của công tác nghiên cứu và dự báo thị trờng. - ý kiến chủ quan của ban lãnh đạo công ty.
Công ty lập kế hoạch tiêu thụ cho toàn công ty, toàn bộ sản lợng sản phẩm, cho từng xí nghiệp thành viên, từng mặt hàng và theo từng khoảng thời gian trong năm. Phòng Kế hoạch thị trờng có trách nhiệm chính trong việc lập ra kế hoạch này với sự tham gia của các phòng ban khác. Kế hoạch tiêu thụ đợc lập cho từng quý, và cũng thờng thay đổi theo từng quy theo diễn biến tình hình thị trờng. Trong các năm 96, 97, lợng tiêu thụ đều vợt kế hoạch đặt ra, trong đó năm 97 vợt khá xa kế hoạch đề ra tới 25% với các sản phẩm chủ yếu. Công tác lập kế hoạch tiêu thụ của công ty làm khá tốt song vẫn còn một số tồn tại nh: Cha đợc sát với thực tế do công tác nghiên cứu và dự báo thị trờng cha đợc chính xác dẫn đến lợng tồn kho cũng không nhỏ. Việc lập kế hoạch thờng dựa nhiều vào tình hình tiêu thụ các năm trớc và ý kiến chủ quan...