tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ
1. Hình thức Nhật ký chung .“ ”
Đặc trng cơ bản của hình thức “NKC” là toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đợc ghi vào sổ nhật ký mà trọng tâm là sổ nhật ký chung theo thứ tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán các nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên sổ Nhật ký đẻ ghi sổ cái theo tong nghiệp vụ phát sinh.
Trình t hạch toán đợc khái quát bằng sơ đồ sau 2. Hình thức NK- SC. Chứng từ gốc Sổ nhật ký chung Nhật ký đặc biệt Sổ cái các TK 511, 632, 641,642,911,131,111…
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo kết quả kinh doanh
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ(Thẻ) kế toán chi tiết các TK 131,511, 531, 532,641,156…
Đặc trng của hình thức này là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ kế toán thực hiện duy nhất là NK-SC.Căn cứ để ghi vào NK-SC là các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc.
Trình tự hạch toán đợc khái quát bằng sơ đồ sau.
3. Hình thức CT-GS.
Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải căn cứ vào chứng từ gốc để lập chứng từ ghi sổ trớc khi ghi vào sổ kế toán.Việc thực hiện ghi sổ kế toán bao gồm
- Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái.
Trình tự hạch toán đợc khái quát bằng sơ đồ sau. Chứng từ gốc
Sổ quỹ
Nhật ký – sổ cái
Bảng tổng hợp chi tiết
Báo cáo kết quả kinh doanh
Sổ(Thẻ) kế toán chi tiết các TK131,511,531,
4. Hình thức NK- CT
Hình thức này tổ choc sổ sách theo nguyên tắc tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vu KTPS theo một vế của tài khoản kết hợp với việc phân tích TK đó theo các TK đối ứng.Thực tế,tổ choc sổ NK- CT theo vế có và tổ choc phân tích chi tiết theo vế Nợ của TK đối ứng.
Trình tự hạch toán đợc khái quát bằng sơ đồ sau. Chứng từ gốc
Bảng, tổng hợp chứng từ gốc
Chứng từ ghi sổ
Báo cáo kết quả kinh doanh Bảng cân đối số phát sinh Sổ cái các TK
511,632,641,642.... Sổ quỹ
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ (thẻ) kế toán chi tiết
Chứng từ gốc và các bảng phân bổ
Nhật ký chứng từ số 8 toán chi tiếtSổ (thẻ) kế
Bảng tổng hợp chi tiết
Sổ cái TK 511,632,156..
Báo cáo tài chính Bảng kê số
1,5,8,10....
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Phần II
Thực trạng công tác tổ chức hoạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng
hoá tại công ty tạp phẩm và bảo hộ lao động. I. Đặc điểm chung của công ty tạp phẩm và bảo hộ lao động
1. Quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp .
Công ty tạp phẩm và vảo hộ lao động là nột đơn vị kinh doanh độc lập tự chủ về tài chính, có t cách pháp nhân và mở tài khoản riêng tại ngân hàng công thơng Ba Đình. Trụ sở chính của công ty đắt tại 11B phố Cát Linh, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội.
Công ty có quá trình hình thành và phát triển gắn liền với yêu cầu phát triển của nền kinh tế đật nớc. Xông ty đóng vai trò là nột trung gian thơng mại, nắn liền sản xuất và tiêu dùng, tham gai vào quá trình lu thông hàng hoá góp phần phát triển nền kinh tế đất nớc và chịu trách nhiệm về quyền và nghĩa vụ của mình với nhà nớc.
Năm 1981 khi đất nớc còn đang duy trì cơ chế kinh tế hoạch hoá tập trung, do yêu cầu thực tế, công ty đợc thành lập với tên gọi trung tâm bán buôn bách noá trực thuộc tổng công ty bách hoá - Bộ nội thơng. Trong giai đoạn 1981- 1986 , công ty đã trở thành một trung tâm bán bách hoá nhận nhiệm vụ hoàn thành tốt kkees hoạch phân phối sản phẩm, hàng hoá do nhà n- ớc giao và đợc hởng sự bao cấp u đãi tạo điều kiện thuận lợi phát triển . Năn 1986 để phù hợp với chức năng và nhiệm vụ mới , tring tâm đã đổi tên thành công ty dụng cụ gia đình và tạp phẩm .
Đến năm 1993, theo quyết định thành lập doanh nghiệp số 388/CP , công ty thành lập lại doanh nghiệp với tên gọi là công ty tạp phẩm. Trải qua hai năm hoạt động , căn cứ vào tình hình thực tế của công ty và phơng hơng kế hoạch của Bộ thơng mại, đến tháng 5 năm 1995 công ty sát nhập với công ty
Bảo hộ lao động thành công ty Tạp phẩm và Bảo hộ lao động trực thuộc Bộ th- ơng mại.
Từ năm 1995 đến nay, công ty có nhiệm vụ bán buôn, bán lẻ các mặt hàng tạp phẩm và bảo hộ lao động cả trong và ngoài nớc. Những mặt hàng của công ty có mặt ở khắp các tỉnh thành. Do u thế của công ty là công ty bán buôn, việc mua dịch thực hiện ngay tại các nhà máy, các công ty sản xuất nên tạo điều kiện cho công ty có khả năng tiêu thụ một khối hợng hàng hoá lớn trên thị trờng. Tại Hà Nội, công ty có 3 địa điểm bán hàng chính la 11B Cát Linh, 12 Đoàn Thị Điểm, cây số 5 đờng Giáp Bát.
Công ty tạp phẩm và bảo hộ lao động là đơn vị độc lập có con dấu riêng đợc Sở kế hoạch và đầu t Hà Nội cấp đăng ký kinh doanh số 109798 ngày 9/5/95 . Vốn của công ty là 5,3 tỷ với vốn cố định là 1,7 tỷ, và vốn lu động là 3,6 tỷ . Trong đó tài sản cố định chỉ chiếm một ohaanf nhỏ, chủ yếu d- ới dạng nhà cửa, kho bãi , máy móc thiết bị,phuwiwng tiện vận tải... Tính cho đến nay công ty vẫn đảm bảo thực hiện tốt mục tiêu kinh doanh, có lợi nhuận, đồng thời thực hiện tốt các nghĩa vụ với Nhà nớc. Hàng năm, công ty đều nhận đợc giấy khen của Chính phủ và năm 1999 công ty đã nhận đợc huân Chơng lao động hạng ba.
Có thể nói, công ty đã không ngừng duy trì tình hình kinh doanh của mình, thu nhập bình quân của công nhân viên không ngừng đợc nâng cao , khuyến khích ngời lao động phấn đấu thực hiện nhiệm vụ của mình. Thành tích đó đợc thể hiện qua bảng sau:
2. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh.
Tổ chức thu mua nguồn hàng tạp phẩm, dụng cụ goa đình và bảo hộ lao động .
Tổ chức bán buôn, bán lẻ rộng rãi các mặt hàng thuộc diện kinh doanh của công ty nh phích nớc, háng xứ Hải Dơng , bóng đèn, găng tay, rợu , giấy viết...
Phát triển sản xuất, gia công các mặt hàng bách hoá.
Nhận uỷ thác, mua bán đại lý các mặt hàng thuộc phạm vi kinh doanh của công ty cho các tổ chức sản xuất - kinh doanh.
Xuất nhập khẩu các nặt hàng thuộc phạm vi kinh doanh của công ty nh hàng dụng cụ gia đình , bảo hộ lao động .
Cơ cấu tổ chức sản xuất của công ty đợc thực hiện theo dạng mua bán khép kín , các hoạt động chủ yếu phát sinh là hoạt động mua và bàn.Các đơn vị trực thuộc tuwjddeef ra phơng hớng kinh doanh, t lạp kế hoạch mua những loại sản phẩm, hàng hoá, với số lợng bao nhiêu , mức giá nh thế nào và tự tổ chức bán hàng với phơng thức lãi hởng, lỗ chịu.
3. Đặc điểm tổ chức hoạt động quản lý.
Bộ máy quản lý của công ty đợc tổ chức thei nguyên tắc lãnh đạo trực tuyến chức năng, nhân viên các phòng và giám đốc, đều phải chịu sự lãnh đạo của các trởng phòng và giám đốc.
Đứng đầu bộ máy quản lý là giám đốc công ty . Giám đốc là ngời điều hành mọi hoạt động của công ty theo chế độ thủ trởng và chịu trách nhiềm tr- ớc cấp trên về mọi mặt hoạt động của công ty , đại diện quyền lợi và nghĩa vụ của công ty trớc pháp luật.
Giúp việc cho giám đốc là hai phó giám đốc . Phó giám đốc thứ nhất phụ trách về công tác tổ chức hành chính, xây dựng cơ bản của công ty . Phó giám đốc thứ hai là ngời chỉ đạo trực tiếp các hoạt động kinh doanh bảo hộ lao động . Phó giám đốc đợc uỷ quyền giải quyết công việc khi giám đốc đi vắng.
Dới ban giám đốc là các phòng chức năng gồm phòng kế hoạch và tổ chức hành chính.
Phòng tổ chức hành chính làm nhiệm vụ tham mu cho giám đốc trong khâu tổ chức cán bộ , lao động và thực tiện các chính sách, chế độ với gời lao động , làm công tác hành chinhd soạn thảo văn bản, công văn, lu trữ...
Phòng kế toán - kế hoạch:Tổ chức hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, thực hiện công tác có liên quan đến sổ sách kế toán, lập báo cáo tài chính để cho ra các quyết định kinh doanh, lập kế hoạch kinh doanh của Công ty. Quản lý việc huy động và sử dụng vốn., hoàn thành nghĩa vụ của Công ty với ngân sách nhà nớc. Bộ phân kinh doanh của Công ty đợc tổ chức thành 5 bộ phận , cửa hàng số 1, cửa hàng số 2, trạm bách hoá, trạm bảo hộ lao động và phòng nghiệp vụ kinh doanh. Các bộ phận này trực tiếp hoạt động kinh doanh
có nhiệm vụ chủđộng trực tiếp thu mua, bảo quản vận chuyển và tiêu thu hàng hoá nhằm thực hiện kế hoạch kinh doanh của Công ty.
Các bộ phận kinh doanh đợc bán buôn bán lẻ tất cả các mặt hàng kinh doanh của Công ty, đợc chủ động tạo nguồn hàng và tiêu thụ hàng, chủ động quyết định giá mua và giá bán hàng. Trởng bộ phận kinh doanh đợc giám đốc uỷ quyền ký kết các hợp đồng mua bán hàng hoá phải chịu trách nhiệm trớc giám đốc về pháp luật về hoạt động kinh doanh của mình. Các bộ phận kinh doanh phải có trách nhiệm quản lý sử dụng có hiệu quả vốn của Công ty cũng nh phải p-hục vụ đầy đủ nghĩa vụ với ngân sách nhà nớc, với Công ty
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
Ban giám đốc giám đốc phó giám đốc Kế hoạch kế toán Tổ chức hành chính Phòng nghiệp vụ Trạm bảo hộ lao động Trạm bách hoá Cửa hàng số 1 Cửa hàng số 2
4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán
4.1. Tìm hiểu bộ máy kế toán
Do đặc kểm là một đơn vị kinh doanh thờng mại, các hoạt động mua bán diễn ra thờng xuyên liên tục với khối lợng lớn và xảy ra ngay tại các đơn vị trực thuộc nên công ty đã lựa chọn hình thức kế toán vừa phân tán vừa tập trung. Sự phân tán đợc thể hiện ở mỗi đoan vị trực thuộc đều có kế toán làm nhiệm vụ hạch toán nghiệp vụ mua bán, xuất nhập kho, thống kê, hạch toán các nội dung, chỉ tiêu đợc phân cấp quản lý. Để tiện cho việc kịp thời theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và tạo điều kiện cho các đơn vị trực thuộc đợc chủ động, linh hoạt trong quá trình kinh doanh, toàn bộ các chứng từ đợc lập ở các đơn vị trực tiếp kinh doanh. Sau đó, những chứng từ này đợc tập hợp và gửi về phòng kế toán công ty.
Sự tập trung đợc thể hiện ở việc phòng kế toán công ty sau khi nhận đợc toàn bộ những chứng từ co các kế toán đơn vị trực thuộc gửi lên sẽ tiến hành kiểm tra, đối chiếu toàn bộ, vào nhập ký tổng hợp, vào sổ cái, lên báo cáo.
Để phù hợp với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và đáp ứng yêu cầu quản lý, chỉ đạo kinh doanh của công ty , chặt chẽ từ công ty xuống các cửa hàng, trạm
Đứng đầu bộ máy kế toán của công ty là kế toán trởng, ngời tổ chức cơ cấu bộ máy kế toán, công tác kế toán , thống kê trong doanh nghiệp. Kế toán trởng là ngời chịu trách nhiệm chỉ đạo trực tiếp về mặt nghiệp vụ của các nhân viên phân hành, kế toán cơ sở , đôn đốc , giám sát tình hình sử dụng vốn của công ty. Đồng thời, kế toán trởng cũng sà ngời trực tiếp báo cáo các thông tin kế toán lên giám chuyển dịch cơ cấu kinh tế ngànhốc, các cơ quan có thẩm quyền cũng nh chịu trách nhiệm trớc phát luật về các thông tin, số liệu đã báo cáo.
Công ty có hai kế toán phó chịu sự lãnh đạo của kế toán trởng và phải chịu trách nhiệm trong phạm vi kế toán tổng hợp và kiêm kiểm toán viên nội bộ; một kế toán phó khác chịu trách nhiệm tính thuế phải nộp cho cơ quan thế và các kết quả tài chính cho chuyển dịch cơ cấu kinh tế ngành đơn vị trực thuộc cũng nh chịu trách nhiệm chỉ đạo công tác kế toán ở trạm bảo hộ lao động. Cả hai kế toán phó đều phải tập trung các chứng từ do các đơn vị trực
thuộc gửi lên cho phòng kế toán công ty và tiến hành hạch toán vào nhật ký chứng từ, sau đó vào sổ cái để làm căn cứ lập báo cáo tài chính của công ty .
Toàn bộ phòng kế toán đợc chia ra 4 bộ phận : kế toán quỹ và ngân hàng, kế toán tồn kho bán hàng và công nợ bán, kế toán công nợ mua, kế toán tài sản cố định và tổng hợp. Ngoài ra, còn có bộ phận kế toán phân tán dới các cửa hàng, các trạm.
Một kế toán làm nhiệm vụ về quỹ, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển vay vốn và thanh toán. Cán bộ kế toán phần này cuối kỳ phải đối chiếu với ngân hàng về số tiền trên tài khoản cỉa công ty gửi tài ngân hàng.
Một kế toán theo dõi các nghiệp vụ về hàng hoá nh theo dõi tổng hợp tình hình nhập xuất tồn hàng hoá và các nghiệp vụ bán hàng nh phản ánh koanh thu và thanh toán của ngời mua
Một kế toán theo dõi công nợ với ngời bán và kiêm nhiệm chức năng thủ quỹ
Kế toán phó kiêm kế toán tổng hợp đảm nhiệm các nghiệp vụ về tài sản cố định, tiền lơng, bảo hiểm xã hội, tập hợp chi phí, tính toán kết quả kinh doanh, lập báo cáo tài chính.
Một nhân viên làm việc thống kê
Nhìn chung, bộ máy kế toán của công ty đợc tổ chức hợp lý với các kế toán viên có nhiều kinh nghiệm trong nghề nghiệp nên công tác kế toán đợc thực hiện chín xác, kịp thời.
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
4.2. Hệ thống chứng từ
Mỗi phần hành kế toán, đơn vị sử dụng những mẫu chứng từ khác nhau, ở phần bán hàng ( tiêu thụ hàng hoá ) đơn vị sử dụng một số chứng từ nh: Hoá đơn GTGT, biên bản thừa thiếu hàng hoá , phiếu xuất kho, phiếu thu, giấy báo nợ của ngân hàng, tờ kê chi tiết nhập xuất, bản kê...
4.3. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản mà công ty sử dụng tuân theo hệ thống tài khoản do bộ tài chính ban hành
Kế toán trưởng
Kế toán kiêm kiểm toán viên bộ
Kế toán phó Nhân viên
thống kê
Kế toán quỹ
và ngân hàng Kế toán công nợ mua kiêm thủ quỹ Kế toán bán hàng, kho và công nợ bán Kế toán chi phí, TSCĐ, tổng hợp Kế toán phòng nghiệp vụ Kế toán trạm bảo hộ lao động Kế toán trạm bách hoá Kế toán cửa hàng số 1 Kế toán cửa hàng số 2
Căn cứ vào tình hình thực tế của công ty , kế toán công ty đã sử dụng các tài khoản sau cho các phần hành kế toán :
Các tài khoản thuộc bộ phận kế toán quỹ và ngân hàng: TK 111,112,113
Các tài khoản thuộc bộ phận kế toán tồn kho: TK 151,156
Các tài khoản thuộc bộ phận kế toán TSCĐ, tiền lơng, chi phí: TK 211, 214, 142, 335, 333, 334, 338, 411, 431, 415, 416, 642, 911
Tại các cửa hàng theo dõi trên các tài khoản 111, 131, 331, 133, 156, 141, 511, 632, 641 cho từng cửa hàng
Ngoài ra, công ty coàn mở các tài khoản cấp 2 phù hợp với hoạt động