Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, thực hiện các công việc kế toán trong doanh nghiệp. Tuỳ theo yêu cầu và trình độ quản lý nói chung, trình độ của bộ máy kế toán nói riêng, trang thiết bị làm việc mà lựa chọn các phơng pháp ghi sổ thích hợp. Tuy nhiên trong mọi trờng hợp tổ chứ hệ thống sổ kế toán cần tuân thủ theo một số nguyên tắc sau:
Đặc điểm chủ yếu của hình thức kế toán Nhật ký chung là các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đợc căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ để ghi theo thứ tự thời gian và nội dung nghiệp vụ kinh tế theo đúng mối quan hệ khách quan giữa các đối tợng kế toán (theo đúng quan hệ đối ứng giữa các TK kế toán).
Hệ thống sổ kế toán trong hình thức Nhật ký chung bao gồm:
- Sổ nhật ký chung (vào Nhật ký hàng ngày) và các Nhật ký chuyên dùng - Sổ cái tài khoản: Ghi chi tiết từng tài khoản theo ngày tháng.
- Sổ chi tiết tài khoản.
* Sổ Nhật ký chung: là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh theo thứ tự thời gian, theo các định khoản kế toán đúng với nội dung kinh tế của nghiệp vụ phát sinh phục vụ cho việc tổng hợp số liệu ghi sổ cái các TK.
* Các sổ nhật ký chuyên dùng (sổ nhật ký đặc biệt) dùng để ghi chép một số loại nghiệp vụ kinh tế riêng biệt nh nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiết, nhật ký mua hàng, bán hàng,... theo thứ tự thời gian phát sinh các nghiệp vụ.
Số liệu trên các nhật ký chuyên dùng đợc sử dụng để ghi vào các TK phù hợp trên sổ cái sau khi đã loại trừ số trùng lắp do một nghiệp vụ đợc ghi ở sổ nhật ký chuyên dùng khác.
* Sổ các tài khoản: là sổ kế toán tổng hợp để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng TK trong niên độ kế toán. Mỗi TK đợc mở một hoặc một số trang liệu tiếp. Cơ sở để ghi vào sổ cái các TK là các Nhật ký chung và các Nhật ký chuyên dùng.
Sổ cái đợc qui định thống nhất của mẫu biểu và các nội dung phản ánh trên sổ cái. Vì sổ cái là sổ tổng hợp để ghi theo từng TK về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến TK đó, do vậy về cơ bản mẫu sổ cái có thể thiết kế tơng tự nh sổ nhật ký chung.
* Sổ kế toán chi tiết trong hình thức kế toán Nhật ký chung, các sổ kế toán chi tiết đợc sử dụng để ghi chép, phản ánh các đối tợng kế toán cần theo dõi chi tiết, cụ thể phục vụ cho yêu cầu quản trị doanh nghiệp và việc tính toán một số chi tiêu tổng hợp để phân tích, kiểm tra, đánh giá một cách đầy
đủ, toàn diện, cụ thể tình hình, kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Các sổ kế toán chi tiết đợc mở có thể là: Sổ TSCĐ; Sổ chi tiết vật t, hàng hoá, sản phẩm; Thẻ kho; Sổ chi phí sản xuất kinh doanh...
Việc mở các sổ chi tiết nào, nội dung, kết cấu mẫu biểu cụ thể tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý cụ thể của doanh nghiệp.
Trong doanh nghiệp xây lắp, đợc mở hầu hết tất cả các loại sổ chi tiết có liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại doanh nghiệp và nó đợc dựa trên hệ thống tài khoản của Nhà nớc. Ngoài ra, tuỳ thuộc vào đặc điểm và tình hình quản lý sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp mà có thể mở thêm một số sổ sách, báo cáo kế toán riêng.
1.5.2. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán.
Hệ thống báo cáo kế toán của doanh nghiệp gồm nhiều loại khác nhau nh báo cáo định kỳ, báo cáo nhanh, báo cáo tài chính, báo cáo kế toán nội bộ,.. Doanh nghiệp phải qui định hệ thống báo cáo tài chính về danh mục báo cáo, nội dung, phơng pháp lập, kỳ hạn lập,... đối với từng báo cáo để đáp ứng yêu cầu quản lý vĩ mô, vi mô.
Hệ thống Báo cáo tài chính của doanh nghiệp sử dụng bao gồm:
- Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch tài chính - Bảng cân đối kế toán
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh - Báo cáo thuế
- Báo cáo tình hình thực hiện nghĩa vụ với cấp trên, với Nhà nớc.
- Báo cáo chi phí quản lý doanh nghiệp - Báo cáo chi tiết các TK liên quan
Trong điều kiện doanh nghiệp áp dụng kế toán trên máy vi tính thì việc lập các báo cáo kế toán đợc máy tính tự động lập theo trình tự nói trên.
Chơng II- Thực trạng công tác kế toán chi