Mô t các d li u chính s có trong h th ng và m i quan h ràng bu c gi a chúng, thông th ng đ c mô t b ng s đ quan h th c th (entity- relationship diagram vi t t t là ERD), các b ng thu c tính, các ràng bu c d li u, v.v. th hi n h th ng t khía c nh d li u hay tr l i cho câu h i:
H th ng s d ng d li u gì đ ph c v cho ho t đ ng c a mình?
Ç S đ quan h th c th (ERD) bao g m 2 thành ph n chính: th c th và quan h
Th c th : c ký hi u b i hình ch nh t. M t th c th t ng tr ng cho m t t p h p hay m t lo i đ i t ng trong th gi i th c.
Quan h : đ c ký hi u b i đ ng th ng n i gi a các th c th . M t quan h t ng tr ng cho s liên k t gi a các th c th . M i liên k t đó đ c bi u
di n trên mô hình th c th b ng đ ng k có th có hình r nhánh (chân gà) m t ho c c hai đ u.
Ç S đ quan h th c th s d ng 4 khái ni m logic chính: Ph n t , th c th , thu c tính, quan h .
Ph n t : là m t ch đi m, m t nhi m v , m t đ i t ng hay m t s ki n đáng quan tâm đ i v i đ n v c s . Ví d : m t th a đ t, m t m nh b n đ , m t ch s d ng c th . M t ph n t t ng đ ng m t dòng trong m t b ng nào đó.
Th c th : Là nhóm t nhiên m t s ph n t , mô t cho m t lo i thông tin ch không ph i b n thân thông tin. Ch ng h n ''ông Nguy n v n A'' là m t ph n t nh ng ông ta đ c ngành đa chính qu n lý vì ông ta có s d ng đ t đai, ông ta là m t ch s d ng. ''Ch s d ng'' là m t ki u th c th vì nó mô t cho m t s ph n t d a trên đó
thông h n đ c l u gi . Ki u th c th t ng đ ng v i b ng logic (trong th c t , đôi khi ng i ta còn coi ki u th c th nh các b ng th c th ). Khi m i làm quen v i k thu t phân tích d li u đôi khi khó xác đnh rõ các th c th chính có th c n. Th c th quan tr ng nh t th ng r i vào m t trong ba trong ph m trù sau:
Thông tin liên quan t i m t khía c nh x lý ch y u c a h th ng (ch ng h n th a đ t, ch s d ng).
Thông tin liên quan t i các thu c tính ho c tài nguyên c a h th ng (ch ng h n đ n v tính, đ n v hành chính, lo i đ t).
Thông tin đã khái quát, th ng d i d ng th ng kê, liên quan t i các phân tích ho c ki m soát (ch ng h n nh m c đích s d ng).
Cách ti p c n đ n gi n nh t trong vi c quy t đ nh m t ki u thông tin có nên đ a vào nh m t th c th trong mô hình hay không là tr l i câu h i: li u b ng các thông tin nh v y có ph c v gì cho h th ng không và trong tr ng h p có thì ph i xác đnh rõ các thu c tính c b n s t o ra m t dòng trong b ng. Ch ng h n, b ng ''th a đ t'' s bao g m các b n ghi cho t ng th a đ t c n qu n lý trong h v i các thu c tính s hi u th a, di n tích, đa danh, v.v.
Sau khi đã xác đnh đ c th c th (b ng) thích h p và b n ch t c a th c th (b n chi), b c ti p theo là xác đnh nh ng thông tin nào c n ph i đ c l u gi cho m i th c th . Thu c tính: Là các đ c tr ng c a th c th , bi u th b ng các tr ng ho c c t c a b ng. Ch ng h n, các thu c tính c a ch s d ng đ t là: + S hi u qu n lý, + Tên ch s d ng, + Tu i, + Tênv /ch ng. + a chi c a ch s d ng, vv.
Thu c tính liên quan t i các th c th còn các giá tr c a thu c tính liên quan t i các ph n t .
Có 3 ki u thu c tính khác nhau và b t k m t th c th nào c ng đ u có th có. Các ki u đó là:
+ Tên g i (mã hi u)
+ Mô t . đ c tr ng cho các tính ch t c a th c th + K t n i, th hi n quan h giá các th c th
Quan h : Là m i quan h t ng tr ng chi s liên k t gi a các th c th . M i quan h t nhiên luôn xu t hi n gi a th c th khác nhau, ch ng h n các m i quan h t n t i gi a m t ch s d ng và m t đ ng ký s d ng, m t đ ng ký s d ng và m t th a đ t, m t th a đ t v i m t m nh b n đ , v.v. Nh ng m i quan h nh v y đ c bi u di n trên mô hình th c th b ng các đ ng có m i tên ho c d u chân gà.
Có ba ki u quan h chính c a mô hình th c th :
¬ Quan h m t - m t, th hi n b ng m t đ ng n i gi a hai th c th ¬ Quan h m t - nhi u, th hi n b ng m t đ ng n i có r nhánh m t
¬ Quan h nhi u - nhi u, th hi n b ng m t đ ng n i có r nhánh hai đ u gi a hai th c th
Các th c th có quan h m t - m t v i nhau th ng đ c đ ng nh t thành m t th c th mang các thu c tính c a c hai th c th ban đ u. Quan h nhi u - nhi u th hi n m i quan h ch a đ c chu n hoá, thông th ng s đ c chuy n thành các quan h m t - nhi u thông qua th c th trung gian. Hay có th nói
cách khác là mô hình d li u s đ c chu n hoá đ đ t đ c d ng chu n c n thi t đ m b o tính nh t quán sau này c a h th ng.
IV. C S D LI U A CHÍNH 1. i t ng qu n lý