- Xem xét các sự kiện sau ngày khoá sổ kế toán để đánh mức độ ảnh hởng của thông tin từ khả năng thanh toán công nợ.
Biên bản đối chiếu công nợ
Công ty XYZ Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Địa chỉ Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ---*---
Hà Nội, ngày 31/12/2002
Biên bản đối chiếu công nợ
(Giữa công ty XYZ và công ty cổ phần BTL) Từ ngày 01/01/2002 đến ngày 31/12/2002
Hôm nay, ngày 31/12/2002 chúng tôi gồm : 1. Đại diện : Công ty XYZ
1. Ông (bà) : Hoàng Văn Ng (PGĐ) 2. Bà : Đỗ Thị T (KTT) 2. Công ty cổ phần BTL
1. Ông : Cao Hà P (GĐ) 2. Ông : Ngô Ich K (KTT)
Cùng nhau đối chiếu số liệu thực hiện sau : a. Số d ngày 01/01/2002 : 0 (VNĐ)
b. Mua hàng luỹ kế từ đầu năm
(Công ty BTL mua hàng của công ty XYZ)
Thời gian Lợng
(T)
Loại Số tiền Thuế VAT Σ
12 tháng 12.345,7 ĐV5 3.520.154.132
(VNĐ) 176.007.707 3.696.161.839
c. Đã thanh toán
Thời gian Nội dung Số tiền
12 tháng Trả tiền mua hàng (ĐV5) 2.415.320.478
Kết luận : Đến ngày 31/12/2002, công ty cổ phần BTL còn nợ công ty XYZ số tiền : 1.280.841.361. (VNĐ).
Biên bản đợc lập thành 4 bản, mỗi bên giữ 02 bản để làm cơ sở thanh và đối lần sau.
Công ty XYZ Công ty BTL
Biên bản này đợc kiểm toán viên giữ lại trong hồ sơ kiểm toán (@ : Số liệu khớp với sổ chi tiết tài khoản.
Đối với công ty ABC, do là khách mới và công ty không thực hiện đối chiếu công nợ nên kiểm toán viên sẽ tiến hành gửi th xác nhận cho khách hàng của công ty ABC. Trớc khi gửi th xác nhận, kiểm toán viên phải thống nhất với ban giám đốc và đợc ban giám đốc đồng ý thì sẽ thực hiện gửi th xác nhận. Thông thờng ban giám đốc chỉ đồng ý cho kiểm toán viên gửi th xác nhận tới một số bạn hàng của mình vì những lý do về kinh doanh và uy tín của công ty. Trong những trờng hợp ban giám đốc không cho phép gửi th xác nhận, KTV phải có những biện pháp kiểm toán thay thế thích hợp để xác minh các số d đó là có thật và đúng đắn.
Công ty ABC có 8 khách hàng thờng xuyên ký kết hợp đồng. Trong 8 khách hàng đó, kiểm toán viên nhận thấy cần thiết phải gửi th xác nhận cho 5 khách hàng, vì những khách hàng còn lại đã thực hiện thanh toán cho công ty ABC vào quý I/2002 và kiểm toán viên xét thấy những khoản mục đó là không trọng yếu.
Sau đây là danh sách mà công ty mà kiểm toán viên phải gửi th xác nhận. Tuy nhiên trong đó có công ty TNHH Việt Thắng là ban giám đốc không cho phép gửi th xác nhận. Lý do ban giám đốc đa ra đợc kiểm toán viên cho là hợp lý nên kiểm toán viên sẽ gửi th xác nhận cho 4 công ty còn lại.
Tên khách hàng : Công ty ABC
Niên độ kế toán : 31/12/2002 Tham chiếu Khoản mục : 131 Ngời thực hiện Bớc công việc : Gửi th xác nhận Ngày
1. Công ty trách nhiệm HH Việt Thắng 813.751.108
2. Công ty cổ phần Hồng Hà 1.1118.239.453 v
3. Công ty liên doanh SP 315.434.378 v
4. Công ty xi măng Bỉm Sơn 54.937.212
5. Công ty thép Thái Nguyên 198.342.339
Sau khi gửi th xác nhận, kiểm toán viên sẽ phải theo dõi th xác nhận đã gửi đi, vì đây sẽ là những bằng chứng quan trọng để kiểm toán viên xác định tính chính xác và hợp lý của các số liệu trên sổ chi tiết tài khoản 131.
Trong các th xác nhận gửi đi, kiểm toán viên đã nhận đợc hồi âm của cả 4 th xác nhận. Những th xác nhận hồi âm đã chứng minh số liệu trên sổ chi tiết của công ty ABC là hợp lý và chính xác.
* Kiểm tra chi tiết nghiệp vụ bán chịu hàng.
Khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến tài khoản 131 “phải thu khách hàng”, để kiểm tra chi tiết số d TK này, kiểm toán viên thực hiện kiểm tra chi tiết thông qua các bớc :
- Chọn mẫu hoá đơn chứng từ
- Đối chiếu, kiểm tra hoá đơn chứng từ với sổ sách và tài liệu có liên quan. - Phát hiện giải thích nguyên nhân chênh lệch và thực hiện điều chỉnh.
Chọn mẫu chứng từ : Khi thực hiện chọn mẫu chứng từ để kiểm tra, kiểm toán viên thờng tập trung vào kiểm tra hoá đơn chứng từ của những nghiệp vụ phát sinh có giá trị lớn và có nhiều nghi vấn hoá những nghiệp vụ phát sinh có giá trị lớn và có nhiều nghi vấn hoá đơn chứng từ đợc sử dụng thờng có hoá đơn bán hàng các phiếu thu, giấy báo có…Ngoài ra kiểm toán viên còn kiểm tra một số hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho để đối chiếu về số lợng và giá trị hàng hoá. Sau đó thực hiện đối chiếu hoá đơn chứng từ với những sổ sách và tài liệu có liên quan.
Kiểm tra tính hợp lệ : Trên cơ sở những hoá đơn chứng từ đã chọn thì kiểm toán viên sẽ thực hiện đối chiếu.Trong khi đối chiếu, kiểm toán viên sẽ tập trung kiểm tra về tính hợp lệ của các chứng từ này, và kiểm tra tính đầy đủ của các chứng từ đi kèm. Bên cạnh đó phải thực hiện đối chiếu để xem sự thống nhất giữa hoá đơn, chứng từ về hợp đồng về nghiệp vụ và quy mô só tiền.
Kiểm tra tính đầy đủ : Với sổ sách kế toán, kiểm toán viên thực hiện xem xét việc định khoản và ghi sổ các nghiệp vụ xem có đúng với quy đinhj chế độ kế toán hiện hành hay không.
Đối với công ty XYZ, việc kiểm tra chứng từ có phần đơn giản hơn về số l ợng các nghiệp vụ phát sinh là ít (do đặc thù của mặt hàng kinh doanh). Vì vậy, khả
năng xảy ra các sai phạm trọng yếu là khó xảy ra, đồng thời, đây là khách hàng th- ờng xuyên của AASC nên điều này càng dễ hiểu. Tuy nhiên, để tránh xảy ra bỏ xót, kiểm toán viên vẫn phải thực hiện bớc công việc này vì có thể trong năm tài chính này, chính sách của công ty có sự thay đổi và có nhiều biến động về tình hình sản xuất kinh doanh.
Bớc công việc này đợc thể hiện trên giấy làm việc của kiểm toán viên AASC nh sau :
Công ty AASC
Tên khách hàng : XYZ Tham chiếu : E Niên độ kế toán : 31/12/02 Ngời thực hiện Khoản mục : 131 Ngày
Bớc công việc : Kiểm tra chi tiết chứng từ
- Ngày : 28/2 : Thu tiền hàng công ty TNHH Đức Anh Nợ TK 111
Có TK131
- Ngày 8/4 : Thu tiền bán Có TK131 đã cục Nợ TK 111
Có TK131
Hai chứng từ của hai ngày này chỉ có phiếu thu tiền - Ngày 12/4 : Thu tiền hàng IMERYS
Nợ 112 : 1.294.362.300
Nợ 413 : 10.993.920 ♦ Có 131 : 1.305.356.120 - Ngày 13/5 : Thu tiền hàng IMERYS
Nợ TK112 : 1.252.422.490 Nợ TK413 : 12.466.050 Có TK 131 : 1.264.888.540 ♦ : Đã kiểm tra chứng từ
Nợ 413 / có 131 : Là khoản chênh lệch T. giá phát sinh trong kỳ giữa tỷ giá tại thời điểm ghi nhận công nợ với tỷ giá hạch toán. - 6/12 : Thu tiền thuê máy nén khí :
Nợ 111: 6.802.400 Có 113 : 6.802.400
- Ngày 8/12 : Bù trừ công nợ giấy bãi bằng : Nợ 331/ có 131 : 271.146.960 Nhận xét :
- Nợ TK131 : + Có hoá đơn bán hàng với công ty khách hàng. Hoá đơn đầy đủ, chính xác.
- Có TK131 : + Chứng từ thu tiền chỉ có phiếu thu hoặc giấy báo có của ngân hàng.
+ Không có chứng từ khác kèm theo 6.272.000
Tơng tự , kiểm toán viên cũng đã thực hiện bớc công việc kiểm tra chi tiết chứng từ của Công ty ABC. Nhận thấy là không có các sai phạm trọng yếu sảy ra.
* Kiểm tra việc quy đổi ngoại tệ và hạch toán công nợ bằng ngoại tệ. Với Công ty ABC, không có nghiệp vụ nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ. Với Công ty XYZ, hàng bán chủ yếu là bán xuất khẩu nên thu tiền hàng chủ yếu bằng ngoại tệ (USD). Qua kiểm tra kiểm toán viên nhận thấy:
- Công ty XYZ đã hạch toán các khoản thu tiền bằng ngoại tệ là chính xác và hợp lý.
- Sổ theo dõi và ghi sổ nguyên tệ của Công ty đợc trình bày hợp lý và đúng theo quy định hiện hành.
- Tỷ giá ngoại tệ ghi sổ đúng theo tỷ giá thực tế do ngân hàng Nhà nớc công bố vào ngày ghi sổ.
Sau khi kiểm toán hai Công ty ABC, và XYZ đối với khoản mục 131 “phải thu khách hàng” . Kiểm toán viên đa ra kết luận kiểm toán của mình về khoản mục phải thu khách hàng của hai Công ty .
* Kiểm toán doanh thu
Hầu hết khi thực hiện kiểm toán khoản mục doanh thu tại khách hàng của mình, AASC đều thực hiện các bớc công việc kiểm toán nh đối chiếu sổ sách, thực hiện thủ tục phân tích và kiểm tra chi tiết các loại doanh thu. Đó là việc thực hiện đối chiếu giữa tổng doanh thu phát sinh của từng tháng trên sổ chi tiết với bảng kê, báo cáo lãi, lỗ…thực hiện kiểm tra chi tiết doanh thu về tính hợp lý, tính đầy đủ và tính đúng kỳ của doanh thu. Kiểm tra doanh thu bằng ngoại tệ và các khoản giảm trừ doanh thu.
Trong kỳ thực hiện kiểm toán tại các công ty khách hàng, kiểm toán viên đã lập chơng trình cho việc kiểm toán khoản mục doanh thu.
Chơng trình kiểm toán khoản mục doanh thu do AASC thực hiện.
Khoản mục doanh thu
Tên khách hàng Tham chiếu : S
Niên độ kế toán
Chơng trình kiểm toán này dành cho tài khoản 511 (doanh thu)
Thủ tục kiểm toán Ngời
thực hiện (2) Ngày thực hiện (3) Tham chiếu (4) 1. Thủ tục phân tích
- So sánh với kỳ trớc, với kế hoạch, nếu có biến đổi bất thờng cần tìm hiểu rõ nguyên nhân
- So sánh tỷ trọng lợi nhuận thuần từ hoạt động sản xuất kinh doanh với doanh thu thuần giữa kỳ này với kỳ trớc để đánh giá khả năng sinh lời từ doanh thu bán sản phẩm qua các kỳ.
Lập bảng phân tích tổng quát quan hệ đối ứng tài khoản và nhận dạng các quan hệ bất thờng.
- Lập bảng phân tích doanh thu theo thuế mất, theo từng tháng và theo từng loại doanh thu, lập bảng phân tích doanh thu trong mỗi quan hệ với giá vốn, với thuế GTGT…Nhận dạng sự tăng hay giảm bất thờng của doanh thu trong kỳ kiểm toán.
- Tính tỷ lệ lãi gộp theo từng tháng, từng quý. Xác định rõ nguyên nhân của những biến động bất thờng.,
2. Kiểm tra chi tiết
2.1. Đối chiếu số liệu trên báo cáo kết quả kinh doanh với số liệu hiện trên sổ tổng hợp và sổ chi tiết, tờ khai VAT đầu ra.
chọn ra một mẫu để kiểm tra.
- Kiểm tra tính có thật và tính đầy đủ của nghiệp vụ doanh thu : Đối chiếu nghiệp vụ bán hàng đợc ghi chép trên sổ kế toán. Nhật ký bán hàng với những chứng từ gốc có liên quan nh : đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế, thanh lý hợp đồng kinh tế, lệnh bán hàng, phiếu xuất kho, hoá đơn vận chuyển, hoá đơn…kết hợp xem xét và kiểm tra quá trình thanh toán.
- Kiểm tra tính chính xác của nghiệp vụ doanh thu : Kiểm tra số lợng, đơn đặt hàng, đơn giá và tính toán trên hoá đơn bán hàng, kiểm tra việc quy đổi đồng tiền bán hàng bằng ngoại và đồng tiền hạch toán, đối chiếu số liệu trên hoá đơn với sổ chi tiết và sổ tổng hợp doanh thu.
- Kiểm tra việc phân loại doạnh thu : Phân biệt doanh thu bán chịu, doanh thu thu tiền ngay, doanh thu nhận trớc : doanh thi hàng đổi hàng, phân biệt doanh thu bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ với các khoản thu nhập khác :Phân biệt từng loại doanh thu liên quan đến từng loại thuế suất khác nhau, từng sản phẩm khác nhau.
- Kiểm tra tính đúng kỳ với nghiệp vụ doanh thu : Kiểm tra chứng từ của một số nghiệp vụ doanh thu phát sinh trớc và sau thời điểm khoá sổ (từ 5 -10 ngày) để xem xét ngày tháng ghi trên hoá đơn, vận đơn với ngày tháng trên nhật ký bán hàng và sổ chi tiết.
- Kiểm tra tính cộng dồn : Cộng lại số phát sinh trên sổ nhật ký bán hàng, sổ chi tiết của một số tháng hoặc cả năm tuỳ theo khối lợng của các
nghiệp vụ phát sinh của doanh nghiệp, cộng lại số phát sinh luỹ kế các tài khoản doanh thu.
2.3. Kiểm tra số phát sinh giảm doanh thu - Kiểm tra các khoản giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại.
Có thể kiểm tra 100% hoặc chọn mẫu tuỳ theo kết quả tìm hiểu về hệ thống KSNB đối với khoản mục này của doanh nghiệp.
Lu ý :
+ Đối chiếu các khoản giảm giá hàng bán với các quy chế quản lý của doanh nghiệp, nếu không có quy chế giảm giá hàng bán thì phải ghi rõ.
+ Mọi khoản hàng bán bị trả lại đều phải có văn bản của ngời mua ghi rõ số lợng, đơn giá và giá trị hàng trả lại, xác định lý do trả lại hàng kèm theo chứng từ nhập kho số lợng hàng bị trả lại hoặc chứng từ khác chứng minh cho việc số hàng đã bị lại.
-Kiểm tra việc hạch toán các khoản giảm trừ xem có đúng quy định hiện hành hay không ?
3. Đối chiếu với các phần hành kiểm toán khác có liên quan.
Lu ý : Kiểm tra số d chi tiết của các khoản cộng nợ để phát hiện các khoản đã đủ điều kiện ghi nhận doanh thu nhng vẫn còn theo công nợ.
4. Kết luận
4.1. Kiểm tra và hoàn thiện giấy làm việc và giải quyết các vấn đề còn tồn tại.
4.2. Thảo luận với đơn vị và đa ra các bút toán điều chỉnh những vấn đề đợc đề cập trong th quản lý.
4.3. Lập bảng tổng hợp nhận xét cho các khoản mục thực hiện.
Đó là chơng trình kiểm toán do AASC lập ra, tuy nhiên không phải trong bất kỳ cuộc kiểm toán nào, kiểm toán viên cũng có đủ điều kiện (về thời gian, chi phí kiểm toán…) để thực hiện theo đúng quy trình đa ra. Sau đây là minh hoạ kiểm toán doanh thu đối với hai công ty ABC và XYZ.
* Đầu tiên kiểm toán viên thực hiện bớc công việc tổng hợp đối ứng tài khoản (thể hiện trên giấy làm việc).
Tổng hợp đối ứng tài khoản khoản mục doanh thu Công ty AASC
Tên khách hàng : Công ty ABC
Niên độ kế toán : 31/12/2002 Tham chiếu : S1 Khoản mục : Doanh thi (511) Ngời thực hiện Bớc công việc : Tổng hợp đối ứng tài khoản Ngày thực hiện
Tháng Nợ TK……có TK 511 Tổng 111 112 131 T1 - - 4.209.082.702 4.209.082.702 T2 - - 5.238.783.612 5.238.783.621 T3 124.655.400 - 4.049.557.636 4.174.213.036 T4 114.373.527 26.440.000 5.633.626.638 5.774.440.165 T5 - - 4.665.464.509 4.665.464.509 T6 - - 3.576.639.610 3.576.639.610 T7 30.246.231 - 2.934.722.159 2.964.968.390 T8 144.760.000 - 2.503.525.212 2.648.285.212 T9 - - 5.047.190.057 5.047.190.057 T10 - 52.246.354 3.054.664.048 3.106.910.402 T11 153.035.158 - 2.112.321.636 2.265.356.794 T12 - - 3.115.731.842 3.115.731.842 Tổng 395.088.706 78.686.354 47.141.309.670 47.615.084.703 Nợ TK511 :47.615.084.703 Có TK 911 : 47.615.084.703
α : Nợ TK131/ có TK511 : Toàn bộ số tiền bán than các trạm √ :Khớp giữa sổ cái tài khoản và BCKQHĐKD
Sau khi thực hiện đối chiếu tổng hợp tại Công ty ABC, kiểm toán viên kết luận doanh thu đợc chuyển sổ và cộng dồn chính xác.
Tơng tự, công việc đối chiếu tổng hợp tại công ty XYZ cho kết luận số liệu là khớp với sổ cái và báo cáo kết quả kinh doanh đồng thời cộng dồn chính xác. Tuy nhiên trong phần doanh thu với số tiền là : 38.223.417.920 (VNĐ) có 22.033.074.171 (VNĐ) là doanh thu tiền bán hàng xuất khẩu. Vì vậy, kiểm toán viên phải tính tỷ trọng doanh thu xuất khẩu. Kiểm toán viên nhận thấy tỷ trọng doanh thu xuất khẩu là khá lớn, chiếm 57,64% Vì vậy, trong bớc công việc kiểm tra chi tiết cần phải kiểm tra kỹ hơn về các khoản thu từ bán hàng xuất khẩu. Vì,