II.1. Tổ chức công tác kế toán bán hàng ở Công ty TNHH DP Bảo
Thịnh.
Nh phần trên đã nêu ( Tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty Bảo Thịnh) việc bán hàng của Công ty chủ yếu đợc tổ chức thực hiện trên 3 ph- ơng thức: Bán buôn, bán lẻ, bán qua đờng bu điện. Tuỳ vào từng phơng thức giao hàng, hình thức thanh toán mà kế toán bán hàng( tiêu thụ) cũng khác nhau.
Mặt khác, hàng tháng quá trình tiêu thụ cũng không giống nhau việc tiêu thụ diễn ra không đợc đều đặn, doanh thu bán hàng có tháng nhiều tháng ít. Đó là điều tất nhiên.
II.1.1 Kế toán tiêu thụ hàng hoá theo phơng thức bán buôn.
Khi Công ty nhập khẩu một lô hàng nào đó khi hàng đã về tới kho hoặc hàng đang đi đờng về bộ phận bán hàng của Công ty sẽ gửi th chào hàng (có thể trực tiếp gọi điện thoại) tới các khách mua buôn của Công ty. Qua việc trao đổi về nhu cầu mua bán của hai bên và trên cơ sở đơn hỏi hàng và th chào hàng của Công ty đa ra, hai bên sẽ đàm phán và ký kết hợp đồng( hợp đồng mua bán) , căn cứ vào hợp đồng đã ký kết hay đơn đặt hàng đã đợc phê duyệt bởi Giám đốc, phòng kế toán lập hoá đơn giá trị gia tăng. Hoá đơn giá trị gia tăng (Biểu số 2) vừa là hoá đơn bán hàng, vừa là căn cứ để xuất kho, vừa là căn cứ để hạch toán doanh thu. Đối với ngời mua hàng làm chứng từ đi đờng và ghi sổ kế toán.Hoá đơn gía trị gia tăng đợc lập làm 3 liên (kê giấy than viết 1 lần) :
Liên 1: Lu tại quyển hoá đơn gốc do phòng kế toán giữ để theo dõi hàng ngày.
Liên 2: Giao cho khách hàng làm chứng từ đi đờng và ghi sổ kế toán đơn vị mua.
Liên 3 : Giao cho thủ kho dùng để ghi sổ kho sau đó chuyển cho kế toán ghi sổ và làm thủ tục thanh toán.
Trên mỗi hoá đơn bán hàng có đầy đủ họ tên khách hàng, địa chỉ, hình thức thanh toán, khối lợng đơn giá của từng loại hàng hoá bán ra, tổng tiền hàng, thuế giá trị gia tăng và tổng số tiền phải thanh toán.
Sau khi lập hoá đơn giá trị gia tăng nhân viên phòng kinh doanh sẽ cầm hoá đơn này xuống kho làm thủ tục xuất hàng. ở kho, khi nhận đợc hoá đơn, thủ kho sẽ ghi vào sổ kho theo số lợng hàng đợc bán. Sổ kho do thủ kho mở hàng quý và mở chi tiết cho từng loại hàng hoá. Thủ kho có nhiệm vụ theo dõi chi tiết hàng hoá nhập, xuất, tồn và sau ghi vào sổ kho, thủ kho mang hoá đơn GTGT đến cho phòng kế toán. Đến cuối tháng, thủ kho tính số tồn kho từng loại hàng hoá để đối chiếu với phòng kế toán.
ở phòng Kế toán: Sau khi nhận đợc chứng từ về tiêu thụ hàng hoá do thủ kho mang tới, kế toán kiểm tra tính pháp lý rồi ký duyệt. Mỗi loại thuốc đều đợc kế toán cho một mã riêng nên khi nhận đợc hoá đơn giá trị gia tăng kế toán phải tra mã của mặt hàng đợc bán để nhập vào máy vi tính. Kế toán tiêu thụ sủ dụng sổ chi tiết hàng hoá, bảng tổng hợp nhập xuất tồn, sổ chi tiết doanh thu bán hàng (Biểu số 3, 4, 5) để theo dõi hàng hoá về số lơng và giá trị.
Ví dụ:
Cụ thể: Ngày 5 Tháng 6 Năm 2005.
Giữa Công ty Bảo Thịnh và Bệnh viện 103 có hợp đồng mua bán thuốc 40 hộp thuốcYucarmin 17.5mg giá bán 20 953 380 đ cha bao gồm thuế (thuế VAT 5 %) .
Theo nh hợp đồng ký kết giữa hai bên, Bệnh viện 103 sẽ thanh toán cho Công ty Bảo Thịnh theo hình thức trả bằng tiền mặt .Do vậy căn cứ vào hợp đồng và hoá đơn GTGT kế toán hàng hoá hạch toán nh sau:
Nợ TK 632: 17 460 317đ Có Tk 156: 17 460 317đ Đồng thời ghi: Nợ TK 131: 22 000 000đ Có TK 511: 20 952 400đ Có TK 33311: 1 047 600đ
Do hàng ngày phát sinh nhiều các nghiệp vụ thu chi tiền hàng nên để tiện theo dõi cộng nợ phaỉ thu, phải trả kế toán Công ty sử dụng TK131 – “Phải thu của khách hàng” và TK 331 – “ Phải trả cho ngời bán”. Do đó tất cả các
nghiệp vụ có liên quan đến thu tiền hàng kế toán đều phản ánh qua Nợ TK 131, khi sự phát sinh nghiệp vụ thu tiền thì kế toán mới phản ánh bên có TK131. Theo ví dụ trên.
Cũng trong ngày 5/6/2005 Công ty nhận đợc tiền do Bệnh viện 103 trả tiền hàng. Khi đó kế toán công nợ lập phiếu thu tiền hàng. Căn cứ vào phiếu thu ngày 5/6/2005, kế toán công nợ ghi định khoản:
Nợ TK 1111: 22 000 000đ
Biểu số 3 Hoá đơn ( GTGT ) Mẫu số: 01 GTKT-3LL Liên 3: (Dùng để thanh toán) CN/2004B Ngày 5 tháng 6 năm 2005 06952
Đơn vị bán hàng : Công Ty TNHH Dợc phẩm Bảo Thịnh Địa chỉ: P3 tầng 11 tháp B Vin Com Bà Triệu MS: 0101483321
Họ, tên ngời mua:……
Đơn vị: Khoa Dợc Bệnh viện 103 Địa chỉ: Hà Đông – Hà Tây Hình thức TT: TM . MS:
STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVtính Số l- ợng
Đơn giá Thành tiền
1 Yucarmin 17,5mg ống 400 52 381 20 952 400
Cộng tiền hàng: 20 952 400 Thuế suất GTGT : 10% Tiền thuế 1 047 600
Tổng cộng tiền thanh toán: 22 000 000 Số tiền viết bằng chữ: Hai mơi hai triệu đồng chẵn./.
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
Biểu số 4 Sổ chi tiết tài khoản Tài khoản: 511 - "Doanh thu bán hàng"
Từ ngày : 01/6/2005 đến ngày 31/6/2005
D nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ
Diễn giải TKđ/ Số phát sinh
Ngày Số PS Nợ PS Có 02/6 HĐ Bán thuốc Medaxon 1g ( BV Bạch Mai) 131 714 285 714 03/6 HĐ 81773 Bán thuốc Hepolive 500mg ( BV BM) 131 29 523 809 05/6 HĐ 81774 Bán Yucarmin 17,5 (BV 103) 131 20 952 400 ……. ……….. ……… …… ……….. ……. 31/6 HĐ 81791 Bán Mutose 10mg ( BV Việt Đức) 131 24 761 904 Kết chuyển sang Tk KQKD 911 2 250 305 120 Công phát sinh 2 250 305 120 2250305 120 Số d cuối kỳ 0 0 Lập, ngày....tháng....năm .... Ngời ghi sổ
II.1.2 Kế toán tiêu thụ hàng hoá theo phơng thức bán lẻ.
Theo phơng thức này viêc bán lẻ chủ yếu diễn ra tại văn phòng của Công ty, và thờng khách hàng xem hàng nếu đồng ý về chất lợng và giá cả thì sẽ mua hàng và trả tiền ngay, tuy nhiên doanh thu bán lẻ thờng không lớn. Nếu việc bán lẻ phát sinh qua điện thoại hoặc qua Fax nghĩa là khách hàng gọi điện trực tiếp tới phòng kinh doanh của công ty về việc mua một loại hàng hoá nào đó và yêu cầu chuyển tới tận nơi, khi đó phòng kế toán sẽ viết HĐGTGT và xé 2 liên( liên 2 và liên 3) cho ngời giao hàng( thờng là nhân viên phòng kinh doanh và phòng kỹ thuật) và yêu cầu ngời mua hàng ký vào để thể hiện tính hợp lệ, hợp pháp của hoá đơn.
Ví dụ: Ngày 10/5/2005 Công ty TNHH DP Sao Mai tới văn phòng của công ty xem hàng và đã mua 100 hộp Circulate 10mg. Đơn giá 128 571 đ/ hộp( cha VAT) . Công ty Sao Mai đồng ý mua và sẽ thanh toán bằng tiền mặt. Khi đó kế toán hàng hoá lập định khoản:
Nợ TK 632: 10 057 100đ Có TK 156: 10 057 100đ Và kế toán công nợ lập định khoản: Nợ TK131: 13 500 000đ Có TK 511: 12 857 100đ Có TK 33311: 642 857đ
Tới ngày 17/5/2005 khách hàng thanh toán tiền máy in căn cứ vào phiếu thu số 17 ngày 17/5 kế toán công nợ ghi:
Nợ TK : 1111 13 500 000đ Có TK: 131 13 500 000đ