I Tổng quan về công ty
I.5.2.3 Hệ thống sổ sách
* Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: + Nội dung
Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian (nhật ký). Sổ này dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, qiản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra, đối chiếu số liệu với Bảng Cân Đối số phát sinh.
+ Kết cấu và phơng pháp ghi chép: Cột 1: Ghi số liệu của chứng từ ghi sổ Cột 2: Ghi ngày tháng lập chứng từ ghi sổ Cột 3: Ghi số tiền của chứng từ ghi sổ
Cuối trang sổ cộng luỹ kế để chuyển sang trang sau. Đầu trang sổ phải ghi số cộng trang trớc chuyển sang.
Cuối tháng, cuối năm, kế toán cồng tổng số tiền phát sinh trên Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, lấy số liệu đối chiếu với Bảng cân đối phát sinh.
* Sổ cái + Nội dung
Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kế toán đợc quy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp
Số liệu ghi trên sổ Cái dùng để kiểm tra, đối chiếu với số liệu ghi trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết dùng để lâpk các Báo cáo Tài chính
Công ty TNHH DP Bảo Thịnh dùng những sổ cái sau phục vụ cho quá trình hạch toán kế toán tiêu thụ, và xác định kết quả tiêu thụ: Sổ Cái TK 111, 112, 156, 632, 511,…
* Sổ, thẻ kế toán chi tiết + Nội dung:
Sổ thẻ kế toán chi tiết là sổ dùng để phản ánh chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tợng kế toán riêng biệt mà trên sổ kế toán tổng hợp cja phản ánh đợc.
Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các chi tiêu chi tiết về tình hình tài sản, vật t, tiền vốn, tình hình hoạt động và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp, và làm căn cứ để lập Báo cáo Tài Chính.
Trong Công ty mở những sổ chi tiết sau: - Sổ chi tiết hàng hoá
- Thẻ kho hàng hoá
- Sổ chi tiết chi phí trả trớc, chi phí phải trả - Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán, ngời mua … - Sổ chi tiết tiêu thụ
- ………..
Hình thức sổ sách kế toán của Công ty áp dụng là hình thức “chứng từ ghi sổ” và đợc thực hiện ghi chép trên máy vi tính.
Hàng ngày từ các chứng từ gốc kế toán sẽ nhập số liệu vào chứng từ tơng ứng có trong máy vi tính, máy sẽ tự động sử lý số liệu và đa vào sổ kế toán có liên quan nh bảng kê, sổ thẻ chi tiết … Từ các chứng từ đó máy sẽ ghi vào sổ cái, bảng tổng hợp chi tiết, sau đó máy sẽ lập bảng cân đối phát sinh và lên
báo cáo kế toán. Để đề phòng sự cố máy tính, kết hợp kế toán thủ công, sau khi tập hợp chứng từ vào máy, hàng ngày cho in số liệu, tập hợp bảng kê, sổ chi tiết, từ đó đa vào sổ cái, sổ tổng hợp chi tiết, lên bảng cân đối phát sinh, cuối quý lên báo cáo Tài Chính.
Sơ đồ 15: Sơ đồ tổ chức ghi sổ của công ty
: Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra
Nhìn vào sơ đồ ta thấy kế toán Công ty có một số thiếu sót khi sử dụng hình thức chứng từ ghi sổ và những thiếu sót này em xin đa ra một số nhận xét và kiến nghị ở phần III của chuyên đề này.
Chứng từ gốc
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái
Bảng cân đối tài khoản
Báo cáo tài chính Sổ quỹ
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết