PHẦN 2: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NVL TẠI XÍ NGHIỆP IN THUỘC NXB LAO ĐỘNG XÃ HỘ
2.2.2. Những tồn tạ
Bên cạnh những ưu điểm đạt được kể trên, công tác tổ chức quản lý và hạch toán kế toán NVL tại Xí nghiệp In còn tồn tại một số hạn chế sau:
Xí nghiệp In mới chỉ lập hệ thống báo cáo kế toán tài chính bắt buộc để gửi cho các cơ quan chức năng và phân tích tình hình tài chính một cách tổng quát, mà chưa lập và sử dụng hệ thống báo cáo kế toán quản trị. Nhưng đây lại là một hệ thống báo cáo hết sức quan trọng, qua các báo cáo quản trị Ban giám đốc sẽ biết được: từng thành phần chi phí, tính toán và tổng hợp chi phí sản xuất, giá thành cho từng loại sản phẩm,... từ đó xây dựng được các khoản dự toán ngân sách cho các mục tiêu hoạt động, kiểm soát thực hiện và giải trình được các nguyên nhân chênh lệch giữa chi phí theo dự toán và thực tế. Xí nghiệp không thực hiện lập dự toán ngân sách hoạt động kinh doanh nói chung và dự toán ngân sách chi phí NVL trực tiếp nói riêng. Điều này dẫn đến tính bị động trong việc quyết định lượng vật tư cần thu mua và nguồn tài chính cần đảm bảo cho quá trình thu mua trong kỳ, từ đó ảnh hưởng tới chất lượng của hoạt động cung ứng vật tư và hoạt động tài chính trong Xí nghiệp. Chính vì vậy, báo cáo quản trị chính là phương tiện để Ban giám đốc kiểm soát một cách có hiệu quả các hoạt động SXKD của Xí nghiệp; đồng thời nó cũng cung cấp thông tin tài chính kịp thời phục vụ cho quá trình ra quyết định.
Ngoài giấy và bản in, các NVL khác trong Xí nghiệp vẫn chưa xây dựng được định mức tiêu hao cho sản xuất. Các NVL này đều được xuất kho theo nhu cầu của các phân xưởng, hơn nữa vẫn chưa có sự kiểm soát tình hình sử dụng NVL thực dùng cho sản xuất dẫn đến tình trạng NVL sử dụng không đúng mục đích, gây lãng phí trong sản xuất, làm tăng chi phí và giá thành của sản phẩm.
Thời gian cập nhật chứng từ tại Xí nghiệp là chưa hợp lý, thời gian xuất kho của NVL diễn ra trước khi kế toán tiến hành nhập Phiếu nhập kho vào trong máy. Hàng đã được lập Phiếu xuất kho cập nhật vào máy mà Phiếu nhập kho vẫn chưa được cập nhật vào máy gây nên tình trạng xuất một lượng vật tư mang giá trị âm. Về
mặt giá trị thì cuối kỳ vẫn ra một số chính xác nhưng về mặt lôgíc thì rất vô lý và không đảm bảo được nguyên tắc kịp thời trong hạch toán.
Quy trình hạch toán từ việc lập chứng từ, người lập, cách lập và công tác bảo quản, lưu trữ đều tuân thủ theo đúng quy định kế toán hiện hành. Tuy nhiên, điều đáng lưu ý là đôi khi công tác tổ chức chứng từ còn mang tính đối phó, hình thức. Có khi nghiệp vụ kinh tế xảy ra rồi khi cần đầy đủ chứng từ để hợp lý hoá phục vụ công tác kiểm tra thì lúc đó mới lập chứng từ.
Về phương pháp hạch toán chi tiết NVL áp dụng tại Xí nghiệp là phương pháp thẻ song song có nhiều ưu điểm tuy nhiên nó cũng có những nhược điểm là giữa kế toán NVL và thủ kho ghi chép trùng lắp về chỉ tiêu số lượng NVL và công việc thường bị dồn vào cuối tháng và nó chỉ thích hợp với những DN có ít loại NVL. Trên thực tế hoạt động SXKD của Xí nghiệp lại sử dụng rất nhiều loại NVL khác nhau (hơn 200 loại) với số lượng nhập - xuất trong kỳ rất lớn.
Hiện nay, Xí nghiệp In đang sử dụng phương pháp tính giá NVL xuất kho là phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ. Theo phương pháp này, vào cuối tháng mới tính được giá NVL xuất kho. Mặc dù vậy trong quá trình xuất kho NVL trên các chứng từ, sổ sách thì cột đơn giá và thành tiền đều bị bỏ trống do đó mà không cung cấp thông tin kế toán một cách kịp thời và chính xác. Chỉ đến cuối tháng mới định khoản được nghiệp vụ xuất vật liệu sau khi đã tiến hành phân bổ NVL ảnh hưởng đến tiến độ của các khâu kế toán khác, đồng thời sử dụng phương pháp này cũng phải tiến hành tính giá theo từng loại NVL.
Xí nghiệp tiến hành hạch toán chi phí cho toàn bộ quá trình sản xuất, không chi tiết cho từng hợp đồng. Vì vậy, Xí nghiệp không thể biết được chi phí cho từng hợp đồng cũng như lợi nhuận trên mỗi hợp đồng. Chính vì thế mà bảng phân bổ NVL của Xí nghiệp được lập một cách tổng hợp, chỉ theo dõi được chi phí NVL theo các khoản mục chi phí mà không theo dõi được theo từng đơn đặt hàng.
Quy mô sản xuất của Xí nghiệp hiện nay ngày càng được mở rộng, nhưng Xí nghiệp chưa có kế hoạch một cách khoa học để xây dựng mức dự trữ NVL phục vụ cho quá trình sản xuất, nếu thực hiện những đơn đặt hàng lớn mà không thu mua được NVL kịp thời thì có thể dẫn đến tình trạng ngừng trệ trong sản xuất.
Để duy trì cho hoạt động sản xuất được liên tục, Xí nghiệp luôn dự trữ một lượng NVL cần thiết trong kho. Những NVL này bao gồm: giấy, mực in, bản in, axít, cồn... đó là những NVL dễ hư hỏng, mục nát, giảm chất lượng,... nhưng Xí nghiệp
chưa lập dự phòng giảm giá để chủ động bù đắp tổn thất do việc giảm giá NVL tồn kho gây ra.
Qua trên cho thấy, kế toán NVL tại Xí nghiệp còn tồn tại rất nhiều hạn chế cần được khắc phục và hoàn thiện hơn nữa.
2.3. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán NVL tại Xí nghiệp In thuộc NXB Lao động - Xã hội
Sau một thời gian thực tập được tiếp cận và tìm hiểu thực tế công tác kế toán NVL tại Xí nghiệp In, kết hợp với những kiến thức được học ở trường, em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện hơn nữa kế toán NVL tại Xí nghiệp In.
Ngoài giấy và bản in được quy định số lượng xuất theo đơn đặt hàng thông qua Lệnh sản xuất do phòng kế hoạch lập, các NVL khác xuất sử dụng theo nhu cầu của các phân xưởng. Chính vì vậy, người lao động thường sử dụng lãng phí, làm tăng chi phí và do đó giá thành của các đơn đặt hàng không được phản ánh chính xác. Để có thể quản lý NVL tốt hơn, Xí nghiệp cần xây dựng một hệ thống định mức tiêu hao NVL như sau:
+ Định mức tiêu hao cho các NVL khác ngoài giấy và bản in: trước khi tiến hành xây dựng hệ thống định mức cho NVL, Xí nghiệp cần tiến hành phân loại đơn đặt hàng theo từng loại ấn phẩm và mỗi ấn phẩm lại phân thành những cấp khác nhau căn cứ vào số lượng ấn phẩm khách hàng đã đặt hàng. Ví dụ như: đối với giáo trình hay sách giáo khoa thì với số lượng nhỏ là dưới 500 - 1000 cuốn, từ trên 1000 - 2000 cuốn là cỡ vừa, từ trên 2000 cuốn là cỡ lớn. Căn cứ vào cỡ của đơn đặt hàng ta định mức được mức tiêu hao NVL. Những đơn đặt hàng với số lượng nhỏ là bao nhiêu lít dung dịch ẩm, dung dịch hiện bản, axít, cồn, dầu hoả, …bao nhiêu kg xà phòng, giẻ lau, bột khô… cho một đơn đặt hàng. Tiếp đến các đơn đặt hàng cỡ cao hơn cũng vậy. Cùng với việc định mức NVL cho sản xuất phòng kế hoạch cử người theo dõi tình hình thực tế NVL thực dùng cho sản xuất ở mỗi phân phân xưởng, những người được phân công có thể chính là quản đốc phân xưởng. Sau mỗi ngày sản xuất quản đốc ghi lại tình hình sử dụng NVL lượng sản xuất, lượng tồn trong ngày để đến cuối tháng tổng hợp lượng NVL xuất. Ban đầu có thể việc tính định mức tiêu hao là chưa chính xác nhưng cùng với việc lập bảng Tổng hợp xuất NVL cho từng tháng sẽ giúp phòng kế hoạch và nhân viên kế toán thống kê lại được những kết quả của các tháng, trên cơ sở đó đối chiếu so sánh kết quả với thực tế tiêu hao và điều chỉnh tiếp cho đến
khi nào sát với thực tế thì khi đó chính là mức tiêu hao chính thức của NVL đối với loại đơn đặt hàng đó. Nó sẽ là mức chuẩn cho các đơn đặt hàng sau này.
+ Định mức bao nhiêu mực trên từng trang giấy in và trang in căn cứ theo từng khổ giấy in. Với những khổ giấy khác nhau thì lượng mực trên từng trang in cũng khác nhau. Từ đó, căn cứ vào đơn đặt hàng, đơn đặt hàng với số lượng bao nhiêu ấn phẩm và mỗi ấn phẩm có bao nhiêu tờ để từ đó ta nhân lên lượng mực cần có cho đơn đặt hàng đó.
+ Ngoài ra, Xí nghiệp cũng nên khuyến khích người lao động sử dụng tiết kiệm NVL trong sản xuất trên cơ sở các định mức đã đề ra bằng các biện pháp như: tuyên dương, khen thưởng đối với những người sử dụng tiết kiệm NVL và phạt bồi thường đối với những người sử dụng lãng phí.
Báo cáo quản trị chính là phương tiện để Ban giám đốc kiểm soát một cách có hiệu quả các hoạt động SXKD của Xí nghiệp, đồng thời nó cũng cung cấp thông tin tài chính kịp thời phục vụ cho quá trình ra quyết định. Với tầm quan trọng của báo cáo quản trị cho quá trình ra quyết định của Ban giám đốc, Xí nghiệp In nên tiến hành lập các báo cáo quản trị nhằm phân tích tình hình cung ứng, dự trữ, sử dụng NVL cho sản xuất thông qua việc lập dự toán ngân sách chi phí sản xuất nói chung và chi phí NVL trực tiếp nói riêng. Điều này sẽ giúp cho Xí nghiệp chủ động được trong việc quyết định lượng NVL cần dự trữ, cần thu mua và nguồn tài chính cần đảm bảo cho quá trình thu mua trong kỳ. Qua đó, Xí nghiệp có thể kiểm soát thực hiện và giải trình được các nguyên nhân chênh lệch giữa chi phí theo dự toán với thực tế để có những quyết định kịp thời và xác đáng.
Giá NVL xuất kho tại Xí nghiệp hiện nay đang tính theo phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ. Nhưng để hạch toán NVL một cách chính xác và cung cấp thông tin một cách kịp thời thì với các nghiệp vụ xuất kho NVL, Xí nghiệp In nên áp dụng tính giá theo phương pháp giá bình quân sau mỗi lần nhập. Trong điều kiện kế toán thủ công thì phương pháp này có nhiều nhược điểm, tính toán phức tạp và dễ gây nhầm lẫn. Tuy nhiên trong điều kiện kế toán máy hiện nay, với sự hỗ trợ của máy tính thì đây không còn là vấn đề khó khăn đối với Xí nghiệp. Việc tính giá bình quân hoàn toàn do máy tính tự động tính. Áp dụng phương pháp này sẽ tận dụng được ưu điểm là giá NVL xuất kho được tính cập nhật với những thay đổi mới nhất của giá NVL nhập kho. Đây là ưu điểm lớn của phương pháp này so với các phương pháp tính giá NVL xuất kho khác. Ngoài ưu điểm nêu trên, phương pháp này còn cung cấp
cho các nhà quản lý biết được giá trị NVL tồn kho tại bất kỳ thời điểm nào trong tháng.
Theo phương pháp này, cứ sau mỗi lần nhập kho NVL, giá bình quân của NVL sẽ được tính lại ngay theo công thức sau:
Bên cạnh đó, Xí nghiệp In cũng cần có kế hoạch dữ trữ NVL một cách khoa học sao cho vừa phải đảm bảo được một lượng NVL cần thiết phục vụ cho quá trình sản xuất được liên tục, nhưng cũng vừa phải đảm bảo sao cho lượng NVL này không quá nhiều, gây ra ứ đọng, lâu ngày sẽ dẫn đến hư hỏng, mục nát, giảm chất lượng,... và đồng thời cũng làm giảm chi phí bảo quản của Xí nghiệp, góp phần làm hạ giá thành của sản phẩm, tăng lợi nhuận cho Xí nghiệp.
Xí nghiệp có thể tham khảo công thức sau để tính ra lượng dự trữ NVL giấy cần thiết:
Vdt = Vp x P x T Trong đó:
Vdt : Vật tư cần dự trữ
Vp : Vật tư tiêu hao trung bình 1 trang in tiêu chuẩn (13 x 19) P : Số trang in tiêu chuẩn trung bình trong 1 tháng.
T : Số tháng cần dự trữ vật tưS Giá NVL bình
quân sau mỗi lần nhập
= Giá thực tế NVL tồn trước khi nhập + Giá thực tế NVL nhập kho Số lượng NVL tồn trước khi nhập + Số lượng NVL nhập kho
Giá thực tế của NVL xuất kho =
Giá bình quân của một đơn vị NVL x
Lượng NVL xuất kho
Ngoài ra, do đặc điểm của ngành in nên NVL của Xí nghiệp chủ yếu là giấy và mực in, đây là những NVL phụ thuộc rất nhiều vào điều kiện môi trường nên rất dễ hư hỏng, mục nát, mất mát, giảm chất lượng trong quá trình bảo quản. Chính vì vậy, Xí nghiệp cũng nên tiến hành lập dự phòng giảm giá NVL tồn kho. Khoản dự phòng này được trích trước vào chi phí hoạt động kinh doanh năm báo cáo của Xí nghiệp, giúp cho Xí nghiệp có nguồn tài chính để bù đắp tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch, nhằm bảo toàn vốn kinh doanh, đảm bảo cho Xí nghiệp phản ánh giá trị NVL không cao hơn giá cả trên thị trường tại thời điểm lập báo cáo tài chính.
Việc lập và sử dụng các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho được tiến hành như sau:
Thời điểm lập và hoàn nhập các khoản dự phòng là thời điểm cuối kỳ kế toán năm. Xí nghiệp phải lập Hội đồng để thẩm định mức trích lập khoản dự phòng và xử lý tổn thất thực tế của NVL tồn kho. Thành phần Hội đồng gồm: Giám đốc, Kế toán trưởng, các trưởng phòng vật tư, kế hoạch, kỹ thuật và một số chuyên gia nếu cần.
Trong trường hợp NVL có giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn so với giá trị gốc nhưng giá bán sản phẩm được sản xuất từ NVL này không bị giảm giá thì không được trích lập dự phòng giảm giá NVL tồn kho đó.
+ Phương pháp lập dự phòng:
Mức trích lập dự phòng tính theo công thức sau:
Mức dự phòng giảm
giá NVL =
Lượng NVL thực tế tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài
chính x Giá gốc NVL tồn kho theo sổ kế toán - Giá trị thuần có thể thực hiện được của NVL tồn kho Giá gốc NVL tồn kho bao gồm: chi phí thu mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác theo quy định tại Chuẩn mực kế toán số 02 - Hàng tồn kho ban hành kèm theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Giá trị thuần có thể thực hiện được của NVL tồn kho (giá trị dự kiến thu hồi) là giá bán (ước tính) của NVL tồn kho trừ chi phí để hoàn thành sản phẩm và chi phí tiêu thụ (ước tính).
Mức lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được tính cho từng loại NVL tồn kho bị giảm giá và tổng hợp toàn bộ vào bảng kê chi tiết. Bảng kê là căn cứ để hạch toán vào giá vốn hàng bán (giá thành toàn bộ sản phẩm hàng hoá tiêu thụ trong kỳ) của Xí nghiệp.
+ Xử lý khoản dự phòng:
Tại thời điểm lập dự phòng nếu giá gốc NVL tồn kho cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của NVL tồn kho thì phải trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo các bước trên.
Nếu số dự phòng giảm giá phải trích lập bằng số dư khoản dự phòng giảm giá NVL tồn kho, thì Xí nghiệp không phải trích lập khoản dự phòng giảm giá NVL tồn kho.
Nếu số dự phòng giảm giá phải trích lập cao hơn số dư khoản dự phòng giảm giá NVL tồn kho, thì Xí nghiệp trích thêm vào giá vốn hàng bán của Xí nghiệp phần chênh lệch.
Nếu số dự phòng giảm giá phải trích lập thấp hơn số dư khoản dự phòng giảm giá NVL tồn kho, thì Xí nghiệp phải hoàn nhập phần chênh lệch vào thu nhập khác.
Trong một kỳ kinh doanh có rất nhiều đơn đặt hàng cùng được thực hiện,