911 Xác định kết quả kinh doanh
1.1.5.3. Hệ thống sổ kế toán
Hiện tại, Xí nghiệp In NXB Lao động - Xã hội đang áp dụng hình thức kế toán CTGS. Đây là hình thức khỏ phổ biến thích hợp với mọi loại hình đơn vị và rất thuận tiện cho việc áp dụng kế toán máy. Theo hình thức này thì Xí nghiệp In đang sử dụng hệ thống sổ đó là: Sổ éăng ký CTGS, Sổ Cái, cỏc S?, th? k? toỏn chi ti?t.
Sổ đăng ký CTGS: là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý CTGS, vừa để kiểm tra, đối chiếu số liệu với Bảng Cân đối số phát sinh.
Sổ Cái: là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo TK kế toán được sử dụng trong Xí nghiệp. Số liệu ghi trên Sổ Cái dùng để kiểm tra, đối chiếu với số liệu ghi trên Sổ đăng ký CTGS, các Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết, dùng để lập các báo cáo tài chính.
Sổ kế toán chi tiết: là sổ dùng để phản ánh chi tiết cụ thể từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế toán riêng biệt mà trên sổ kế toán tổng hợp chưa phản ánh được. Số liệu trên Sổ kế toán chi tiết cung cấp các chỉ tiêu chi tiết về tình hình tài sản, vật tư, tiền vốn, tình hình hoạt động và kết quả SXKD của Xí nghiệp và làm căn cứ để lập báo cáo tài chính.
Để thực hiện công tác kế toán nhanh chóng và chính xác, phòng kế toán của Xí nghiệp In đã được trang bị máy vi tính từ nhiều năm nay và hiện nay phần lớn công tác kế toán được thực hiện trên máy bằng phần mềm Fast Accounting 2004. Và tới đây Xí nghiệp dang chuẩn bị cài đặt hệ thống mạng nội bộ sẽ giúp cho công tác kế toán của Xí nghiệp In với kế toán trung tâm của NXB Lao động - Xã hội được thuận lợi hơn rất nhiều. Đây cũng là một cố gắng lớn của NXB trong quá trình hiện đại hoá tổ chức công tác kế toán, giảm nhẹ khối lượng công việc cho kế toán, tăng khả năng phục vụ của bộ phận kế toán.
Với việc thực hiện công tác kế toán bằng máy, việc nhập chứng từ do kế toán phần hành đảm nhiệm còn kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm lên các báo cáo trên máy.
Kế toán nhập chứng từ và kiểm tra tính đúng đắn của các thông tin kế toán thu được, các công việc còn lại do máy tính tự thực hiện. Chứng từ khi về sẽ được chuyển cho kế toán thanh toán để làm thủ tục thanh toán (nếu cần), sau đó kế toán tổng hợp
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Chứng từ kế toán
Tệp nghiệp vụ
Tệp tổng hợp
Báo cáo tài chính
định khoản và tập hợp để Phụ trách kế toán duyệt, sau đó được đưa sang Trưởng phòng kế toán của NXB và Giám đốc phê duyệt. Chỉ khi đã có đủ chữ ký hợp lệ, chứng từ mới được nhập vào máy và từ đó số liệu không được thay đổi. Đồng thời mỗi kế toán phần hành tuỳ theo nhiệm vụ của mình có trách nhiệm lưu giữ, bảo quản các chứng từ liên quan một cách khoa học.
Sơ đồ 1.4: Quy trình thực hiện kế toán trên máy
1
2
3
5 4
1. Lập chứng từ
2. Nhập số liệu trên chứng từ vào máy từ bàn phím 3. Tổng hợp số liệu từ tệp nghiệp vụ
4. Lên BCTC
5. Đối chiếu số liệu giữa tệp nghiệp vụ và số liệu trên BCTC