• Tài khoản 511 - Doanh thu hàng bán và cung cấp dịch vụ
• Tài khoản 521 - Chiết khấu thương mại
• Tài khoản 531 - Hàng bán bị trả lại
• Tài khoản 532 - Giảm giá hàng bán
• Tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán
Quá trình tiêu thụ ở Công ty DTSoft chủ yếu là bằng phương thức tiêu thụ trực tiếp và thanh toán qua chuyển khoản hoặc tiền mặt.
- Khi khách hàng chấp nhận mua hoặc thanh toán, kế toán phản ánh các bút toán sau:
• Phản ánh giá vốn hàng bán:
Nợ TK 632: 15.000.000 Có TK 154: 15.000.000
• Đồng thời phản ánh doanh thu tiêu thụ:
Nợ TK 112: 15.000.000 Nợ TK 131: 5.000.000 Có TK 511: 20.000.000
- Khi khách hàng thanh toán nợ:
Nợ TK 111: 5.000.000 Có TK 131: 5.000.000
- Khi phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu như trả lại PM KTHC đã mua nhưng không sử dụng được:
Nợ TK 531: 8.500.000
Có TK 112: 8.500.000
Cuối kỳ kết chuyển để ghi giảm doanh thu: Nợ TK 511: 8.500.000
Có TK 531: 8.500.000
Nợ TK 511: 11.500.000 Có TK 911: 11.500.000
- Kết chuyển giá vốn: Nợ TK 911: 15.000.000
Có TK 632: 15.000.000
Kế toán sẽ tiến hành nhập các định khoản này vào phần mềm kế toán doanh nghiệp cũng với đầy đủ các thông tin trên chứng từ vào các cột của màn hình nhập chứng từ. Các định khoản được sắp xếp theo thứ tự thời gian và được kế toán tập hợp vào một nhóm chứng từ. Sau khi nhập chứng từ thì công việc còn lại là phần mềm sẽ tự động vào các sổ và báo cáo tài chính. Có thể khái quát quá trình tiêu thụ thành phẩm theo sơ đồ sau:
TK 154 TK 632 TK 911 TK511 Trị giá vốn thực tế TK 521,531,532
hàng đã tiêu thụ
K/c giảm giá TK111,112,131 doanh thu
Kết chuyển trị giá hàng bị trả lại vốn hàng đã tiêu thụ
K/c doanh thu thuần
để xác định kết quả Doanh thu
bán hàng
Sơ đồ số 5
Sơ đồ khái quát quá trình tiêu thụ thành phẩm
Các sổ chi tiết của quá trình này là: Sổ chi tiết giá vốn, Sổ chi tiết doanh thu, Sổ quĩ tiền mặt, Sổ tiền gửi, Sổ chi tiết thanh toán với người mua, Bảng
Dưới đây là các mẫu sổ và báo cáo tài chính của Công ty DTSoft, các mẫu này đều theo chế độ kế toán mà đơn vị áp dụng. Và số liệu dưới đây cũng là số liệu trích lục.
Trong trường hợp thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng thì phần mềm sẽ tự động kết xuất cho ta Sổ tiền gửi có mẫu như sau:
Ngoài ra, phần mềm cũng sẽ kết xuất cho ta các báo cáo tài chính cuối kỳ như:
2.2.5. Hạch toán kết quả tiêu thụ thành phẩm tại Công ty DTSoft. 2.2.5.1. Đặc điểm hạch toán kết quả hoạt động tiêu thụ sản phẩm.
về tiêu thụ về tiêu thụ quản lý doanh nghiệp
Trong đó:
Lợi nhuận gộp về tiêu thụ =
Doanh thu thuần về tiêu thụ -
Giá vốn hàng bán
Như vậy để xác định chính xác kết quả hoạt động tiêu thụ thành phẩm, bên cạnh việc phải tính toán chính xác doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ, giá vốn hàng tiêu thụ, kế toán còn phải tiến hành tập hợp các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ chính xác, kịp thời.
2.2.5.2. Tài khoản sử dụng.
• Tài khoản 641 - Chi phí bán hàng
• Tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
• Tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh
2.2.5.3. Phương pháp hạch toán.
Hạch toán kết quả tiêu thụ sản phẩm được tiến hành như sau:
Khi có nghiệp vụ phát sinh kế toán sẽ nhập dữ liệu và phần mềm với các định khoản như sau:
- Tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh theo từng loại:
+ Ngày 27/01/07: Chi mua xăng + phụ phí XD trở hàng
Nợ TK 641: 1.845.454 Có TK 111: 1.845.454
+ Ngày 30/01/07: Trả lương cho nhân viên bán hàng Nợ TK 641: 1.200.000
+ Ngày 30/01/07: Trả tiền công Nợ TK 641: 500.000
Có TK 334: 500.000
+ Ngày 28/02/07: Trả lương nhân viên Nợ TK 642: 1.200.000
Có TK 334: 1.200.000
+ Ngày 28/02/07: Thưởng tết Đinh Hợi Nợ TK 642: 1.000.000
Có TK 111: 1.000.000
+ Ngày 31/3/07: Trả lương nhân viên bán hàng Nợ TK 641: 1.200.000
Có TK 334: 1.200.000
- Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp:
Nợ TK 334: 500.000 Có TK 642: 500.000
Sau khi kế toán hoàn thành công việc định khoản thì các số liệu trên cũng được phần mềm tự động tính toán và lên các sổ chi tiết, sổ tổng hợp và các báo cáo kế toán cũng được hoàn tất. Lúc này kế toán kiểm tra các số liệu xem đã đúng chưa bằng các chức năng tự động của phần mềm kế toán. Các báo cáo tài chính cuối kỳ như: Sổ chi tiết chi phí bán hàng, Sổ chi tiết chi phí QLDN, Sổ Nhật ký chung, Sổ cái các tài khoản, Bảng cân đối kế toán, Bảng cân đối tài khoản, Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, Thuyết minh báo cáo tài chính... Dưới đây là một số mẫu biểu báo cáo tài chính được sử dụng tài công ty DTSoft:
Trên đây là một số mẫu biểu kế toán mà Công ty DTSoft đang áp sử dụng trong công tác hạch toán kế toán. Việc sử dụng phần mềm giúp cho công tác kế toán được chuyên môn hoá nhiều và tăng năng suất làm việc. Đây cũng là giải pháp hữu hiệu cho các doanh nghiệp hiện nay khi công nghệ thông tin ngày càng phát triển. Nhưng không vì thế mà vai trò của các kế toán bị giảm đi mà vẫn rất quan trọng. Phần mềm chỉ là công cụ tính toán còn kế toán vẫn là người trực tiếp thực hiện các công việc nhập dữ liệu, nếu dữ liệu không chính xác thì báo cáo khi kết xuất ra cũng bị sai lệch.
Chương 3: Đánh giá thực trạng về kế thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại Công ty DTSoft
3.1. Đánh giá thực trạng về kế thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại Công ty DTSoft
3.1.1. Những ưu điểm
Qua quá trình tìm hiểu công tác Hạch toán kế toán tại đơn vị có thể thấy công tác kế toán ở đơn vị tương đối tốt thể hiện ở những ưu điểm sau:
- Công ty đã tổ chức Bộ máy kế toán rất đầy đủ với các bộ phận được phân công chuyên trách, chuyên môn hoá giúp cho công tác hạch toán kế toán đạt hiệu quả cao. Phân công lao động kế toán cũng rất hợp lý.
- Về trình tự ghi sổ Công ty cũng tổ chức rất có khoa học và theo đúng qui định.
- Được sự cho phép của cơ quan chức năng, khi vận dụng chế độ kế toán theo quyết định 18 của Bộ Tài chính Công ty DTSoft đã thực hiện hạch toán theo đúng chế độ về tài khoản kế toán, chứng từ kế toán...
- Đối với mỗi phần hành kế toán Công ty đều tổ chức rất tốt và đảm bảo các phần hành, các bộ phận kế toán thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của mình. Tiêu biểu như kế toán giai đoạn tiêu thụ Công ty đã hạch toán đầy đủ, chính xác tình hình tiêu thụ sản phẩm, dịch vụ cùng các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ. Xác định kịp thời kết quả tiêu thụ cũng như toàn bộ lợi nhuận về tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá dịch vụ.
- Công ty đã tổ chức tốt công tác Hạch toán kế toán đảm bảo cho công tác thực hiện được đúng chức năng, nhiệm vụ của mình là phản
ánh và giám đốc việc chấp hành chế độ quản lý kinh tế, tài chính tăng cường củng cố chế độ Hạch toán kế toán.
3.1.2. Những tồn tại và nguyên nhân
Bên cạnh những ưu điểm mà Công ty DTSoft đã đạt được trong công tác hạch toán kế toán vẫn còn có những tồn tại cần được khắc phục như:
- Về tổ chức bộ máy kế toán của đơn vị cũng tương đối là hợp lý tuy nhiên do đặc điểm của đơn vị là có nhiều cơ sở phụ thuộc và có cả chi nhánh thì nên tổ chức bộ máy theo mô hình phân tán hoặc kết hợp thì sẽ giảm bớt khối lượng công việc cho bộ phận kế toán trung tâm.
- Việc sử dụng phần mềm kế toán rất tiện lợi và nhanh chóng chính xác, tuy nhiên điều này sẽ dễ dẫn đến việc chậm chễ trong việc ghi sổ và cập nhật chứng từ do chủ quan vào máy tính. Trong quá trình lưu sổ sách chứng từ cũng phải hết sức cẩn thận và phải quản lý rất tốt. Định kỳ nên lưu dữ liệu ra đĩa phòng khi gặp sự cố về máy móc sẽ làm mất dữ liệu.
- Việc vận dụng chế độ kế toán khác vào loại hình doanh nghiệp của đơn vị cần phải hết sức cẩn thận sử dụng hệ thống tài khoản phải hợp lý, không nên chi tiết quá các tài khoản khi không được sự cho phép của cơ quan chức năng.
Theo em, Công ty DTSoft nên tổ chức bộ máy hoạt động của mình gọn nhẹ hơn nữa sẽ tiết kiệm được chi phí trong quản lý và các phòng ban sẽ được nâng cao trách nhiệm đồng thời tăng hiệu quả trong công việc. Có quá nhiều phòng, ban chức năng làm cho bộ máy cồng kềnh và khó vận động nhịp nhàng được, dẫn đến khó quản lý. Hiện nay ở Công ty quản lý nhân viên theo thời gian và với số lượng đông như vậy thì rất khó. Công ty có thể tham khảo
mô hình quản lý theo công việc ở các công ty khác, mô hình đó cũng tương đối hiệu quả.
3.2. Hoàn thiện kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại Công ty DTSoft DTSoft
3.2.1. Kiến nghị về chứng từ kế toán
Vai trò của chứng từ kế toán rất quan trọng không ai có thể phủ nhận điều đó. Chứng từ kế toán sao chụp được vốn và các quan hệ phát sinh thuộc đối tượng hạch toán kế toán phù hợp với đặc điểm của từng đối tượng và sự vận động của nó. Chứng từ kế toán thông tin và kiểm tra kịp thời tình trạng của từng đối tượng và sự vận động của nó theo yêu cầu quản lý nghiệp vụ của mỗi cấp chủ thể quản lý. Hệ thống bản chứng từ là căn cứ pháp lý cho việc bảo vệ tài sản và xác minh tính hợp pháp trong việc giải quyết các mối quan hệ kinh tế pháp lý thuộc đối tượng hạch toán kế toán, kiểm tra và thanh tra hoạt động sản xuất kinh doanh. Với những ý nghĩa nêu trên thì chứng từ thực sự cần thiết và rất quan trọng với mọi doanh nghiệp.
Qua thực tế tìm hiểu tại Công ty DTSoft em nhận thấy công tác tổ chức sử dụng chứng từ của doanh nghiệp tương đối đầy đủ và đúng qui định khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tuy nhiên bên cạnh đó công tác luân chuyển chứng từ còn cứng nhắc, chưa linh hoạt. Ví dụ như qui trình luân chuyển chứng từ của quá trình chi tiền mặt hiện nay tại Công ty DTSoft như sau:
1. Người nhận tiền đề nghị doanh nghiệp chi tiền. 2. Thủ trưởng đơn vị và kế toán trưởng duyệt chi. 3. Kế toán thanh toán lập phiếu chi.
4. Kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị duyệt chi.
5. Thủ quĩ xuất quĩ tiến mặt giao cho người nhận tiền và ký vào phiếu chi sau đó chuyển lại cho kế toán thanh toán.
7. Bảo quản chứng từ trong kỳ, chuyển lưu trữ sau năm tài chính. Trách nhiệm luân chuyển Người nhận tiền Kế toán thanh toán Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Thủ quĩ Công việc 1. Đề nghị chi tiền 1 2. Duyệt chi 2 3 3. Lập phiếu chi 4 4. Ký phiếu chi 6 5 5. Xuất quỹ 7 6. Ghi sổ kế toán 8
7. Bảo quản, lưu 9
Ưu điểm của phương án này là có trình tự luân chuyển ngắn nhất và đảm bảo tính kiểm tra, xét duyệt từng phiếu chi là rất lớn tuy nhiên không thuận tiện về thời gian luân chuyển. Đối với một Công ty có đặc điểm là lượng nhân viên đi công tác rất đông và đi xa thì khối lượng chứng từ chi thanh toán hàng ngày cũng rất lớn nếu để được thanh toán thì sẽ mất rất nhiều thời gian gây hậu quả lãng phí không cần thiết. Theo em có thể Công ty nên sử dụng cả phương pháp luân chuyển chứng từ theo cách như sau:
1. Người nhận tiền đề nghị Công ty chi tiền. 2. Thủ trưởng đơn vị và kế toán trưởng duyệt chi. 3. Kế toán thanh toán lập phiếu chi.
4. Thủ quỹ xuất qũy tiền mặt giao cho người nhận tiền và ký vào phiếu chi sau đó chuyển lại cho kế toán thanh toán.
5. Kế toán thanh toán ghi sổ kế toán.
6. Kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị ký phiếu chi.
7. Bảo quản chứng từ trong kỳ, chuyển vào lưu trữ sau năm kế toán. Cá nhân liên quan Người
nhận Kế toán thanh Thủ trưởng Kế toán Thủ quĩ Công việc 1. Đề nghị chi tiền 1 2. Duyệt chi 2 3
3. Lập phiếu chi 4
4. Ký phiếu chi 5
5. Xuất quỹ 6
6. Ghi sổ kế toán 8 7
7. Bảo quản, lưu 9
Phương án luân chuyển này khắc phục được thời gian luân chuyển nhưng lại không đảm bảo tính kiểm tra chặt chẽ việc chi tiền. Doanh nghiệp nên áp dụng cả hai phương pháp để tận dụng ưu điểm của từng phương pháp và ghi rõ:
- Phương án 1 dùng trong trường hợp số tiền chi lớn, nghiệp vụ chi có tính chất trọng yếu trong quản lý.
- Phương án 2 nên được áp dụng trong các nghiệp vụ chi có tính chất thường xuyên của đơn vị để đảm bảo tính kịp thời trong việc luân chuyển chứng từ.
Nếu doanh nghiệp tổ chức việc luân chuyển chứng từ linh hoạt như vậy sẽ giúp giảm bớt gánh nặng cho công tác kế toán và quản lý, làm tăng hiệu quả công việc.
3.2.2. Kiến nghị về tài khoản kế toán
Như đã nói ở trên chứng từ chỉ có thể sao chụp lại nguyên hình nghiệp vụ, tự nó không phản ánh được mối liên hệ tất yếu giữa các mặt, các hiện tượng. Vấn đề phản ánh sự vận động của đối tượng hạch toán theo từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn, từng loại hoạt hoạt động thì lại phải cần có phương pháp thích hợp, đó chính là phương pháp sử dụng Tài khoản kế toán. Tài khoản là cách thức phân loại, hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh riêng biệt theo từng đối tượng ghi của hạch toán, kế toán nhằm phục vụ cho yêu cầu quản lý của các loại chủ thể quản lý khác nhau. Quản lý kinh tế luôn cần những thông tin tổng hợp về tài sản, về nguồn huy động tài sản, về
qua việc sử dụng tài khoản kế toán ta có thể thấy được phần nào qui mô của doanh nghiệp.
Về việc sử dụng tài khoản tại Công ty DTSoft áp dụng hệ thống tài khoản theo Quyết định số 15 của Bộ tài chính, và Công ty có chi tiết thêm một số tài khoản cấp 3. Tuy nhiên việc sử dụng tài khoản chi tiết của Công ty một số tài khoản chi tiết quá mà chưa được sự cho phép của cơ quan chức năng, còn một số tài khoản khác thì lại chưa chi tiết được đến tận các đối tượng để quản lý. Công ty nên chi tiết các tài khoản cấp 3, cấp 4 trong công tác kế toán quản trị phục vụ cho nội bộ doanh nghiệp mà thôi chứ không nên dùng với các báo cáo tài chính ra bên ngoài Công ty. Còn các tài khoản thanh