Chi phí nhân viên quản lý, dụng cụ văn phòng, chi phí khấu hao TSCĐ, thu tiền trên vốn, tiền điện thoại, lãi tiền vay, và các chi phí khác bằng tiền. Đồng thời chi phí trả hộ nh lãi tiền vay cho các đơn vị khác cũng đợc hạch toán vào TK642.
Trong kỳ chi phí quản lý doanh nghiệp cũng nh chi phí bán hàng phát sinh bao nhiêu sẽ đợc kết chuyển hết trong kỳ để xác định kết quả.
Chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh của phòng kinh doanh nào thì hạch toán riêng cho phòng đó để tính kết quả kinh doanh cho từng phòng. Còn chi phí quản lý doanh nghiệp của cả công ty thì hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp của cả công ty không phân bổ cho phòng nào.
Cuối tháng căn cứ vào sổ nhật ký, kế toán tổng hợp sẽ tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp vào sổ cái TK642.
b. Tài khoản sử dụng:
TK642 . Chi phí quản lý doanh nghiệp đợc công ty mở chi tiết theo tài khoản cấp hai nh sau.
TK6411. Chi phí nhân viên quản lý: Là các khoản tiền lơng, BHXH, BHYT, KPCĐ và các khoản phụ cấp khác phải trả cho cán bộ công nhân viên, văn phòng và các phòng ban chức năng của doanh nghiệp.
TK6422. Chi phí vật liệu quản lý: Là gía trị vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý nh giấy, bút, mực các loại vật liệu sử dụng cho sửa chữa TSCĐ ở bộ phận quản lý.
TK6423. Chi phí đồ dùng văn phòng: Là giá trị các loại đồ dùng, công cụ sử dụng cho bộ phận quản lý.
TK6424. Chi phí khấu hao TSCĐ: Là giá trị hao mòn của những TSCĐ sử dụng ở khâu quản lý.
TK6425. Thuế phí, lệ phí (TK64251-Thuế phí và lệ phí, TK6425UT- thuế phí lệ phí hàng uỷ thác)
tồn kho, dự phòng phải thu khó đòi.
TK6427. Chi phí dịch vụ mua ngoài. Là các khoản doanh nghiệp phải trả cho các đơn vị, các cá nhân bên ngoài do cung cấp dịch vụ cho doanh nghiệp.
TK6429. Chi phí bằng tiền khác.
c. Quy trình hạch toán thực tế.
Ngày 31/12/2004 Trích BHXH LCB vào phí PTKT cho phòng kế toán tài chính Kế toán dựa vào phiếu kế toán, tiền VND nhập liệu vào máy nh sau
Ngày chứng từ: 31/12/2004 số chứng từ LH/PKT Mã khách: CTXNKDM Công ty XNK dệt may Diễn giải: Trính BHXH theo LCB vào chi phí PTCKT Mã vụ việc: BPKT Phòng kế toán tài chính TK nợ: 6421 Chi phí nhân viên quản lý TK có: 3383 BHXH
Khoản mục: 102 Bảo hiểm xã hội Tiền 1.825.440
Ngày 31/12/2004 Thanh toán tiền chi tiếp khách bằng tiền mặt của phòng kế toán
Kế toán dựa vào phiếu chi tiền mặt nhập liệu vào máy Mã chứng từ: Phiếu chi tiền mặt VND
Ngày chứng từ: 31/12/2004 số chứng từ 1352
Mã khách: XTXNKDM Công ty xuất nhập khẩu dệt may Diễn giải: Thanh toán tiền chi tiếp khách
Mã vụ việc: BPKT Phòng kế toán tài chính TKnợ: 6429 Chi phí bằng tiền khác
TKcó: 1111 Tiền mặt VND Khoản mục: 917 Tiếp khách hội nghị Tiền: 411.818
Bảng 2.18
Công ty xNK dệt may
Sổ cái tài khoản 642
Từ ngày 01/10/2004 đến ngày 31/12/2004 Số d đầu kỳ: 0
Đơn vị tính: đồng
Chứng từ Diễn giải Số phát sinh
Số Ngày Nợ Có
… … …. …
LH/PK Trích BHXH theo LCB vào chi phí P.TCKT
1.825.440
1352 Thanh toán tiền chi phí tiếp khách 411.818 … … … … 490 31/12/2004 KC chi phí từ 642→911 6421→9110 445.181.815 … … … … 490 31/12/2004 KC chi phí từ 642→911 6429→9110 183.423.067 Cộng 775.776.109 775.776.109 Số d cuối kỳ: 0
Trởng phòng TCKT Hà nội, ngày .. tháng.. năm 2004
Ngời lập bảng biểu
Bảng 2.19
Hoá đơn
Mẫu số: 01 GTKT-3LL
Liên 2: Giao khách hàng Ngày 31 tháng 3 năm 2004 Đơn vị bán hàng:... Địa chỉ:... Số tài khoản:... Điện thoại:………MS:... Họ tên ngời mua hàng: Phòng tài chính kế toán
Tên đơn vị: Công ty xuất nhập khẩu dệt may Địa chỉ: 57B Phan Chu Trinh
Số tài khoản:... Hình thức thanh toán: ……….. MS:... STT Tên hàng hóa,
dich vụ
Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=2*1
Tiếp khách hội nghị (có bảng kê chi tiết kèm theo)
411.818
Cộng tiền hàng 411.818
Thuế suất thuết GTGT: 0%
Tiền thuế GTGT: 0
Tổng cộng tiền thanh toán: 411.818 Số tiền viết bằng chữ: Bốn trăm mời một ngàn tám trăm mời tám đồng
Ngời mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)
Ngời bán hàng (ký, ghi rõ họ tên)
Thủ trởng đơn vị
(đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Bảng 2.20
Tổng hợp phát sinh của một tài khoản
Từ ngày 01/10/2004 đến ngày 31/12/2004
Nội dung Ps nơ Ps có Tổng phát sinh
102 Bảo hiểm XH 103 Bảo hiểm ytế 203 Kinh phí công đoàn 204 Văn phòng phẩm
305 Vật liệu dùng cho sửa chữa 509 Vật rẻ ( công cụ, dụng cụ ) 711 Thủ tục phí ngân hàng 712 Điện nớc
917 FAX, TELEX, điện thoại 918 Tếp khách, hội nghị 921 Công tác phí trong nớc 923 Xăng xe 924 Chi phí khác 926 Kểm nghiệm và giám định 927 Cớc gửi chứng từ và hàng mẫu 108.529.890 6.330.330 844.044 844.044 4.900.500 10.561.350 2.543.182 20.000 18.261.530 3.439.403 1.187.000 5.816.000 29.463.500 23.937.190 170.000 211.817
Kế toán trởng Ngày..tháng năm…
Bảng 2.21
Tổng hợp phát sinh của một tài khoản
Từ ngày 01/10/2004 đến ngày 31/12/2004 Tài khoản: 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp
Nội dung Ps nợ Ps có
Tổng phát sinh
6421 Chi phí nhân viên quản lý 6422 Chi phí vật liệu quản lý 6423 Chi phí đồ dùng văn phòng 6424 Chi phí khấu hao TSCĐ 6425C Thuế, phí và lệ phí
6426 Chi phí dịch vụ mua ngoài 6429 Chi phí bằng tiền khác 3.723.428.848 2.000.249.477 100.490.640 30.041.384 139.561.924 43.950.147 218.274.781 1.190.860.495
Kế toán trởng Ngày tháng năm… … Ngời lập biểu
2.5. hạch toán kết quả tiêu thụ hàng hoá tại công ty VINATEX
2.5.1. Tài khoản sử dụng
Cuối tháng, kế toán tổng hợp xác định kết quả tiêu thụ của Công ty và lập báo cáo kết quả kinh doanh. Dựa trên những báo cáo kết quả kinh doanh hàng tháng, kế toán tổng hợp tổng hợp tổng hợp số liệu và lên báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty: Tài khoản sử dụng để hạch toán kết quả tiêu thụ gồm:
- TK 911: Xác định kết quả kinh doanh - TK 421: Lợi nhuận cha phân phối
2.5.2. Phơng pháp hạch toán
Cuối tháng, căn cứ vào sổ chi tiết hàng bán bị trả lại, kế toán kết chuyển doanh thu các khoản hàng bán bị trả lại
Nợ TK 511: Doanh thu
Có TK 531: Hàng bán bị trả lại. - Xác định doanh thu thuần và kết chuyển
Nợ TK 511: Doanh thu
Có TK 911: Xác định kết quả
- Hạch toán chi phí thu mua hàng bán ra trong kỳ vào gía vốn Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
Có TK 1562: Chi phí thu mua - Kết chuyển giá vốn Nợ TK 911: Xác định kết quả Có TK 632: Giá vốn hàng bán trong kỳ Kết quả hoạt động kinh doanh Doanh thu bán hàng thuần Giá vốn hàng bán Chi phí bán hàng Chi phí quản lý doanh nghiệp = - - -
- Kết chuyển chi phí bán hàng
Nợ TK 911: Xác định kết quả
Có TK 641: Chi phí bán hàng phân bổ cho lợng hàng tiêu thụ trong kỳ
- Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 911: Xác định kết qủa
Có TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ
- Xác định kết quả lãi hoặc lỗ Nợ TK 911 (nếu lãi) Có TK 421 Hoặc:
Nợ TK 421 (nếu lỗ) Có TK 911
Tình hình thực tế của Công ty VINATEX tháng 3/2004 nh sau; - Kết chuyển giảm doanh thu
Nợ TK 511: 2.860.000 Có TK 531: 2.860.000 - Kết chuyển doanh thu bán hàng thuần
Nợ TK 511: 992.736.106 Có TK 911: 992.736.106 - Hạch toán chi phí thu mua vào giá vốn
Nợ TK 632: 37.354.000 Có TK 1562: 37.354.000 - Kết chuyển giá vốn hàng bán Nợ TK 911: 837.343.178 Có TK 632: 837.343.178 - Kết chuyển chi phí bán hàng
Nợ TK 911: 19.255.000 Có TK 641: 19.255.000
- Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 911: 40.776.954
Có TK 642: 40.776.954 - Kết chuyển lãi
Nợ TK 911: 95.360.974
Có TK 421 (4212): 95.360.974
Kế toán phản ánh việc hạch toán kết quả tiêu thụ hàng hoá trong tháng vào các sổ sách có liên quan (sổ Nhật ký chung, sổ cái TK 511, 632, sổ chi tiết TK 911 Sau đó từ các sổ này kế toán lập báo cáo kết quả kinh doanh năm 2004
Bảng 2.22
Tổng công ty dệt may Việt Nam Công ty XNK dệt may
Kết quả hoạt động kinh doanh
Năm 2004
Phần i – l i, lỗã
Chỉ tiêu Mã
số Năm 2004
Doanh thu bán hàng và cung cấp dich vụ 01 418 808 617 536 Trong đó: doanh thu hàng xuất khẩu 110 331 199 925
Các khoản giảm trừ (03=04+05+06+07) 03 3 494 941 164
- Chiết khấu 04
- Giảm giá 05
- Hàng bán bị trả lại 06 3 494 941 164
- Thuế tiêu thụ ĐB, thuế XK phải nộp 07
1. Doanh thu thuần (10=01-03) 10 415 313 676 372 2. Giá vốn hàng bán 11 398 772 353 992 3. lợi nhuận gộp (20=10-11) 20 16 541 322 380 4. doanh thu hoạt động tài chính 21 1 663 836 659 5. chi phí hoạt động tài chính 22 3 558 459 599
Trong đó: Lãi vay phải trả 23 2 656 933 961
6. chi phí bán hàng 24 9 958 959 185 7. chi phí quản lý doanh nghiệp 25 3 474 810 939 8. lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh
doanh (30=20+(21-22)-(24+25))
30 1 212 929 316
9. thu nhập khác 31 295 182 286 10. Chi phí khác 32 29 938 279 11. lợi nhuận khác (40=31-32) 40 265 244 007 12. tổng lợi nhuận trớc thuế (50=30+40) 50 1 478 173 323 13. thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp 51
Chơng iii
hoàn thiện hạch toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty vinatex
3.1. đánh giá thực trạng hạch toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ hàng hoá tại công ty vinatex
Đơn vị nào tổ chức tốt đợc công tác kế toán thì đơn vị đó luôn đảm bảo đợc sự thành công trong thơng trờng. Vì vậy, cùng với sự tồn tại và phát triển của Công ty, công tác kế toán cũng không ngừng đợc nâng cao và hoàn thiện hơn nữa nhằm đáp ứng ngày càng tốt hơn cho công tác quản lý. Tình hình thực tế công tác hạch toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty VINATEX nh sau.
3.1.1. Những u điểm
Công ty có đợc đội ngũ nhân viên kế toán năng động và nhiệt tình với công việc.
VINATEX có đội ngũ nhân viên kế toán trẻ rất năng động và nhiệt tình. Họ thực sự đã góp một phần quan trọng trong thành công của Công ty những năm qua.
Bộ máy kế toán đợc tổ chức khá hợp lý:
Hệ thống kế toán của Công ty rất gọn nhẹ và vẫn đảm bảo hoàn thành tốt một khối lợng công việc lớn. Công tác kế toán đợc phân công phù hợp với năng lực và trình độ của từng ngời, phát huy thế mạnh của mỗi nhân viên làm cho công việc đạt hiệu quả tốt. Đội ngũ nhân viên kế toán năng động, nhiệt tình, trình độ đồng đều. Phòng kế toán đã quản lý tốt tiền hàng, bảo toàn và phát triển vốn của Công ty, đáp ứng kịp thời nhu cầu về vốn của các phòng nghiệp vụ và của chi nhánh.
Sổ kế toán và hình thức ghi sổ phù hợp với Công ty: Công ty áp dụng
hình thức ghi sổ Nhật ký chung. Hình thức này hoàn toàn phù hợp với đặc điểm kinh doanh và bộ máy kế toán của Công ty. Hình thức này lại dễ dàng trong việc sử dụng máy vi tính để hạch toán.
Các chứng từ: Các chứng từ sử dụng trong quá trình hạch toán ban đầu
đợc lập ra đều phù hợp với yêu cầu kinh tế và pháp lý của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Chứng từ đơc phân loại hệ thống hoá theo từng nghiệp vụ kinh tế, theo thời gian phát sinh.... và đợc đóng thành tập theo từng tháng, thuận lợi cho việc tìm kiếm, kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết.
Công ty có một chơng trình kế toán riêng: Hiện nay, với xu hớng vi
tính hoá hoạt động kế toán, Công ty đã nhận thấy những u việt của việc sử dụng máy vi tính trong hạch toán nh:
- Cung cấp thông tin kế toán một cách nhanh chóng, chính xác vì mọi số liệu đều đợc xử lý trực tiếp theo chứng từ gốc nên không có sự sai lệch.
- Giảm đợc lao động đơn điệu của nhân viên kế toán vì khi sử dụng phần mềm kế toán, nhân viên kế toán chỉ cần đa đầy đủ dữ liệu cần thiết trên chứng từ gốc vào máy, không cần làm những việc nh: vào sổ kế toán chi tiết, tính toán tổng hợp số liệu, lập sổ chi tiết, lập báo cáo kế toán....
- Thuận tiện cho việc kiểm tra và phát hiện sai sót
Nhận thức đợc tầm quan trọng của việc ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán nên kế toán máy đã đợc áp dụng tại Công ty trong những năm gần đây với một chơng trình hạch toán phù hợp với đặc điểm riêng của Công ty. Với phơng tiện hạch toán này, các nghiệp vụ phát sinh đợc xử lý nhanh chóng, chính xác, lợng thông tin đợc lu trữ nhiều, tiết kiệm thời gian tìm kiếm thông tin cần thiết, tăng năng suất lao động kế toán. Vì hình thức sổ mà công ty áp dụng là hình thức Nhật kí chung nên việc áp dụng kế toán máy là rất phù hợp.
Ngoài những điểm mạnh nêu trên thì công tác hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá vẫn còn những hạn chế cần đợc cải tiến và hoàn
thiện nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh và hiệu quả của công tác kế toán.
3.1.2. Những tồn tại cần khắc phục
Bên cạnh những u điểm của mình, công tác hạch toán nói chung và hạch toán tiêu thụ hàng hoá, xác định kết quả tiêu thụ nói riêng còn có những hạn chế nhất định cần đợc cải tiến và hoàn thiện cho phù hợp với yêu cầu quản lý trong nền kinh tế thị trờng.
Sử dụng tỉ giá thực tế để hạch toán các phát sinh ngoại tệ là cha hợp lý:
Các khoản chi phí bằng ngoại tệ của Công ty phát sinh hàng ngày mà Công ty lại sử dụng tỉ giá thực tế để hạch toán. Điều này làm cho công việc ghi chép của nhân viên kế toán trở nên nặng nề, thờng xuyên phải điều chỉnh lại tỉ giá dẫn đến dễ gây nhầm lẫn.
Phơng pháp kế toán hàng tồn kho không thống nhất:
Trên thuyết minh báo cáo tài chính của Công ty, Công ty đăng kí phơng pháp kế toán hàng tồn kho là phơng pháp kê khai thờng xuyên và trên thực tế đã tính hàng hoá xuất kho trong tháng căn cứ vào các phiếu nhập kho, lợng tồn đầu tháng và kiểm kê kho cuối tháng kế toán tính “giá trị hàng xuất kho = tồn đầu
tháng + nhập trong tháng - tồn cuối tháng” theo phơng pháp bình quân gia
quyền. Nh vậy đây chính là sự pha trộn giữa 2 phơng pháp hạch toán hàng tồn kho dẫn đến sự không nhất quán trong cách tính toán và logic trong hạch toán.
Công ty không sử dụng tài khoản 159 dự phòng giảm giá hàng tồn–
kho: Tài khoản 159 “ dự phòng giảm giá hàng tồn kho” là một tài khoản cần
thiết phải có đối với một đơn vị kinh doanh thơng mại. Việc Công ty VINATEX không mở tài khoản này sẽ gây lúng túng cho cho Công ty khi có tình huống bất thờng xảy ra.
Cha có chính sách chiết khấu: Công ty đã có các chính sách về giá cả,
chính sách thanh toán... nhng lại cha áp dụng một biên pháp thúc đẩy tiêu thụ