VINATEX
Giá bán của hàng hoá đợc xác định dựa trên ba căn cứ: Giá trị hàng mua vào, giá cả thị trờng và mối quan hệ của Công ty với khách hàng. Đối với khách hàng thờng xuyên, khách mua với khối lợng lớn, Công ty sẽ giảm giá cho họ. Nhờ thực hiện chính sách giá cả linh hoạt nh vậy mà Công ty thu hút đợc khách hàng, uy tín của Công ty ngày càng đợc nâng cao, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh
Phơng thức thanh toán của Công ty cũng rất đa dạng, điều này phụ thuộc vào sự thoả thuận của hai bên theo hợp đồng kinh tế đã ký. Viêc thanh toán có thể đợc thực hiện ngay hoặc sau một thời gian nhất định. Công ty luôn muốn tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng, do đó hình thức thanh toán chủ yếu hiện nay là thanh toán chậm. Tuy nhiên, Công ty cũng không muốn làm ảnh hởng đến tiến độ kinh doanh của mình nên luôn phải giám sát chặt chẽ các khoản phải thu của khách hàng, phân tích các mối nợ để tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn.
Về phơng pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng: Trên bảng thuyết minh báo cáo tài chính của công ty, công ty đăng kí phơng pháp kế toán hàng tồn kho là phơng pháp Kê khai thờng xuyên và trên thực tế đã tính hàng hoá xuất kho trong tháng căn cứ vào các phiếu nhập kho, lợng tồn đầu tháng và kiểm kê kho cuối tháng kế toán tính
2.3.3. Phơng pháp xác định giá vốn hàng tiêu thụ
Sản phẩm của công ty rất phong phú đa dạng về chủng loại. Số lợng sản phẩm nhập, xuất diễn ra thờng xuyên liên tục nên việc lựa chọn phơng pháp tính gía thành sản phẩm nhập, xuất, tồn kho sẽ có tác dụng rất lớn đến việc xác định giá vốn cũng nh giá bán hợp lý đảm bảo bù đắp chi phí, đem lại lợi nhuận cho xí nghiệp. Công ty dùng phơng pháp giá thực tế đích danh để xác định giá vốn hàng xuất bán, cụ thể nh sau:
• Đối với giá trị mua thực tế của hàng xuất: xuất bán lô hàng nào thì lấy theo giá trị mua của lô hàng đó.
• Đối với chi phí mua: khi mua hàng về nhập kho, có phát sinh chi phí mua hàng thì kế toán tiến hành xác định đơn giá chi phí bán hàng nhập theo công thức sau:
Đơn giá chi phí mua hàng
= Chi phí mua của lô hàng Số lợng của lô hàng
• Chi phí mua hàng đợc phân bổ cho hàng bán ra một lần vào thời điểm cuối kỳ tỷ lệ với trị giá mua.
• Khi xuất kho lô hàng đó đem tiêu thụ thì chi phí mua đợc phân cho khối l- ợng hàng bán ra nh sau: Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng bán = Chi phí mua hàng đầu kỳ + Chi phí mua hàng trong kỳ Trị giá mua hàng bán ra trong kỳ + Trị giá mua hàng còn lại cuối kỳ
Trong đó:
Chi phí mua hàng bán ra trong kỳ đợc tính theo tổng phát sinh Nợ TK 1562
Trị giá mua hàng bán ra trong kỳ đợc tính theo tổng phát sinh Nợ TK 1562 Trị giá mua hàng còn lại cuối kỳ đợc tính theo số d cuối kỳ của TK 1561 cộng d cuối kỳ TK 157
Chi phí mua hàng đầu kỳ đợc tính theo số d đầu kỳ của TK 1562
2.3.4. Thực trạng hạch toán tiêu thụ hàng hoá tại Công ty VINATEX
2.3.4.1. Các chứng từ sử dụng và các qui định chung đợc tuân thủ trong tiêu thụ hàng hoá tại Công ty
Các chứng từ đợc sử dụng trong tiêu thụ hàng hoá tại Công ty VINATEX gồm:
• Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm phiếu xuất kho: đợc lập thành 03 liên, là chứng từ để Thủ kho xuất hàng ra khỏi kho và hàng hoá ra khỏi cổng bảo vệ do bộ phận theo dõi việc xuất hàng lập khi có yêu cầu xuất hàng hoá ra khỏi Công ty và đợc kí duyệt, đồng thời là phiếu xuất kho.
• Hoá đơn bán hàng: là hoá đơn tài chính của Công ty dùng làm chừng từ thanh toán và đi đờng cho hàng hoá xuất bán.
Bên cạnh đó thì việc xuất hàng ra khỏi Công ty phải tuân theo một số qui định sau:
• Hàng hoá xuất bán ra khỏi Công ty phải có Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm phiếu xuất kho đã đợc kí duyệt.
• Thời gian trả chậm đối với khách hàng đợc áp dụng theo chính sách bán hàng của Công ty. Công ty đã xây dựng chính sách bán hàng cho từng loại khách hàng, từng mặt hàng bao gồm: chính sách giá cả, chính sách thanh toán... để dễ dàng cho việc thực hiện và kiểm tra.
• Kế toán công nợ phải theo dõi công nợ, nhắc nhở khách hàng có nợ quá hạn và lập báo cáo nợ quá hạn của khách hàng mỗi ngày và gửi cho Kế toán tr-
ởng để kiểm tra việc thu nợ và xuất hàng.
2.3.4.2. Trình tự kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa
Việc hạch toán tiêu thụ hàng hoá tại Công ty đợc tiến hành theo trình tự sau:
Hàng ngày, nhân viên bán hàng nộp các chứng từ gốc (hoá đơn GTGT, phiếu đề nghị xuất hàng kiêm phiếu xuất kho) để kế toán phản ánh vào Nhật ký bán hàng, Nhật ký chung, sổ chi tiết tài khoản 156, 632, 511, nếu khách hàng nợ thì phản ánh vào sổ chi tiết tài khoản 131. Từ Nhật ký chung, kế toán phản ánh vào sổ cái TK 632, 641, 642, 156.
Định kỳ 7 hoặc 10 ngày, kế toán lấy số liệu từ Nhật ký bán hàng phản ánh vào Sổ cái TK 511. Cuối tháng, từ sổ chi tiết TK 156, 632, 511, 131, kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết.
Từ sổ cái TK 632, 511, 641, 642, 156, kế toán lập bảng cân đối tài khoản. Từ bảng cân đối tài khoản và bảng tổng hợp chi tiết, kế toán lập báo cáo kế toán. Đồng thời, kế toán phải đối chiếu, kiểm tra giữa Nhật ký chung và bảng tổng hợp chi tiết, giữa sổ cái TK 632, 511, 156, 641, 642 với bảng tổng hợp chi tiết, giữa bảng cân đối tài khoản với bảng tổng hợp chi tiết.
Sơ đồ 2.5: Qui trình hạch toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ hàng hoá theo hình thức Nhật ký chung
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi định kì
Quan hệ đối chiếu
2.3.4.3. Quy trình hạch toán nghiệp vụ bán buôn tại Công ty VINATEX
Hiện nay thì Công ty áp dụng hai hình thức bán buôn là: bán buôn qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán.
Qui trình bán hàng diễn ra nh sau:
• Bộ phận bán hàng tìm khách hàng, thoả thuận giá bán, nhận đơn đặt hàng của khách hàng và ký kết hợp đồng bán (nếu có). Sổ Nhật ký bán hàng Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Nhật ký chung
Báo cáo kế toán Bảng cân đối tài khoản Sổ cái TK 632, 511, 156, 641, 642 Chứng từ gốc Sổ chi tiết TK 156, 632, 511, 131
• Bộ phận bán hàng lập phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm phiếu xuất kho (03 liên) theo đơn đặt hàng của khách hàng.
• Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm phiếu xuất kho sau khi đợc ký duyệt của Trởng bộ phận bán hàng sẽ chuyển cho bộ phận kế toán để xuất hoá đơn GTGT hoặc lập các chứng từ đi đờng. Hoá đơn GTGT đợc lập thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần):
-Liên 1: Lu tại quyển gốc -Liên 2: Giao cho khách hàng
-Liên 3: Giao cho thủ kho để ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán ghi sổ và làm thủ tục thanh toán
Trên mỗi hoá đơn có ghi đầy đủ họ tên khách hàng, địa chỉ, hình thức thanh toán, khối lợng, đơn giá của từng loại hàng bán ra, tổng tiền hàng, thuế GTGT và số tiền phải thanh toán.
• Hoá đơn GTGT và Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm phiếu xuất kho đợc kí duyệt của Kế toán trởng và Tổng giám đốc hoặc Phó tổng giám đốc. Nếu khách hàng trả tiền ngay thì Kế toán trởng kiểm tra việc thu tiền trớc khi kí duyệt Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty.
• Thủ kho căn cứ vào Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm phiếu xuất kho đã đợc kí duyệt, ghi nhận số lợng thực xuất, có chữ ký cuả Thủ kho, ngời nhận và xuất hàng ra khỏi kho. 01 liên Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm phiếu xuất kho giao cho khách hàng hoặc ngời giao hàng để ra cổng.
• 01 liên hoá đơn GTGT đợc khách hàng ký nhận khi giao hàng, căn cứ vào hoá đơn GTGT, bộ phận kế toán ghi nhận công nợ của khách hàng (nếu có).
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, kế toán sẽ viết hoá đơn và thủ kho xuất hàng tại kho (đối với trờng hợp bán buôn qua kho), còn với trờng hợp bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán thì Công ty sẽ chuyển ngay hàng tới cho khách sau khi mua hàng hoá của nhà cung cấp. Công ty thờng bán buôn
vận chuyển thẳng đối với những khách hàng truyền thống. Điều này giúp Công ty tiết kiệm đợc chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt, tránh ứ đọng hàng hoá.
Ví dụ sau đây sẽ minh hoạ cho quá trình luân chuyển chứng từ và hạch toán nghiệp vụ bán buôn hàng hoá tại Công ty VINATEX.
Ví dụ: Ngày 02/11/2004 phòng kinh doanh XNK dệt mua khăn bông xuất khẩu của công ty xuất khẩu thảm Đông Phong – Thái Bình. Hóa đơn GTGT số 26930. Chuyến hàng này đợc vận chuyển về kho Hải Phòng và nhập kho ngày 02/11/2004. Sau đó, phòng kinh doanh XNK dệt lập phiếu nhập kho theo số thực nhập và giao cho thủ kho ký nhận. Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho ghi vào thẻ kho.
Đến ngày 08/11/2004, Công ty viết hóa đơn số 1686 xuất lô hàng khăn bông cho công ty KANTEX ISOMURA, Nhật Bản theo hợp đồng số 04/VNT – KI/03 ngày 08/10/2004. Đồng thời phòng XNK dệt cũng lập phiếu xuất kho để thủ kho căn cứ vào đó để giao hàng. Ngày giao hàng lên tầu là ngày 13/11/2004. Tờ khai hải quan số 1566 ngày 10/11/2004.
Sau khi phiếu này đợc trởng bộ phận bán hàng ký duyệt, phiếu sẽ đợc chuyển cho bộ phận kế toán để xuất hoá đơn GTGT. Do Công ty tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ nên sử dụng hoá đơn GTGT theo mẫu số 01/GTKT-3LL. Hoá đơn đợc lập thành 03 liên, đặt giấy than viết một lần và đợc luân chuyển nh sau: 01 liên lu tại quyển hoá đơn, 01 liên đỏ giao cho khách hàng, 01 liên xanh dùng để thanh toán. Sau đó, hoá đơn GTGT và Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm phiếu xuất kho phải đợc Kế toán trởng và Tổng giám đốc ký duyệt.
Sau các thủ tục trên, nhân viên bộ phận bán hàng sẽ cầm hai thứ chứng từ này xuống kho làm thủ tục xuất hàng. Tại kho, khi Thủ kho nhận đợc hoá đơn và Phiếu đề nghị xuất hàng kiêm phiếu xuất kho đã đợc ký duyệt thì sẽ cùng ngời nhận hàng ký vào chứng từ sau đó xuất hàng đồng thời ghi vào thẻ kho
(Bảng 2.4). 01 liên Phiếu đề nghị xuất hàng kiêm phiếu xuất kho đợc giao cho khách hàng để ra cổng.
Thẻ kho do thủ kho mở hàng tháng và đợc chi tiết theo từng loại hàng hoá. Sau khi ghi vào thẻ kho, thủ kho chuyển hoá đơn GTGT và Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm phiếu xuất kho của số hàng mình vừa xuất lên phòng kế toán. Căn cứ vào đó, kế toán sẽ phản ánh vào sổ Nhật ký chung đồng thời vào sổ chi tiết hàng hoá.
Bảng 2.1
HóA ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT- 3LL
GIá TRị GIA TĂNG CM/2004b Liên 2: Giao khách hàng
Ngày 2 tháng 11 năm 2004
Đơn vị bán hàng : Công ty thảm xuất khẩu Đông Phong , Thái Bình Địa chỉ : 343 Đờng Lý Thờng Kiệt – TX Thái Bình
Số tài khoản: 100213754 Họ tên ngời mua:
Tên đơn vị: Công ty XNK dệt may Địa chỉ: 57B Phan Chu Trinh Hà Nội Hình thức thanh toán : Chuyển khoản MS: 0 1 0 0 1 0 0 0 0 8 0 0 8 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính
Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
Khăn tay bông K7
loại 265A Tá 1.900 12.446 23.647.400
Khăn tay bông K7
loại 265B Tá 100 8.726 872.600
Khăn tay bông K1 loại 375 A
Tá 22.000 15.750 346.500.000 Khăn tay bông K1
loại 375 B Tá 1.000 11.025 11.025.000
Cộng tiền hàng :382.045.000 Thuế GTGT:10%.
Tiền thuế GTGT: 38.204.500 Tổng cộng tiền thanh toán: 420.249.500 Số ttiền bằng chữ: Bốn trăm hai mơi triệu hai trăm bốn chín ngàn năm trăm đồng.
Ngời mua hàng
(ký, ghi rõ họ tên) Ngời bán hàng
(ký, ghi rõ họ tên) Thủ trởng đơn vị
Bảng 2.2
Công ty xuất nhập khẩu dệt may
Phòng kinh doanh XNK dệt
Phiếu nhập kho
Ngày 02/11/2004
Nhận của ông (bà): Công ty thảm xuất khẩu Đông Phong Địa chỉ : Thái Bình
Số hóa đơn : 26930 Ngày 02/11/2004 Kho nhập : Hải Phòng Mã kho: KHHP
STT Tên hàng và quy cách ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 Khăn bông K7 265 A Khăn bông K7 265 B Khăn bông K7 375 A Khăn bông K4 375 B Tá Tá Tá Tá 1.900 100 22.000 1.000 12.446 8.726 15.750 11.025 23.647.400 872.600 346.500.000 11.025.000 Tổng cộng 25.000 382.045.000
Trị giá cha thuế :382.045.00 Thuế GTGT :82.204.500 Tổng trị giá có thuế: 464.249.500 Số tiền bằng chữ : Bốn trăm sáu mơi bốn triêu hai trăm bốn mơi chín ngàn năm trăm đồng chẵn.
Bảng 2.3
Công ty xuất nhập khẩu dệt may
Phòng kinh doanh XNK dệt
PHiếu xuất kho
Số: 75
Ngày 08/11/2004 Xuất cho đơn vị: KAMATEX-ISOMURA CO.LTD Địa chỉ : OSAKA-CITY OSKA JAPAN
Số hóa đơn :1696 Ngày 08/11/2004
Kho xuất : Hải Phòng
STT Tên hàng và quy cách ĐVT Số lợng Đơn giá Thành
tiền 1 2 3 4 Khăn bông K7 265 A Khăn bông K7 265B Khăn bông K7 375A Khăn bông K7 375B DZ DZ DZ DZ 1.900 100 22.000 1.000 0.930USD 0.65USD 1.13USD 0.74USD 1.767 65 24.860 790 Tổng cộng 25.000 27.482
Trị giá cha thuế :27.482 Thuế GTGT : Tổng giá có thuế :27.482 Số tiền bằng chữ : Hai mơi bẩy ngàn bốn trăm tám mơi hai đôla
Bảng 2.4
Công ty xuất nhập khẩu dệt may
Địa chỉ: 59B Phan Chu Trinh, Hà Nội
Thẻ kho
Kho: KHHP
Vật t: KBB096 ART.K-7 A-GRADE Từ ngày 01/10/2004 đến ngày 31/12/2004
Tồn đầu:
Chứng từ Diễn giải Sl nhập Sl xuất Tồn kho
18/10 19270 Mua K bông XK-05VX- IN1648
9.000 9.000
23/10 1660 Xuất Kbông cho
F.HATTORI AND CO LTD 9.000 01/11 57714 Mua Kbông XK-11HT- BH/2004B 3.600 3.600 02/11 26930 Mua Kbông XK-07DF- in.1686 22.000 25.600
05/11 1678 Xuất Kbông cho
F.HATTORI AND CO LTD
3.600 22.000
08/11 1686 Xuất Kbông cho KAMTEX ISOMURA 22.000 Số lợng nhập: 34.600 Số lợng xuất: 34.600 Tồn cuối: Kế toán trởng Ngày tháng năm Ngời lập biểu
Đối với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến ngoại tê thì khi nhập liệu kế toán vẫn nhập theo tỷ giá thực tế
Cùng với việc ghi sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết hàng hoá, căn cứ vào hoá đơn GTGT số 26930 ngày 08/11/2004 bán cho Cty KAMTEX ISOMURA, kế toán sẽ phản ánh vào sổ Nhật ký bán hàng. Đồng thời, kế toán cũng nhập nội dung của chứng từ vào máy với đầy đủ các yếu tố cần thiết (số liệu, ngày tháng, tên đơn vị giao dịch, mã tài khoản, hình thức thanh toán, tên hàng hoá, qui cách, số lợng, đơn giá...). Với phần mềm kế toán đợc cài đặt sẵn, kế toán xác định đ- ợc tổng giá vốn của lô hàng vừa tiêu thụ là 382.045.000 VNĐ
Kế toán định khoản:
Nợ TK 632: 382.045.000
Có TK 156 (1561): 382.045.000 Đồng thời ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 131 (131- Cty KAMTEX ISOMURA): 429.516.178 Có TK 511: 429.516.178
Đến ngày 30 tháng 11 năm 2004 Cty KAMTEX ISOMURA thanh toán tiền hàng của hoá đơn số 26930. Căn cứ vào hoá đơn GTGT, kế toán phản ánh