CT gốc Mã hoá CT Nhập dữ liệu vào máy Bảng cân đối thử Đ/c, khoá sổ Bảng cân đối SPS
Báo cáo kế toán NKC NK chuyên dùng Sổ KT chi tiết Sổ cái TK Bảng tổng hợp chi tiết
Trong những thành phẩm Doanh nghiệp sản xuất thì vật liệu là yếu tố quan trọng không thể thiếu trong quá trình sản xuất, là yếu tố cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm, là tài sản dự trữ sản xuất kinh doanh thuộc đối tượng tài sản lưu động. Tuy nhiên tuỳ thuộc vào từng nghành sản xuất khác nhau, tuỳ thuộc vào việc sản xuất ra sản phẩm gì mà mỗi Doanh nghiệp lại sử dụng những loại vật liệu khác nhau. Chính vì vậy ngoài đặc điểm chung thì vật liệu ở mỗi doanh nghiệp còn có đặc điểm riêng mang tính chất đặc thù. Công ty TNHH Tiến Minh là 1 đơn vị chuyên sản xuất kinh doanh bê tông tươi phục vụ cho những công trình xây dựng nên vật liệu sử dụng chủ yếu ở công ty là các loại xi măng, cát, đá, phụ gia, .... trong mỗi loại vật liệu lại gồm rất nhiều chủng loại với quy cách, phẩm chất khác nhau, đòi hỏi việc thu mua, vận chuyển, bảo quản cũng rất khác nhau. Ngoài ra để đảm bảo hoạt động cho các thiết bị máy móc, phương tiện vận chuyển công ty còn sử dụng nhiều loại nguyên liệu khác như dầu, mỡ, xăng, các thiết bị phụ tùng thay thế,... mặt khác do sản phẩm của công ty sản xuất là bê tông tươi với chi phí về NVL chiếm một tỷ trọng rất lớn trong toàn bộ chi phí và giá thành sản phẩm. Vì vậy sự tăng giảm của chi phí NVL luôn đi liền với sự tăng giảm của giá thành sản phẩm. Điều này đòi hỏi công ty phải sử dụng VL một cách tiết kiệm và có hiệu quả trên cơ sở các định mức vật tư kỹ thuật. Như vậy với đặc điểm đa dạng về chủng loại, khối lượng lớn và chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản xuất của vật liệu đòi hỏi công tác quản lý vật liệu ở công ty phải được tổ chức khoa học, chặt chẽ trên tất cả các khâu từ thu mua dự trữ cho đến khâu sử dụmg và bảo quản.
Nhận thức được tầm quan trọng của VL đối với quá trình sản xuất cũng như thấy được những nét đặc thù của VL sử dụng tại công ty, việc tổ chức quản lý vật liệu đã được công ty rất quan tâm chú trọng và thực tế công ty đã có những biện pháp quản lý tương đối chặt chẽ trong từng khâu, từng phần hành công việc đều bố trí các bộ phận chuyên trách đảm nhiệm.
Do sản phẩm của công ty là bê tông tươi, việc sản xuất và tiêu thụ diễn ra gần như đồng thời, sản phẩm không để được lâu nên kế hoạch sản xuất của công ty thường được lập ngắn hạn hàng tuần. Việc thu mua cũng như dự trữ, bảo quản, sử dụng đều phải căn cứ trên kế hoạch này.
Hàng ngày, căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh do phòng kế hoạch lập bộ phận cung ứng vật tư tiến hành đặt hàng. Với mỗi loại vật tư công ty đều bố trí nhân viên tiếp liệu riêng vừa đảm bảo chức năng phân tích thị trường, tìm kiếm nguồn hàng, tiến hành quá trình thu mua vừa kiêm nhận chức năng nhiệm vụ của thủ kho tổ chức việc nhập xuất vật liệu. Tính đến nay, việc tổ chức quản lý, phân công, phân nhiệm như vậy vẫn tỏ ra khá hiệu quả. Hầu hết các loại vật liệu của công ty đều mua tại nguồn nên giá thường khá rẻ, thấp hơn với giá thị trường từ 5 đến 10 giá, nhà cung cấp vật liệu cho công ty đều là những doanh nghiệp có quy mô lớn, uy tín cao, luôn luôn đảm bảo nguồn cung cấp vật liệu kịp thời, ổn định, đáp ứng mọi nhu cầu sản xuất của công ty. Riêng xi măng, do quy định của công ty sản xuất xi măng là không trực tiếp cung cấp cho đơn vị sản xuất nên công ty chỉ có thể đặt mua xi măng qua đại lý nhưng trong qúa trình giao nhận hàng tại công ty xi măng cũng như trong quá trình vận chuyển về công ty, nhân viên tiếp liệu luôn đi theo giám sát đảm bảo đủ số lượng, đúng chất lượng, đúng chủng loại. Để bảo quản và dự trữ vật liệu, công ty đã bố trí 4 kho gồm kho xi măng, kho cát, kho đá, kho phụ gia và kho xăng dầu. ở mỗi kho, tuỳ thộc vào tính chất, đặc điểm của vật liệu, công ty đều đề ra các biện pháp kiểm tra, bảo quản phù hợp. Với xi măng rời cần điều kiện bảo quản khô ráo, tránh ẩm ướt... công ty đã bố trí 4 xi lô để chứa khi xi măng được vận chuyển về nhà máy được bơm lên 4 xi lô này với môi trường hoàn toàn chân không đảm bảo xi măng không bị vón cục, biến chất, sẵn sàng đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng của mọi công trình tập kết cũng như quá trình sử dụng.... Hiện nay, công ty cũng đã tiến hành xây dựng các định mức tiêu hao vật liệu chi tiết cho từng mác bê tông đảo bảo sử dụng hợp lý, biết tiết kiệm
NVL, hạ thấp giá thành. Tuy nhiên bên cạnh đó việc xây dựng các định mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng nhóm, từng loại vật liệu vẫn chưa được công ty chú ý, công tác kiểm tra, đánh giá vật liệu tại kho vẫn còn nhiều hạn chế.
Như vậy, nói chung công tác quản lý vật liệu tại công ty đã được tổ chức tương đối khoa học hợp lý. Tuy nhiên để quản lý vật liệu có hiệu quả và chặt chẽ hơn nữa, công ty cần thực hiện đồng bộ các biện pháp quản lý vật liệu có hiệu quả và chặt chẽ hơn nữa, công ty cần thực hiện đồng bộ các biện pháp quản lý ở tất cả các khâu, làm sao để vừa sử dụng tiết kiệm vật liệu, vừa cung cấp kịp thời, đầy đủ cho nhu cầu sản xuất, đảm bảo quá trình sản xuất được thường xuyên, liên tục.