Phần II: Đặc điểm tổ chức kế toỏn của Cụng ty Cổ phần Viglacera Hà Nộ
2.2.4 Đặc điểm vận dụng hệ thống sổ sỏch kế toỏn
Hỡnh thức sổ kế toỏn: Kế toỏn hoàn toàn trờn mỏy tớnh và được thiết kếtheo nguyờn tắc của hỡnh thức sổ Nhật kớ chung.Phần mềm kế toỏn Cụng ty hiện nay sử dụng là Fast Accounting 2006 đó cải tiến.
Fast Accounting 2006 cho phộp giảm nhẹ hơn nhiều khối lượng cụng việc tại phũng kế toỏn Cụng ty. Theo quan sỏt việc ỏp dụng phần mềmkhỏ đơn giản nhưng đem lại hiệu quả cao và phự hợp với hoạt động sản xuất - kinh doanh tương đối lớn như ở CTCP Viglacera Hà Nội.
Cụ thể Fast Accounting 2006 cải tiến gồm cú những phõn hệ như sau:
Phõn hệ hệ thống: Cú chức năng khai bỏo cỏc tham số hệ thống, tham số tựy chọn, quản lý và bảo lưu số liệu, quản lý và phõn quyền cho người sử dụng.
Phõn hệ kế toỏn tổng hợp: Dựng để cập nhật chứng từ chung, liờn kết số liệu với phõn hệ khỏc để lờn bỏo cỏo tài chớnh và cỏc sổ sỏch kế toỏn.
Phõn hệ kế toỏn tiền mặt và tiền gửi ngõn hàng: Dựng để theo dừi thu chi - thanh toỏn liờn quan đến tiền mặt, tiền gửi ngõn hàng, tiền vay.
Phõn hệ kế toỏn bỏn hàng và cụng nợ phải thu: Dựng để quản lý việc bỏn hàng húa và thu tiền.
Phõn hệ kế toỏn mua hàng và cụng nợ phải trả: Dựng để quản lý việc mua hàng và thanh toỏn tiền hàng.
Phõn hệ kế toỏn hàng tồn kho: Dựng để quản lý xuất – nhập – tồn kho hàng húa, vật tư, thành phẩm và tớnh giỏ hàng tồn kho.
Phõn hệ kế toỏn chi phớ và tớnh giỏ thành: Cú chức năng tập hợp và phõn bổ chi phớ, tớnh và lờn bỏo cỏovề giỏ thành sản phẩm.
Phõn hệ kế toỏn tài sản cố định:Phõn bổ khấu hao cho TSCĐ theo từng vụ việc và theo bộ phận.
Phõn hệ kế toỏn chủ đầu tư: Dựng để phục vụ cho cỏc ban quản lý dự ỏn, cụng trỡnh.
Phõn hệ bỏo cỏo thuế: Phục vụ cho việc lờn bỏo cỏo thuế, dựa trờn cỏc số liệu đó được cập nhập từ cỏc phõn hệ khỏc.
Ngoại trừ phõn hệ “kế toỏn chủ đầu tư” cỏc phõn hệ cũn lại đều đang được sử dụng ở Cụng ty, giữa cỏc phõn hệ được liờn hệ chặt chẽ với nhau nhờ
đú giỳp cỏn bộ kế toỏn Cụng ty luụn cú thể cung cấp đầy đủ thụng tin cần thiết cho người sử dụng khi cú nhu cầu.
Hàng ngày kế toỏn căn cứ vào chứng từ kế toỏn hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại đó được kiểm tra, được dựng làm căn cứ ghi sổ, xỏc định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Cú để nhập dữ liệu vào mỏy vi tớnh theo cỏc bảng, biểu được thiết kế sẵn trong phần mềm kế toỏn Fast Accounting 2006.
Sơ đồ 2.2: Quy trỡnh ghi sổ kế toỏn tại CTCP Viglacera Hà Nội
Ghi chỳ:
Nhập dữ liệu hàng ngày
In sổ, bỏo cỏo cuối thỏng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Theo quy trỡnh của phần mềm kế toỏn, cỏc thụng tin được tự động nhập vào sổ kế toỏn tổng hợp (Nhật kớ chung hoặc nhật kớ đặc biệt, sổ cỏi)và cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết liờn quan.
Cuối mỗi kỳ, kế toỏn tổng hợp và kế toỏn phần hành in cỏc sổ tổng hợp, sổ chi tiết, cỏc bỏo cỏo tài chớnh, bỏo cỏo quản trị, bỏo cỏo thuế ra giấy, đúng quyển rồi kiểm tra, đối chiếu sốliệu giữa sổ kế toỏn với bỏo cỏo tài chớnh sau đú ký đúng dấu, lưu trữ hay chuyển đến cỏc đối tượng sử dụng cần thiết.