VI. Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
c)Thủ tục giao nộp
Khi giao nộp tài liệu phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ, , tài liệu nộp lưu” và hai bản “ Biên bản giao nhận tài liệu”. Đơn vị hoặc cá nhân giao nộp tài liệu và lưu trữ hiện hành của cơ quan giữ mỗi người một bản.
Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
cơ quan:
+ Trưởng phòng Hành chính Tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các đơn vị và cá nhân thuộc Văn phòng UBND huyện.
+ Trưởng phòng, Phó trưởng phòng Hành chính Tổ chức thực hiện việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các cá nhân và đơn vị thuộc Văn phòng UBND huyện;
Trưởng phòng chuyên môn thuộc Văn phòng UBND huyện và cán bộ, công chức trong cơ quan chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng UBND huyện về
việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của mình vào lưu trữ hiện hành của cơ quan.
Cán bộ lưu trữ có nhiệm vụ thu nhận, chỉnh lý và bảo quản hồ sơ, tài liệu của cơ quan.
VII.Tình hình ứng dụng tin học
Hiện nay, việc soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Định Quán
đang được hiện đai hóa bằng việc áp dụng ứng dụng tin học, mọi công việc đều
được xử lý trên máy tính như lưu văn bản đến và văn bản đi, chuyển văn bản đến các cơ quan bằng địa chỉ email, photo và gửi văn bản đến nhiều cơ quan cùng 1
lúc...Việc ứng dụng trên đã đáp ứng được yêu cầu hiện đại hóa nền hành chính và giúp cho công việc được giải quyết nhanh , đạt hiệu quả.