cổ phần bánh kẹo HảI Hà
2.2.2.1.Tổ chức chứng từ ban đầu
-Đối với nguyên vật liệu mua ngoài:
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất và dự trữ, phòng kinh doanh tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp và gửi đơn đặt hàng. Khi hàng về, đối với các loại vật liệu cần thiết phải kiểm nghiệm thì phòng KCS sẽ tiến hành kiểm nghiệm. Kết quả kiểm nghiệm đợc ghi vào Biên bản kiểm nghiệm vật t (Biểu số 3). Căn cứ vào hoá đơn (GTGT) và Biên bản kiểm vật t, phòng Kinh doanh tiến hành lập Phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho đợc lập thành 3 liên: 1 liên lu ở phòng Kinh doanh, một liên lu thủ kho để làm căn cứ ghi Thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật t làm căn cứ ghi sổ, còn một liên sẽ đợc cán bộ thu mua chuyển cho kế toán
Thẻ kho
Phiếu nhập kho
Sổ kế toán chi tiết vật liệu
Bảng tổng hợp nhập xuất tồn
thanh toán cùng với Hoá đơn (GTGT) để làm căn cứ thanh toán cho khách hàng và ghi sổ.
Ví dụ: Khi nhập một lô hàng theo Hoá đơn (GTGT) số 008415 (Biểu số 4) của Công ty Minh Dơng ngày 13/12/2008, phòng kinh doanh tiến hành lập Phiếu nhập kho số 10 ( Biểu số 5).
Phiếu nhập kho đợc Công ty lập để phù hợp với yêu cầu quản lý của mình và thuận lợi cho công tác hạch toán. Vì vậy trong Phiếu nhập kho, Công ty đã tách đợc giá trị thực tế nhập kho của nguyên vật liệu, thuế GTGT đầu vào và tổng giá thanh toán của nguyên vật liệu đó. Nh vậy, kế toán thanh toán cũng nh kế toán vật t sẽ dễ dàng hơn trong việc hạch toán thanh toán cũng nh hạch toán vật t vì giá trị nguyên vật liệu, thuế GTGT và tổng giá thanh toán đã đợc xác định rõ ràng.
-Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Thì việc lập
chứng từ cũng tơng tự nh đối với nguyên vật liệu thuê ngoài.
-Đối với vật liệu do Công ty tự sản xuất: Thì Phiếu nhập kho đợc lập
thành 3 liên: 1 liên lu ở phòng kinh doanh, 1 liên do bộ phận sản xuất giữ và một liên thủ kho giữ để ghi Thẻ kho rồi chuyển lên phòng Tài vụ để hạch toán
Biểu số 3
Biên bản kiểm nghiệm ms05-vt (Vật t, sản phẩm, hàng hoá)
Ngày 13 Tháng 12 năm 2008
Căn cứ vào hoá đơn số 008415 ngày 13 tháng 12 năm 2008 Ban kiểm nghiệm gồm :
Ông (Bà): Nguyễn thị Lê
Đại diện phòng kế hoạch vật t: Trởng ban.
Ông (Bà ) : Trần Văn Đức
Đại diện phòng kỹ thuật: Uỷ viên
Đã kiểm nghiệm các loại vật t duới đây:
TT Tên, nhãn hiệu quy cách VL Mã số Phơng thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lợng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Đúng Sai Glucose loại 1 Glucose loại 2 Cân đo Cân đo Kg kg 50000 50000 50000 50000
Kết luận của Ban kiểm nghiệm: Số lợng vật t đúng với số lợng ghi trên hoá đơn của ngời bán đúng về quy cách và chủng loại.
Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trởng ban
Hoá đơn (GTGT) Mẫu số: 01 GTKT-3LL Liên 2 (giao khách hàng) 03-N
Ngày 13 tháng 12 năm 2008 AC: 008415 Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần thực phẩm Minh Dơng .
Địa chỉ: Minh Khai- Hoài Đức Hà tây – Số TK:………… Điện thoại:……… MS:………
Họ và tên ngời mua hàng: Chị Thu
Đơn vị: Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà.
Địa chỉ: 25 Trơng Định Hai Bà Tr– ng Hà Nội– Số TK:………… Hình thức thanh toán :Trả chậm MS:………….
STT Tên hàng hoá, dịch vụ
Đơn vị tính
Số luợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3
1 Glucose loại 1 Kg 50.000 3.362 168.100.000
2 Glucose loại 2 Kg 9.800 3.180 31.164.000
Cộng tiền hàng: 199.246.000
Thuế xuất GTGT :10% Tiền thuế:19.926.400 Tổng cộng tiền thanh toán: 219.190.400
Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm mời chín triệu một trăm chín mơi ngàn bốn trăm đồng.
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
Biểu số 5
Công ty bánh kẹo Hải Hà Phiếu nhập kho Số: 10 25 Trơng Định –Hà nội
Ngày 14 tháng 12 năm 2008 Họ tên đơn vị nhập: Công ty Minh Dơng
Theo hoá đơn: 008415 ngày 13/12/2008
Nhập kho: Kho vật liệu chính
STT Tên hàng hoá,
dịch vụ
Đơn vị tính Số lợng Đơn giá
A B C 1 2
1. Glucose loại 1 kg 50.000 3.362
2. Glucose loại 2 Kg 9.800 3.180
Cộng tiền hàng: 199.264.000 Tiền thuế: 19.926.400 Cộng tiền thanh toán: 219.190.400
Cộng thành tiền VNĐ (bằng chữ): Hai trăm mời chín triệu một trăm chín mơi ngàn bốn trăm đồng.
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký ,họ tên) (Ký, họ tên)
2.2.2.1.2.Đối với nguyên vật liệu xuất kho:
Khi các xí nghiệp sản xuất có nhu cầu vật t, Phòng Kinh doanh tiến hành lập Phiếu xuất kho gồm 3 liên: 1 liên lu ở Phòng Kinh doanh, 1 liên do bộ phận sử dụng giữ còn một liên thủ kho giữ để ghi Thẻ kho và sau đó chuyển lên phòng Tài vụ. Tuy nhiên, phiếu xuất kho nguyên vật liệu cho sản
xuất sẽ đợc lập vào một lần cuối tháng theo cùng xí nghiệp sử dụng nguyên vật liệu. Khi nguyên vật liệu xuất kho cho sản xuất ở các xí nghiệp đều đợc Phòng Kinh doanh xây dựng định mức xuất nguyên vật liệu và các xí nghiệp căn cứ vào đó để lĩnh vật t. Thủ kho sẽ ghi lại lợng vật t đã xuất và theo dõi chúng. Đến cuối tháng sẽ đợc tổng hợp lại để lập Phiếu xuất kho theo từng xí nghiệp (Biểu số 6). Phiếu xuất kho này chỉ theo dõi về mặt số lợng nguyên vật liệu đã xuất, còn cột đơn giá và thành tiền sẽ không đợc theo dõi vì Công ty áp dụng phơng pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ để tính giá trị nguyên vật liệu xuất kho. Vì thế, giá trị của nguyên vật liệu xuất kho sẽ không đợc ghi vào Phiếu xuất kho mà chỉ đến cuối tháng thì giá trị nguyên vật liệu xuất kho mới đợc tính và ghi vào sổ chi tiết vật t và Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn.
Biểu số 6