c. Thương lượng và đặt hàng
1.4.3.3 Tiếp vật tư về số lượng và chất lượng
Sau khi chuyển đưa vật tư về doanh nghiệp, doanh nghiệp bắt đầu tiến hành tiếp nhận vật tư đã được chuyển đưa về.
Vật tư chuyển về doanh nghiệp trước khi nhập kho phải qua khâu tiếp nhận về số lượng, chất lượng và hóa đơn. Mục đích của việc tiếp nhận là kiểm tra số lượng và chất lượng vật tư nhập kho cũng như xác định rõ trách nhiện của những đơn vị và những người có liên quan đến lô hàng nhập từ đó có những biện pháp quản lý phù hợp, nâng cao tinh thần trách nhiệm cho những người có liên quan. Việc tổ chức tiếp nhận, bảo quản và giao hàng ở kho doanh nghiệp thường được tiến hành theo một quy trình công nghệ nhất định.
Quy trình công nghệ xử lý hàng nhập kho của doanh nghiệp
Sơ đồ 1.5: quy trình công nghệ xử lý hàng nhập kho doanh nghiệp
Nếu đơn vị sử dụng dùng phương tiên của mình (hay thuê ngoài) đến đơn vị kinh doanh nhận hàng và có người áp tải đi
Lập các chứng từ nhập, xuất hàng và hoạch toán vật tư hàng hóa
Tiếp nhận theo số lượng vị trí hàng Bốc dỡ hàng
Nhập hàng về kho củadoanh ngiệp
Phân loại hàng hóa
Tháo mở hàng
Tiếp nhận theo chất lượng
Xếp đặt và bảo quản hàng hóa
Lựa chọn, ghép đồng bộ, chuẩn bị và cấp phát
Giao hàng, giao hàng tại nơi làm việc và giao tại kho Tiếp nhận theo số lượng
theo thì việc tiếp nhận số lượng và chất lượng vật tư cần được tiến hành tại kho của đơn vị kinh doanh và trước khi nhập kho phải kiểm tra lại để có thể đảm bảo được chính xác chánh những tranh chấp gây ra bất lợi trong mối quan hệ tạo ra sự đảm bảo chính xác cho lượng vật tư của doanh nghiệp.
Nếu doanh nghiệp thương mại đưa vật tư đến doanh nghiệp thì việc tiếp nhận về số lượng và chất lượng vật tư lại được tiến hành tại kho của doanh nghiệp. Trong trường hợp đó cần phải xác định rõ trách nhiệm của sự thiếu hụt, hư hỏng là do doanh nghiệp thương mại hay đơn vị vận tải gây nên
Trong việc tiếp nhận vật tư tùy thuộc vào tính chất lý hóa của từng đơn vị gửi hàng và đơn vị vận tải… mà thực hiện kiểm tra số lượng bằng những phương pháp và hình thức khác nhau. Có hai phương pháp kiểm tra toàn bộ và kiểm tra điển hình
*) Hình thức kiểm tra hàng hóa vể số lượng
Giao nhận hàng bằng trọng lượng, số lượng, chất lượng, thể tích thì cân, đo, đong, đếm…
Giao nhận theo nguyên hầm (đối với xà lan, tàu thủy), nguyên toa (đối với tàu hỏa) thì khi giao nhận hàng cho đơn vị vận chuyển, chủ hàng cần phải niêm phong cặp chì cho toa hàng trước mặt người phụ trách phương tiện vận tải, khi trả hàng về doanh nghiệp nếu dấu niêm phong vẫn còn nguyên vẹn thì doanh nghiệp không cần kiển tra tỉ mỉ về số lượng vật tư.
Nếu giao theo nguyên bao, nguyên kiện thì phải bố trí đến số bao, số kiện, bó. Doanh nghiệp cần xem kỹ bao bì xem có bị hư hỏng hay dấu vết nghi ngờ hàng bị mất nào không.
Nếu giao nhận theo mớn nước thì căn cứ vào dấu vạch trên thành phương tiện để xác định số lượng vật tư.
*) Hình thức kiểm tra chất lượng vật tư
Được tiến hành với mức độ khác nhau tùy thuộc vào tính chất lý, hóa của từng loại vật tư: Đối với những loại vật tư chóng hỏng hoặc yêu cầu kỹ thuật cao thì phải kiểm tra tỷ mỉ nếu không rất rễ mắc sai lầm gây tổn thất cho doanh nghiệp, yêu cầu chất lượng vật tư dùng trong sản xuất càng cao bao nhiêu thì công việc kiểm tra được tiến hành tỉ mỉ bấy nhiêu bởi mức độ ảnh hưởng của nó rất lớn đến chất lượng công tác sản xuất và sản phẩm sản xuất ra.
Tùy thuộc vào những chứng từ gửi theo hàng hóa nếu có những chứng từ như giấy chứng nhận phẩm chất , mẫu thử về chất lượng, sản phẩm… của đơn vị kinh doanh gửi kèm thì tiến hành kiểm tra một cách chọn lọc để khỏi mất thời gian và những hao phí không cần thiết.
Việc kiểm tra chất lượng vật tư được tiến hành từ thấp đến cao, từ ngoài vào trong. Đầu tiên các nhân viên tiếp nhận sẽ xen xét kích thước, tình hình bao bì cùng với những ký hiệu ghi trên bao bì xem nó có phù hợp với những điều kiện quy định trong hợp đồng giao hàng và vận đơn gửi kèn theo hàng hóa hay không. Tiếp đó là phải kiểm tra kỹ hơn, trong một số trường hợp và đối với một số loại vật tư nhất định còn phải tiến hành kiểm tra chất lượng bằng thí nghiệm như: Thử độ cứng, độ dẻo của vật tư… và có thể dùng những phương pháp thích hợp, để kiểm tra thành
phần hóa học của những vật tư chuyển đến xem có đúng hay không.
Bởi vì phương pháp kiểm tra khác nhau như thế cho ta những kết quả khác nhau cho nên cần phải thống nhất những loại hàng hóa nhận trở theo phương pháp nào thì khi giao hàng cũng phải theo phương pháp ấy. Điều đó cũng phải quy định thống nhất trong các trường hợp đồng vận chuyển, mua bán để chánh tranh cãi và có một quy định chuẩn xác.