II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC ĐẤU THẦU TẠI CTY TNHH HỒNG TRƯỜNG
1. Quá trình thực hiện công tác đấu thầu tại công ty
1.3 Chuẩn bị và lập hồ sơ dự thầu
Khi đã có được thông tin cụ thể về dự án công ty thường có các phương án sau:
Nếu dự án đó là dự án lớn, phức tạp công ty sẽ thuê tư vấn bên ngoài để lập hồ sơ dự thầu cho công ty.
Nếu là dư án nhỏ, đơn giản công ty sẽ căn cứ vào các hồ sơ dự thầu từ trước để lập hồ sơ dự thầu mới.
Để có được các đề xuất kỹ thuật và biện pháp thi công ngoài việc tham khảo các hồ sơ dự thầu các công trình tương tự công ty cũng cử các cán bộ có nhiều kinh nghiệm của mình xuống tận công trình để khảo sát nắm tình hình và đưa ra những giải pháp hợp lý phù hợp với dự án.
Việc lập hồ sơ dự thầu do phòng kế hoạch dự thầu kết hợp với các phòng ban khác thực hiện. Khi lập hồ sơ dù có thuê tư vấn hay không thì phòng kế hoách dự thầu vẫn sẽ chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về hồ sơ dự thầu.
Khi tiến hành lập hồ sơ, phòng tổ chức hành chính sẽ tiến hành bố trí nhân sự đi kiểm tra khảo sát hiện trường công trình; và phòng tài vụ cung cấp tài chính tạo điều kiện cho phòng kế hoạch dự thầu hoàn thành công việc một cách hiệu quả nhất.
Việc lập hồ sơ ở phòng kế hoạch dự thầu cũng có một số điểm đáng lưu ý đó là:
Khi lập hồ sơ dự thầu công ty thường căn cứ vào các hồ sơ cũ. Những hồ sơ này các số liệu thường của các năm trước nên khi lập hồ sơ mới thường đưa ra các số liệu không sát với thực tế.
Việc căn cứ vào các hồ sơ cũ giúp công ty giảm được gánh nặng công việc và thời gian lập hồ sơ. Nhưng việc làm này lại làm cho tính thức tế của hồ sơ giảm đi do sự khác nhau của các dự án.
Công việc sửa chữa các lỗi trong hồ sơ sau khi hoàn thành cũng do phòng kế haọch dự thầu làm nên nhiều khi làm còn qua loa dẫn đến hồ sơ có nhiều lỗi.
Như vậy, qua trình chuẩn bị và lập hồ sơ dự thầu ở công ty Hồng Trường được thực hiện khá tốt. Những vẫn còn một số thiếu sót cần khắc phục: các thành viên trong phòng kế hoạch dự thầu có khối lượng công việc khá lớn trong quá trình lập hồ sơ nên dẫn đến một số hạn chế như đã nói ở trên