2. Cỏc thuộc tớnh cơ bản của cơ cấu tổ chức
2.4.1.Cấp quản lý và tầm quản lý
Tầm quản lý là số lượng thuộc cấp mà một người quản lý cú thể kiểm soỏt một cỏch trực tiếp cú hiệu quả.
Từ sự hạn chế về tầm quản lý của cỏc nhà quản lý dẫn đến hỡnh thành nờn cỏc cấp quản lý. Cấp quản lý phụ thuộc vào tầm quản lý, tầm quản lý rộng sẽ cần ớt cấp quản lý, ngược lại, tầm quản lý hẹp sẽ cần nhiều cấp quản lý.
Tuỳ thuộc vào trỡnh độ của mỗi nhà quản lý mà số cấp quản lý cú thể khỏc nhau trong từng tổ chức. Số cấp quản lý cũn phụ thuộc vào cỏc biến số và ảnh hưởng của chỳng đến thời gian cần thiết cho việc quản lý hiệu quả.
Cỏc yếu tố ảnh hưởng đến tầm quản lý của tổ chức bao gồm:
- Trỡnh độ của cỏc cỏn bộ quản lý cú quan hệ tỷ lệ thuận với tầm quản lý. Nhà quản lý cú trỡnh độ cao sẽ cú tầm quản lý rộng và ngược lại, trong tỡnh hỡnh cỏc yếu tố khỏc khụng thay đổi.
- Tớnh phức tạp của hoạt động quản lý cú quan hệ tỷ lệ nghịch với tầm quản lý.
- Trỡnh độ và ý thức tuõn thủ mệnh lệnh của cấp dưới cú quan hệ tỷ lệ thuận với tầm quản lý.
- Năng lực của hệ thống thụng tin. Một hệ thống cú khả năng cung cấp và truyền đạt thụng tin một cỏch nhanh chúng, chớnh xỏc, đầy đủ sẽ rỳt ngắn khoảng cỏch giữa cấp trờn và cấp dưới.
2.4.2. Cỏc mụ hỡnh cơ cấu tổ chức xột theo số cấp quản lý.
Cú ba mụ hỡnh cơ cấu tổ chức căn cứ vào số cấp bậc quản lý. Đú là cơ cấu nằm ngang, cơ cấu hỡnh thỏp nhọn và cơ cấu mạng lưới.
a) Cơ cấu tổ chức nằm ngang:
Đặc điểm:
- Cơ cấu tổ chức nằm ngang là loại cơ cấu chỉ cú một vài cấp quản lý và hướng tới một nền quản lý phi tập trung.
- Được tổ chức theo những đơn vị tạo ra cỏc sản phẩm và dịch vụ cuối cựng, hoạt động độc lập nhằm đỏp ứng nhanh chúng nhu cầu của người tiờu dựng và thớch ứng nhanh chúng với những thay đổi của mụi trường.
- Cơ cấu tổ chức theo mụ hỡnh nằm ngang làm tăng khả năng phối hợp, làm giảm sự ngăn cỏch giữa con người trong tổ chức, do xoỏ đi sự làm việc theo nhúm.
- Mụ hỡnh tổ chức này mụ tả cụng việc mang tớnh khỏi quỏt, cho phộp nhõn viờn phỏt triển kỹ năng một cỏch tổng hợp, nhu cầu về cỏn bộ quản lý giảm do mọi người được khuyến khớch tham gia vào quỏ trỡnh quyết định.
- Cơ cấu nằm ngang hoạt động cú hiệu quả trong mụi trường thay đổi nhanh chúng.
b) Cơ cấu tổ chức hỡnh thỏp.
Đặc điểm:
- Cú rất nhiều bậc quản lý.
- Quản lý theo phương thức hành chớnh.
- Được tổ chức dựa trờn cơ sở chuyờn mụn hoỏ lao động theo chức năng, phõn chia tổ chức thành cỏc bộ phận mang tớnh độc lập cao.
- Cụng cụ quản lý quan trọng trong cơ cấu là những bảng mụ tả cụng việc chi tiết.
- Cơ cấu tổ chức hỡnh thỏp hoạt động cú hiệu quả trong mụi trường ổn định và cú thể dự bỏo được, khụng hiệu quả trong mụi trường năng động.
c) Cơ cấu tổ chức mạng lưới.
Đặc điểm:
- Cho phộp những cỏ nhõn, bộ phận của tổ chức liờn kết với nhau, cho phộp tổ chức liờn kết với khỏch hàng, những nhà cung cấp, những đối thủ cạnh tranh nhằm tăng cường sức mạnh tổng hợp
- Cơ cấu mạng lưới xoỏ bỏ ranh giới giữa những con người, bộ phận trong tổ chức và ranh giới giữa tổ chức với những nhà cung cấp, khỏch hàng hay đối thủ cạnh tranh.
2.5. Phõn bổ quyền hạn giữa cỏc cấp quản lý.
Tập trung là phương thức tổ chức trong đú mọi quyền ra quyết định được tập trung vào cấp quản lý cao nhất của tổ chức.
Phõn quyền là xu hướng phõn tỏn quyền ra quyết định cho những cấp quản lý thấp hơn trong hệ thống thứ bậc10. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Khi tổ chức đạt đến quy mụ và trỡnh độ phỏt triển cao thỡ một người khụng thể đảm đương được mọi cụng việc quản lý, dẫn đến hiện tượng phõn quyền.
Uỷ quyền trong quản lý tổ chức là hành vi của cấp trờn trao cho cấp dưới một số quyền hạn để họ nhõn danh mỡnh thực hiện những cụng việc nhất định.
* Cỏc yếu tố ảnh hưởng tới mức độ phõn quyền trong tổ chức:
- Mức độ quan trọng của cỏc quyết định được đề ra ở cấp quản lý thấp. - Số lượng cỏc quyết định được đề ra ở cấp quản lý thấp hơn.
- Phạm vi tỏc động bởi cỏc quyết định được đưa ra ở cỏc cấp dưới. - Mức độ độc lập của người quản lý trong quỏ trỡnh ra quyết định. Tập trung và phõn quyền là hai xu thế trỏi ngược nhau. Tập trung quỏ cao sẽ làm giảm chất lượng của cỏc quyết định mang tớnh chiến lược. Tuy
10 TS Đoàn Thị Thu Hà - TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền – Giỏo trỡnh Khoa học Quản lý tập 2 – NXB Khoa học và Kỹ thuật Hà Nội – 2002 – Trang 40.
nhiờn nếu phõn quyền quỏ mức sẽ dẫn đến thiếu sự nhất quỏn trong chớnh sỏch, mất đi khả năng kiểm soỏt của cấp trờn đối với cấp đưới.
2.6. Sự phối hợp giữa cỏc bộ phận.
Để thực hiện cú kết quả cỏc mục tiờu của tổ chức thỡ đũi hỏi phải cú sự liờn kết hoạt động của cỏc bộ phận.
Phối hợp nhằm đạt được sự thống nhất trong hoạt động của cỏc bộ phận bờn trong và bờn ngoài của tổ chức.
* Cỏc cụng cụ phối hợp bao gồm:
- Chiến lược, chớnh sỏch, chương trỡnh, dự ỏn, ngõn sỏch… - Hệ thống tiờu chuẩn kinh tế – kỹ thuật.
- Cỏc cụng cụ cơ cấu. - Giỏm sỏt trực tiếp.
- Cỏc cụng cụ của hệ thống thụng tin, truyền thụng. - Văn hoỏ tổ chức.
II. Cỏc yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức.
1. Chiến lược.
Chiến lược được hiểu là hướng và cỏch giải quyết nhiệm vụ đặt ra mang tớnh toàn cục, tổng thể và trong thời gian dài. chiến lược trong tổ chức được xỏc định dựa trờn cơ sở: cỏc cơ hội và sự đe doạ của mụi trường, cỏc điểm mạnh và điểm yếu của tổ chức. Chiến lược và cơ cấu tổ chức là hai mặt khụng thể tỏch rời trong cơ cấu tổ chức. Cơ cấu tổ chức là cụng cụ để thực hiện cỏc mục tiờu chiến lược, khi chiến lược cú sự thay đổi thỡ cơ cấu tổ chức sẽ cú sự thay đổi cho phự hợp với chiến lược mới.
2. Quy mụ của tổ chức và mức độ phức tạp trong hoạt động.
Quy mụ của tổ chức và mức độ phức tạp trong hoạt động của tổ chức cú ảnh hưởng rất lớn tới cơ cấu của một tổ chức. Cỏc tổ chức cú quy mụ lớn
và thực hiện những hoạt động phức tạp thường cú mức độ chuyờn mụn hoỏ, hỡnh thức hoỏ, tiờu chuẩn hoỏ cao hơn nhưng lại ớt tập trung hơn cỏc tổ chức nhỏ và thực hiện những hoạt động khụng quỏ phức tạp.
3. Cụng nghệ.
Cụng nghệ được hiểu là hạ tầng mỏy múc và khoa học kỹ thuật mà tổ chức sử dụng. tớnh chất và mức dộ phức tạp của cụng nghệ mà tổ chức sử dụng cú ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức. Cỏc tổ chức chỳ trọng đến cụng nghệ cao thường cú tầm quản lý thấp. Trong thời đại cụng nghệ luụn cú sự thay đổi một cỏch nhanh chúng thỡ cơ cấu cần phải được bố trớ sao cho tăng cường được khả năng thớch nghi của tổ chức trước sự thay đổi đú.
4. Thỏi độ của người lónh đạo và năng lực của đội ngũ nhõn lực.
Thỏi độ của người lónh đạo cú ảnh hưởng trực tiếp tới cơ cấu tổ chức. Những nhà lónh đạo theo phương thức truyền thống thớch sử dụng những mụ hỡnh tổ chức điển hỡnh, tổ chức theo chức năng với hệ thống thứ bậc, ớt khi vận dụng cỏc hỡnh thức theo ma trận hay mạng lưới.
Đội ngũ nhõn lực là một nhõn tố quan trọng khi chọn mụ hỡnh tổ chức. Nhõn lực cú trỡnh độ, kỹ năng cao thường hướng tới cỏc mụ hỡnh quản lý mở. Cỏc nhõn viờn cấp thấp và cụng nhõn kỹ thuật cú tay nghề cao thường thớch mụ hỡnh tổ chức cú nhiều tổ đội.
5. Mụi trường.
Cơ cấu tổ chức bị ảnh hưởng lớn bởi cỏc tớnh chất của mụi trường như tớnh tớch cực, tớnh phức tạp và mức độ thay đổi của mụi trường. Tổ chức thường cú cơ cấu cơ học trong điều kiện mụi trường phong phỳ về nguồn lực, đồng nhất, tập trung và ổn định. Những tổ chức cú nguồn lực khan hiếm, đa dạng, phõn tỏn và thay đổi nhanh chúng thường xõy dựng cơ cấu
tổ chức với cỏc mối liờn hệ hữu cơ, việc ra quyết định mang tớnh chất phi tập trung, cỏc bộ phận liờn kết chặt chẽ với nhau.
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI CễNG TY PHÁT HÀNH BÁO CHÍ TRUNG ƯƠNG. I. Giới thiệu tổng quan về Cụng ty.
1. Tờn Cụng ty (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Cụng ty Phỏt hành Bỏo chớ Trung ương cú tờn giao dịch quốc tế là NATIONAL NEWSPAPERS DISTRIBUTION COMPANY ( viết tắt là NNDC).
Cụng ty phỏt hành Bỏo chớ Trung ương cú trụ sở chớnh đặt tại số 17 phố Đinh Lễ quận Hoàn Kiếm - Hà Nội.
2. Lĩnh vực hoạt động kinh doanh.
Cụng ty Phỏt hành bỏo chớ Trung ương là tổ chức kinh tế - đơn vị thành viờn, hạch toỏn phụ thuộc Tổng cụng ty Bưu chớnh – Viễn thụng Việt nam theo điều lệ tổ chức và hoạt động của Tổng cụng ty Bưu chớnh - Viễn thụng Việt nam được phờ chuẩn tại nghị định 51/CP ngày 01/08/1995 của Chớnh phủ, là một bộ phận cấu thành của hệ thống tổ chức và hoạt động của Tổng cụng ty, hoạt động kinh doanh và hoạt động cụng ớch trong lĩnh vực phỏt hành bỏo chớ cựng cỏc đơn vị thành viờn khỏc trong một dõy chuyền cụng nghệ bưu chớnh – viễn thụng liờn hoàn, thống nhất cả nước, cú mối liờn hệ mật thiết với nhau về tổ chức mạng lưới, lợi ớch kinh tế, tài chớnh, phỏt triển dịch vụ bưu chớnh – viễn thụng để thực hiện những mục tiờu, kế hoạch Nhà nước do Tổng cụng ty giao; Được thành lập theo Quyết định số 218/ QĐ-TCCB ngày 23/8/1996 của Tổng cục trưởng Tổng cục Bưu điện.
Cụng ty cú quan hệ với cỏc toà soạn bỏo trong nước, cỏc bưu điện tỉnh, cỏc tổ chức Đảng, chớnh quyền ở địa phương, cỏc toà soạn địa phương để thỳc đẩy cụng tỏc phỏt hành bỏo chớ.
Cụng ty quản lý 8 điểm in trong cả nước ( chủ yếu là bỏo nhõn dõn ) tại Hà Nội, Đà nẵng, Thành phố Hồ Chớ Minh ( cụng ty đang trực tiếp khai thỏc), Nghệ An, Bỡnh Định, Cần Thơ, Đắc Lắc, Điện Biờn. Trong đú cú Hà Nội, Đà Nẵng, Thành phố Hồ Chớ Minh do cụng ty trực tiếp quản lý. Thành phố Hồ Chớ Minh cú chi nhỏnh 2, Đà nẵng cú chi nhỏnh 3.
* Cỏc điểm in bỏo cũn lại trờn cả nước: (tại Nghệ An, Bỡnh Định, Đắc Lắc, Cần Thơ, Điện Biờn) cú nhiệm vụ khai thỏc cỏc loại bỏo chớ Trung ương được in tại địa phương và phục vụ nhu cầu bỏo chớ của khỏch hàng trong nội tỉnh và cỏc tỉnh thành khỏc trong khu vực.Cỏc điểm in này cụng ty ký hợp đồng uỷ thỏc với Bưu điện tỉnh để khai thỏc giỳp, cỏc chi phớ đếu do cụng ty trả cho Bưu điện tỉnh.
* Một điểm in của cụng ty ở Khỏnh Hoà mới được hỡnh thành nhưng cụng ty chưa ký hợp đồng phỏt hành.
3. Tiềm năng về vốn, lao động.
* Về vốn:
Cụng ty phỏt hành Bỏo chớ Trung ương là đơn vị kinh doanh hạch toỏn phụ thuộc Tổng cụng ty Bưu chớnh viễn thụng, với chức năng phục vụ nhõn dõn là chớnh, mục đớch kinh doanh khụng phải là mục tiờu hàng đầu của Cụng ty.
Mặc dự vậy, Cụng ty kinh doanh vẫn hiệu quả và lợi nhuận từ việc kinh doanh của Cụng ty ngày càng tăng lờn.
TT Chỉ tiờu Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 1 Tổng sản lượng (triệu t/c) 212 239 254 265 290 2 Doanh thu (tỷ đồng) 20.3 23.2 29.9 33.5 37.8 3 Số loại bỏo chớ PH 459 482 516 552 594 4 Số bưu cục đúng thẳng 748 752 768 796 816
Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Cụng ty PHBCTW ( giai đoạn 2001-2005) 11
* Về lao động 12:
- Tổng số lao động tại Cụng ty PHBCTW là 447 người, trong đú lao động Nữ: 196 người, chiếm 43.85%; lao động Nam: 251 người, chiếm 56.15%.
- Về kết cấu lao động:
+ Lao động quản lý: 57 người (chiếm 12.75%).
11 Nguồn: Bỏo cỏo tổng kết hoạt động sản xuất kinh doanh của Cụng ty PHBCTW qua cỏc năm
12 Nguồn: Số liệu của phũng tổ chức – nhõn sự – hành chớnh, Cụng ty Phỏt hành Bỏo chớ Trung ương tớnh đến hết năm 2005.
Tờn đơn vị Số lao động (Người) Trỡnh độ ĐH,CĐ TC SC Chưa ĐT Lónh đạo Cụng ty 2 2 Phũng TCNSHC 19 10 4 1 4 Phũng KTTKTC 13 10 1 1 1 Phũng Nghiệp vụ 9 9 Phũng Kế hoạch 5 5 Phũng Tin học 9 9 Tổng cộng 57 45 5 2 5
+ Lao động trực tiếp sản xuất: 390 người ( chiếm 87.25%).
Tờn đơn vị Số lao động (Người) Trỡnh độ ĐH,CĐ TC SC Chưa ĐT Phũng Điều hành 25 13 7 6 Phũng Kinh doanh 62 22 10 26 3 Đội Bảo vệ 11 0 2 2 7
Đội Kiểm soỏt 14 4 5 5
Đội xe 18 1 2 15
TTKTBC Ngoại văn 9 4 4 1
TTKTBC Quốc văn 123 12 19 77 15
Chi nhỏnh 2 98 9 15 61 13
Chi nhỏnh 3 15 5 2 7 1
Điểm in Điện Biờn 2 1 1 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Điểm in Bỡnh Định 3 1 2
Điểm in Đắc Lắc 2 1 1
Điểm in Cần Thơ 3 1 2
Điểm in Nghệ An 5 1 4
+ Về trỡnh độ lao động:
• Đại học, cao đẳng: 115 người chiếm 25.73%
• Trung cấp: 71 người 15.88%
• Sơ cấp, CNKT: 207 người 46.31%
• Chưa qua đào tạo: 54 người 12.08%
+ Tuổi đời bỡnh quõn: 37.5 tuổi. + Tuổi nghề bỡnh quõn chung: 15 năm. + Thõm niờn cụng tỏc bỡnh quõn : 10 năm.
4. Quỏ trỡnh hỡnh thành và phỏt triển.
Từ thỏng 10 năm 1955 khi Đảng và Nhà nước giao toàn bộ nhiệm vụ PHBC từ Nhà in Quốc gia sang ngành Bưu điện, cỏc bộ phận, đơn vị tiền thõn của Cụng ty PHBCTW được mang nhiều tờn gọi khỏc nhau, trực thuộc nhiều cấp quản lý khỏc nhau (lỳc thỡ thuộc Tổng cục Bưu điện, lỳc thuộc Sở Bưu điện Hà Nội, lỳc thuộc Cục Bưu chớnh). Để đỏp ứng với sự phỏt triển và yờu cầu thực tế, năm 1977 cỏc bộ phận thuộc Cục Bưu chớnh đó được tỏch ra với cỏc nhiệm vụ, chức năng riờng về khai thỏc bỏo chớ, vận chuyển Bưu chớnh và bỏo chớ, sản xuất-kinh doanh Tem Bưu chớnh...Từ đú hỡnh thành lờn cỏc đơn vị hoạt động độc lập trực thuộc Tổng cục Bưu điện đú là Trung tõm vận chuyển, Cụng ty Tem và Trung tõm PHBCTW.
Cụng ty chớnh thức được thành lập năm 1977 theo quyết định thành lập số 1799/ QĐ/ TCBĐ ngày 22/8/1977, dưới tờn gọi là Trung tõm Phỏt hành Bỏo chớ Trung ương, đến ngày 16/1/1989 được đổi tờn thành Cụng ty Phỏt hành Bỏo chớ trung ương theo Quyết định 64/QĐ/ TCBĐ.
Năm 1996, sau khi Tổng Cụng ty Bưu chớnh-Viễn thụng Việt nam quyết định thành lập lại doanh nghiệp Nhà nước, Cụng ty PHBCTW được thành lập lại, Cụng ty được ban hành điều lệ tổ chức và hoạt động theo Quyết định số 218/QĐ-TCCB-HĐQT ngày 23/8/1996 của Hội đồng quản trị Tổng cụng ty Bưu chớnh – Viễn thụng Việt nam, ban hành chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Cụng ty.
Từ đú đến nay Cụng ty hoạt động theo Quyết định số 218.
5. Chức năng nhiệm vụ của cụng ty.
Cụng ty Phỏt hành Bỏo chớ Trung ương là trung tõm đầu mối chớnh khai thỏc về phỏt hành Bỏo chớ trong nước ( quốc văn) và bỏo chớ nước ngoài