II. Khái luận về hiệu quả trong kinh doanh dulịch quốc tế
2. Cơ cấu tổ chức của trụ sở côngty tại Hà nội
Sơ đồ 2. Cơ cấu tổ chức của công ty tại Hà nội
Hiện nay Công ty du lịch và tư vấn đầu tư quốc tế (TIC) bao gồm 7 phòng nghiệp vụ khác nhau đối với tổng số nhân viên là 32 người (trong đó biên chế chính thức 22 người, hợp đồng có thời hạn 10 người).
Cơ cấu tổ chức của Công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến – chức năng.
Đây là kiểu cơ cấu có nhiều ưu điểm nhất hiện nay, vừa kết hợp với những ưu điểm, khắc phục nhược điểm của cả hai loại cơ cấu chỉ trực tuyến hay chỉ chức năng. Cơ cấu tổ chức này được thể hiện qua sơ đồ 2.
Kiểu bố trí cơ cấu tổ chức này cho ta thấy một số đặc điểm sau:
Các phòng nghiệp vụ tự hạch toán kinh doanh độc lập nhưng thống nhất theo đường lối, chủ trương mà Ban giám đốc Công ty đề ra, cụ thể là thực hiện các kế hoạch và nhiệm vụ Tổng liên đoàn và Ban giám đốc giao cho.
Kiểu bố trí cơ cấu tổ chức này cho ta thấy một số đặc điểm sau:
Phòng hành chính kế toán Phòng du lịch quốc tế Phòng du lịch nội địa và vận chuuyển Phòng thương mại dịch vụ Phòng tư vấn đầu tư và kinh doanh Phòng quảng cáo Ban quản lý dự án xây dựng KS 14B Trần Bình Trọng Phó giám đốc Giám đốc
Các phòng nghiệp vụ tự hạch toán kinh doanh độc lập nhưng thống nhất theo đường lối, chủ trương mà Ban giám đốc Công ty đề ra, cụ thể là thực hiện các kế hoạch và nhiệm vụ Tổng liên đoàn và Ban giám đốc giao cho. Ban giám đốc (bao gồm Giám đốc và Phó giám đốc) có thể trực tiếp chỉ đạo các phòng ban hoạt động kinh doanh với một cái nhìn tổng quát nhất thông qua kế hoạch, chương trình hoạt động mà các phòng ban tự đề ra.
Để hiểu rõ hơn về tổ chức cơ cấu của Công ty chúng ta cso thể xem xét từng thành phần cụ thể như sau:
Giám đốc: là người đứng đầu Công ty, có vai trò chính trong Ban lãnh đạo và chịu trách nhiệm chung toàn Công ty. Giám đốc có quyền: ra các quyết định, đề ra phương hướng, chiến lược kinh doanh của Công ty sau khi đã được Tổng liên đoàn lao động Việt Nam thông qua: căn cứ vào các báo cáo kết quả hoạt động của các phòng ban và kiến nghị của cán bộ cấp dưới để đề ra mục tiêu phấn đấu, nhiệm vụ cho các phòng nghiệp vụ trong thời gian tiếp theo.
Phó giám đốc: là người chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty trước giám đốc. Phó giám đốc có quyền: thay mặt giám đốc điều hành hoạt động của Công ty khi giám đốc đi vắng; tổng hợp các báo cáo từ phòng nghiệp vụ để thành lập báo cáo tổng hợp toàn Công ty trình lên Giám đốc theo quý, năm.
Phòng kế toán – hành chính có các chức năng kế toán (tham mưu và giúp giám đốc trong việc quản lý kinh doanh và nghiệp vụ tài chính – kế toán của Công ty ) và chức năng hành chính (tổ chức thực hiện công tác hành chính, quản trị Công ty ).
Phòng du lịch nội địa và vận chuyển khách du lịch: có các chức năng du lịch nội địa, trực tiếp kinh doanh, khai thác mảng du lịch nội địa và chức năng vận chuyển (thông qua đội xe của Công ty ). Trước kia, đây là một bộ phận kinh doanh độc lập với đội xe hùng hậu, song gần đây do một số nguyên nhân bộ phận nay được ghép vào phòng du lịch nội địa kể từ năm 1997.
Phòng thương mại và dịch vụ: có chức năng kinh doanh tất cả các mặt hàng mà thị trường có nhu cầu, đồng thời phòng cũng có chức năng xuất nhập khẩu hàng hoá, nhận uỷ thác xuất nhập khẩu hưởng hoa hồng.
Phòng tư vấn đầu tư và kinh doanh bất động sản: có chức năng thực hiện dịch vụ quảng cáo cho khách hàng (nếu có nhu cầu) cả trong và ngoài nước. Phòng này mới được thành lập và đưa vào hoạt động nên kết quả chưa có gì đáng kể. Tuy nhiên, đây là lĩnh vực kinh doanh có nhiều triển vọng đang được Công ty duy trì giúp đỡ về vốn và kỹ thuật.
Phòng du lịch quốc tế: có chức năng thực hiện các hoạt động về du lịch như cung cấp thông tin về các tuyến du lịch, đưa khách quốc tế vào Việt Nam và người Việt Nam đi du lịch nước ngoài. Bên cạnh đó, phòng du lịch quốc tế còn có thể tham gia thực hiện các cuộc hội thảo, hội nghị và các dịch vụ về du lịch (làm visa, đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn...) hưởng hoa hồng.
Ban quản lý khách sạn 14B Trần Bình Trọng có chức năng giám sát hoạt động của khách sạn 4 sao 105 phòng này cho phù hợp với hoạt động của Công ty.
Căn cứ vào các quy định của nhà nước và Tổng liên đoàn lao động Việt Nam về công tác quản lý tài chính, phạm vi và chế độ chi tiêu nội bộ do giám đốc Công ty phê duyệt, các bộ phận phòng ban đều có nhiệm vụ chung là:
+ áp dụng chế độ hạch toán kinh doanh độc lập, thủ trưởng các đơn vị phải chịu trách nhiệm trước giám đốc Công ty.
+ Đảm bảo thực hiện đúng pháp luật, các quy định về hoạt động quản lý tài chính, tài sản. + Có kế hoạch và báo cáo quyết toán hằng năm do giám đốc phê duyệt.
+ Nộp thuế của nhà nước đầy đủ và đúng thời gian quy định.
+ Nộp nghĩa vụ cho Công ty bằng 30% lợi nhuận còn lại hằng năm sai khi đã trừ các khoản chi phí và thuế hoặc có thể theo hình thức nộp khoán mà Công ty duyệt cụ thể cho từng đơn vị.