Với quy mô và đặc điểm kinh doanh của công ty, công ty CP tin học viễn thông Nam Long áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung. Phòng kế toán chịu tránh nhiệm thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, tài chính trong toàn bộ doanh nghiệp. Ở các cửa hàng, chỉ bố trí nhân viên bán hàng hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu( lập hóa đơn, xuất bán vật tư, hàng hóa,vào sổ theo dõi chi tiết) để hàng ngày hoặc định kỳ ngắn chuyển chứng từ về phòng kế toán doanh nghiệp để kế toán kiểm tra, phân loại, ghi sổ chứng từ và chi tiết các nghiệp vụ trên, ghi sổ tổng hợp và lập báo cáo tài chính. Trong điệu kiện có thể, kế toán trưởng phân công cho các nhân viên hạch toán ở các đơn vị phụ thuộc thực hiện một số phần hành công việc kế toán và thống kê ngay tại đơn vị phụ thuộc và định kỳ lập báo
Viện ĐH Mở Hà Nội Khoa Kinh Tế & QTKD
cáo đơn giản về các phần hành công việc được giao gửi về phòng kế toán (kèm theo các chứng từ kế toán để kiểm tra và ghi sổ kế toán)
Cơ cấu bộ máy kế tóan của công ty Nam Long được tổ chức theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.2.Sơ đồ bộ máy kế toán công ty CP tin học viễn thông Nam Long:
( Theo hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung)
* Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy kế toán của công ty:
- Kế toán trưởng:Là người trực tiếp chỉ đạo về mặt nghiệp vụ, giám sát các hoạt động trong phòng kế toán, là người giúp lãnh đạo nắm bắt các thông tin tài chính và hạch toán kinh tế của công ty, đồng thời là người chịu trách nhiệm trước lãnh đạo về mọi hoạt động về công tác kế toán tài chính.Kế toán viên bao gồm 6 người, trong đó mỗi người chuyên trách một hoặc hai phần hành kế toán.
Kế toán trưởng (Trưởng phòng kế toán) Bộ phận kế toán vật tư- hàng hóa, tài sản cố định Bộ phận kế toán vốn bằng tiền, vay và thanh toán Bộ phận kế toán tổng hợp và kiểm tra kế toán Bộ phận kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Bộ phận kế toán tiêu thụ, thuế Bộ phận kế toán khác
Nhân viên kế toán ở các cửa hàng
Viện ĐH Mở Hà Nội Khoa Kinh Tế & QTKD
- Kế toán thu chi có nhiệm vụ : Cập nhập chứng từ thu chi tiền mặt và phân hệ kế toán tiền mặt, tiền gửi, tiền vay đồng thời quản lý các sổ chi tiết và sổ cái tiền mặt. Lập phiếu thu chi tiền mặt, quản lý quỹ tiền mặt.
- Kế toán hàng hóa có nhiệm vụ: Theo dõi việc nhập xuất hàng hóa của các phòng kinh doanh. Lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn hàng hóa cuối kỳ hạch toán. Lưu các phiếu nhập kho và xuất kho. Quản lý các sổ chi tiết và các sổ cái liên quan đến hàng hóa đồng thời có thể xem các sổ và báo cáo khác.
- Kế toán công nợ có nhiệm vụ: Theo dõi sổ chi tiết phải trả và phải thu của khách hàng.Báo cáo lại tình hình phải thu của khách hàng để xác định DT.
- Kế toán thuế có nhiệm vụ: Theo dõi tình hình thuế đầu ra và đầu vào. Kê khai thuế và nộp thuế cho cơ quan thuế.
- Thủ quỹ có nhiệm vụ: Bảo quản và thu chi tiền mặt, ngân phiếu khi có chứng từ hợp lệ. Hàng ngày ghi chép các nghiệp phát sinh vào sổ quỹ tiền mặt, kiểm kê số lượng tồn quỹ và đối chiếu số liệu trên, thực hiện đúng nguyên tắc về quản lý quỹ do nhà nước ban hành.
2.2.2. Tổ chức công tác kế toán tại công ty CP tin học viễn thông Nam Long:
Với đặc thù kinh doanh của công ty là kinh doanh các thiết bị văn phòng, thiết bị điện tử tin học, địa bàn hoạt động rộng khắp nên công ty đã áp dụng hình thức kế toán nhật ký - chứng từ theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006..
2.2.2.1. Hệ thống sổ kế toán áp dụng tại công ty Nam Long:
- Các sổ kế toán bao gồm:
+ Sổ NK - CT số 1, sổ NK- CT số 5, sổ NK- CT số 10
+ Bảng kê ( Bảng kê số 1, bảng kê số 5, bảng kê số 8, bảng kê số 11) + Sổ cái TK 156, sổ cái TK 5111, sổ cái TK 331, sổ cái TK 131, sổ cái TK 632, sổ cái TK 641, sổ cái TK 642
+ Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết
+ Các báo cáo theo mẫu quy định của kế toán hiện hành như: Bảng cân đối kế toán,
Viện ĐH Mở Hà Nội Khoa Kinh Tế & QTKD
Báo cáo kết quả kết quả HĐKD Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Thuyết minh báo cáo tài chính.
- Trình tự ghi sổ kế toán: Để phù hợp với đăc điển quy mô kinh doanh và công tác kế toán được thuận lợi trong ghi chép và quản lý. Công ty vận dụng hình thức ghi sổ kế toán: Nhật ký - chứng từ . Quy trình hạch toán chi tiết, hạch toán tổng hợp lưu chuyển hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa theo hình thức Chứng từ - Ghi sổ tại công ty CP tin học viễn thông Nam Long được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.3. Sơ đồ ghi chép sổ kế toán theo hình thức Nhật Ký – Chứng Từ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Hàng ngày căn cứ vào hóa đơn, chứng từ hàng hóa nhập, xuất kho, phiếu thu, phiếu chi… Kế toán tại các cửa hàng lập phiếu nhập kho, xuất kho đối với hàng hóa, sau đó vào thẻ kho, căn cứ vào thẻ hàng hóa lên bẳng tổng hợp
Chứng từ gốc
Bảng kê NK - CT
(NKCT) Thẻ và các sổ kế toán chi tiết
Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết
Báo cáo tài chính
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
Viện ĐH Mở Hà Nội Khoa Kinh Tế & QTKD
nhập- xuất- tồn kho hàng hóa. Đồng thời căn cứ vào hóa đơn nhập, xuất kho kế toán cửa hàng vào sổ công nợ, sổ chi tiết cũng như sổ tổng hợp công nợ hàng mua và công nợ của hàng bán. Định kỳ (là 01 tháng) kế toán cửa hàng chuyển các bảng tổng hợp hàng hóa mua vào, hàng bán lên phòng tài chính kế toán công ty. Mọi công việc được diễn ra trong vòng một tháng.
Căn cứ vào bảng cân đối công nợ hàng mua, hàng bán của các cửa hàng chuyển lên, kế toán phòng tài chính kế toán công ty lấy số liệu ghi trực tiếp vào các NK - CT hoặc bảng kê, ghi lên bảng cân đối TK131 toàn công ty.
+ Cuối tháng khóa sổ, cộng số liệu trên các NK - CT, kiểm tra đối chiếu số liệu trên các NK - CT với các sổ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các NK - CT ghi trực tiếp vào sổ cái.
Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ và thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng,cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết theo từng TKđể đối chiếu với sổ cái.
Số liệu tổng cộng ở sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong NK - CT, bảng kê và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính.
Cuối năm căn cứ vào sổ cái, sổ tổng hợp chi tiết kế toán tổng hợp sẽ lên bảng cân đối kế toán toàn công ty, lập báo cáo tài chính
2.2.2.2 Hệ thống tài khoản, c hế độ kế toán và hệ thống chứng từ áp dụng tại
công ty CP tin học viễn thông Nam Long:
* Hệ thống TKsử dụng tại công ty:
Hệ thống TKcủa công ty áp dụng thống nhất hệ thống TKkế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài Chính, cụ thể như sau:
- TK loại 1: Tài sản ngắn hạn
Viện ĐH Mở Hà Nội Khoa Kinh Tế & QTKD
+ TK112 được chi tiết theo từng TK ở các ngân hàng của doanh nghiệp. Việc chi tiết đến các TK cấp 3 giúp cho việc hạch toán và quản lý được dễ dàng, tránh nhầm lẫn, mất mát.
+ TK 131 chi tiết cho từng khách hàng được theo dõi trên phần mềm kế toán. + Doanh nghiệp không có các khoản đầu tư ngắn hạn và dài hạn nên không sử dụng các TK 121, 221.
+ Doanh nghiệp không sử dụng TK dự phòng 159.
+ TK 144: Thế chấp, ký cược, ký quỹ ngắn hạn để hạch toán các khoản bảo lãnh hợp đồng, mở L/C…
- TK loại 2: Tài sản dài hạn. Doanh nghiệp chỉ sử dụng các TK 211, 214 để hạch toán TSCĐ và khấu hao TSCĐ. Do không có các nghiệp vụ phát sinh nên doanh nghiệp không sử dụng các TK loại 2 khác.
- TK loại 3: Nợ phải trả.Doanh nghiệp không sử dụng các TK dự phòng 351, 352. Doanh nghiệp đánh số TK Nợ dài hạn là TK 342
- TK loại 4: Vốn chủ sở hữu. Doanh nghiệp không hình thành quỹ khen thưởng, phúc lợi nên không sử dụng TK 431.
- TK loại 5: DT: Doanh nghiệp không sử dụng các TK giảm trừ DT như: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
TK 521, 531,532
- TK loại 6: CP sản xuất, kinh doanh
Doanh nghiệp đánh số TK CP bán hàng, quản lý là TK 641, 642
- TK loại 7: Thu nhập khác. Doanh nghiệp sử dụng TK 711
- TK loại 8: CP khác. Doanh nghiệp sử dụng TK 811
-TK loại 9:Xác định kết quả kinh doanh.Doanh nghiệp sử dụng TK 911.
- TK loại 0:TKngoài bảng. Doanh nghiệp sử dụng TK 007.
* Các chế độ kế toán áp dụng tại công ty:
Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ của Việt Nam theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài Chính, cụ thể như sau:
Viện ĐH Mở Hà Nội Khoa Kinh Tế & QTKD
- Hạch toán hàng tồn kho: Công ty áp dụng hình thức kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, với phương pháp này giúp cho kế toán xác định được giá trị hàng tồn kho trên sổ kế toán ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ hoạch toán, thấy được tình hình biến động của hàng tồn kho cả về giá trị và hiện vật từ đó làm cơ sở cho việc xác định kết quả HĐKD. Cuối kỳ kế toán căn cứ vào việc kiểm kê thực tế số lượng hàng hoá vật tư hiện có đến cuối kỳ, so sánh với hoá đơn bán hàng , thẻ kho nếu phát sinh thừa hoặc thiếu thì phải lập biên bản để xử lý. Hàng hoá theo dõi đựơc mở theo từng nhóm hàng, theo các đơn vị mà cửa hàng mua , theo từng tỷ lệ xuất thuế GTGT ( 5%, 10% …) để tiện cho việc quản lý, hạch toán kế toán tiêu thụ được chính xác nhằm năng cao hiệu quả kinh doanh .
- Phương pháp tính thuế GTGT : Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ (tùy từng mặt hàng mà thuế có thể 5% hay 10%). Đơn vị nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, hàng tháng kế toán phải kê khai thuế GTGT và nộp tờ khai cho cơ quan thuế trong vòng 10 ngày đầu của tháng tiếp theo, theo mẫu biểu quy định và chịu trách nhiệm về tính chính xác của viêc kê khai thuế. Công ty luôn nộp thuế đúng kỳ hạn và không nợ đọng thuế.
Công thức thuế GTGT phải nộp trong kỳ:
Thuế GTGT phải nộp trong kỳ = Thuế GTGT đầu ra – Thuế GTGT đầu vào.
Trong đó: Thuế GTGT
đầu ra =
Giá tính thuế của
cửa hàng bán ra ×
Thuế suất thuế GTGT
Thuế GTGT đầu vào : được xác định bằng tổng số thuế GTGT đã thanh
toán ghi trên hoá đơn GTGT mua vào của hàng hoá dịch vụ hoặc chứng từ nộp thuế GTGT của hàng nhập khẩu (nếu có).
- Giá xuất kho: theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ.
- Khấu hao tài sản cố định: theo phương pháp đường thẳng.
Viện ĐH Mở Hà Nội Khoa Kinh Tế & QTKD
- Đơn vị sử dụng là: Việt Nam đồng.
* Hệ thống chứng từ sử dụng tại công ty :
Các chứng từ sử dụng trong hạch toán tiêu thụ bao gồm những loại chứng từ theo mẫu in sẵn của Bộ Tài Chính hoặc do Công ty tự lập như sau: Hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, biên bản giao nhận hàng hoá, bản thanh lí hợp đồng, hoá đơn GTGT, báo cáo DTBH, bảng kê tài khoản...
2.3. Thực tế nghiệp vụ kế toán lưu chuyển hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại công ty CP tin học viễn thông Nam Long: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2.3.1. Đặc điểm về hàng hóa và tiêu thụ hàng hóa của công ty: 2.3.1.1. Đặc điểm về hàng hóa của công ty:
-Về hàng hóa: Công ty cung cấp nhiều chủng loại mặt hàng: Các mặt hàng do công ty cung cấp mang tính đơn chiếc, mỗi loại có những đặc điểm, tính năng khác nhau. Các hàng hoá được nhập mua theo đơn đặt hàng của khách hàng và yêu cầu của bộ phận bán lẻ. Hàng hoá mang đặc tính kỹ thuật cao, gồm nhiều chi tiết, phụ kiện đi kèm do đó đòi hỏi phải có kỹ thuật viên tiến hành lắp đặt, hướng dẫn sử dụng và bảo trì, bảo dưỡng. Các loại máy móc hầu hết có giá trị lớn, đòi hỏi phải có bảo hiểm trong quá trình vận chuyển. Các loại máy móc có khối lượng lớn. Do vậy việc vận chuyển được thực hiện bằng ô tô chuyên dụng. Các mặt hàng của công ty đều chịu thuế GTGT với mức thuế suất 5%. Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Về nguồn hàng: công ty nhập hàng từ 2 nguồn: mua trong nước và nhập khẩu từ các nước ngoài. Hàng hoá được bảo hành bởi nhà sản xuất.
- Về quản lý hàng hoá:Công ty có 01 kho hàng hóa do Thủ kho quản lý. Mọi nhân viên được yêu cầu làm thủ tục tài chính khi mang hàng vào hay ra khỏi kho.Để hạch toán chi tiết hàng tồn kho, công ty sử dụng phương pháp thẻ song song. Thủ kho lập Thẻ kho để theo dõi số lượng, chủng loại hàng hóa nhập, xuất, tồn kho. Tại phòng kế toán, kế toán nội bộ theo dõi tình hình nhập,
Viện ĐH Mở Hà Nội Khoa Kinh Tế & QTKD
xuất, tồn kho hàng hóa cả về số lượng và giá trị. Cuối tháng, thủ kho và kế toán nội bộ tiến hành đối chiếu số lượng hàng hóa nhập, xuất, tồn kho.
2.3.1.2Đặc điểm tiêu thụ hàng hóa tại công ty Nam Long:
* Các phương thức bán hàng được áp dụng ở công ty:
Công ty CP tin học viễn thông Nam Long là một đơn vị kinh doanh tổng hợp các mặt hàng như máy tính, máy in, máy fax,các linh kiện điện tử…. với chức năng chính là lưu chuyển hàng hoá, phục vụ mọi nhu cầu sản xuất và tiêu dùng của tất cả mọi tổ chức cá nhân.Vì vậy, Công ty rất coi trọng phương thức bán hàng đến tay người tiêu dùng với những thủ tục và CP hợp lý nhất. Hiện nay công ty thực hiện bán hàng theo 2 hình thức: bán buôn (bán hàng qua hợp đồng ) và bán lẻ
- Phương thức bán buôn ( bán hàng qua hợp đồng):
Với hình thức bán này công ty thường ký kết những hợp đồng với các cơ sở văn phòng, các doanh nghiệp sản xuất, các doanh nghiệp thương mại trong nước, ngoại thương, các công ty thương mại…Các biên bản thỏa thuận mà công ty cung cấpvới một khối lượng lớn các máy móc văn phòng thì khách hàng sẽ được hưởng chiết khấu thương mại khi mua những sản phẩm đó. Đồng thời công ty cũng có chế độ bảo hành với những sản phẩm của mình trong thời gian quy định.Việc cung cấp hàng hoá của công ty phần lớn được thực hiện theo hợp đồng thông qua đấu thầu theo Luật đấu thầu. Hàng hoá nhập về theo đúng chủng loại, mẫu mã được nhập về kho. Sau khi hàng hóa được nhập về đầy đủ theo đơn hàng, tiến hành xuất kho hàng hóa giao hàng tại địa điểm ghi trên hợp đồng. Phương thức bán hàng này chủ yếu là