a. Phương thức mua hàng và thủ tục chứng từ
- Phương thức mua hàng: Vì đặc điểm kinh doanh của công ty là chuyên kinh doanh các thiết bị, linh kiện điện tử, tin học viễn thông. Đây là mặt hàng kinh doanh đang thông dụng và có sự biến đổi lớn trong thị trường. Do đó công tác quản lý kinh doanh là rất quan trọng, luôn phải tìm hiểu thị trường cung cấp mới, giá cả hợp lý, phương thức thanh toán thuận tiện và đặc biệt là sự nhiệt tình trong công tác chuyển hàng. Để theo dõi được một cách chặt chẽ giá đầu vào công ty Nam Long áp dụng phương thức mua hàng trực tiếp là chủ yếu. Công ty mua hàng trực tiếp tại đơn vị bán và thanh toán trực tiếp cho đơn vị bán không qua đơn vị trung gian.
- Các chứng từ mua hàng hóa kèm theo quá trình mua hàng:
Phiếu nhập kho, hóa đơn GTGT, phiếu chi …Dựa vào các chứng từ này kế toán công ty vào các sổ tổng hợp : sổ NK- CT số 1, Sổ NK – CT số 5, Bảng kê số 8, Sổ cái TK 156, sổ cái TK 331
b. Phương pháp tính giá hàng mua:
- Hiện nay hàng hóa của công ty mua vào được áp dụng 2 loại thuế suất thuế GTGT(GTGT) là 5% và 10%:
+ Hàng hóa chịu thuế GTGT 5% gồm: Máy vi tính, máy in laser, máy in màu, các linh kiện máy tính, mực in….
+ Hàng hóa chịu thuế GTGT 10% gồm: Máy fax, các thiết bị vật tư, mực fax...
- Giá trị hàng hóa mua được tính theo công thức sau:
Giá thực tế của hàng hoá
mua vào =
Giá thực tế trên hóa đơn
(chưa thuế GTGT) + Các khoản thuế không hoàn lại - Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua được hưởng + CP thu mua phát sinh trong quá trình mua hàng
Viện ĐH Mở Hà Nội Khoa Kinh Tế & QTKD
c. Tài khỏan sử dụng:
- TK 156 “Hàng hóa” TK156 có các TKchi tiết như sau:
+ TK 1561 “ Giá mua hàng hóa” TK 1561 phản ánh giá trị hàng hóa hiện có tại kho, tại quầy và tình hình biến động tăng, giảm hàng hóa tại kho, tại quầy trong kỳ theo giá trị mua thực tế.
+ TK1562 “CP thu mua hàng hóa” TK 1562 phản ánh tình hình CP thu mua và phân bổ CP thu mua hàng hóa (không bao gồm CP thu mua hàng hóa bất động sản)
- TK 331 “ Phải trả người bán” TK“Phải trả người bán” được mở chi tiết theo từng chủ nợ, khách nợ không được bù trừ khi lên bảng cân đối nếu khác đối tượng thanh toán.
- TK 133 “ Thuế GTGT được khấu trừ” TKnày sử dụng đối với các doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. TK133 được chi tiết thành 2 tài khoản:
+ TK1331” Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa dịch vụ” + TK1332” Thuế GTGT được khấu trừ của tài sản cố định"
- Ngoài ra công ty còn sử dụng các TK liên quan như: TK 111, 112…
d. Kế toán trên sổ
Ví dụ 4: Ngày 6/10/2009 công ty CP tin học viễn thôngNam Long mua 10
chiếc máy in laser canon 1210 của công ty máy tính Hà Nội. Tổng giá chưa thuế là 22.300.000, giá chưa bao gồm thuế GTGT 5 %. Số tiền trên được thanh toán ngay bằng tiền mặt . Cước vận chuyển công ty TNHH thương mại và vận tải Thiên Lâm là 420.000 ( bao gồm cả thuế GTGT 5%) thanh toán bằng tiền mặt.
Khi hàng hóa đã về nhập kho của công ty. Kế toán căn cứ vào các chứng từ mua hàng hóa là hóa đơn GTGT do công ty máy tính Hà Nội cung cấp như sau:
Viện ĐH Mở Hà Nội Khoa Kinh Tế & QTKD
Biểu số 2.8:Mẫu hóa đơn GTGT ( do công ty máy tính Hà Nội cung cấp)
HÓA ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT-3LL
GIÁ TRI GIA TĂNG SB/2009B
Liên 2 ( giao cho khách hàng) 0024550
Ngày 06 tháng 10 năm 2009
Đơn vị bán: Công ty máy tính Hà Nội
Địa chỉ: 131 Lê Thanh Nghị -Hai Bà Trưng –Hà Nội.
Điện thoại: (04) 8693859 Mã số thuế: 0015161501 Họ tên người mua hàng: Lê Việt Dũng
Đơn vị : Công ty CP tin học viễn thông Nam Long
Địa chỉ: 27Nguyễn Chính, Tân Mai, Hoàng Mai, Hà Nội . Số tài khoản:… Hình thức thanh toán : Tiền mặt Mã số thuế :0102951727
STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Máy in laser canon 1210 Chiếc 10 2.230.000 22.300.000
Cộng tiền hàng Thuế suất GTGT 5% Cộng thanh toán 22.300.000 1.115.000 23.415.000
Số tiền bằng chữ: hai mươi ba triệu bốn trăm mười lăm nghìn đồng chẵn.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
Biểu số 2. 9:Mẫu hóa đơn GTGT (do cty TNHH TM & vận tải ThiênLâm cung cấp) HÓA ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT-3LL
GIÁ TRI GIA TĂNG SB/2009B
Liên 2 ( giao cho khách hàng) 0024550
Ngày 06 tháng 10 năm 2009
Đơn vị bán:Công ty TNHH thương mại và vận tải Thiên Lâm Địa chỉ:53B- Ngô Gia Tự -Long Biên –Hà Nội
Điện thoại: 048775589 Mã số thuế: 2600325379 Họ tên người mua hàng: Lê Việt Dũng
Đơn vị : Công ty CP tin học viễn thông Nam Long
Địa chỉ: 27 Nguyễn Chính, Tân Mai, Hoàng Mai, Hà Nội. Số tài khoản:…. Hình thức thanh toán: Tiền mặt Mã số thuế: 0102951727
Số
TT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT S.lượng
Đơn giá
Thành tiền
1 Cước vận chuyển máy in canon 1210 Chuyến 01 400.000 400.000
Cộng tiền hàng Thuế GTGT 5% Cộng thanh toán 400.000 20.000 420.000
Số tiền bằng chữ: bốn trăm hai mươi nghìn đồng chẵn
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên
Viện ĐH Mở Hà Nội Khoa Kinh Tế & QTKD
Để phản ánh CP vận chuyển kế toán định khoản như sau: Nợ TK 1562: 400.000
Nợ TK 1331: 20.000 Có TK 331: (Cty TL): 420.000
Sau khi kế toán kiểm tra chứng từ hóa đơn GTGT kế toán làm phiếu nhập kho (2 liên có đầy đủ chữ ký) gửi đến người đề nghị nhập kho( nhân viên nhận hàng). Phiếu nhập kho của công ty có mẫu như sau:
Biểu số 2.10: Phiếu nhập kho ( Số 0508002)
Đơn vị: Cty CP tin học viễn thông Nam Long
Đ/Cỉ: 27 Nguyễn Chính, Tân Mai, PHIẾU NHẬP KHO Số: 0508002 Hoàng Mai, Hà Nội Ngày 06 tháng 10 năm 2009
Nợ :156: 22.300.000. đ Có :331: 22.300.000 đ
- Họ tên người nhận hàng: Chu Thanh Hà
- Địa chỉ: Thủ kho 27 Nguyễn Chính - Lý do nhập kho: Mua hàng
- Xuất tại kho: K 131- Lê Thanh Nghị
STT
Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư ( Sản phẩm hàng hóa)
Mã
số ĐVT
Số lượng
thực tế Đơn giá Thành tiền
A B C D 1 2 3
1 Máy in laser
canon 1210 Chiếc 10 2.230.000 22.300.000
Tổng cộng 22.300.000
Cộng thành tiền( bằng chữ): Hai mươi hai triệu ba trăm nghìn đồng chẵn. Nhập, ngày 06 tháng 10 năm 2009 Giám đốc Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận hàng Thủ kho
(Ký, họ tên) (Ký,họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên ) (Ký, họ tên)
( Số liệu phòng kế toán cung cấp)
Hàng đã về nhập kho kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 1561: 22.300.000 Nợ TK 1331: 1.115.000
Viện ĐH Mở Hà Nội Khoa Kinh Tế & QTKD
Cùng ngày 06 tháng 10 năm 2009 công ty CP tin học viễn thông Nam Long phải thanh toán số tiền thuê xe vận chuyển cho công ty TNHH thương mại và vận tải Thiên Lâm. Kế toán viết phiếu chi có nội dung như sau:
Biểu số 2.11: Mẫu phiếu chi (Số 156)
Đơn vị:Công ty CP tin học viễn thông Nam Long
Đ/c: 27Nguyễn Chính, Tân Mai PHIẾU CHI Quyển số: 01
Hoàng Mai, Hà Nội Ngày 06 tháng 10 năm 2009 Số: 156
NỢ: 331
CÓ: 111 Họ và tên người nhận tiền: Hà Khắc Dũng
Địa chỉ : Công ty TNHH thương mại và vận tải Thiên Lâm
Lý do chi: Trả tiền hàng theo hóa đơn số 0054528 ngày 06 tháng 10 năm 2009 Số tiền: 420.000 (viết bằng chữ): Bốn trăm hai mươi nghìn đồng chẵn Kèm theo 01 chứng từ
Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
( Số liệu phòng kế toán cung cấp)
Công ty Nam Long thanh toán tiền vận chuyển cho công ty TM Thiên Lâm kế toán công ty định khoản như sau:
Nợ TK 331( Cty TL): 420.000 Có TK 111: 420.000
Đến ngày 06 tháng 10 năm 2009 công ty Gia Long phải thanh toán số tiền còn nợ ở ví dụ 3 theo đúng cam kết. Kế toán viên viết phiếu chi:
Biểu số 2.12: Mẫu phiếu chi ( số 157)
Đơn vị: Công ty CP tin học viễn thông Nam Long
Đ/c: 27 Nguyễn Chính, Tân Mai PHIẾU CHI Quyển số: 01
Hoàng Mai, Hà Nội Ngày 06 tháng 10 năm 2009 Số: 157
NỢ:331 CÓ:111 Họ và tên người nhận tiền: Công ty máy tính Hà Nội
Địa chỉ : 131- Lê Thanh Nghị - Hà Nội
Lý do chi:Trả tiền hàng theo hóa đơn số 0080701 ngày 06 tháng 10 năm 2009 Số tiền: 23.415.000 (viết bằng chữ): Hai mươi ba triệu bốn trăm nghìn đồng. Kèm theo 01 chứng từ
Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền
Viện ĐH Mở Hà Nội Khoa Kinh Tế & QTKD
( Số liệu phòng kế toán cung cấp) Công ty thanh toán tiền hàng cho công ty máy tính Hà Nội, kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 331( Cty MT- HN): 23.415.000
Có TK 111: 23.415.000
Với hình thức sổ kế toán mà công ty áp dụng là hình thức sổ nhật ký - chứng từ được kế toán lập vào cuối tháng. Từ ví dụ 4 để tổng hợp số tiền phải trả cho người bán của lượng hàng hóa nhập vào từ các chứng từ gốc đã được hạch toán thì từ các phiếu chi tiền mặt ở trên kế toán ghi sổ NK - CT số 1 để phản ánh các khoản tiền mặt đã chi trong quá trình mua hàng hóa (06/10/2009). Sổ NK – CT số 1 của công ty có mẫu như sau:
Biểu số 2.13: Mẫu sổ NK - CT số 1 ( ghi có TK 1111)
CÔNG TY CP TIN HỌC VIỄN THÔNG NAM LONG 27 NGUYỄN CHÍNH, TÂN MAI, HOÀNG MAI, HÀ NỘI
NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1
Ghi có tài khoản: 1111- Tiền mặt Việt Nam Tháng 10 năm 2009 STT Ngày TK 331 Tổng phát sinh có 1 06/10/09 23.415.000 23.415.000 2 06/10/09 420.000 420.000 … ……. ….. …….. Cộng 1.356.235.456 1.356.235.456 Lập, ngày 31 tháng 10 năm 2009 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng
(Ký. Họ tên) (Ký. Họ tên)
( Số liệu phòng kế toán cung cấp)
Bên cạnh việc lập NK - CT số1, kế toán đồng thời phản ánh các vào sổ tổng hợp là sổ NK - CT số 5 dựa trên các chứng từ ban đầu là các hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho, các phiếu chi ở trên. Sổ NK - CT số 5 sẽ có kết cấu ghi Có cho tài khỏan phải trả người bán hàng đối ứng với ghi Nợ TK 1561, Nợ TK 1562, tập hợp tất cả lượng hàng hóa nhập vào đã được hạch toán.
Viện ĐH Mở Hà Nội Khoa Kinh Tế & QTKD
Biểu số 2.14: Mẫu sổ NK - CT số 5 – Ghi có TK 331 ( phải trả người bán)
CÔNG TY CP TIN HỌC VIỄN THÔNG NAM LONG
NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 5
Có tài khoản: 331 – Phải trả cho người bán Tháng 10 năm 2009
Số TT
Tên đơn vị bán
Số dư đầu tháng Ghi có TK331 Ghi nợ TK331 Số dư cuối tháng
Nợ Có N 1331 N 156 Cộng có 331 C 111 Cộng nợ 331 Nợ Có 1 Cty CP thế giới sô Trần Anh 1.400.000 28.000.000 29.400.000 29.400.000
2 Cty máy tínhHà Nội 1.115.000 22.300.000 23.415.000 23.415.000 23.415.000 0 3 Cty TNHH TM& VT Thiên Lâm 20.000 400.000 42.000 420.000 420.000 0 ….. ……. …. ………….. ………….. ……….. ………… ……….. ……….. …. ………. Cộng 665.035.000 1.140.235.113 1.356.235.456 449.034.657 Lập, ngày 31 tháng 10 năm 2009 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Viện ĐH Mở Hà Nội Khoa Kinh Tế & QTKD
Dựa vào bảng cân đối công nợ hàng mua của cửa hàng chuyển lên( dựa vào sổ NK- CT số 5) đã lập, kế toán phòng tài chính kế tóan công ty sẽ lấy số liệu này để ghi trực tiếp vào bảng kê số 8. Bảng kê số 8 sẽ theo dõi tình hình nhập kho hàng hóa của công ty. Bảng kê số 8 của công ty có mẫu như sau:
Biểu đồ 2.15: Mẫu bảng kê số 8 – Ghi nợ TK 156
CÔNG TY CP TIN HOC VIỄN THÔNG NAM LONG
BẢNG KÊ SỐ 8 Ghi nợ TK156: Hàng hóa Tháng 10 năm 2009 Số dư đầu kỳ: 945.245.651đ STT Ngày Có TK 331 Cộng nợ TK 156 Nợ TK 632 Cộng có TK 156 1 04/10/09 25.000.000 25.000.000 2 05/10/09 29.400.000 29.400.000 3 06/10/09 23.415.000 23.415.000 4 06/10/09 420.000 420.000 … ….. ….. ….. ….. ….. Cộng 1.140.235.11 3 1.140.235.11 3 1.120.787.15 4 1.120.787.154 Số dư cuối kỳ: 964.693.610 đ Lập, ngày 31 tháng 10 năm 2009 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên)
( Số liệu phòng kế toán cung cấp)
Cuối tháng kế toán đối chiếu số liệu trên các sổ NK- CT với sổ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết và lấy số liệu trên sổ NK- CT số 5 và bảng kê số 8 trên để ghi vào sổ cái TK156 – Hàng hóa . Sổ cái TK 156 của công ty có mẫu như sau:
Viện ĐH Mở Hà Nội Khoa Kinh Tế & QTKD
CÔNG TY CP TIN HỌC VIỄN THÔNG NAM LONG 27 NGUYỄNCHÍNH, TÂN MAI, HOÀNG MAI, HÀ NỘI
Số dư đầu năm SỔ CÁI TÀI KHOẢN 156
NỢ CÓ 0 TKđối ứng Tháng 9 Tháng 10 331 1.140.235.113 Cộng phát sinh nợ 1.140.235.113 Cộng phát sinh có 1.120.787.154 Lũy kế PS Nợ 1.140.235.113 Lũy kế PS Có 1.120.787.154 Dư nợ cuối tháng 945.245.651 964.693.610 Dư có cuối tháng Lập, ngày 31 tháng 10 năm 2009 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
( Số liệu phòng kế toán cung cấp)
Để phản ánh các nghiệp vụ phát sinh trong quá trình mua hàng vào cuối tháng ngoài việc sổ cái TK 156 – Hàng hóa kế toán đồng thời phải phản ánh các số liệu tổng hợp liên quan đến khoản phải trả người bán vào sổ cái TK331. Cơ sở để kế toán lập sổ cái TK 331 là sổ NK- CT số 1 ( phản ánh các khoản đã thanh toán với người bán) và Sổ NK – CT số 5 ( phản ánh các khoản còn nợ người bán). Sổ cái TK 331- Phải trả người bán của công ty có mẫu như sau:
Biểu số 2.17. Mẫu sổ cái TK 331- Phải trả người bán
Viện ĐH Mở Hà Nội Khoa Kinh Tế & QTKD
27 NGUYỄN CHÍNH, TÂN MAI, HOÀNG MAI, HÀ NỘI
Số dư đầu năm SỔ CÁI TÀI KHOẢN 331
NỢ CÓ 0 TKđối ứng Tháng 9 Tháng 10 111 1.356.235.456 Cộng phát sinh Nợ 1.356.235.456 Cộng phát sinh Có 1.140.235.133 Lũy kế phát sinh Nợ 1.356.235.456 Lũy kế phát sinh Có 1.140.235.133 Dư nợ cuối tháng Dư có cuối tháng 665.035.000 449.034.657 Lập, ngày 31 tháng 10 năm 2009 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng
( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Số liệu phòng kế toán cung cấp)
Cuối năm, kế toán dựa vào các Số Cái và một số chi tiết trong sổ NK - CT, bảng kê ở trên để lập bảng cân đôi kế toán và lập báo cáo tài chính
2.3.3.2.Kế toán quá trình bán hàng tại công ty CP tin học viễn thông Nam Long:
a. Phương thức bán hàng và thủ tục chứng từ:
- Phương thức bán hàng:
Là một đơn vị kinh doanh đơn thuần, công ty CP tin học viễn thông Nam Long chủ yếu bán hàng theo phương thức bán lẻ là chính. Khi bán hàng trực tiếp cho khách, đặc biệt là các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp tư nhân thì : Các công việc mà bộ phận bán hàng phải làm là:
1. Làm báo giá cho bên mua.
2. Khi được bên mua xác định là lấy hàng thì công ty thảo hợp đồng kinh tế. Hợp đồng kinh tế này phải có đủ chữ ký, chức danh của 2 bên mua và bán
Viện ĐH Mở Hà Nội Khoa Kinh Tế & QTKD
3. Khi đã ký xong hợp đồng kinh tế, kế toán kho sẽ làm phiếu xuất hàng đúng theo hợp đồng và nhân viên phòng kỹ thuật sẽ mang thiết bị đến tại cơ quan mua để lắp đặt và làm biên bản bàn giao và nghiệm thu kỹ thuật. 4. Khi đã bàn giao xong phòng kế toán công ty sẽ xuất hóa đơn tài chính( hóa
đơn GTGT) đúng bằng giá trị của hợp đồng và đợi bên mua thanh toán. 5. Khi bên mua thanh toán cho công ty, thì công ty sẽ làm bản thanh lý hợp
đồng kinh tế đó.
- Chứng từ sử dụng: Hợp đồng kinh tế với khách hàng, hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu thu tiền, các biên bản bàn giao, nghiệm thu máy móc thiết bị, bản thanh lý hợp đồng và một số các chứng từ liên quan khác
Như ở ví dụ 2: Khi nhận được thông tin khách hàng cần mua hàng thì phòng kinh doanh sẽ làm báo giá như sau
Biểu số 2.18: Mẫu báo giá máy in của công ty CP tin học viễn thông Nam Long