a) Nhập kho hàng hóa:
Hàng hóa của công ty Nam Long nhập kho sử dụng chứng từ là: Các biên bản xác nhận bàn giao khối lượng hàng hóa và phiếu nhập kho. Khi có một lô hàng được xác nhận là đã nhập kho của công ty, trước khi nhập kho kế toán phải căn cứ vào: Biên bản bàn giao thiết bị do đơn vị người bán cung cấp.
Ví dụ 1: Ngày 05 tháng 10 năm 2009 công ty nhập 01 lô hàng trị giá 28.000.000 chưa bao gồm thuế GTGT 5%, chưa trả tiền cho công ty cổ phần thế giới số Trần Anh, có biên bản giao như sau:
Biểu số 2.1 Biên bản bàn giao thiết bị
Đơn vị: Công ty CP thế giới Số Trần Anh Địa chỉ:1174 Đường Láng
Đống Đa –Hà Nội
BIÊN BẢN BÀN GIAO THIẾT BỊ
Ngày 05 tháng 10 năm 2009
Người nhận hàng: Chị Thanh - Công ty CP tin học viễn thông Nam Long Địa chỉ: 27 Nguyễn Chính, Tân Mai, Hoàng Mai, Hà Nội.
Nội dung: Máy in canon 1210,…. Kho: Kho hàng 1174- Đường Láng
STT Mặt hàng ĐVT S.Lượng Đơn giá Thành tiền
1 Máy in laser canon 1210 Chiếc 08 2.203.00
0 17.642.000
2 USB Tracend 1 GB Chiếc 20 220.000 4.400.000
Viện ĐH Mở Hà Nội Khoa Kinh Tế & QTKD
0 Cộng tiền hàng Thuế VAT 5% Tổng tiền 28.000.000 1.400.000 29.400.000
Cộng thành tiền( bằng chữ): Hai mươi chín triệu bốn trăm nghìn đồng chẵn.
Lập biểu Người mua Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
( Đã Ký) (Đã ký) ( Đã Ký) (Đã ký) (Đã ký) ( Số liệu phòng kế toán cung cấp)
Căn cứ vào biên bản bàn giao thiết bị kế toán lập phiếu nhập kho như sau:
Biểu số 2.2 Mẫu phiếu nhập kho ( Số 0508001)
ĐV:Cty CP tin học viễn thông Nam Long
Đ/C:27Nguyễn Chính, Tân Mai, PHIẾU NHẬP KHO Số 0508001
Hoàng Mai, Hà Nội Ngày 05 tháng 10 năm 2009
Người giao hàng: Chị Nguyễn Thị Phương Đơn vị:Công ty CP thế giới số Trần Anh Nội dung: Nhập mua hàng hóa TKcó: 331- Phải trả người bán STT Mã kho Tên hàng hóa TK ĐVT Số lượng Đơn Giá Thành tiền 1 27- NC Máy in laser canon 1210 156 Chiếc 08 2.203.00 0 17.642.000 2 27- NC USB Tracend 1 GB 156 Chiếc 20 220.000 4.400.000 3 27-NC Mornitor Samsung 17’’793 156 Chiếc 03 1.992.000 5.976.000 Cộng tiền hàng Thuế VAT 5% Tổng tiền 28.000.000 1.400.000 29.400.000
Viện ĐH Mở Hà Nội Khoa Kinh Tế & QTKD
Nhập, ngày 05 tháng 10 năm 2009 Người giao hàng Người nhận hàng Thủ kho
( Đã Ký) (Đã ký) ( Đã Ký)
( Số liệu phòng kế toán cung cấp) b) Xuất kho hàng hóa:
- Khi hàng hóa xuất kho bán cho khách hoặc xuất xuống các cửa hàng trực thuộc của công ty, thì kế toán sử dụng: phiếu xuất kho, phiếu xuất kho nội bộ. - Nếu xuất hàng bán trực tiếp cho khách hàng thì kế toán sử dụng: phiếu xuất kho theo quy định của bộ tài chính.
Ví dụ 2 : Ngày 04 tháng 10 năm 2009 xuất bán 10 máy in Laser canon 2900(Đầu
tháng tồn 10 chiếc- Giá 2.500.000 đồng/1 chiếc) cho công ty ông Trần Quang Minh tại 45 Tạ Quang Bửu giá chưa thuế là 26.000.000 đồng, thuế GTGT 5%. Khách hàng nợ tiền sẽ thanh toán bằng chuyển khoản vào tháng 11/2009
Trường hợp này kế toán chỉ phải viết 01 phiếu xuất kho khi xuất hàng cho khách với giá xuất kho theo phương pháp cả kỳ bình quân dữ trữ là 2.500.000 đồng/1 chiếc.
Kế toán viên lập “Phiếu xuất kho”, phiếu này phản ánh số hàng xuất kho theo chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu GVHB. Phiếu này được lập thành 2 liên: Liên 1: Thủ kho giữ. Liên 2: Lưu phòng kế toán làm căn cứ hạch toán.
Phiếu này có mẫu như sau:
Biểu số 2.3: Mẫu phiếu xuất kho ( Số 05/06)
Đơn vị:Cty CP tin học viễn thông Nam Long
Địa chỉ: 27Phố Nguyễn Chính, PHIẾU XUẤT KHO Mẫu số 02
Tân Mai, Hoàng Mai, Hà Nội Ngày 04 tháng 10 năm 2009
Nợ: 632 Số: 05/6 Có: 156(K-27-NC)
-Họ, tên người nhận hàng: Trần Quang Minh Địa chỉ:45-Tạ Q.Bửu -Lý do xuất bán: Xuất bán
Viện ĐH Mở Hà Nội Khoa Kinh Tế & QTKD
STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư ( sản phẩm, hàng hóa) Mã số ĐVT Số lượng thực tế
Đơn giá Thành tiền
A B C D 1 2 3
1 Máy in laser canon 2900
Chiếc 10 2.500.000 25.000.000
Tổng cộng 25.000.000
Cộng thành tiền ( bằng chữ): hai mươi năm triệu đồng chẵn.
Xuất, ngày 04 tháng 10 năm 2009
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận hàng Thủ kho
( Ký ,Họ tên) ( Ký, Họ tên) (Ký, Họ tên) (Ký, Họ tên) (Ký, Họ tên)
( Số liệu phòng kế toán cung cấp)
- Nếu công ty xuất hàng cho cửa hàng trực thuộc thì tại cửa hàng sẽ viết giấy đề nghị xuất vật tư, hàng hóa. Phiếu này có mẫu như qua ví dụ sau
Ví dụ 3: Ngày 05 tháng 10 năm 2009 xuất xuống cửa hàng ở Lê Thanh Nghị
một số vật tư văn phòng phẩm.
Cửa hàng ở Lê Thanh Nghị viết 01 giấy đề nghị xuất vật tư hàng hóa như sau:
Biểu số 2.4: Phiếu đề nghị xuất vật tư, hàng hóa (Số 0007957)
Công ty CP tinh học Viễn thông Nam Long
PHIẾU ĐỀ NGHỊ XUẤT VẬT TƯ, HÀNG HÓA
Hà Nội, Ngày 05 tháng 10 năm 2009
Số : 0007957
Người đề nghị: Nguyễn Văn Toản - Bộ phận kinh doanh- Lê Thanh Nghị Xuất tại kho : 27- Nguyễn Chính
Số
TT Tên vật tư ĐVT S.lượng Đơn giá Ghi chú
1 Bàn phím máy tính Chiếc 05
2 Chuột PS 2 Chiếc 10
3 Ram DDR 256MB Cái 15
4 DVDRW Liteon Cái 05
Viện ĐH Mở Hà Nội Khoa Kinh Tế & QTKD
Tổng cộng: 5 mã vật tư
Người đề nghị Thủ kho Thủ trưởng đơn vị
( Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Số liệu phòng kế toán cung cấp)
Sau khi nhận được giấy đề nghị xuất vật tư hàng hóa như trên.kế toán kho 27-NC làm phiếu xuất kho nội bộ cho cửa hàng trực thuộc (kế toán bán hàng căn cứ vào chứng từ này nhập vào thẻ kho)
.Phiếu xuất kho nội bộ có mẫu sau:
Biểu số 2.5:Mẫu phiếu xuất kho nội bộ ( Số 05/06)
ĐV: Công ty CP tin học viễn thông Nam Long
Đ/C: 27 Nguyễn Chính, Tân Mai, PHIẾU XUẤT KHO NỘI BỘ Mẫu số 02 Hoàng Mai, Hà Nội Ngày 05 tháng 10 năm 2009
Nợ: 632 Số: 05/6 Có: 156( K- 27-NC)
- Họ,tên người nhận hàng: Nguyễn Văn Toản
- Địa chỉ: Bộ phận kinh doanh 218 - 220 Lê Thanh Nghị. - Lý do xuất kho: Xuất nội bộ - Xuất tại kho : 27 NC
Số TT
Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư ( sản phẩm, hàng hóa) Mã số ĐVT Số lượng đề nghị Số lượng thực tế Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 4 1 Bàn phím máy tính Chiếc 05 05 2 Chuột PS 2 Chiếc 10 10 3 Ram DDR 256 MB Cái 15 15 4 DVD RW Liteon Cái 05 05
5 USB 512 MB DTI Cái 20 20
Tổng = 5 mã vật tư
Cộng thành tiền ( bằng chữ): …………..
Xuất, Ngày 05 Tháng10 năm 2009 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận hàng Thủ kho
(Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Số liệu phòng kế toán cung cấp)
Viện ĐH Mở Hà Nội Khoa Kinh Tế & QTKD