Thiết lập những thụng tin về thư mục trờn đĩa cú liờn quan đến mụi trường làm việc Hĩy chọn mục cần thiết lập lại thư mục ở danh sỏch File types: rồi nhấn nỳt Modify để chọn lại thư mục làm việc. Vớ dụ, muốn thay đổi thư mục ngầm định khi mở và cất văn bản mới, làm như sau: (Hỡnh 8d)
- Nhấn nỳt Modify, hộp thoại sau xuất hiện cho phộp bạn chọn lại thư mục mới.
- Sau khi chọn xong thư mục ngầm định để mở và cất tài liệu, nhấn nỳt OK để đồng ý sự thay đổi này.
9./ Trộn tài liệu (Mail Merge)
Một tớnh năng rất mạnh của phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word là trộn tài liệu (Mail Merge). Điều này đĩ giỳp ớch cho cỏc nhõn viờn văn phũng rất nhiều trong việc in cỏc danh sỏch của mỡnh ra cỏc phiếu nhỏ hay muốn gửi một lỏ thư cho nhiều người. Bạn chuẩn bị 2 tài liệu: Tài liệu chớnh là mẩu phiếu nhỏ hay lỏ thư và tài liệu thứ 2 là cỏc danh sỏch (Nguồn dữ liệu). Cỏc bước thực hiện.
- Từ tài liệu chớnh, chọn Tools – Letters and Mailings – Mail Merge…
- Khi đú xuất hiện Mail Merge ở khung tỏc vụ,
chọn mục Letters, click vào next để tiếp tục.(Hỡnh 9a)
Hỡnh 8d Hỡnh 8c
- Bước tiếp theo ta chọn Use the curent document, click vào Next. (Hỡnh 9b)
- Chọn Use an existing list, click vào Next để tỡm và
mở danh sỏch làm nguồn dữ liệu.(Cú thể là ứng dụng
Excel, Access, Foxpro,…) (Hỡnh 9c)
- Xuất hiện hộp thoại Mail Merge Reciepients, ta cú thể phõn loại và hiệu chỉnh nguồn dữ liệu.(Hỡnh 9d)
Hỡnh 9b
Hỡnh 9c
- Tiếp tục trở về tài liệu chớnh và xuất hiện thờm thanh cụng cụ Mail Merge.(Nếu khụng xuất hiện ta cú thể vào Menu View để cho hiển thị) (Hỡnh 9e)
Chọn lại kiểu cho tài liệu chớnh Mở nguồn dữ liệu khỏc
Chỉnh sửa, phõn loại nguồn dữ liệu Chốn cỏc trường dữ liệu từ nguồn Xem dữ liệu trộn
Cỏc nỳt di chuyển giữa cỏc mẫu tin Trộn dữ liệu thành một tài liệu mới Trộn dữ liệu và xuất ra mỏy in.
- Click và nỳt Insert Merge field, để chốn cỏc trường vào tài liệu chớnh. - Sau khi chốn xong, Ta click vào View Merge Data để xem dữ liệu trộn.
10./ Chức năng Tracks Change, Comments
Chức năng Tracks Change cho phộp bạn lưu lại một bản "nhỏp" những gỡ bạn vừa sửa trờn văn bản một cỏch khoa học, nhỡn vào văn bản cú sử dụng chức năng Track Change, bạn sẽ thấy được rất rừ ràng những thay đổi về nội dung đĩ được thờm vào, xúa đi hay chỉnh sửa như thế nào.
Chức năng Tracks Change cũng như Comment thường khụng được mọi người quan tõm sử dụng vỡ cho rằng cỏch sử dụng rắc rối. Tuy nhiờn, quan niệm này đang dần được thay đổi khi trong những phiờn bản Word mới (XP, 2003), hĩng Microsoft ngày càng chỳ trọng nõng cấp tớnh năng này cho tiện lợi và dễ sử dụng hơn