Quản lý sổ địa chỉ là tớnh năng đi kốm với MS Outlook. Address book được tớch hợp hồn tồn vào chương trỡnh, giỳp người sử dụng dễ dàng thao tỏc trong việc gửi / nhận email.
- Thờm Contact vào sổ địa chỉ: File – New – Contact.
- Trong cửa sổ, bạn điền cỏc thụng tin vào và chọn Save and Close. (Hỡnh f)
- Sau khi nhập cỏc contact, để trở lại màn hỡnh quản lý cỏc danh sỏch sổ địa chỉ, bạn chọn ụ Contact ở gúc dưới bờn trỏi.
3./ Giới thiệu cỏc website lưu trữ trực tuyến.
Những website lưu trữ này cho phộp mọi người chia sẻ file cú dung lượng lớn hoặc mở ra xem trờn bất cứ mỏy tớnh kết nối Internet nào. Tất cả đều dễ sử dụng và một số cũn tự động cập nhật file mới trong ổ cứng của người sử dụng.
1, Box.net: 1 GB miễn phớ và 5 GB nếu người sử dụng trả thờm 5 USD/thỏng.
2, Streamload MediaMax: Miễn phớ 25 GB upload (tải lờn) và 1 GB download (tải xuống)
mỗi thỏng. Nếu trả thờm 4,95 USD/thỏng, người sử dụng sẽ cú ổ lưu trữ ảo 100 GB và cú thể tải về 10 GB/thỏng.
3, MailBigFile: Cho phộp gửi file nhanh chúng, dễ dàng với kớch thước lờn đến 1 GB mà
khụng cần đăng ký tài khoản. Mail Big File hỗ trợ mĩ húa 128 bit, tức an tồn hơn cả cỏc dịch vụ e-mail thụng thường.
4, Pando: Một dịch vụ kết hợp của YouSendIt, BitTorrent và AIM.
5, MooLoad: Kớch thước file tối đa là 500 MB và sẽ chỉ tự động xúa nếu sau 30 ngày khụng
cú ai tải xuống.
6, Diino: Ngồi việc cho phộp chia sẻ file dung lượng lớn dễ dàng, Diino cũn hỗ trợ tổ chức
ảnh số, chơi nhạc và truy cập thụng tin an tồn.
7, bbDRIVE: Lưu trữ 10 GB và khụng giới hạn kớch thước file.
8, Picture9: Nơi lưu trữ ảnh và tạo slideshow cho blog, đấu giỏ eBay và MySpace.
9, FileXoom: Kớch thước file tối đa 100 MB, khả năng lưu trữ 2 GB và hỗ trợ tất cả cỏc định
dạng file.
10, zSHARE: Kớch thước file 100 MB, thời hạn 10 ngày (chỉ bị xúa nếu khụng cú ai tải trong vũng 10 ngày).
11, BigFileUpload: Kớch thước file 100 MB, khụng giới hạn thời gian lưu trữ.
12, GimeHost: Tải file với dung lượng 250 MB.
13, SendOver: Kớch thước file lờn tới 2 GB nhưng thời gian tồn tại của file chỉ là 7 ngày.
14, MegaShares: Kớch thước file 1,5 GB và sẽ bị xúa sau 25 ngày nếu khụng cú ai tải về.
15, FileFactory: Kớch thước file 1,5 GB, cho phộp tải xuống 25 lần trong thời gian 7 ngày.
16, Spread-It: Kớch thước file 500 MB với thời hạn 14 ngày.
17, XtraFile: Kớch thước file 250 MB, thời hạn: 15 ngày
18, RapidSharing: Kớch thước file 50 MB với thời hạn 60 ngày.
19, YouSendIt: Kớch thước file 1 GB, giới hạn 25 lượt tải và thời gian tồn tại 7 ngày.
20, RapidShare: Kớch thước file tối đa 100 MB với thời gian tồn tại 30 ngày.
4./ Hướng dẫn sử dụng Streamload MediaMax
- Đầu tiờn ta vào địa chỉ: http://www.mediamax.com/ để tạo 1 Account.(Hỡnh 5a)
- Xuất hiện cửa sổ Sign up Now, ta điền đầy đủ thụng tin vào và Click vào nỳt Create Mediamax Account để tạo Account (Hỡnh 5b)
- Để upload file lờn Website, đầu tiờn ta đăng nhập vào Account của mỡnh trước (Hỡnh 5c), tiếp tục ta Click vào nỳt Goto My Account.
- Giao diờn chớnh của Website khi Login vào.(Hỡn 5d)
Hỡnh 5c
- Để upload file lờn website ta click vao nỳt Upload, tiếp tục click vào nỳt Browse để tỡm file cần upload, khi tỡm thấy và mở ta click tiếp vào nỳt Upload để thực hiện. (Hỡnh 5e, 5f)
- Để Download File, ta chỉ cần chọn File cần download trong danh sỏch My file và click vào nỳt download để thực hiện. (Hỡnh 5g)
Hỡnh 5f Hỡnh 5e
PHẦN II: WORD NÂNG CAO
I./ LÀM VIỆC VỚI CÁC STYLE
Một Style là tập hợp cỏc tựy chọn định dạng mà bạn gỏn cho một tờn. Vớ dụ ta cú thể tạo một style được gọi là my stitle chứa cỏc định dạng như Font, canh chỉnh lề, paragraph,… mà bạn thường ỏp dụng cho cỏc tiờu đề của cỏc bỏo cỏo. Khi ỏp dụng style vào Text, Text sẽ mang tất cả cỏc định dạng mà style chứa, như vật sẽ giỳp ta tăng tốc đỏng kể tiến trỡnh định dạng.
1./ Cỏc lọai Style: Cú bốn lọai Style trong Word
- Character style (Cỏc Style ký tự): Character style cú thể chỉ chứa định dạng Font, vỡ lý do này mà chỳng kộm hữu dụng hơn so với cỏc Paragraph style. Tuy nhiờn, đụi lỳc ta cú thể tạo một style ký tự nếu một từ hoặc một số cụm từ xuất hiện thường xuyờn trong văn bản.
- Paragraph style (Cỏc Style đọan): Paragraph style cú thể chứa cả định dạng Font và định dạng đọan, điều này giỳp làm linh hoạt hơn nhiều so với Character style.
- List styles (Cỏc style danh sỏch): List styles cú thể chứa bất kỳ tổ hợp nào của định dạng Font và đoạn kể cả nhiều định dạng riờng cho cỏc danh sỏch. Chỳng được sử dụng để định dạng cỏc danh sỏch được đỏnh dấu bullet, đỏnh số và nhiều cấp.
- Table styles (Cỏc style bảng): Table style cũng cú thể chứa bất kỳ tổ hợp định dạng Font và đoạn nào, được dựng riờng trong cỏc bảng.
2./ Tạo Style riờng.
Ta cú thể tạo một style chứa cả định dạng Font và đoạn, style này được đưa vào danh sỏch style và trong khung tỏc vụ Styles and Formatting.
Để tạo một style mới ta thực hiện cỏc bước sau. - Thực hiện lệnh Format – Style and Formatting…
- Click chuột vào nỳt New style trong khung tỏc vụ Styles and Formatting.
- Thực hiện cỏc thao tỏc (hỡnh 2a)
Nhập tờn cho Style cần tạo Chọn loại Style cần tạo Chọn kiểu Style sẽ dựa vào, nờn để Normal đơn giản
Tạo liờn kết cỏc Style với nhau
Tạo cỏc định dạng cho Style
Chọn hợp kiểm Add to Template nếu muốn đưa style vào template, style sẽ cú sẵn trong cỏc tài liệu khỏc.
Chọn hợp kiểm Automatically update, khi ta chỉnh sửa định dạng một style thỡ cỏc đoạn được định dạng bằng style đú sẽ tự động chỉnh sửa, nhưng chỉnh sửa chỉ được lưu trong tài liệu chứ khụng lưu trong Template
- Nếu tiện, ta cú thể chọn đoạn văn bản đĩ được định dạng trước rồi sau đú mới tạo Style.
3./ Chỉnh sửa cỏc style hiện cú.
- Thực hiện lệnh Format – Style and Formatting…
- Click phải chuột vào Style cần chỉnh sửa và chọn Modify… từ danh sỏch cỏc style
Xỏc lập cấp tiờu đề cho cỏc Style, Cấp trờn cựng là Level 1
- Khi đú hộp Modify style xuất hiện tượng tự như hộp New Style đĩ trỡnh bày.
4./ Áp dụng cỏc style
- Thực hiện lệnh Format – Style and Formatting…
- Chọn phần văn bản muốn định dạng với Style, và click chuột vào tờn style cần ỏp dụng từ danh sỏch cỏc style trong khung tỏc vụ Styles and Formatting.(Hỡnh 4a) - Để kiểm tra style nào cho một vị trớ cụ thể chỉ cần nhấp vào Text. Danh sỏch style
trong thanh cụng cụ Formatting hoặc trong khung tỏc vụ Style and Formatting sẽ hiển thị tương ứng.(Hỡnh 4b)
Hỡnh 4a
- Để tiện cho việc tỡm kiếm cỏc style ta cú thể thay đổi danh sỏch cỏc style hiển thị bằng cỏc chọn cỏc hạng mục style từ hợp danh sỏch Show trong khung tỏc vụ Style and Formatting.(Hỡnh 4c)
II./ LÀM VIỆC VỚI CÁC TEMPLATE
Bạn cú thể liờn tưởng template như là một cỏi tủ lớn để lưu trữ mọi thứ mà bạn cần làm việc theo một kiểu tài liệu nhất định, template cú thể chứa bất kỳ cỏc đối tượng sau: Cỏc styles, Cỏc hạng mục AutoText, hiển thị cỏc Toolbars, Macros.
Template mặc định đú là Normal, cỏc styles, hạng mục AutoText được lưu trữ trong template Normal đều cú sẳn cho mọi tài liệu mà bạn tạo.
1./ Tạo cỏc Template cho riờng mỡnh.
Để tạo Template dựa trờn cơ sở template normal, ta thực hiện cỏc bước sau: - Chọn File – New.
- Click chuột vào mục On my computer trong khung tỏc vụ New Document (Hỡnh 1a)
- Trong Tab General, hĩy chắc chắn rằng biểu tượng Blank Document được chọn (đõy là Normal template), ta đỏnh dấu nỳt tựy chọn Template nằm trong khung Create New và chọn Ok. (Hỡnh 1b)
- Word bắt đầu một Template mới dựa trờn template Normal. Gừ và định dạng text mà bạn muốn phải xuất hiện trong tất cả cỏc tài liệu dựa trờn template này.
- Lỳc đĩ hồn thành cụng việc trong template, ta chọn File – Save as, và lưu File trong Folder Template hoặc Folder con của Folder này.
2./ Chỉnh sửa Template.
Trước khi bắt đầu bạn cần phải biết nơi mà cỏc Template được lưu trữ. Tỡm hiểu bằng cỏch chọn Tools – Options và nhấp vào Tab File Locations, nhấp đỳp chuột vào mục User Templates để hiển thị hộp thoại Modify Location, rồi hiển thị danh sỏch xổ xuống Look in để xem tồn bộ đường dẫn trong Folder Template (Cú thể là: C:\Documents and Settings\username\Application Data\Microsoft\Templates.)
- Chọn File – Open.(Hỡnh 2a)
- Trong danh sỏch Files of Type của hộp thoại Open ta chọn Document Template (Hỡnh 2b) và tỡm Template mà bạn muốn chỉnh sửa để mở.
- Chỉnh sửa Template nếu cần.
- Nhấp vào nỳt Save trờn thanh cụng cụ Standard và đúng Template.
Hỡnh 1b
Hỡnh 2a
3./ Đớnh kốm một Template vào tài liệu.
- Mở tài liệu muốn đớnh kốm một Template khỏc. - Chọn Tool – Templates and Add-Ins…
- Template hiện đang được đớnh kốm đĩ liệt kờ trong hộp Text Document Templates, để thay đổi nú hĩy nhấp vào nỳt Attach và tỡm Template muốn đớnh kốm để mở. (Hỡnh 3)
- Sau khi đĩ mở Template đớnh kốm nú sẽ được hiển thị trong hộp Text Document Templates. Nếu muốn cỏc style trong tài liệu phải cập nhật đến cỏc style trong template vừa mới đớnh kốm, hĩy đỏnh dấu hộp kiểm Automatically Update Document Style.(Hỡnh 3)
- Cuối cựng nhấn nỳt ok để kết thỳc.
4./ Sao chộp cỏc hạng mục từ một template vào một template khỏc.
- Chọn Tool – Templates and Add-Ins…
- Nhấp chuột vào nỳt Organizer, kho đú sẽ xuất hiện hộp Organizer
- Tiếp tục nhấp chuột vào Close File nằm phớa bờn trỏi, tờn nỳt đổi sang Open File ta click chuột vào nỳt Open File và tỡm Template nguồn để mở.
- Tương tự ta thực hiện với nỳt Close File bờn phải để tỡm mở Template đớch. - Bõy giờ Template nguồn và đớch được hiển thị trong hộp thoại Organizer.
- Ta chọn cỏc hạng mục trong template nguồn mà ta muốn sao chộp và nhấp vào nỳt copy để thực hiện.
III./ MỘT SỐ KỸ THUẬT HIỆU CHỈNH KHÁC 1./ AutoCorrect (Sửa chửa text tự động):
Trước hết chỳng ta tỡm hiểu chức năng AutoCorrect trong Microsoft Word. Chức năng ban đầu của AutoCorrect là dựng để sửa lỗi gừ sai trờn bàn phớm, vớ dụ từ “teh” thỡ sẽ tự động sửa lại thành từ “the”, “c” thành “â”, ... Sau đú, người ta vận dụng chức năng AutoCorrect trong việc soạn thảo văn bản như cài thờm cỏc cụm từ thường gặp để gừ tắt như: vn thay bằng Việt Nam, pl thay bằng phỏp luật,...
Để thờm một từ cho AutoCorrect ta thực hiện: Tools chọn AutoCorrectOptions để gọi hộp thoại AutoCorrect. Trong khung Replace gừ cụm từ tương ứng (vớ dụ: vn), trong khung With gừ cụm từ thay thế (vớ dụ: Việt Nam) rồi nhấn vào nỳt Add. Nhấn OK để đúng hộp thoại (Hỡnh 1). Từ đõy về sau, khi soạn thảo văn bản ta chỉ cần gừ “vn” thỡ MS Word sẽ tự sửa thành “Việt Nam”. Nội dung AutoCorrect chứa nhiều cụm từ thường gặp sẽ giỳp cho việc soạn thảo văn bản nhanh hơn.
2./ Chốn cỏc trường (Field)
Bạn đĩ biết chốn cỏc trường số trang và ngày thỏng, Word cho phộp bạn chốn nhiều loại trường khỏc, chẳng hạn như chốn trường FileName trong Footer để tờn File của tài liệu in ở phần cuối của trang.
- Di chuyển điểm chốn vào vị trớ mà bạn muốn chốn trường - Chọn Insert – Field để hộp thoại Field xuất hiện (Hỡnh 2)
- Nhấp vào cỏc hạng mục khỏc nhau trong danh sỏch Categories. Cỏc trường trong hạng mục được chọn xuất hiện trong danh sỏch Field Names.
- Khi tỡm thấy trường mà bạn muốn chốn, nhấp chuột vào nú trong danh sỏch Field names và đặt thuộc tớnh cho nú ở phần Field Properties nếu cú.
- Khi hồn tất nhấp vào Ok để chốn.
3./ Chốn cỏc Footnote và endnote.(Đặt chỳ giải cuối trang/cuối tài liệu)
Cỏc bước thực hiện:
- Di chuyển điểm chốn đến nơi muốn chốn Footnote hoặc Endnote
- Chọn Insert – Reference – Footnote để hiển thị hộp thoại Footnote and Endnote (Hỡnh 3)
Chọn vị trớ Footnote / Endnote
Chọn cỏc định dạng cho Footnote / Endnote
* Một số lưu ý:
- Footnote/Endnote tự đỏnh số tự động khi ta chốn cỏc Footnote/Endnote mới vào tài liệu.
- Endnote cũng giống như Footnote ngồi trừ chỳng xuất hiện ở ngày cuối tài liệu thay vỡ ở phần cuối cựng của trang chứa chỳ giải.
- Khi được đặt trong tài liệu Footnote/Endnote cú dạng như sau
4./ Header and Footer (Tiờu đề đầu, tiờu đề cuối trang)
- Chọn View – Header and Footer, khi đú điểm chốn lập tức xuất hiện vào phần tiờu đề đầu Header và kốm theo thanh cụng cụ Header and Footer xuất hiện.
- Bạn cú thể soạn thảo tiờu đề bằng cỏch gừ trực tiếp văn bản vào rồi định dạng chỳng, bạn cũng cú thể chốn cỏc hỡnh ảnh, đồ họa, bảng biểu,…lờn tiờu đề như trờn tài liệu. Ngồi ra, bạn cú thể chốn cỏc thụng tin khỏc nữa từ thanh cụng cụ Header and Footer.
Chốn một số thụng tin liờn quan đến tài liệu Chốn số thứ tự trang
Chốn tổng số trang Định dạng số trang Chốn ngày hiện tại Chốn giờ hiện tại Định dạng trang Hiện / ẩn tài liệu
Chuyển đổi giữa Header và Footer
5./ Chốn ký tự đặt biệt.
Trong quỏ trỡnh soạn thảo văn bản, nhiều lỳc chỳng ta cần chốn một số ký tự đặc biệt vào tài liệu (khụng cú trờn bàn phớm) vớ dụ như: , , →, đ, , ... Tớnh năng Insert Symbol của Word giỳp đơn giản làm việc này. Để chốn ký tự đặc biệt ta thực hiện:
- Chọn vị trớ cần đăt ký tự đặc biệt, tiếp theo chọn Insert - Symbol… Hộp thoại Symbol xuất hiện. (Hỡnh 5a)
- Ở thẻ Symbol, cú thể tỡm ký tự đặc biệt cần chốn lờn văn bản. Trong trường hợp khụng tỡm thấy, cú thể tỡm ký tự ở danh mục khỏc bằng cỏch chọn một danh mục tập hợp cỏc ký tự ở mục Font, sau khi tỡm thấy ký tự cần tỡm ta double click vào ký tự đú hoặc chọn ký tự đú rồi nhấn nỳt Insert để
chốn.
- Đặc biệt cú chức năng rất thuận tiện nếu ta phải dựng nhiều ký tự đặc biệt nào đú trong soạn thảo, đú là gỏn tổ hợp phớm núng vào thiết lập cụm từ viết tắt cho ký tự đặc biệt. Mỗi ký tự đặc biệt, bạn cú thể gỏn một tổ hợp phớm núng để sau này khi soạn thảo chỉ cần bấm tổ hợp phớm đú, ký tự đặc biệt tương ứng sẽ được chốn lờn tài liệu. Cỏc bước thực hiện: + Mở hộp thoại Symbol;
+ Tỡm đến ký tự đặc biệt cần gỏn phớm tắt, nhấn chuột trỏi lờn ký tự đú để chọn. + Nhấn nỳt Shortcut Key.. , hộp thoại Customize Keyboard xuất hiện:
+ Khi con trỏ đang ở mục Press new shortcut key: hĩy nhấn tổ hợp phớm núng cần gỏn. ở vớ dụ trờn, giả sử muốn gỏn tổ hợp phớm Alt + 1 cho ký tự , hĩy bấm tổ hợp phớm Alt + 1, tiếp theo bấm nỳt Assign để đăng ký phớm tắt này.(Hỡnh 5b)
+ Sau khi đĩ thiết lập tổ hợp phớm tắt cho ký tự , để chốn ký tự này lờn tài liệu bạn khụng cần quay lại tớnh năng Insert Symbol nữa, mà chỉ cần nhấn tổ hợp phớm Alt+1. Ký tự sẽ được chốn vào vị trớ mà con trỏ đang chọn.
6./ Tạo mục lục tự động
Thay vỡ phải gừ nhập một mục lục và sau đú phải gừ nhập lại nú mỗi khi cỏc số trang, tiờu đề chớnh thay đổi, bạn cú thể yờu cầu Word xử lý việc này.