SỰ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN MÍA ĐƯỜNG LAM SƠN
III. CÁC NỘI DUNG CỦA QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU
6. Vận chuyển nguyên vật liệu trong doanh nghiệp
6.1. Tổ chức tiếp nhận nguyên vật liệu.
Tiếp nhận là bước chuyển giao trách nhiệm giữa các bộ phận mua, vận chuyển với bộ phận quản lý nguyên vật liệu trong nội bộ, là cơ sở để tính toán chính xác chi phí lưu thông và giá cả nguyên vật liệu.
Tổ chức tiếp nhận tốt sẽ tạo điều kiện tốt cho thủ kho nắm chắc số lượng, chất lượng và chủng loại nguyên vật liệu, hạn chế hiện tượng nhầm lẫn, thiếu trách nhiệm có thể xảy ra. Xuất phát từ đó, tổ chức tiếp nhận nguyên vật liệu phải thực hiện tốt hai nhiệm vụ:
- Tiếp nhận chính xác số lượng, chất lượng, chủng loại nguyên vật liệu theo đúng quy định (thể hiện trong hợp đồng kinh tế, hoá đơn, phiếu giao hàng, phiếu vận chuyển và thời gian giao hàng...).
- Chuyển nhanh nguyên vật liệu từ địa điểm tiếp nhận vào kho của doanh nghiệp tránh hư hỏng, mất mát.
Mặt khác, công tác tiếp nhận phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Mọi nguyên vật liệu phải có đầy đủ giấy tờ hợp lệ.
- Mọi nguyên vật liệu tiếp nhận phải qua thủ tục kiểm nghiệm và kiểm nhận, xác định chính xác số lượng, chất lượng, chủng loại nguyên vật liệu, phải có biên bản xác nhận và kiểm tra.
- Khi tiếp nhận, thủ kho ghi sổ thực nhập, cùng với người giao hàng ký vào phiếu nhập kho.
6.2. Tổ chức quản lý kho.
Chỉ trừ một số loại nguyên vật liệu mang tính chất đặc biệt gắn trực tiếp với quá trình mua sắm và quá trình sử dụng chúng (điện, nước, gas...) do chúng được vận chuyển liên tục đến doanh nghiệp bằng dây dẫn hoặc bằng đường ống, còn lại đối với hầu hết các nguyên vật liệu đều mang đặc điểm là tác rời quá trình mua sắm và sử dụng nên doanh nghiệp phải tổ chức lưu kho chúng. Công việc đầu tiên là phải xây dựng hệ thống kho tàng thích hợp.
6.2.1. Xây dựng hệ thống kho tàng.
Giữa mua sắm, vận chuyển và lưu kho tồn tại mối quan hệ tương hợp sau:
Tất cả mọi nguyên vật liệu mua sắm ở thị trường phải được vận chuyển đến doanh nghiệp và được tạm thời dự trữ trong kho doanh nghiệp. Trong lĩnh vực kinh tế vật tư, doanh nghiệp không chỉ hình thành kho nhập vật tư mà cả kho chuẩn bị, kho trung gian và kho xuất. Kho nhập chứa các vật tư mua vào và chuẩn bị cho việc xuất vật tư cho sản xuất. Kho chuẩn bị được tổ chức như những nơi làm việc nhất định. Nguyên vật liệu trong kho này được phân lợi phù hợp với những đòi hỏi sử dụng chúng ở các nơi làm việc. Kho trung gian có thể cần cho các sản phẩm dở dang và bán thành phẩm ở các mức độ khác nhau giữa các nơi sản xuất, nếu như trên cơ sở các kỹ thuật toàn bộ quá trình diễn ra không liên tục hoặc cần thiết cho một lượng dự trữ bào hiểm nhất định ở các bước sản xuất cá biệt nhằm giảm sự gián đoạn có thể xảy ra. Kho xuất chỉ có ở cuối quá trình sản xuất.
6.2.2. Phân loại hệ thống kho tàng.
- Nếu căn cứ vào không gian phân bố kho tàng sẽ có hình thức kho trung gian và hình thức bố trí kho phân tán.
- Nếu căn cứ vào việc trang thiết bị cho toàn bộ khu vực kho người ta phân biệt thành nhiều loại kho tàng khác nhau:
+ Kho tàng nhà nhiều tầng hay một tầng.
+ Khó tiếp đất, kho bố trí theo khối và theo giá hàng.
- Nếu căn cứ vào hình thức xây dựng kho tàng thì có kho ngoài trời và kho trong nhà.
Việc xây dựng bố trí kho tàng phải đáp ứng được mộy số nguyên tắc sau:
+ Diện tích kho tàng phải đủ lớn: Nguyên vật liệu hàng hoá đưa vào phải được mở ra, kiểm tra sau đó mới phân lợi, lưu kho, bảo quản, chuẩn bị và xuất kho, phải có diện tích cần thiết để thực hiện các công việc trên. Diện tích chật hẹp gây ra tăng chi phí kinh doanh cho các hoạt động trên.
+ Kho tàng phải sáng sủa, dễ quan sát, trang thiết bị kho tàng không chỉ phục vụ cho việc chắc chắn và nhanh chóng tìm được loại nguyên vật liệu món tìm mà còn phải làm giảm chi phí kinh doanh liên quan đến kho tàng đặc biệt là công tác kiểm tra, kiểm kê.
6.2.3. Quản trị nguyên vật liệu trong kho.
Công tác quản trị nguyên vật liệu trong kho bao hàm nhiều nội dung khác nhau như: tiếp nhận, bảo quản và cấp phát nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất hoặc bán nguyên vật liệu.
- Tiếp nhận nguyên vật liệu phải đảm bảo mục tiêu đúng về số lượng, chất lượng, chủng loại, mẫu mã sự cống gắng cần nhiều bộ phận có liên quan: Tiếp nhận nguyên vật liệu là hoạt động của bộ phận quản trị kho tàng. Hoạt động này có liên quan tới bộ phận cung ứng và vận chuyển nguyên vật liệu về kho doanh nghiệp. Về nguyên tắc, khi tiếp nhận phải đảm bảo thủ tục giao nhận hàng giữa hai bên và bộ phận tiếp nhận phải kiểm tra kỹ lưỡng cả hai mặt số lượng và chất lượng. Để đạt được hiệu quả cao, bộ phận phải chuẩn bị kỹ lưỡng nơi nhận hàng, thực hiện thủ tục nhận hàng và bố trí nguyên vật liệu trong kho.
- Quản trị và cấp phát nguyên vật liệu đòi hỏi phải tiến hành hàng loạt các công việc liên quan trực tiếp tới việc quản trị nguyên vật liệu như:
+ Cụng tỏc thống kờ, lập sổ sỏch theo dừi việc xuất, nhập, tồn với từng loại nguyên vật liệu cụ thể.
+ Công tác kiểm kê nguyên vật liệu định kỳ và đột xuất và các biện pháp nâng cao hiệu lực quản trị nguyên vật liệu tuỳ theo kết quả kiểm kê.
+ Công tác định mức tiêu dùng nguyên vật liệu và cấp phát nguyên vật liệu cho các bộ phận sử dụng có liên quan định mức sử dụng nguyên vật liệu là ột trong các cơ sở để cấp phát nguyên vật liệu.
+ Cụng tỏc sẵn sàng cho việc cấp phỏt nguyờn vật liệu: Ghi chộp, theo dừi nguyên vật liệu phải liên tục, đầy đủ các tiêu thức về thời gian cấp phát, số lượng chất lượng, địa điểm sử dụng nguyên vật liệu, cụ thể làm cơ sở cho công tác phân tích và hạch toán chi phí sử dụng nguyên vật liệu và lập các báo cáo cần thiết.
- Kiểm tra kho tàng và nguyên vật liệu trong kho là chức kỳ quan trọng vì chỉ có kiểm tra mới xác định xem liệu giữa tồn kho trên thực tế và trong báo cáo có ăn khớp với nhau không, nếu không ăn khớp nhau thì quản trị kho tàng phải tìm xem nguyên nhân nào dẫn đến sự sai lệch này, để kiểm tra xem thời gian nào cần thiết cho việc cung tiêu (thời gian đặt mua nguyên vật liệu).
6.2.4. Nguyên nhân của các doanh nghiệp giữ nguyên vật liệu trong kho.
- Giúp cho doanh nghiệp ngăn ngừa được những trục trặc về chất lượng và kinh tế đối với hoạt động cung ứng, đảm bảo chúng đến một cách chính xác nơi nó cần và lúc nó được cần tới.
- Chống lại sự gián đoạn của quá trình cung ứng do các nguyên nhân không mong đời như: thời tiết, tai nạn, đình công...
- Đảm bảo quá trình sản xuất và cung ứng nguyên vật liệu liên tục nhằm thoả mãn tốt nhất nhu cầu của khác hàng, khắc phục được các sai sót trong dự đoán cầu nguyên vật liệu.
- Có thể giảm được một số chi phí trong đặt hàng.
Còn có ý nghĩa về sự đầu cơ.
6.3. Tổ chức cấp pháp nguyên vật liệu.
6.3.1.Phân loại vận chuyển của doanh nghiệp
- Vận chuyển bên ngoài: là hoạt động vận chuyển liên quan khách hàng bao gồm vận chuyển nguyên vật liệu từ địa điểm nhận hàng của người bán đến
các kho của doanh nghiệp và vận chuyển nguyên vật liệu từ kho thành phẩm của doanh nghiệp đến địa điểm giao hàng cho khách hàng mua hàng.
- Vận chuyển nội bộ: là vận chuyển nguyên vật liệu giữa các kho của doanh nghiệp với nhau, giữa các kho của doanh nghiệp với các điểm sản xuất, chế biến, giữa các bộ phận sản xuất khác nhau với nhau cũng như giữa các nơi làm việc khác nhau trong từng bộ phận sản xuất. Quan trọng nhất là tổ chức cấp phát nguyên vật liệu.
Cấp phát là hình thức chuyển vật liệu từ kho xuống các bộ phận sản xuất.
Cấp phát nguyên vật liệu một cách chính xác, kịp thời cho các bộ phận sx sẽ tạo điều kiện thuận lợi và tận dụng triệt để và có hiệu quả công suất thiết bị, là thời gian lao động, chất lượng sản phẩm, tiết kiện nguyên vật liệu và hạ giá thành sản phẩm. Tổ chức tốt công tác cấp phát nguyên vật liệu còn là điều kiện tốt cho việc thực hiện trả lương theo sản phẩm và chế độ hạch toán kinh tế trong nội bộ doanh nghiệp. Tổ chức cấp phát nguyên vật liệu cho các bộ phận có thể tiến hành theo các hình thức sau:
- Cấp pháp theo yêu cầu của các bộ phận sản xuất.
Hình thức cấp phát này chủ yếu dựa vào yêu cầu của các phân xưởng và của bộ phận sản xuất gửi lên phòng vật tư. Đối chiếu yêu cầu đó với số lượng vật tư có trong kho và căn cứ vào hệ thống định mức và nhiệm vụ được giao, phòng vật tư tổ chức cấp phát cho các bộ phận sản xuất lên kho lĩnh nguyên vật liệu.
- Cấp phát theo hạn mức (theo tiến độ kế hoạch).
Căn cứ vào định mức tiêu dùng nguyên vật liệu, căn cứ vào số lượng và chủng loại đã được xác định trong kế hoạch tiến độ sản xuất.
Trường hợp đã hết nguyên vật liệu mà chưa hoàn thành nhiệm vụ sản xuất thì phải có lệnh của giám đốc kho mới cấp bổ sung để hoàn thành nhiệm vụ.
Trường hợp còn thữa nguyên vật liệu coi như thành tích tiết kiệm và được khấu trừ vào định mức của tháng sau.
6.3.2. Phương tiện vận chuyển của doanh nghiệp và lựa chọn phương tiện vận chuyển.
Bao gồm các phương tiện vận chuyển bên ngoài và phương tiện vận chuyển của doanh nghiệp:
- Đối với phương tiện vận chuyển bên ngoài: không phải chỉ tuỳ thuộc vào đặc điểm về vật tư cần vận chuyển mà trước hết luôn luôn liên quan đến việc xác đinhj nguyên vật liệu của doanh nghiệp do doanh nghiệp tự đảm nhận vận chuyển hay do bên ngoài? nếu nguyên vật liệu đã đặt không được đưa trực tiếp đến doanh nghiệp, vì lượng mua hàng của doanh nghiệp không đủ lớn để người cung cấp có thể đảm nhận việc chuyên chở vì doanh nghiệp tự vận chuyển sẽ có lợi hơn là thuê người cấp hàng đưa đến, thì phải kiểm tra xem xét liệu sử dụng các phương tiện riêng hay giao nhiệm vụ chuyên chở cho doanh nghiệp vận tải (đường sắt, thuỷ...) là có lợi hơn? Để quyết định xem nên tự chuyên chở hay thuê ngoài phải ưu tiên tính toán kinh phí kinh doanh.
- Đối với trường hợp từ vận chuyển: Doanh nghiệp sẽ xây dựng thêm hoặc mở rộng bộ phận vận tải thì sẽ quyết định thuê vận chuyển hơn. Việc xây dựng hay mở rộng năng lực vận chuyển sẽ làm tăng năng lực vận chuyển trong tương lai và cũng làm tăng chi phí kinh doanh bổ sung trong tương lai và cũng sẽ như thế nếu như trong tương lai giảm sản lượng sản xuất. Ngược lại nếu việc vận chuyển giao cho một doanh nghiệp vận chuyển đảm nhận thì chi phí kinh doanh cho việc vận chuyển sẽ chỉ phụ thuộc vào khối lượng vận chuyển. Cả trong trường hợp chi phí kinh doanh cho tự vận chuyển ở thời điểm quyết định là thấp hơn chút ít so với thuê ngoài, vì nó có thể nhược điểm trước mắt của chi phí kinh doanh về vận chuyển thuê ngoài cao hơn lại trở thành ưu điểm nếu xét về lâu dài, vì nó làm giảm tốc độ mạo hiểm do việc gây ra chi phí kinh doanh cố định cao trong tương lai nếu tự vận chuyển.
Việc lựa chọn phương tiện vận chuyển chuyên dùng nội bộ tuỳ thuộc vào đặc điểm sản xuất, kho tàng, trình độ đồng bộ trong việc trang thiết bị sản xuất và khả năng tài chính của doanh nghiệp. Phương tiện vận chuyển dùng cho khả năng sản xuất và hiệu quả cao đảm bảo cho tốc độ vận chuyển cần thiết cũng như chất lượng của nguyên vật liệu, giảm mức độ lao động năng nhọc của người lao động song cũng đòi hỏi một lượng vốn đầu tư lớn.
6.4. Thanh quyết toán nguyên vật liệu.
Thanh quyết toán nguyên vật liệu là bước chuyển giao các bộ phận sử dụng và bộ phận quản lý nguyên vật liệu. Thực chất của việc thanh quyết toán nguyên vật liệu là việc thực hiện hạch toán và đánh giá tình hình sử dụng nguyên vật liệu.
Thanh quyết toán nguyên vật liệu là sự đối chiếu, so sánh lượng nguyên vật liệu các đơn vị nhận về với số lượng sản phẩm giao nộp để biết được kết quả việc sử dụng nguyên vật liệu của các đơn vị sản xuất. Nhờ công tác thanh quyết toán mới đảm bảo được việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu, đản bảo việc tính toán đầy đủ, chính xác nguyên vật liệu và giá thành. Khi tiến hành thanh quyết toán phải tính riêng cho từng loại nguyên vật liệu, thời gian tiến hành thanh quyết toán tuỳ thuộc vào độ dài chu kỳ sản xuất, có thể là một tháng hoặc một quý tiến hành một lần. Nội dung của bản thanh quyết toán phải phản ánh được:
- Lượng nguyên vật liệu nhận trong tháng hoặc trong quý.
- Lượng nguyên vật liệu sản xuất ra sản phẩm.
- Lượng nguyên vật liệu làm ra sản phẩm hỏng và kém phẩm chất.
- Lượng nguyên vật liệu còn tồn đọng.
- Lượng nguyên vật liệu mất mát, hao hụt.
- Đánh giá chung tình hình sử dụng nguyên vật liệu.
Sau khi thanh quyết toán cần có chế độ kích thích vật chất thoả đáng.
CHƯƠNG III.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP CƠ BẢN VÀ KIẾN NGHỊ ĐỂ PHÁT