Sau khi đã tạo được các Section cần bảo vệ nội dung, ta làm như sau: Chọn thự đơn Tools, chọn Protect Document, hộp thoại Protect Document hiện ra, ta
đánh dấu vào mục Forms, khi đó nút Sections mới được cho phép kích hoạt (sáng lên), ta chọn vào nút Sections.
Hộp thoại Sections Protection hiện ra, trong đó có các Section được đánh số theo thứ tự từ 1 đến 9. Để bảo vệ Section nào, bạn hãy đánh dấu vào Section đó, thí dụ Section 2.
Trở lại hộp thoại Protect Document, bạn nhập mật khẩu vào ô Password (Options). Hộp thoại Confirm Password hiện ra, bạn gõ lại mật khẩu cũ một lần nữa trong ô Reenter Password to open.
Sau khi hoàn thành các bước này, văn bản đã được bảo vệ theo từng Section theo ý đồ của bạn, tất cả nội dung trong đoạn được bảo vệ sẽ không thể sửa chữa (tất nhiên là trừ chính bạn).
Muốn sửa chữa nội dung của văn bản, bạn chọn thực đơn Tools, chọn Unprotect
Document. Hộp thoại Unprotect Document hiện ra, gõ đúng mật khẩu vào ô Password
MS Word: Tiếp theo loạt bài về Tin học văn phòng, QuanTriMang.com giới thiệu cách đánh số trang file văn bản; chèn ký tự đặc biệt, ký tự toán học, chèn giờ … ngày … tháng … năm, và một số nội dung khác vào nội dung file văn bản.
Đánh số trang không cần vào phần Header, Footer.
1. Vào Insert \ Page Numbers…
2. Màn hình xuất hiện hộp thoại Page Numbers:
• Position: Vị trí đặt số
o Top of page (Header): Đặt số lên đầu trang (Header)
o Bottom of page (Footer): Đặt số ở dưới cùng trang (Footer) • Alignment: Căn theo lề:
o Right: Lề phải o Center: Căn lề giữa o Left: Lề trái
• þ Show number on first page: Cho hiển thị/ẩn đánh số trang ở trang đầu tiên của file.
• Nút Format… Mở hộp thoại Page Number Format - Một số căn chỉnh cho việc đánh số trang:
o Number format: Kiểu đánh số (1, 2, 3,…; - 1 -, - 2 -, - 3 -…; a, b, c, …)
o Include chapter number: Chèn thêm thứ tự đề mục o Page numbering: Số thứ tự trang đang đánh:
Mặc định của chế độ đánh số trang là bắt đầu từ trang số 1, nếu bạn không muốn số bắt đầu là số 1, mà là số 6 thì nhập vào ô Start at số 6 (Chú ý: Nếu đánh số trang bắt đầu từ số 6 thì trang đầu tiên sẽ được đánh số 6, lúc này nếu bạn đặt lệnh in là trang số 1, 2, 3, 4, 5 thì máy in sẽ không đọc được để in).
3. Chọn nút OK để hoàn thành việc đánh số trang.
Chèn Ngày, tháng, giờ trong nội dung file văn bản
1. Vào Insert \ Date and Time…
• Available formats: Lựa chọn kiểu giá trị hiển thị
• Language: Lựa chọn loại ngôn ngữ hiển thị (Anh, Việt,…) • þ Update automatically: Tự động cập nhật
• Nút Default…: Thiết lập chế độ mặc định
3. Chọn nút OK để đồng ý chèn ngày, tháng, giờ vào nội dung file.
Chèn một số nội dung khác vào nội dung file văn bản
2. Lựa chọn nội dung muốn chèn
Chèn ký tự đặc biệt, ký tự toán học vào nội dung file
1. Vào Insert \ Symbol…
2. Xuất hiện hộp thoại Symbol, chọn thẻ Symbols & chọn ký tự đặc biệt:
• Font: Chọn loại phông chữ hiển thị ký tự đặc biệt
• Recently used symbols: Hiển thị 16 ký tự đặc biệt đã được sử dụng gần thời điểm hiện tại nhất.
• Wingding: Hiển thị con số của ký tự đặc biệt. (Trong toán học mỗi một ký tự đều được mã hóa bởi một con số nào đó)
• Charater code: Số của ký tự đặc biệt, ở ô này bạn có thể nhập số của ký tự đặc biệt để tìm mà không phải lựa chọn theo bảng danh sách ký tự hiển thị ở trên.
• From: Số hiển thị ở Wingding và Charater code phụ thuộc ở From: Lựa chọn cơ số hiển thị, mặc định để ở dạng Symbol (decimal) - cơ số 10, hoặc có thể lựa chọn dạng Symbol (hex) – cơ số 16.
• Nút AutoCorrect… Hiển thị hộp thoại AutoCorrect: Thiết lập chế độ tự động sửa ký tự (ví dụ: bạn có thể đặt từ “abc” là ký tự “@” thì sau khi gõ xong từ “abc” và cách ra, MS Word sẽ tự động chuyển thành ký tự “@”)
• Nút Shortcut Key: Mở hộp thoại Customize Keyboard: Tạo phím tắt cho ký tự đặc biệt.
o Tại ô Press new shortcut key: Gõ phím tắt dùng cho ký tự đặc biệt
(ví dụ trên ảnh là dùng tổ hợp phím Alt + 9 cho ký tự þ)
o Kích vào nút Assign: Thiết lập phím tắt cho ký tự đó, lúc này tổ hợp phím tắt (Alt + 9) sẽ được chuyển sang vùng Current keys. o Chọn Close để hoàn thành.
Việc đặt phím tắt cho ký tự đặc biệt này sẽ giúp bạn không phải vào hộp thoại Symbol mà vẫn chèn ký tự đặc biệt, rút ngắn thời gian gõ nội dung văn bản. Tuy nhiên, bạn nên
chú ý đặt phím tắt chỉ cho những ký tự đặc biệt thường xuyên sử dụng và tổ hợp phím
đặt không trùng với các tổ hợp phím tắt đang sử dụng, tránh trường hợp làm mất tác dụng của tổ hợp phím đó.
3. Kích vào nút Insert và Close để chèn ký tự đặc biệt ra nội dung file văn bản
Định dạng phông chữ, thay đổi độ giãn chữ, trang trí chữ cho sinh động. Định dạng phông chữ.
1. Lựa chọn (bôi đen) đoạn font chữ cần định dạng. 2. Vào Format \ Font (Ctrl + D)
=> Xuất hiện hộp thoại Font:
3. Chọn thẻ Font
• Font: Chọn loại phông chữ
• Font style: Chọn kiểu chữ bình thường, đậm, nghiêng, đậm nghiêng • Size: Chọn kích thước chữ.
• Font color: Màu chữ
• Underline style: Loại đường gạch chân chữ. • Underline color: Màu đường gạch chân chữ. • Effects: Một số kiểu lựa chọn bổ sung:
o R Strikethrough: Gạch giữa chữ.
o R Subscript: Chỉ số dưới. (Ctrl + =) o R Shadow: Kiểu hình bóng
o R Outline: Nét chữ bao ngoài.
o R Emboss: Chữ nổi mờ (màu trắng) trước o R Engrave: Chữ nổi mờ (màu trắng) sau. o R All caps: Chữ in hoa lớn
o R Hidden: Ẩn chữ.
- Sau khi đã chọn kiểu định dạng font chữ xong, nếu muốn để định dạng mặc định cho các file sau thì kích vào nút Default. Một hộp thoại xuất hiện:
Bạn có muốn đổi lại định dạng font chữ mặc định cho các file mới sau này không?
• Chọn Yes: Đồng ý • Chọn No: Không đồng ý
4. Chọn nút OK để hoàn thành việc định dạng lại font chữ.
* Trường hợp bạn có thể sử dụng thanh công cụ Formatting để định dạng nhanh font chữ của mình:
- Định dạng theo những style có sẵn:
- Định dạng cỡ chữ:
- Chữ đậm: - Chữ nghiêng: - Chữ gạch chân:
Thay đổi độ giãn chữ.
1. Lựa chọn (bôi đen) đoạn font chữ cần định dạng. 2. Vào Format \ Font (Ctrl + D), xuất hiện hộp thoại Font 3. Chọn thẻ Character spacing, hộp thoại Font có hình ảnh sau:
• Scale: Định dạng độ giãn chữ theo %. • Spacing: Khoảng cách giữa các chữ
o By: Tăng: Giãn thưa chữ
Giảm: Giãn chữ mau • Position: Vị trí ở dòng
o By: Tăng: Vị trí chữ lên cao dần so với dòng Giảm: Vị trí xuống dần so với dòng
• Nút Default: Nếu muốn mặc định độ giãn chữ này cho các file sau. 4. Chọn nút OK hoàn thành viện thay đổi độ giãn chữ.
Trang trí chữ cho sinh động.
1. Lựa chọn (bôi đen) đoạn font chữ cần định dạng. 2. Vào Format \ Font (Ctrl + D), xuất hiện hộp thoại Font. 3. Chọn thẻ Text Effects, hộp thoại Font có hình ảnh sau:
• Lựa chọn các hoạt hình chữ ở ô Animations.
• Nút Default: Nếu muốn mặc định độ giãn chữ này cho các file sau. 4. OK
Sau khi kích nút OK, đoạn font chữ đã chọn sẽ có kết quả nhấp nháy theo loại đã chọn ở ô Animations. Ví dụ:
Lưu ý: Với việc trang trí chữ cho sinh động này chỉ nhìn trên màn hình máy tính, khi in
sẽ không xuất hiện những hình ảnh nhấp nháy.
Chèn ghi chú ở chân trang