III- Nhận xột về cơ cấu tổ chức bộ mỏy quản lý của Cụng ty In Tạp
2 -MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VỀ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CƠ
2.2.2 Cụng tỏc tuyển dụng
Một thực trạng đỏng buồn là tỡnh trạng tuyển dụng cỏn bộ cỏc phũng ban chủ yếu thụng qua người thõn quen trong cụng ty mà khụng ỏp dụng cỏc biện phỏp tuyển dụng bờn ngoài .Hỡnh thức tuyển dụng này gõy ra sự trỡ trệ
Collected
Lờ Duy Tướng - QTNL 43B
trong phong cỏch lónh đạo ,khụng tõn dụng được những ý tưởng mới từ bờn ngoài ,và tỡnh trạng bố trớ cỏn bộ khụng phự hợp với chuyờn mụn là tất yếu .Vỡ thế trong thời gian tới cụng ty nờn đa dạng cỏc hỡnh thức tuyển dụng ,chủ yếu và kết hợp với tuyển mới từ bờn ngoài .Như vậy mới tuyển được những người cú năng lực thực sự và phự hợp với cụng việc gúp phần nõng cao hiệu quả quản lý và hiệu quả sản xuất kinh doanh ,loại bỏ được tỡnh trạng làm trỏi ngành nghề trong cụng ty ,nõng cao hứng thỳ trong cụng việc và giảm chi phớ đào tạo cỏn bộ ,cụng nhõn viờn trong cụng ty .
2.2.3 Tạo động lực vật chất và tinh thần .
Ngoài việc trả lương cứng theo thỏng ,để nõng cao hiệu quả cụng ty cũn phải tăng cường ỏp dụng cỏc hỡnh thức tạo động lực cho cỏn bộ và cụng nhõn viờn .
Tạo động lực vật chất .
Trong cụng ty hiện nay ,hầu hết số cỏn bộ ,cụng nhõn viờn chức trong cụng ty đều cho rằng thu nhập thấp là khú khăn lớn nhất trong cụng việc hiờn nay và thu nhập đó ảnh hưởng đến tinh thần ,thỏi độ của họ ,do đú nõng cao thu nhập cho người lao động là một biện phỏp tạo động lực chủ yếu .
Biện phỏp tạo động lực tinh thần .
Cụng ty cần tạo ra việc làm ổn định và đầy đủ cho nhõn viờn thụng qua việc mở rộng thị trường tiờu thụ sảnm để họ yờn tõm với cụng việc ,hơn nữa cũn làm cho cụng việc trở nờn phong phỳ và giảm thời gian nhàn rỗi xuống .Hàng năm tăng cường cỏc hỡnh thức khuyến khớch tinh thần thụng qua cỏc cuộc nghỉ mỏt ,thăm quan ,
Thụng qua cụng tỏc thi đua trong toàn cụng ty như :thi đua sỏng kiến trong cụng việc ,phong trào thi đua lao động giỏi ... nhằm tạo điều kiện cho người lao động cú cơ hội bộc lộ tài năng và kiến thức của họ .
Collected
Ngoài ra cũn rất nhiều cụng tac quản lý nhõn lực khỏc nhưng đũi hỏi phải cú phũng nhõn lực riờng mới cú thể thực hiện tốt được ,nhưng một điều quan trọng là cụng ty cần sớm cú những giải phỏp tỏc động tới nguồn nhõn lực trong cụng ty bởi đõy là nhõn tố quyết định sự thành cụng trong cỏc hoạt động khỏc .
2.2.4 Đàm phỏn ,tiếp xỳc ,đối thoại ,trao đổi ,thuyết phục và tăng cường sự tham gia của toàn bộ cỏn bộ ,nhõn viờn trong cụng ty vào sự cường sự tham gia của toàn bộ cỏn bộ ,nhõn viờn trong cụng ty vào sự thay đổi của cơ cấu bộ mỏy quản lý.
Một thực trạng dễ thấy là ở trong cụng ty nhiều khi nhõn viờn khụng giỏm đúng gúp ý kiến của mỡnh bởi nhiều nguyờn nhõn như : họ cho rằng ý kiến của mỡnh khụng cú tỏc dụng hay làm mất lũng người lónh đạo.Đõy là một điều tưởng chừng như đơn giản nhưng lại cú ý nghĩa to lớn bởi chớnh những người làm việc họ mới nhận ra những bất hợp lý trong cụng tỏc tổ chức mà người lónh đạo chưa thể hoặc khụng thể nhỡn thấy hết được.Do vậy ban lónh đạo cần cú những biện phỏp nhằm khai thỏc được những ý kiến đúng gúp của toàn thể cỏn bộ nhõn viờn trong cụng ty vào cụng tỏc xõy dựng cơ cấu quản lý .Tuy nhiờn cụng việc này khụng đơn giản ,để thành cụng người lónh đạo cú thể chỳ ý tới một số phương phỏp sau:
Chỳ ý quan tõm lắng nghe những phản ứng của nhõn viờn trong quỏ trỡnh làm việc thụng qua dư luận hoặc những cuộc núi chuyện,mặt khỏc cần làm cho họ hiểu rừ và nhận thấy tỡnh hỡnh khú khăn của cụng ty trong thời gian tới và rất cần cú sự thay đổi .
Tổ chức lấy ý kiến đúng gúp của cỏn bộ cụng nhõn viờn trong cụng ty thụng qua cỏc cuộc họp ,hội thảo ,hội nghị ...
Cần cú những chớnh sỏch cụ thể và kịp thời động viờn và khuyến khớch những ý kiến đúng gúp thụng qua hỡnh thức vật chất và tinh
Collected
Lờ Duy Tướng - QTNL 43B
thần:Tăng thưởng cho những ý kiến thiết thực, cho nghỉ hoặc giảm thời gian làm việc của những cỏ nhõn cú đúng gúp với tổ chức .
Thành lập cỏc hũm thư bỏ phiếu kớn, cỏc tổ điều tra trong toàn cụng ty.
Biện phỏp này sẽ làm giảm sự chống đối của cỏn bộ cụng nhõn viờn trong cụng ty giảm những căng thẳng bất đồng gúp phần xõy dựng bầu khụng khớ văn hoỏ cởi mở trong cụng ty.
2.2.5 Nõng cao cụng tỏc lựa chọn cỏn bộ lónh đạo ,quản lý doanh nghiệp. nghiệp.
Cụng tỏc tuyển dụng luụn là một hoạt động quản trị nhõn lực quan trọng trong mọi cụng ty ,và nú càng trở nờn quan trọng hơn khi đối tượng tuyển dụng là cỏn bộ quản lý.Do đú với những vị trớ cũn thiếu trong cụng ty cần lựa chọn tuyển những nhõn viờn thớch hợp .Để làm được điờu này cụng ty cần xuất phỏt từ những yờu cầu về kỹ năng của vị trớ cụng việc cần tuyển và dựa trờn một số tiờu chuẩn sau:
- Kỹ năng, nhận thức ,phõn tớch giải quyết vấn đề ,lập kế hoạch ,chiến lược cho cụng ty. Đõy là yờu cầu quan trọng ,nú thể hiện trỡnh độ, năng lực của người quản lý lónh đạo. v
- Cỏ tớnh của người quản lý :Ước muốn được làm cụng việc đú,chớnh trực và trung thực .Yờu cầu này thể hiện tham vọng và phẩm chất đạo đức của người lónh đạo, quản lý.
- Quỏ trỡnh cụng tỏc trong quỏ khứ của người lónh đạo,quản lý là cơ sở để dự đoỏn tư cỏch sau này của người lónh đạo.
Để lựa chọn cỏn bộ phự hợp ngoài những yếu tố đú cụng ty phải thực hiện kiờn định việc tuyển dụng khụng qua quen biết hoặc người thõn.Cú sự ưu tiờn nhưng trờn cơ sở ứng viờn đú phải cú những kỹ năng phự hợp và cần thiết cho cụng việc trỏnh tỡnh trạng tuyển nhõn viờn hoàn toàn trỏi
Collected
ngành nghề họ được đào tạo ,do đú chi phớ cho nhõn lực rất cao và việc thực hiện cụng việc khụng đạt hiệu quả mong muốn.
3. Một số kiến nghị đối với cụng ty :
Trong quỏ trỡnh thực tập tại cụng ty, với những hiểu biết của mỡnh và những gỡ em đó tỡm hiểu được về cụng ty, em mạnh dạn đề xuất một số kiến nghị của cỏ nhõn mỡnh với hy vọng nú cú ý nghĩa thực tiễn:
Thứ nhất:Cụng ty cần thay đổi văn hoỏ doanh nghiệp.Văn hoỏ trong doanh nghiệp là một yếu tố vụ hỡnh nhưng nú cú tỏc động khỏ mạnh mẽ tới hoat hiệu quả làm việc trong cụng ty.Cụng ty cần xõy dựng một khụng khớ làm việc trong từng phũng ban cởi mở hơn,một tinh thần và thỏi độ làm việc tự giỏc và độc lập. Đõy là một cụng việc khú làm và tốn thời gian, khụng thể thực hiện trong đơn vị thời gian là tuần hoặc thỏng mà cần phải thay đổi dần ,tuy nhiờn khi làm được em tin chắc nú sẽ phỏt huy hiệu quả cao ,đặc biệt đối với nhõn viờn giỏn tiếp.
Thứ hai:Việc bố trớ sơ đồ làm việc trong phũng TC-HC cũn chưa hợp lý. Lối ra vào bị vướng bởi bàn mỏy tớnh . Tưởng chừng như đơn giản nhưng ớt ai để ý rằng mỗi khi cú khỏch vào làm việc thỡ họ rất ngại khi phải đi qua nhõn viờn này, đụi khi cũn bị vướng vào lối đi .Do đú phũng cần chuyển lại cỏc bàn làm việc cho hợp lý
hơn. Collected
Lờ Duy Tướng - QTNL 43B
KẾT LUẬN
Đề tài “Một số giải phỏp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ mỏy quản lý tại Cụng ty In Tạp chớ Cộng Sản” khụng phải là một đề tài mới mẻ nhưng nú rất quan trọng đối với cỏc doanh nghiệp đặc biệt trong cỏc doanh nghiệp Nhà nước .Cơ cấu bộ mỏy quản lý là một trong những nhõn tố cơ bản quyết định tới những thành cụng của doanh nghiệp ,giỳp doanh nghiệp nhanh chúng thớch ứng được với cơ chế thị trường hội nhập trong khu vực và quốc tế .Đối với cụng ty In Tạp chớ Cộng sản khụng phải là ngoại lệ .
Trong suốt quỏ trỡnh hỡnh thành và phỏt triển ,cơ cấu tổ chức của Cụng ty In Tạp chớ Cộng sản đó đạt được nhiều thành cụng , đưa cụng ty lớn mạnh và phỏt triển như ngày nay .Tuy nhiờn cựng với những tỏc động của mụi trường ,chớnh sỏch và cỏc nhõn tố khỏc , cơ cấu bộ mỏy quản lý của cụng ty gần đõy đó bộc lộ nhiều hạn chế .Thực tế đú đũi hỏi ban lónh đạo cụng ty cần cú những điều chỉnh kịp thời và chớnh xỏc nhằm khắc phục những hạn chế đang tồn tại ,đưa cụng ty tiếp tục tồn tại và phỏt triển đi lờn .
Qua thời gian thực tập tại cụng ty ,với sự giỳp đỡ của cỏc bỏc ,cụ chỳ trong toàn cụng ty em đó tỡm hiểu được nhiều kiến thức bổ ớch trong thực tế mà sỏch vở chưa triệt để nhắc đến .Thụng qua đõy ,em cũng mạnh dạn phõn tớch những mặt cũn tồn tại trong cơ cấu tổ chức bộ mỏy quản lý của cụng ty và nờu ra một số giải phỏp cho tỡnh trạng đú .Tuy rằng với trỡnh độ và kiến thức cũn hạn chế nờn sự phõn tớch và giải phỏp đưa ra chưa triệt để ,nhưng em hy vọng rằng nú sẽ cú tỏc động giỳp ớch được cho cụng ty trong việc hoàn thiện bộ mỏy quản lý hiện nay .
Em xin chõn thành cảm ơn !
Collected
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .
1. Nguyễn Hữu Thõn :
Giỏo trỡnh : “Quản trị nhõn sự”_NXB Thống kờ. 2.TS Nguyễn ngọc Quõn và ThS Nguyễn võn Điềm: GIỏo trỡnh “Quản trị nhõn lực”_NXB Giỏo dục -2003. 3.PTS Mai văn Bưu ,PTS Đoàn Thị Thu Hà :
Quản lý Nhà nước về kinh tế_ NXB khoa học và xó hội Hà Nội - 1999.
4. PGS .TS Bựi Anh Tuấn : Giỏo trỡnh Hành Vi Tổ Chức. 5. Lee kangwoo:
Quỏ trỡnh đổi mới cỏc doanh nghiệp nhà nước ở Việt Nam giai đoạn 1986-2000 _NXB đại học quốc gia Hà Nội .
6. Bài giảng trờn lớp của thầy cụ . 7. Tạp chớ cộng sản _thỏng 12/2004 .
8. Cỏc số bỏo ra hàng ngày :bỏo Hà Nội mới ,Bỏo lao động ,Bỏo tiền phong ,bỏo Nhõn Dõn ...
9. Luận văn tụt nghiệp của Lờ thị thu Hà .
10. Tài liệu của cụng ty do phũng TC-HC cung cấp . Collected
Lờ Duy Tướng - QTNL 43B
MỤC LỤC
LỜI NểI ĐẦU ... 2
CHƯƠNG 1:CƠ SỞ Lí LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN Lí . ... 4
I.Cỏc khỏi niệm . ... 4
1.Quản lý . ... 4
2.Tổ chức . ... 4
3.Cơ cấu tổ chức . ... 5
4.Bộ mỏy quản lý . ... 5
5.Tổ chức bộ mỏy quản lý . ... 5
6.Cơ cấu tổ chức bộ mỏy quản lý . ... 6
7.Lao động quản lý .... 6
II-Một số vấn đề liờn quan đến cơ cấu tổ chức bộ mỏy quản lý . ... 7
1.Nguyờn tắc tổ chức bộ mỏy quản lý . ... 7
1.1 Tổ chức bộ mỏy quản lý gắn với phương hướng ,mục đớch của hệ thống . ... 7
1.2 Chuyờn mụn hoỏ và cõn đối . ... 8
1.3 Linh hoạt và thớch nghi với mụi trường . ... 8
1.4 Bảo đảm tớnh hiệu quả quản lý. ... 8
1.5 Tớnh hệ thống . ... 9
3.Một số kiểu cơ cấu tổ chức bộ mỏy quản lý . ... 11
3.1 Cơ cấu theo trực tuyến . ... 11
3.2 Cơ cấu theo chưc năng . ... 13
3.3 Cơ cấu theo trực tuyến –chức năng . ... 14
3.4 Cơ cấu theo trực tuyến –tham mưu . ... 15
3.5 Cơ cấu theo chương trỡnh –mục tiờu . ... 16
3.6 Cơ cấu ma trận . ... 17
4. Cỏc yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ mỏy quản lý . ... 20
4.1 Nhũng yếu tố khỏch quan . ... 20
4.2 Những yếu tố chủ quan . ... 21
5.Cỏc yếu tố cần quan tõm khi thiết kế cơ cấu tổ chức bộ mỏy quản lý . ... 21 5.1 Quỏ trỡnh thiết kế tổ chức . ... 21 5.2 Một số yếu tố cần quan tõm : ... 22 5.4 Hệ thống điều hành . ... 26 5.5 Tập quyền và phõn quyền . ... 26 5.6 Chớnh thức hoỏ . ... 27 Collected by Hai
6. Cỏc yếu tố ảnh hưởng đến sự lựa chọn cơ cấu tổ chức bộ mỏy quản lý . ... 28 6.1 Chiến lược . ... 28 6.2 Quy mụ . ... 28 6.3 Cụng nghệ . ... 28 6.4 Mụi trường . ... 28
III - SỰ CẦN THIẾT KHÁCH QUAN PHẢI HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN Lí TẠI CễNG TY IN TẠP CHÍ CỘNG SẢN . ... 29
1.Tầm quan trọng của cơ cấu tổ chức bộ mỏy quản lý . ... 29
2. Cỏc ỏp lực thỳc đẩy hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ mỏy quản lý tại Cụng ty In Tạp chớ Cộng sản . ... 30
2.1 Bờn trong . ... 30
2.2 Bờn ngoài . ... 31
Chương 2 :Phõn tớch thực trạng cơ cấu tổ chức bộ mỏy quản lý tại Cụng ty In Tạp chớ Cộng sản . ... 33
I-Vài nột chung về cụng ty . ... 33
1 –Quỏ trỡnh hỡnh thành và phỏt triển của cụng ty . ... 33
Giai đoạn 1978-1987 ... 35
Giai đoạn 1988-1997 ... 35
Giai đoạn 1978-nay ... 37
2. Tỡnh hỡnh sản xuất kinh doanh của cụng ty trong những năm gần đõy . ... 39
BẢNG 1 :KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH ... 40
3.CÁC ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ –KỸ THUẬT Cể ẢNH HƯỞNG TỚI CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN Lí Ở CễNG TY IN TẠP CHÍ CỘNG SẢN . ... 42
3.1 Thị trường tiờu thụ sản phẩm .... 42
3.2 Quy trỡnh cụng nghệ in ấn phẩm ... 42
3.3 Về lao động trong cụng ty . ... 45
4. Những thuận lợi và khú khăn của cụng ty .... 47
4.1 Thuận lợi . ... 47
4.2 Khú khăn . ... 47
II- Phõn tớch thực trạng cơ cấu bộ mỏy quản lý cảu Cụng ty In Tạp chớ Cộng Sản . ... 48
1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ mỏy quản lý của cụng ty .... 48
2- Phũng tổ chức, hành chớnh, tổng hợp: a. Cơ cấu tổ chức: ... 50
3- Phũng tài vụ: ... 52
Collected
Lờ Duy Tướng - QTNL 43B
6. Phõn xưởng mỏy in: ... 56
7. Phõn xưởng sỏch: ... 57
III- Nhận xột về cơ cấu tổ chức bộ mỏy quản lý của Cụng ty In Tạp chớ Cộng Sản . ... 59
1.Những kết quả đạt được . ... 59
2.Những hạn chế . ... 59
3. Nguyờn nhõn của những hạn chế trờn . ... 61
Chương 3 :Một số giải phỏp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ mỏy quản lý tại Cụng ty In Tạp chớ Cộng Sản . ... 62
1 –Những định hướng của cụng ty trong thời gian tới . ... 62
2 -MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VỀ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN Lí TẠI CễNG TY IN TẠP CHÍ CỘNG SẢN. ... 63
2.1.Tổ chức sắp xếp lại cơ cấu tổ chức trong cỏc phũng ban chức năng . 2.1.1 Ban giỏm đốc . 63 2.1.2 Cỏc phũng ban chức năng ... 64
2.2.Biện phỏp nhằm hoàn thiện một số hoạt động quản trị nhõn lực trong Cụng ty . ... 67
2.2.1 Đào tạo và phỏt triển . ... 67
2.2.2 Cụng tỏc tuyển dụng . ... 67
2.2.3 Tạo động lực vật chất và tinh thần . ... 68
2.2.4 Đàm phỏn ,tiếp xỳc ,đối thoại ,trao đổi ,thuyết phục và tăng cường sự tham gia của toàn bộ cỏn bộ ,nhõn viờn trong cụng ty vào sự thay đổi của cơ cấu bộ mỏy quản lý. ... 69
2.2.5 Nõng cao cụng tỏc lựa chọn cỏn bộ lónh đạo ,quản lý doanh nghiệp. ... 70
3. Một số kiến nghị đối với cụng ty : ... 71
KẾT LUẬN ... 72
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .Collected ... 73