VI. Quy trình hạch toán một số phần hành kế toán chủ yếu 1 Kế toán vốn bằng tiền
c. Tổ chức hạch toán.
Hạch toán chi tiết.
Sổ sách sử dụng : Sổ chi tiết tiền mặt, sổ chi tiết tiên gửi ngân hàng
Mọi khoản thu, chi tiền mặt đều đợc kế toán tiền mặt – ngân hàng lập phiếu thu, phiếu chi. Trên các phiếu này có đủ các chữ ký của ngời thu, ngời nhận, Giám đốc và Kế toán trởng. Sau khi thủ quỹ đã thu, chi tiền sẽ đóng dấu “đã thu tiền” hoặc “đã thanh toán” vào chứng từ. Cuối ngày, thủ quỹ sẽ căn cứ vào các chứng từ thu, chi để ghi vào sổ quỹ và lập các báo cáo quỹ kèm theo các chứng từ thu, chi để chuyển cho kế toán tiền mặt – ngân hàng ghi sổ. Việc hạch toán chi tiết tiền mặt đợc công ty mở sổ theo dõi chi tiết cho từng loại tiền (VNĐ, ngoại tệ ).
Theo quy, định mọi khoản tiền nhàn rỗi của công ty đều phải gửi vào ngân hàng. Hiện nay, công ty xây dựng công trình Hà Nội có tài khoản tiền gửi ở ngân hàng công thơng Việt Nam với số tiền là 385.772.441 đồng (tại ngày 31/12/2002). Khi cần chi tiêu công ty làm thủ tục rút tiền hoặc chuyển tiền tại ngân hàng. Việc hạch toán chi tiết tiền gửi ngân hàng cũng đợc công ty mở sổ theo dõi chi tiết cho từng loại tiền ( VNĐ, ngoại tệ ). Đối với tiền gửi ngân hàng công ty sử dụng các chứng từ là: Giấy báo nợ, giấy báo có, bảng sao kê của ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc nh uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, sec
38
chuyển khoản, séc bảo chi để hạch toán các khoản tiền gửi. Hàng ngày, khi nhận đợc các chứng từ do ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo để phát hiện sai sót, nếu có chênh lệch phải thông báo kịp thời.
Hạch toán tổng hợp: Sổ sách sử dụng :
- Nhật ký chứng từ số 1, 2 - Sổ cái tài khoản 111, 112
Quy trình hạch toán đợc thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2 : Quy trình hạch toán tổng hợp kế toán vốn bằng tiền
Phần hành này kế toán không sử dụng bảng kê 1, 2 mà từ chứng từ gốc vào thẳng luôn Nhật ký chứng từ số 1, 2. Chứng từ gốc cũng là căn cứ để thủ quỹ vào sổ quỹ và là căn cứ kế toán vào sổ chi tiết. Cuối tháng kế toán lấy số liệu từ Nhật ký chứng từ 1, 2 vào sổ cái TK111, 112 và lấy số liệu từ sổ chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết. Sau khi đối chiếu số liệu giữa sổ cái với bảng tổng hợp chi tiết tiến hành lập các báo cáo tài chính.