II. Những đặc điểm kinh tế kỹ thuật và hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
5. Kế toán tổng hợp vật liệu.
Kế toán tổng hợp vật liệu là một khâu quan trọng trong tiến trình hạch toán vật liệu bởi nó đóng vai trò cung cấp những số liệu cần thiết phục vụ công tác quản lý điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh. Thớc đo tiền tệ là thớc đo chủ yếu mà kế toán tổng hợp sử dụng. Kế toán tổng hợp sử dụng các tài khoản kế toán để phản ánh, kiểm tra và giám sát các đối tợng kế toán có nội dung kinh tế ở dạng tổng quát.
Do đặc điểm vật liệu ở công ty đa dạng và phong phú, công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chứng từ( NKCT ) theo phơng pháp kê khai thờng xuyên đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu và cung cấp thông tin kịp thời cho các bộ phận liên quan. Bởi đây là hình thức kế toán đợc xây dựng trên nguyên tắc kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian với việc hệ thống
Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho
Bảng kê tổng hợp N-X-T đồng thời là sổ số d
toán chi tiết, giữa việc ghi chép hàng ngày và việc tổng hợp số liệu kế toán. Để hiểu rõ hơn xin hãy xem quy trình ghi chép kế toán tổng hợp vật liệu sau đây:
Sơ đồ: Hình thức Nhật ký chứng từ ở công ty .
Sổ chi tiết thanh toán với ngời
cung cấp.
NKCT số 5 ghi Nợ TK 152 Có TK 331
Chứng từ gốc.
- Hoá đơn mua hàng (bên bán lập).
- Phiếu mua hàng.
- Hoá đơn cớc vận chuyển. - Phiếu nhập, phiếu xuất.
NKCT 1,2 ghi Nợ TK 152 Có TK 111, 112 Bảng kê số 3 tính giá trị nguyên vật liệu. Bảng phân bổ số 2. NKCT số 7 ghi Nợ các TK. Có TK 152 Sổ chi tiết TK 141 NKCT số 10: Nợ TK 152 Có TK 141 Sổ kế toán chi tiết vật liệu. Sổ cái TK 152
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu 5.1 Kế toán tổng hợp nhập vật liệu.
Cùng với việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu hàng ngày thì kế toán tổng hợp nhập vật liệu là không thể thiếu đợc trong công tác hạch toán vật liệu. Nguyên vật liệu mà công ty sử dụng chủ yếu đợc nhập từ nguồn mua bên ngoài. Do vậy kế toán tổng hợp nhập vật liệu luông luôn gắn liền với kế toán công nợ, yêu cầu phản ánh đúng đắn, đầy đủ, kịp thời giá thực tế của vật liệu mau ngoài nhập kho.
Giá thực tế của vật liệu = giá mua ( ghi trên + Chi phí thu mua mua ngoài nhập kho hoá đơn đỏ ) thực tế
Trong hình thức kế toán NKCT, kế toán tổng hợp vật liệu sử dụng các TK, NKCT và sổ chi tiết sau:
- TK 152: " Nguyên liệu, vật liệu ". - TK 331: " Phải trả cho ngời bán ". - TK 331: " Tiền mặt ".
- TK 112: " Tiền gửi ngân hàng ". - TK 141 : " Tạm ứng ".
- TK 311 : " Vay ngắn hạn ".
Sổ chi tiết TK 331 -> vào nhật ký chứng từ số 5( ghi Có TK 331 ). Sổ chi tiết TK 141 -> ghi vào NKCT số 10( ghi Có TK 141 ). Nhật ký chứng từ số 1( ghi Có TK 111 ).
Nhật ký chứng từ số 7.
đó, công ty không mở TK 151:" hàng mua đang đi trên đờng " cũng nh NKCT số 6 để theo dõi hàng đi đờng.
Trong tháng 1/2000 ở công ty không phát sinh nghiệp vụ chuyển tiền gửi ngân hàng trả tiền mua nguyên vật liệu nên không mở NKCT số 2 ghi Có TK 112. Ngoài nhập kho vật liệu do mua ngoài, ở công ty còn nhập kho vật liệu do công ty tự chế, đôi khi nhập kho vật liệu do xuất dùng cho sản xuất nhng không sử dụng hết hay nhập kho phế liệu thu hồi.
5.1.1 Nhập kho vật liệu từ nguồn thu mua bên ngoài. a /. Trờng hợp 1: Hàng và hoá đơn cùng về trong tháng.
Trong tháng khi có vật liệu mua ngoài về nhập kho cùng với hoá đơn do ngời bán gửi kèm theo, sau khi vật liệu đợc nhập kho bằng hình thức kế toán NKCT, kế toán công nợ tiến hành ghi vào sổ chi tiết TK 331 " thanh toán với ngời bán ".
* Sổ chi tiết TK 331: Đợc mở cho cả năm và mở cho từng ngời bán trên một tờ sổ nhất định tuỳ thuộc vào khối lợng, chủng loại nguyên vật liệu cung cấp cho công ty nhiều hay ít.
Sổ chi tiết TK 331. Tháng 1/2000.
Biểu 03 Đơn vị: đồng. Đơn vị bán: Công ty vật t thiết bị Toàn bộ.
Hoá đơn Chứng từ nhập Diễn giải TK đối ứng SPS Số d Số Ngày N C N C 034911 UN chi 04 09 18/1 22/1 Số d 1/1/2000 SPS trong tháng Nhập kho thép HK φ70x80 Trả HĐ 034911 Cộng SPS SD 31/1/2000 152 311 23.524.700 23.524.700 39.673.660 0 16.148.960 Đơn vị bán: Công ty Hoá chất Sơn Hà Nội
Phiếu chi 02746 37 09 14/1 20/1 SD: 1/1/2000 SPS trong tháng Trả HĐ 047974 Nhập kho Sơn cẩm thạch 135 kg Cộng SPS SD 31/1/2000 111 152 6.408.900 6.408.900 3.321.945 3.321.945 13.739.100 10.652.145
Sổ chi tiết TK 331 bao gồm cả số phát sinh có và số phát sinh nợ TK 331. Việc theo dõi trên sổ chi tiết số 2( TK 331 ) đợc thực hiện với nguyên tắc: Mỗi hoá đơn ghi một dòng và đợc ghi theo thứ tự thời gian phát sinh hoá đơn( chứng từ ) cho từng ngời bán.
- Số phát sinh trong tháng.
+ Nếu cha thanh toán với ngời án.
Hàng ngày kế toán vật liệu căn cứ vào hoá đơn phiếu nhập kho để ghi vào sổ chi tiết số 2( TK 331 ) theo các cột hoá đơn, chứng từ, diễn giải, số phát sinh sao cho phù hợp theo định khoản:
Nợ TK 152. Có TK 331.
Số tiền ghi vào cột SPS có trong sổ chi tiết TK 331 là số tiền thực tế phải trả cho ngời bán bao gồm cả thuế GTGT( nếu có ).
Ví dụ: Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 034911 ngày 17/1/2000 và PNK số 04 ngày 18/1/2000 của công ty vật t thiết bị Toàn bộ với số tiền ghi trên hoá đơn ở dòng cộng tiền hàng là: 36.066.964 đ.
Tiền thuế GTGT( 10% ) : 3.606.696 đ. Tổng cộng tiền thanh toán : 39.673.660 đ. + Nếu đã thanh toán với ngời bán.
Kế toán căn cứ vào chứng từ thanh toán cùng dòng hoá đơn đợc thanh toán đang theo dõi trên sổ chi tiết TK 331 cho phù hợp.
♦ Thanh toán bằng tiền mặt:
Căn cứ vào phiếu chi, kế toán ghi vào cột SPS nợ ở sổ chi tiết TK 331 số tiền ứng với số tiền ghi trong phiếu chi theo ĐK:
Nợ TK 331. Có TK 111.
♦ Thanh toán bằng TGNH.
Căn cứ vào giấy báo nợ mà ngân hàng gửi đến, kế toán ghi vào cột SPS nợ ở sổ chi tiết TK 331 số tiền ứng với số tiền trong giấy báo nợ theo ĐK:
Nợ TK 331. Có TK 112.
Căn cứ vào " Hoá đơn kiêm PXK " do phòng kinh doanh tổng hợp lập( giá trị tiền hàng ghi trên hoá đơn kiêm PXK tơng đơng với giá trị vật liệu mua về nhập kho trên PNK ) kế toán công nợ ghi sổ chi tiết TK 331 ở cột SPS nợ theo ĐK:
Nợ TK 331. Có TK 131.
♦ Thanh toán bằng tiền vay ngắn hạn ngân hàng.
Căn cứ vào UNC, kế toán ghi vào cột SPS nợ ở sổ chi tiết TK 331 số tiền ứng với số tiền trong UNC theo ĐK:
Nợ TK 331. Có TK 311.
Ví dụ: Công ty thanh toán tiền mua sơn cẩm thạch cho công ty hoá chất sơn Hà Nội theo hoá đơn số 047974.
Căn cứ vào phiếu chi số 37 này 14/1/2000 số tiền là 6.408.900 đ kế toán công nợ sẽ ghi vào cột SPS nợ, dòng trả hoá đơn số 047974 trên sổ chi tiết TK 331 số tiền là 6.408.900 đ.
- Số d cuối tháng:
Phản ánh số tiền mà công ty còn nợ ngời bán cuối tháng( số d có ) hay số tiền công ty ứng trớc cho ngời bán, trả thừa cho ngời bán( số d nợ ).
Cuối tháng kế toán khoá sỏ chi tiết TK 331 theo từng khách hàng. Toàn số liệu ở dòng cộng cho từng ngời bán sẽ đợc chuyển sang ghi vào nhật ký chứng từ số 5 với nguyên tắc mỗi khách hàng một dòng bao gồm cả phát sinh Có TK 331 / ghi Nợ TK 152,153... và phần phát sinh Nợ TK 331 / Có TK 111,112...
* NKCT số 5-ghi Có TK 331.
Nhật ký chứng từ số 5 là một loại sổ kế toán tổng hợp đợc mở để phản ánh và theo dõi tình hình thanh toán với khách hàng của toàn công ty, đồng thời cũng là cơ sở để tổng hợp giá trị nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho. Cuối tháng khoá sổ Nhật ký chứng từ
- Số d đầu tháng: Căn cứ vào cột số d cuối tháng của NKCT số 5 tháng trớc để ghi tơng ứng với từng ngời bán.
# Số d nợ: Phản ánh số tiền công ty đã trả trớc cho ngời bán nhng cuối tháng hàng cha về nhập kho.
# Số d có: Phản ánh số tiền mà công ty còn nợ ngời bán. - SPS trong tháng: Ghi Có TK 331 và ghi Nợ TK 331.
Căn cứ vào sổ chi tiết " thanh toán với từng ngời bán " lấy số liệu dòng cộng SPS trong tháng của từng ngời bán ghi vào các cột cho phù hợp, mỗi ngời bán trong sổ chi tiết TK 331 đợc ghi vào một dòng trong NKCT số 5.
- Số d cuối tháng: Căn cứ vào số s đầu tháng và số phát sinh Nợ, số phát sinh Có trong tháng của từng ngời bán để tính ra số d cuối tháng( số d Nợ hay số d Có ).
Số d đầu tháng, số phát sinh trong tháng, số d cuối tháng của từng ngời bán trên NKCT số 5 phải khớp với sổ chi tiết TK 331 của từng ngời bán ở các cột đó. Số liệu của NKCT số 5 dùng để ghi vào Bảng kê số 3 cùng tháng.
Công ty cơ khí chính xác số 1. phòng tài chính – kế toán.