Cùng với việc hạch toán chi tiết nhập vật liệu thì hàng ngày kế toán cũng phải tiến hành hạch toán tổng hợp nhập vật liệu. Đây là công việc cần thiết quan trọng bởi vì qua đây kế toán mới có thể phản ánh được giá trị của vật liệu nhập vào, từ đó có thể nẵm rõ được sự luân chuyển của từng loại vật liệu theo chỉ tiêu giá trị.
Hàng ngày kế toán tập hợp các chứng từ nhập, xuất vật liệu và phân loại chứng từ nhập và chứng từ xuất. Căn cứ vào các chứng từ nhập kho, kế toán vật tư tiến hành đối chiếu, kiểm tra, định khoản rồi đưa dự liệu vào máy. Sau khi nhập dữ liệu vào máy kế toán vật liệu gửi phiếu nhập kho và hoá đơn tài chính cho kế toán thanh toán để theo dõi các khoản phải thanh toán và đã thanh toán cho nhà cung cấp trên "Sổ chi tiết số 2" và các nhật ký chứng từ liên quan khác như NKCT số 1, số 2, số 4, số 10
Khi nhập nguyên vật liệu phiếu nhập kho được viết thành ba liên : 1 liên giao cho thủ kho ghi trên thẻ kho sau đó chuyển lên cho Phòng kế toán , 1 liên lưu tại bộ phận thống kê , 1 liên và hóa đơn do người nhập kho giữ sau đó chuyển cho kế toán thanh toán .
Hàng ngày , kế toán vật tư dựa vào các chứng từ Nhập kho , tiến hành kiểm tra , định khoản rồi đưa dữ liệu vào máy tính.
Ví dụ: Ở phiếu nhập kho số 520 ngày 17/03/2008 kế toán định khoản Nợ TK 15221: 4.760.000
Nợ TK 13311: 476.000
Có TK 3311-NVANDUNG: 5.236.000
Ở công ty việc thu mua vật liệu bằng tiền tạm ứng không theo dõi trên sổ chi tiết TK 141 mà khi cán bộ cung tiêu tạm ứng mua vật liệu lại theo dõi trên sổ chi tiết thanh toán với người bán. Trên sổ chi tiết thanh toán với người bán ngoài số trang mở cho người bán còn mở cho từng cán bộ cung tiêu tạm ứng mua vật liệu.
Khi người đi mua vật liệu viết đơn xin tạm ứng phải ghi rõ là mua vật liệu gì số lượng là bao nhiêu rồi đưa lên phòng kế hoạch. Phòng kế hoạch sẽ xem xét và phê duyệt để chuyển lên phòng tài chính kế toán, kế toán trưởng ký duyệt rồi mới viết phiếu chi và ghi vào sổ chi tiết thanh toán với người bán, trang sổ ghi tên cán bộ cung tiêu. Khoản tạm ứng này được ghi sổ chi tiết TK 331 theo định khoản:
Nợ TK 331 Có TK 111
Việc phản ánh này giống như trường hợp ứng trước tiền hàng cho người bán, thực chất đây không phải là tiền ứng trước cho người bán nhưng lại được theo dõi trên sổ chi tiết TK 331 như một khoản trả trước cho người bán. Điều này chưa phản ánh đúng ý nghĩa kinh tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Và khi người tạm ứng mua vật liệu về nhập kho, kế toán ghi vào sổ chi tiết như sau:
Nợ TK152 Nợ TK 133
Có TK 331
Cuối tháng, kế toán khoá sổ chi tiết thanh toán với người bán, theo từng nhà cung cấp, số liệu ở dòng tổng cộng trên từng sổ chi tiết TK 331 là cơ sở để ghi vào NKCT số 5 với nguyên tắc mỗi nhà cung cấp ghi một dòng sổ bao gồm cả phát sinh Có TK 331/Nợ TK liên quan và phần phát sinh Nợ TK 331/Có TK liên quan.
NKCT số 5 là một loại sổ kế toán tổng hợp dùng để theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp của toàn công ty
TẬP ĐOÀN DỆT MAY VIỆT NAM Mẫu S05-DN
CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN DỆT KIM ĐÔNG XUÂN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 05
Ghi có tài khoản: 331 – Phải trả người bán Từ ngày 01/03/2008 đến ngày 31/03/2008
S
tt Tên khách
Dư Nợ
đầu Dư Có đầu N13311 N15211 Công Nợ C15211 Công Nợ
Dư Nợ
Cuối Dư Có Cuối
1 Cty dệt may Hoàng Anh 0 52,324,800 3,360,000 33,600,000 36,960,000 0 89284800
2 Cty TNHH Đông San 0 32,175,000 2,149,925 2,149,925 2149925 2149925 0 32175000
CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN DỆT KIM ĐÔNG XUÂN
Mẫu S05-DN (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CÁI TÀI KHOẢN 152
TK đối ứng Tháng 03 111 24.155.495 1121CT 2.545.713 1121DT 4.601.601 1412 6.526.066 331111 5.424.129.228 331112 1.699.939.068 33332 2.088.000 6271DK21 3.404.182 6271M21 29.915.725 6271NH21 31.277.146 6411 85.909 Cộng PS Nợ 7.228.668.133 Cộng PS Có 6.715.968.489 Dư nợ cuối tháng 20.709.871.381 Dư có cuối tháng
Kế toán ghi sổ Ngày 31 tháng 3 năm 2008
(Ký, họ tên) Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) Số đầu năm
Nợ Có