CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP KIỂM SOÁT CHI PHÍ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÁC
3.4.5. Xây dựng ý thức tiết kiệm chi phí cho các cá nhân.
Sau khi đã có những thông tin về chi phí và doanh nghiệp đã đề ra một số giải pháp. Những biện pháp triển khai đó có triển khai đợc không? Và triển khai có hiệu quả không thì lại phụ thuộc vào yếu tố khác. Điểm mấu chốt cho sự thành công của doanh nghiệp trong kiểm soát chi phí là ý thức tiết kiệm chi phí chứ không phải thông qua những thao tác kế toán. Quan tâm tới chi phí không phải là thái độ mà nó phải là một hành vi, mà đầu tiên là xuất phát từ những nhà quản lý, từ chủ doanh nghiệp.
Trên cơng vị quản lý họ sẽ phải đối mặt với rất nhiều vấn đề đòi hỏi nỗ lực không ngừng. Luôn phải theo dõi để tránh năng suất lao động bị giảm, nguyên vật liệu đợc sử dụng không đúng quy định, công việc bị gián đoạn, cách làm việc thiếu kỷ luật....Một điều rõ ràng là chính những nhà quản lý cần phải giải quyết những vấn đề đó.
Tuy nhiên, họ cần sự hỗ trợ từ đội ngũ nhân viên để duy trì và tìm ra các cách thức giảm chi phí, lập báo cáo về những gì thực tế đã xảy ra trong doanh nghiệp. Ví dụ nh hiệu trởng một trờng Đại học cố gắng giảm chi phí điện bằng cách đều đặn tắt các thiết bị điện mỗi khi kết thúc buổi làm việc, nhng hiệu quả sẽ chẳng là bao khi mà hàng chục văn phòng khoa và hàng trăm phòng học đều vẫn bật sáng, quạt quay cả ngày và điều hoà mở suốt đêm... Nh vậy vấn đề tiết kiệm chỉ thực sự hiệu quả khi mà thuyết phục đợc đội ngũ nhân viên cùng thực hiện.
Trong phần này chúng em xin đề cập những cách thức trực tiếp hoặc gián tiếp tác động và nâng cao ý thức của nhân viên về tầm quan trọng của chi phí và kiểm soát chi phí tại doanh nghiệp.
Mục đích của công việc này là đạt đợc sự thống nhất giữa nhà quản lý với nhân viên về những vấn đề liên quan tới kiểm soát chi phí. Chỉ khi đội ngũ nhân viên có nhận thức rõ ràng thì mới mong có sự biến đổi thực sự trong hành động.
Muốn làm điều đó có thể thông qua các công cụ khác nhau, nh mối liên hệ gián tiếp từ những văn bản hoặc những cuộc nói chuyện trao đổi trực tiếp. Làm việc với con ngời là khó khăn, phức tạp nhất, thông thờng các văn bản không dễ hiểu và dễ nản lòng do đó các cuộc gặp mặt sẽ hiệu quả hơn ở đó các nhà quản lý sẽ thực hiện đợc một quá trình: tham gia, trao đổi, phản hồi, ba điểm mấu chốt cần có trong xây dựng các mối quan hệ. Những thông tin mà cả nhà quản lý và nhân viên thu đợc sẽ thực tế hơn, đáng tin cậy và thực dụng hơn. Các nhân viên cần phải nhận thức đợc một điều là: quan tâm tới chi phí đồng nghĩa với coi đó nh tiền của mình phải bỏ ra trả cho những chi phí, đó là một thực tế nhng khó thừa nhận.
Xây dựng các mối quan hệ cũng không có nghĩa là tạo nên rồi ngừng lại mà phải thờng xuyên, liên tục và quan trọng hơn là phải chân thật tất nhiên các khoản chi phí thì đợc lợng hoá nhng các ý tởng đề xuất, những phản hồi cha đợc làm sáng tỏ thì cần tới nhiệt tình và chân thành. Và mối quan hệ này sẽ hiệu quả hơn nếu thờng xuyên có sự giám sát lẫn nhau.
Kiểm tra, giám sát các hoạt động chi phí.
Kiểm tra, giám sát nhằm đạt mục đích đầu tiên là hớng các hoạt động chi phí thực hiện đúng kế hoặch sau đó là xem xét liệu doanh nghiệp có thể thực hiện tốt hay không?
Trên cơ sở hệ thống tiêu chuẩn định mức nhà quản lý sẽ so sánh, đánh giá tính hiệu quả các khoản chi theo từng danh mục kiểm tra.
- Đầu tiên là danh mục kiểm tra với đội ngũ công nhân viên. ở đó nhà quản lý cần đặt ra và trả lời các câu hỏi liên quan tới ý thức làm việc của từng nhân viên xem có hiệu quả không. Khi phát hiện một nhân viên làm việc không hiệu quả chúng ta không thể giảm chi phí tiền lơng của họ vì điều đó đã đợc ghi trong hợp đồng, nhà quản lý không thể vi phạm, nhng có thể bằng cách xiết chặt kỷ luật, thởng phạt nghiêm minh sẽ khiến nhân viên làm việc hiệu quả xứng đáng với tiền lơng của họ.
- Doanh nghiệp cũng cần có danh mục kiểm tra nguyên vật liệu. Xem xét những chủng loại nguyên vật liệu nào, số lợng bao nhiêu, nguyên vật liệucó đợc sử dụng đúng định mức không, lợng phế liệu thải bao nhiêu... Giải đáp chính xác những câu hỏi này doanh nghiệp sẽ đánh giá, kiểm soát đợc hiệu quả chi phí ngyên vật liệu.
- Một danh mục kiểm tra chi phí nữa là kiểm tra máy móc thiết bị. Cần kiểm tra công suất sử dụng, mức khấu hao, mối quan hệ công nghệ với sản phẩm hay tính hiện đại của chúng, kiểm tra thời gian sử dụng để xem xét tính hợp lý của trang thiết bị....
Qua đó sẽ xem xét công nghệ, trang thiết bị sử dụng có hiệu quả không và có hiệu quả hơn đợc không.
Rõ ràng để kiểm tra giám sát đợc theo ba danh mục trên nhà quản lý cần phải có sự tham gia của đội ngũ công nhân viên tạo nên mối quan hệ dọc và ngang trong kiểm tra giám sát.
Khuyến khích công nhân viên tham gia quản lý chi phí.
Mặc dù các công nhân viên không phải là nguyên nhân gây ra chi phí nhng họ làm chủ hành động phát sinh chi phí. Do vậy bản thân họ quan tâm, tham gia quản lý chi phí là cần thiết. Một nguyên tắc trong quản lý đó là “ Tham gia là bị giàng buộc” vì vậy khuyến khích nhân viên tham gia nghĩa là tạo ra sự giàng buộc giữa các nhân viên với kiểm soát chi phí của doanh nghiệp.
Trớc hết là khuyến khích họ tham gia và trao đổi thông tin về chi phí. Những thông tin này trớc hết là ở bản thân họ, bộ phận các nhân viên làm việc, hoặc những thông tin ở bộ phận khác nh vậy tạo ra sự tự giám sát và giám sát lẫn nhau.
Cũng cần khuyến khích họ đa ra các đề xuất, sáng kiến giảm chi phí. Các nhà quản lý không chỉ kiểm tra giám sát nhân viên làm việc mà còn khuyến khích sự sáng tạo và tôn trọng những đề xuất của nhân viên. Cần có chế độ khen thởng thoả đáng với những đề xuất hiệu quả, và ngay cả những đề xuất thiếu tính hiệu quả nhà quản lý cũng cần có thông tin phản hồi để nhân viên thấy rằng ý kiến của họ đợc quan tâm, tôn trọng.
Các thông tin về chi phí, những biến động về chi phí sẽ đợc công khai hoá trên toàn doanh nghiệp. Đảm bảo tính minh bạch của thông tin và nguyên tắc khách quan trong kiểm soát chi phí. Nh vậy các thông tin đợc công bố sẽ đáng tin cậy, mặt khác các nhân viên cũng có thể dựa vào những thông tin này để kiểm soát cấp trên của minh, kiểm soát các bộ phận khác. Để có đợc một hệ thống thông tin hiệu quả có thể khuyến khích đợc nhân viên tham gia vào quản lý chi phí chúng ta sẽ chuyển sang phần tiếp theo.
Xây dựng hệ thống thông tin về chi phí đơn giản, thờng xuyên và ở mọi nơi chi phí phát sinh.
Mấu chốt để những giải pháp trên đợc thc hiện liên thông nhịp nhàng hiệu quả đó là phải có kênh truyền thông giữa nhà quản lý với nhân viên, nhân viên với nhân viên trong toàn doanh nghiệp.
Những bộ phận đợc coi là có vấn đề về chi phí sẽ đợc công bố, kèm theo là thông tin cụ thể, chính xác cùng những khuyến cáo kèm theo. Nhân viên sẽ đợc cung cấp những thông tin kịp thời, chính xác và đầy đủ nhất và ngợc lại họ sẽ làm điều đó với các nhà quản lý.
Để có đợc một hệ thống thông tin nh vậy cần có mối liên hệ giữa các trung tâm quản lý chi phí với nhau và với những nhà quản lý cấp trên. Và các thông tin trớc khi đợc công khai cần đợc kiểm định để đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và đợc xử lý nhanh để đảm bảo tính kịp thời.
Có sự quan tâm của tất cả nhân viên trong doanh nghiệp tới vấn đề kiểm soát chi phí đã là điều thành công, chúng ta không vội hy vọng chi phí sẽ giảm xuống nh- ng chí ít chúng cũng đợc sử dụng có hiệu quả hơn.