3.3.17.1. Mục đích của rà soát công tác quản lý
Các cuộc họp rà soát công tác quản lý phải được tổ chức thường xuyên theo đúng kế hoạch để đánh giá EMS. Các cuộc họp này là cơ hội cho ban lãnh đạo của tổ chức khẳng định cam kết cải thiện liên tục EMS, và để thể hiện sự chỉ đạo của họ đối với hoạt động môi trường.
ISO 14001 4.6 Rà soát công tác quản lý nói rằng:
Ban lãnh đạo của tổ chức theo một định kỳ nhất định phải tiến hành rà soát EMS để đảm bảo duy trì liên tục tính hợp lý, chính xác và hiệu quả của nó. Quá trình rà soát công tác quản lý đảm bảo thu thập đủ thông tin cần thiết để cho phép các nhà quản lý tiến hành công tác rà soát EMS này. Công tác rà soát phải được tư liệu hoá.
Rà soát công tác quản lý sẽ đưa ra các yêu cầu sửa đổi có thể cần phải tiến hành đối với chính sách, mục tiêu, và các yếu tố khác của EMS, phù hợp với kết quả kiểm toán EMS, sự thay đổi của hoàn cảnh, và các cam kết về cải thiện liên tục.
Việc rà soát công tác quản lý EMS một cách toàn diện phải được tiến hành ít nhất là một lần trong năm, có thể kéo dài ít nhất là nửa ngày, và có sự tham gia của tất cả các thành viên ban lãnh đạo của tổ chức (những người điều hành, người ra quyết định), trong đó có Giám đốc điều hành hay Tổng giám đốc, và đại diện quản lý môi trường (EMR). Đại diện quản lý môi trường cần chuẩn bị những nội dung tóm tắt để báo cáo các nhà quản lý để họ xem xét trước trong quá trình chuẩn bị cho cuộc họp. Thông tin bao gồm:
• Chính sách môi trường
• Tóm tắt kết quả kiểm toán nội bộ và bên ngoài
• Tóm tắt các lỗi không tuân thủ EMS, và các hoạt động hiệu chỉnh và ngăn ngừa được thực hiện
• Danh sách các mục tiêu và chỉ tiêu, tiến độ để đạt được, và khung thời gian hoàn thành
• Chương trình nghị sự cuộc họp rà soát công tác quản lý, và các bản ghi các vấn đề cơ bản để thảo luận trong cuộc họp.
Nội dung cuộc họp phải dựa trên chương trình nghị sự, và cơ hội rộng mở cho thảo luận và ra quyết định. Một chương trình nghị sự tiêu biểu có thể bao gồm các nội dung sau:
1. Tóm tắt các nội dung và vấn đề cơ bản trong một bản ghi chú ngắn gọn được hoàn thành trước cuộc họp bởi EMR
2. Cuộc thảo luận của ban lãnh đạo về tính hợp lý liên tục của chính sách môi trường và các chỉ tiêu mục tiêu, trong đó có xem xét đến các thay đổi về trọng tâm và môi trường kinh doanh, quá trình sản xuất, các yêu cầu pháp lý, và các yếu tố kinh tế, xã hội, và kỹ thuật;
3. Mối quan tâm của các bên - dựa trên các thông tin được phổ biến cho họ và các lời phàn nàn từ phía họ;
4. Loại và xu hướng của lỗi không tuân thủ EMS;
5. Hiệu quả các hoạt động hiệu chỉnh và ngăn ngừa, trong đó có xem xét các yêu cầu pháp lý của ‘sự chu toàn’;
6. Các nguồn lực cần thiết để duy trì và cải thiện EMS; 7. Tầm nhìn đối với các hoạt động quản lý môi trường.
Sự tham gia, thảo luận, và các quyết định trong một cuộc họp rà soát cần được lập thành tư liệu dưới dạng biên bản cuộc họp. Dựa trên các kết luận được đưa ra, cần xây dựng các kế hoạch hành động cùng với việc xác định rõ trách nhiệm của từng cá nhân cũng như lịch trình hoàn thành từng hoạt động, chỉ tiêu, mục tiêu. Các nội dung này sẽ trở thành một phần của chương trình quản lý môi trường (EMP) được cập nhật. Thời gian cho cuộc họp rà soát công tác quản lý tiếp theo phải được định trước để duy trì quá trình hoàn thiện liên tục.
Tóm tắt các điểm cơ bản
Ban lãnh đạo của tổ chức phải:
Tổ chức thường xuyên các cuộc họp rà soát để đánh giá mức độ phù hợp, tính chính xác, và hiệu quả của EMS.
Đưa ra các quyết định dựa trên việc xem xét cẩn thận (i) kết quả kiểm toán môi trường, (ii) các lỗi không tuân thủ, các hành động hiệu chỉnh và ngăn ngừa, (iii) tiến độ để đạt được các mục tiêu và chỉ tiêu môi trường, và (iv) các thông tin liên quan khác về EMS.
Rà soát công tác quản lý cần xem xét các thay đổi về:
Yêu cầu pháp luật về môi trường;
Các điều kiện kinh doanh và kinh tế;
Sản phẩm và dịch vụ của tổ chức;
Ý kiến của công chúng và nhu cầu xã hội.
Ban lãnh đạo của tổ chức phải phân bổ các nguồn lực cần thiết để duy trì EMS và đạt được sự cải thiện liên tục đối với các hoạt động về môi trường.
CHƯƠNG 4 KẾT LUẬN
Có rất nhiều các yếu tố cá nhân ảnh hưởng tới sự hoạt động trôi chảy của EMS. Ví dụ như, cản trở sự can thiệp từ bên ngoài, từ chối trách nhiệm, những động cơ cá nhân khác nhau và những trở ngại tạo ra ngăn cản công chúng tiếp cận với EMS. Mặc dù nhu cầu về khả năng lãnh đạo có hiệu quả là rất cấp bách nhưng chính những người lãnh đạo có thể tạo ra các trở ngại, đặc biệt là khi giữa họ nảy sinh mâu thuẫn về các vấn đề chủ yếu. Một sô nhân viên có thể cảm thấy e ngại với hệ thống EMS bởi vì họ cho rằng mình không có đủ những kiến thức cần thiết hoặc họ cảm thây bị điều tra, theo dõi trong suốt các giai đoạn kiểm tra của EMS. Tất cả những vấn đề nói trên đều có thể khắc phục được nếu có sự phân công trách nhiệm hợp lý, quản lý nhân sự có hiệu quả và có những kiến thức cần thiết để giúp doanh nghiệp tiến hành những thay đổi hợp lý, đào tạo và phát triển các quy trình sản xuất "Xanh". (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Trong thực tế, mỗi doanh nghiệp sẽ có những phương thức riêng để phát triển một hệ thống quản lý môi trường EMS do họ có cơ cấu quản lý khác nhau, sản phẩm và các dịch vụ khác nhau, các quy trình sản xuất , các mục tiêu ưu tiên và các đặc điểm tài chính - chính trị khác nhau. Tuy nhiên, tất cả các hệ thống quản lý môi trường đều có một vài phương pháp chung khi lập kế hoạch, đánh giá và tổng kết. Khi lựa chọn một hệ thống EMS , doanh nghiệp không cần phải nâng những tiêu chuẩn môi trường của mình lên quá cao mà có thể chỉ tập trung vào một số vấn đề nhất định. Ðối với một số doanh nghiệp năng động hơn, hệ thống EMS có thể có tác dụng kích thích, thúc đẩy thực hiện những thay đổi quan trọng trong hoạt động của họ và khuyến khích kết hợp những vấn đề môi trường trong mọi quyết định đưa ra.
Tuy nhiên, yếu tố quyết định sự thành công của một hệ thống EMS là khả năng kết hợp trách nhiệm quản lý môi trường vào toàn bộ cơ chế quản lý của doanh nghiệp . Sự phát triển của một chính sách môi trường và công tác đào tạo sẽ là nền tảng để đảm bảo môi trường sẽ được quan tâm đúng mức, các cán bộ nhân viên sẽ nhận thức đầy đủ về môi trường và trách nhiệm của mình và công tác môi trường của doanh nghiệp sẽ được thực sự cải tiến.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
[01]. ISO. 2004. ISO 14001 Hệ thống Quản lý Môi trường – Mô tả hướng dẫn sử dụng. Tổ chức Tiêu chuẩn hoá Quốc tế. Geneva, Thuỵ sĩ.
[02]. ISO. 2004. ISO 14004 Hệ thống Quản lý Môi trường – Hướng dẫn chung về Nguyên tắc, Hệ thống, và Các Kỹ thuật Trợ giúp. Tổ chức Tiêu chuẩn hoá Quốc tế. Geneva, Thuỵ sĩ.
[03]. Philip J. Stapleton, Margaret A. Glover, Environmental Management Systems: An Implementation Guide for Small and Medium-Sized Organizations, NSF International Publisher, 2001.