III. CÁC CễNG ĐOẠN PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG
7. Giai đoạn cài đặt bảo trỡ và khai thỏc
Cài đặt là quỏ trỡnh chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. Mục tiờu của giai đoạn này là tớch hợp hệ thống được phỏt triển và cỏc hoạt động của tổ chức một cỏch ớt va vấp nhất đồng thời đỏp ứng được những thay đổi cú thể xẩy ra trong suốt quỏ trỡnh sử dụng. Cụng việc của giai đoạn này chuyển đổi về mặt kỹ thuật, về mặt con người.
Cỏc phương phỏp cài đặt:
Cài đặt trực tiếp: Là phương phỏp dừng hoạt động của hệ thống cũ và đưa ngay hệ thống mới vào sử dụng.
Cài đặt song song: Là cả hai hệ thống cựng song song hoạt động, cho đến khi quyết định dừng hệ thống cũ lại, tức là khi người sử dụng và bộ phận quản lý nhận thấy hệ thống mới đó đỏp ứng được yờu cầu nhiệm vụ.
Cài đặt thớ nghiệm cục bộ: Đõy là phương phỏp dung hũa giữa cài đặt trực tiếp và cài đặt song song. Cài đặt cục bộ chỉ thực hiện chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới cục bộ tại một vài bộ phận. Phương phỏp chuyển đổi tại bộ phận thớ điểm lại cú thể là một trong cỏc phương phỏp cài đặt quen biết: trực tiếp, song song hay theo giai đoạn.
Chuyển đổi theo giai đoạn : Theo phương phỏp này chuyển đổi từ hệ thống thụng tin cũ sang hệ thống thụng tin mới một cỏch dần dần, bắt đầu bằng một hay một vài module và sau đú mở rộng dần việc chuyển đổi sang toàn bộ hệ thống mới, những thành phần khỏc nhau của hệ thống mới và hệ thống cũ được sử dụng phối hợp với nhau cho tới tận khi toàn bộ hệ thống mới được cài đặt xong
Cỏc cụng đoạn cần thực hiện trong giai đoạn này là: - Lập kế hoạch chuyển đổi
- Khai thỏc và bảo trỡ - Đỏnh giỏ
Cụ thể cỏc cụng việc cần thực hiện trong cỏc cụng đoạn là:
7.1 Lập kế hoạch chuyển đổi
Chuyển đổi một hệ thống thụng tin bao gồm việc chuyển đổi phần mềm, dữ liệu, phần cứng, tài liệu, cỏc giải phỏp làm việc, cỏc mụ tả cụng việc, cỏc phương tiện làm việc, cỏc tài liệu đào tạo, cỏc biểu mẫu nghiệp vụ...
Trong thực tế quỏ trỡnh chuyển đổi thường được kết hợp rất nhiều phương phỏp và lập kế hoạch cài đặt cú thể bắt đầu từ khi tiến hành phõn tớch hệ thống, một số hoạt động mua sắm phần cứng, hợp thức húa dữ liệu mới để ghi vào cỏc tệp của hệ thống mới cần được tiến hành trước khi cài đặt phần mềm.
7.2 Chuyển đổi hệ thống
Khi một hệ thống mới được thực hiện thỡ cú ba khả năng về dữ liệu như sau: Thứ nhất: Cỏc kho dữ liệu đó tồn tại nhưng khụng đầy đủ và cấu trỳc chưa phự hợp. Vậy cần nhập thờm những dữ liệu mới chưa cú trờn mỏy và trớch cỏc dữ liệu cú cấu trỳc khụng phự hợp từ tệp cơ sở dữ liệu, sửa và ghi lại vào cơ sở dữ liệu của hệ thống.
Thứ hai: Cỏc kho dữ liệu cần thiết đó cú theo đỳng cỏc đặc trưng của cấu trỳc. Thỡ ta khụng cần phải chuẩn bị gỡ.
Thứ ba: Cỏc kho dữ liệu hoàn toàn chưa tồn tại. Trường hợp này ta cần tạo ra cỏc kho dữ liệu đú, nếu dữ liệu chưa được tin học húa nhưng đó cú cỏc vật mang tin thủ cụng thỡ việc thu thập và nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu chỉ là vấn đề thời gian mà thụi.
Nhưng cũng cần chỳ ý rằng, trong nhiều trường hợp, việc chuẩn bị cơ sở dữ liệu là rất khú khăn, thậm chớ cũn khụng thể thực hiện được.
7.3 Khai thỏc và bảo trỡ
Đõy là giai đoạn chiếm chi phớ lớn nhất trong chu kỳ sống của một hệ thống thụng tin đối với phần lớn cỏc tổ chức. Quỏ trỡnh này bắt đầu ngay khi hệ thống được cài đặt, lý do tồn tại của giai đoạn bảo trỡ hệ thống là nhằm tiến
triển hệ thống về mặt chức năng để hỗ trợ tốt hơn những nhu cầu thay đổi về mặt nghiệp vụ.
Cỏc kiểu bảo trỡ hệ thống: - Bảo trỡ hiệu chỉnh - Bảo trỡ thớch nghi - Bảo trỡ hoàn thiện - Bảo trỡ phũng ngừa
7.4 Đỏnh giỏ
Quỏ trỡnh thực thi dự ỏn phỏt triển hệ thống thụng tin, phõn tớch viờn luụn dự kiến những chi phớ, thời hạn và cỏc mục tiờu đạt được của hệ thống, chớnh vỡ vậy khi cài đặt xong, cần tiến hành đỏnh giỏ dự ỏn và hệ thống.
Đỏnh giỏ dự ỏn chủ yếu là việc so sỏnh thời gian thực sự để cú được hệ thống mới với thời gian dự kiến và dự ỏn cú tuõn thủ ngõn sỏch đó xỏc định hay khụng. Việc làm này nhằm 2 mục đớch:
- Quản lý nhõn sự
- Rỳt kinh nghiệm cho việc quản lý cỏc dự ỏn thụng tin sau.
Đỏnh giỏ về hệ thống là việc xem xột xem hệ thống cú đạt được cỏc mục tiờu đó đề ra hay khụng. Điều này khụng thể thực hiện ngay sau khi cài đặt mà phải cần một thời gian khai thỏc nhất định
Việc đỏnh giỏ hệ thống lõu hay nhanh tựy thuộc vào từng hệ thống cụ thể, tuy nhiờn quỏ trỡnh này là bắt buộc phải tiến hành khụng thể bỏ qua được.
Như vậy: Trong suốt quỏ trỡnh phõn tớch và thiết kế hệ thống thụng tin đũi hỏi người phõn tớch viờn cú một tư duy khoa học trờn cơ sở những vấn đề từ lý thuyết đem ỏp dụng vào thực tế, vật lý cũng như logic nhằm cải tiến mụ hỡnh hoạt động của hệ thống thụng tin và nõng cao hiệu quả quản lý cũng như hiệu quả kinh doanh của cụng ty, của tổ chức.