4.1. Quá trình chuẩn hóa dữ liệu
Chuẩn hóa dữ liệu là công việc biểu diễn theo quy ớc, thông thờng là gắn gọn về mặt thuộc tính của các tệp giúp nhận diện không nhầm lẫn đối t- ợng, mô tả nhanh chóng các đối tợng, nhận diện nhóm đối tợng nhanh hơn.
Trong hệ thống các tài khoản, phơng pháp mã hóa đợc sử dụng là ph- ơng pháp mã hóa phân cấp: Nguyên tắc tạo bộ mã này rất đơn giản. Ngời ta phân chia cấp đối tợng từ trên xuống dới và mã số đợc xây dựng từ trái qua phải các chữ số đợc kéo dài về phía bên phải để thể hiện sự chi tiết phân cấp sâu hơn. Ví dụ, Tài khoản cấp 1 là 70- Thu về hoạt động tín dụng có các tài khoản cấp 2 là: 701- Thu lãi cho vay và tài khoản cấp 5 là 701002- Thu lãi cho vay từ các dự án UTĐT.
Khi mã hóa dữ liệu phải đảm bảo các yêu cầu nh bảo đảm tỷ lệ kén chọn và tỉ lệ sâu sắc, có tính uyển chuyển và lâu bền, tiện lợi khi sử dụng. Mã hóa và sử dụng mã xảy ra trong suốt quá trình phân tích, thiết kế, cài đặt và khai thác hệ thống thông tin
Cách thức tiến hành mã hóa:
* Tập hợp các đối tợng cần mã hóa: Các tài khoản loại 7, loại 8, loại 2 và loại 4...
* Xác định các xử lý cần thực hiện: Tính tổng thu, chi, vốn huy động và sử dụng, tính các chỉ tiêu và lập bảng diễn giải quỹ tiền lơng
* Lựa chọn giải pháp mã hóavà triển khai mã hóa: phơng pháp phân cấp
4.2. Thiết kế CSDL lôgíc đi từ thông tin đầu ra
4.2.1. Xác định các đầu ra.
Các thông tin đầu ra bao gồm: Bảng tính quỹ thu nhập, bảng diễn giải quỹ tiền lơng và bảng tính phí đơn vị nhận khoán và ngợc lại nhằm xác định tổng thu, tổng chi, các khoản cộng thêm vào thu hoặc chi 946A, quỹ tiền l- ơng
Trớc hết ta cần xác định yêu cầu thông tin của ngời sử dụng hệ thống thông tin mới. Các câu hỏi thờng đợc sử dụng để xác định yêu cầu thông tin là:
* Hỏi ngời sử dụng cần thông tin gì ?
* Phơng pháp đi từ hệ thống thông tin đang tồn tại.
* Tổng hợp từ đặc trng của nhiệm vụ mà hệ thống thông tin trợ giúp. * Phơng pháp thực nghiệm.
Trong thiết kế cơ sở dữ liệu, phải đảm bảo giảm lợng d thừa thông tin khi lu trữ, có thể dùng chung một cơ sở dữ liệu cho nhiều bộ phận trong một hệ thống với nhiều mục đích khác nhau, đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu và dữ liệu phải có những cấu trúc, quy định phù hợp với yêu cầu chung để có thể trao đổi với hệ thống khác.
4.2.2. Các tệp cần thiết
Liệt kê các thuộc tính và đánh dấu các thuộc tính lặp R(những thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu). Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh S là những thuộc tính đợc tính toán hoặc suy ra từ các thuộc tính khác. Gạch chân các thuộc tính khóa cho thông tin đầu ra và loại bỏ các thuộc tính thứ sinh khỏi danh sách.
Từ bảng tính quỹ thu nhập ta có các thuộc tính sau: Ngày tháng
Đơn vị tính
Tài khoản tổng thu
Các khoản cộng thêm vào thu 946A Các khoản loại trừ khỏi thu 946A Tài khoản tổng chi (ch a có l ơng)
Các khoản loại trừ khỏi chi 946A Quỹ thu nhập (S)
Quỹ tiền lơng xác lập theo đơn giá (S) Lao động bình quân (S)
Lơng cơ bản hệ số 1 Hệ số lơng đạt đợc (S) Lơng đã chi (S)
Quỹ tiền lơng còn lại (S)
Từ bảng tính phí đơn vị nhận khoán ta có các thuộc tính sau: Ngày tháng
Đơn vị tính Tài khoản loại 2 D nợ ngắn hạn D nợ trung hạn D nợ dài hạn
D nợ dự án sử dụng một phần vốn thông thờng TD, tiền gửi tại các TCTD
Sử dụng vốn khác Tạm ứng, tạm chi
Sử dụng vốn UTĐT tại địa phơng
Tài khoản loại 4
Tiền gửi có kỳ hạn dới 12 tháng
Tiền gửi có kỳ hạn từ 12 tháng trở nên Vay Ngân hàng Nông nghiệp
Tiền gửi, tiền vay các TCTD Vốn UTĐT tại địa phơng Nguồn vốn khác
Từ bảng diễn giải quỹ tiền lơng ta có các thuộc tính: Ngày tháng
Đơn vị tính Số ngời
Hệ số lơng bình quân Quỹ tiền lơng hệ số 1 Chỉ tiêu
Đơn giá
Quỹ tiền lơng (S)
Quỹ thu nhập tơng ứng quỹ tiền lơng
4.2.2.1. Thực hiện chuẩn hóa mức 1:
Quy định trong mỗi danh sách không đợc phép chứa những thuộc tính lặp.
4.2.2.2. Thực hiện chuẩn hóa mức 2:
Quy định trong mỗi danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khóa chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khóa.
4.2.2.3. Chuẩn hóa mức 3:
Quy định trong một danh sách không đợc phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính.
4.2.2.4. Mô tả và tích hợp các tệp
Sau khi đã chuẩn hóa ở mức 3, mỗi danh sách sẽ là một tệp cơ sở dữ liệu, biểu diễn bằng cách tên tệp viết bằng chữ in hoa, nằm phía trên. Các thuộc tính nằm trong các ô. Thuộc tính khóa có gạch chân. Những danh sách mô tả về một thực thể thì phải tích hợp lại nghĩa là phải tạo thành một danh sách chung bằng cách tập hợp tất cả các thuộc tính chung và riêng của danh sách đó.
Những danh sách mô tả về một thực thể thì phải tích hợp lại nghĩa là phải tạo thành một danh sách chung bằng cách tập hợp tất cả các thuộc tính chung và riêng của danh sách đó.
Từ các chuẩn hóa ở trên, ta có thể đa ra các tệp với các trờng, kiểu tr- ờng và độ rộng nh sau:
Tệp Tên trờng Kiểu trờng Độ rộng Mô tả
ThuNhap_ VSD
TK Text 20 Tên tài khoản
NGAY Date/time Ngày diễn ra các giao dịch
TMCO Number Double Số phát sinh tăng đợc ghi vào bên có
CF_VTL TK Text 20 Tên tài khoản
NGAY Date/time Ngày diễn ra các giao dịch
Chi_tieu Chi_tieu Text
20 Các chỉ tiêu dùng để phân phối quỹ thu nhập Đon_gia Number Single tiền lơng và quỹ thu nhậpTỉ lệ phần nghìn của quỹ
SohieuTK TK Text 20 Tài khoản
ShieuTK Text 50 Tên gọi của một loại tài khoản
TiLeVon TK Text 20 Tài khoản
Tile Number Single Tỷ lệ đợc phép sử dụng
CBCNV
Ma_so Text 10 Mã số, họ,tên của cán bộ,
công nhân viên
Ho Text 10
Ten Text 20
He_so_luong Number Single Hệ số lơng
HSB3
TK Text 20 Tên tài khoản
NGAY Date/time Ngày diễn ra các giao dịch
TMCO Number Double Số phát sinh tăng đợc ghi vào bên có TMNO Number Double Số phát sinh tăng đợc ghi vào bên nợ
5.4. Xác định khối lợng dữ liệu cho từng tệp
* Trong mỗi tệp, xác định số lợng các bản ghi: Dựa vào ý nghĩa kinh tế, nội dung mà các tệp thể hiện, ta có thể dự đoán và ấn định đợc số bản ghi cho các tệp: HSB3 1000 bản ghi, ThuNhap_VSD: 800 bản ghi,
CF_VTL: 800 bản ghi, Chi_tieu 10 bản ghi, SohieuTK 500 bản ghi, TiLeVon 10, bản ghi, CBCNV 100 bản ghi
* Xác định độ dài cho một thuộc tính: dựa vào độ rộng của trờng. Ta có thể sử dụng những số đo kinh điển cho việc tính toán khối lợng dữ liệu nh NP(R) = E[N(R)/E(TP/L(R))]
Trong đó,
L(R) là độ dài của một bản ghi tính theo số lợng ký tự. Ví dụ nh tệp ShieuTK có L(R) = 90. Trong thực tế, ngời ta thờng cộng thêm L(R)=L(R) +20. (Tính thêm độ dài của khoá D với một số chức năng phục vụ co số l- ợng ký tự là S)
N(R) là số lợng trung bình của các bản ghi của tệp R. NP(R) là số lợng trang logíc dùng bởi R.
TP là kích thớc của trang logíc.
Từ công thức tính trên ta tính đợc tổng dung lợng chiếm chỗ theo trang logíc của các tệp và tính thêm dung lợng chiếm chỗ của các bảng chỉ số
5.5. Liên hệ logíc giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu
Xác định mối liên hệ giữa các tệp và biểu diễn chúng theo ngôn ngữ của cơ sở dữ liệu về tệp. Tên tệp viết chữ in hoa, nằm phía trên, các thuộc tính nằm trong ô, thuộc tính khoá có gạch chân.
Các mối quan hệ đợc biểu diễn bằng các mũi tên hai chiều. Nếu có quan hệ một- nhiều thì vẽ hai mũi tên về hớng đó. Từ các tệp đã xác lập ở trên, ta có sơ đồ liên kết giữa các tệp nh sau:
Số hiệu tài khoản
TK ShieuTK
Hồ sơ B3
TK NGAY TMCO TMNO
Chi phí và vốn tự lực
TK NGAY TMNO DGiai Tile
Thu nhập và vốn sử dụng
TK NGAY TMCO DGiai
Tỷ lệ vốn đợc sử dụng
TK Tile
6. Thiết kế giải thuật
Bắt đầu thuật toán Kết thúc thuật toán Trình tự xử lý Các xử lý
Khối điều kiện rẽ nhánh BD
Chơng trình có sử dụng những thuật toán đơn giản. Sau đây là thuật toán dùng để lập bảng quỹ tiền lơng:
S
Đ
S
Nhập quỹ thu nhập X, quỹ tiền lương
theo đơn giá A*1,199 B := A*1,199 B/30%<X ? Q:=B; B:=A*9,9% B/24%<X ? Quỹ lơng:= Q F:=X-(Q +B) Q:=B+F KT
7. Thiết kế màn hình giao diện
7.1. Thiết kế màn hình
Chơng trình đảm bảo ngời sử dụng luôn đang kiểm soát hệ thống và đợc thiết kế hệ thống theo thói quen và kinh nghiệm của ngời sử dụng, giảm tới mức tối thiểu lợng thông tin mà ngời sử dụng phải nhớ trong khi sử dụng hệ thống và dựa vào những nguyên tắc đã đợc chấp nhận về đồ họa, ký họa khi thể hiện thông tin trên màn hình hoặc trên giấy. Một số đầu ra quan trong đợc thể hiện theo mẫu nh các bản báo cáo sau:
7.2. Một số mẫu báo cáo
Ngân hàng NHNo&PTNT Hà nội Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Chi nhánh Quận Hoàn Kiếm Độc lập-Tự do-Hạnh phúc
--- ---
Bảng diễn giải quỹ tiền lơng
Ngày ...Tháng...Năm... Số ngời:
Hệ số lơng bình quân: Quỹ tiền lơng hệ số 1:
Đơn vị tính: 1000 đồng Chỉ tiêu Đơn giá Quỹ tiền lơng xác lập theo đơn giá Quỹ thu nhập tơng ứng quỹ tiền lơng Lơng hệ số 1,199 30/100 9,9% lơng hệ số 1 24/100 Lơng hệ số 1,4 trở lên 15/100 Cộng Hà Nội, ngày...tháng...năm Lập bảng TP kế toán Giám đốc
Ngân hàng NHNo&PTNT Hà nội Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Chi nhánh Quận Hoàn Kiếm Độc lập-Tự do-Hạnh phúc
--- --- Bảng tính quỹ thu nhập Tháng...năm... Đơn vị: 1000 đồng TT Chỉ tiêu Tháng Số lũy kế A Tổng thu 946 A(I+II-III) I Tổng thu ( loại 7)
II Các khoản cộng thêm vào thu 946A 1 Phí thừa vốn
2 Giảm lãi 15%, 30% 3 Cấp bù chênh lệch lãi suất 4 Cộng thêm khác
III Các khoản loại trừ khỏi thu 946 1 Thu hộ TTĐH
2 Loại trừ khác
B Tổng chi 946A( I+II-III)
I Tổng chi cha có lơng (Loại 8- TK841) II Các khoản cộng thêm vào chi 946A
1 Phí sử dụng vốn TTĐH cha hạch toán đủ 2 Các khoản cộng khác (ghi rõ nội dung) III Các khoản loại trừ khỏi chi 946A
1 Chi hộ TTĐH
2 Các khoản loại trừ khác
C Quỹ thu nhập 946A (A-B)
D Quỹ tiền lơng xác lập theo đơn giá
E Chỉ tiêu khác
1 Lao động bình quân 2 Lơng cơ bản hệ số I 3 Hệ số lơng đạt đợc 4 Lơng đã chi
5 Quỹ tiền lơng còn lại
Ngày ... tháng...năm... Lập bảng Trởng phòng kế toán Giám đốc
Ngân hàng NHNo&PTNT Hà nội Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Chi nhánh Quận Hoàn Kiếm Độc lập-Tự do-Hạnh phúc
--- ---
Bảng tính phí đơn vị nhận khoán và ngợc lại
Ngày...tháng...năm... Vốn địa phơng sử dụng TT Chỉ tiêu Bình quân tích số 1 D nợ ngắn hạn 2 D nợ trung hạn 3 D nợ dài hạn 4 D nợ dự án sử dụng một phần vốn thông thờng 5 TD, tiền gửi tại các TCTD
6 Sử dụng vốn khác 7 Tạm ứng, tạm chi
8 Sử dụng vốn UTĐT tại địa phơng Cộng
Nguồn vốn tự lực tại địa phơng
TT Chỉ tiêu Bình quân tích số Tỷ lệ Đợc sử dụng 1 Tiền gửi không kỳ hạn 87%
2 Tiền gửi có kỳ hạn dới 12 tháng 87% 3 Tiền gửi có kỳ hạn từ 12 tháng trở nên 100%
4 Vay NHNN 100%
5 Tiền gửi, tiền vay các TCTD 100% 6 Vốn UTĐT tại địa phơng 100% 7 Nguồn vốn khác 100%
Cộng C Sử dụng vốn TTĐH:... Phí thiếu vốn:...
Hà Nội, ngày... tháng... năm... Lập bảng Trởng phòng kế toán Giám đốc
8. Một số giao diện màn hình tiêu biểu
* Hệ thống gồm có menu danh mục tài khoản dùng để quản lý các tài khoản và xử lý chúng nh thêm, xóa,...Menu Tìm kiếm có tác dụng tìm kiếm các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tài khoản loại 7, 8, 4 và 2 theo các tiêu thức tìm kiếm là theo tên tài khoản, hoặc ngày phát sinh nghiệp vụ. Menu tính toán các chỉ tiêu dùng để tính một số hệ số có thể bị thay đổi bởi các cơ chế chính sách.
* Báo cáo gồm có các menu Báo cáo thu nhập chi phí theo tháng, quý và các mẫu báo cáo tính quỹ thu nhập, diễn giải quỹ tiền lơng, tính phí đơn vị nhận khoán.
* Thông tin thêm giới thiệu thêm về chơng trình và cách hạch toán các tài khoản liên quan.
Giải pháp về phần mềm:
Chơng trình đợc cài đặt tại phòng kế toán và máy tính có nối mạng để cập
nhật dữ liệu của các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến thu nhập, chi phí,
vốn địa phơng sử dụng và nguồn vốn tự lực tại địa phơng.
Chơng trình chạy trong môi trờng Windows 9X Công cụ thiết kế và lập trình là
-Visual Basic 6.0
-Cơ sở dữ liệu Microsoft Access 97
Giải pháp về phần cứng:
Cấu hình tối thiểu: Máy tính có tốc độ 133MHZ, 16 MB RAM, 1.7 GB HDD chạy trên hệ điều hành Windows 95.
NHNO và phát triển nông thôn Quận Hoàn Kiếm là một tổ chức tín dụng hoạt động kinh doanh trên địa bàn phân cấp của ngân hàng Nông nghiệp. Trong quá trình kinh doanh, ngân hàng luôn phát triển không ngừng về mọi mặt nh thoả mãn một cách tối u các nhu cầu khách hàng bằng nhiều loại hình đa dạng, nâng cao năng lực của cán bộ công nhân viên trong cơ quan, chú ý cải tiến máy móc trang thiết bị nhằm thích nghi với những điều kiện cạnh tranh gay gắt của cơ chế thị trờng.
Ngân hàng cũng luôn chú ý đến hiệu quả làm việc của các cán bộ công nhân viên đặc biệt là hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu, các chơng trình nhằm tăng năng suất lao động, đa ra những báo biểu để nhận xét về tình hình hoạt động của Ngân hàng. Những báo cáo nh bảng tính quỹ thu nhập, bảng tính phí đơn vị nhận khoán, bảng diễn giải quỹ tiền lơng cũng cung cấp những thông tin hết sức cần thiết.
Trong chuyên đề thực tập tốt nghiệp này đợc phát triển chủ yếu dựa trên việc phân tích và thiết kế một hệ thống thông tin quản lý theo 7 giai đoạn phát triển.
Từ thực tế của ngân hàng và sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo, các cô các chú trong cơ quan, chuyên đề đợc thực hiện góp một phần nhỏ vào công tác kế toán, nhằm ứng dụng tin học vào việc: Tính toán quỹ thu nhập và lập ra các bảng báo cáo cho ngân hàng với những giao diện đồ hoạ thân thiện và in ấn trong môi trờng Windows, các bản in đợc Việt hoá nhằm tiết kiệm đợc tối đa công sức cho việc tạo các biểu báo mà trớc đó đợc tạo bằng ngôn ngữ thế hệ 4 (EXCEL). Mặt khác chơng trình cũng nhằm khắc phục những
