4. Phân tích thiết kế và cài đặt một hệ thống thông tin
4.7. Cài đặt, bảo trì và khai thác
Quá trình chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới đợc gọi là quá trình cài đặt. Mục tiêu là hệ thống đợc xây dựng ra tích hợp vào hoạt động trong tổ chức một cách ít va vấp nhất và đáp ứng đợc những thay đổi có thể xảy ra trong suốt quá trình sử dụng. Giai đoạn này có hai khối công việc đó là chuyển đổi về mặt kỹ thuật và chuyển đổi về mặt con ngời. Thay đổi là mang lai cách làm mới cho tổ chức. Có thể thấy rằng, nhiều khi ngời sử dụng sau khi ý thức đợc sự bất ổn định lại tỏ ra sốt ruột mong chờ hệ thống mới. Và lúc đó việc phải chờ nhiều hàng tháng là khó chấp nhận. Việc tham gia của ngời sử dụng vào tiến trình của dự án là rất quý báu không chỉ đảm bảo cho hệ thống mới đáp ứng yêu cầu của họ mà còn góp phần thành công sự chuyển đổi.
Có 4 phơng pháp cài đặt là cài đặt trực tiếp, cài đặt song song, cài đặt cục bộ từng phần và phân giai đoạn. Việc lựa chọn phơng pháp cài đặt tùy thuộc vào quy mô và độ phức tạp của những thay đổi liên quan đến hệ thống mới.
Các công đoạn cơ bản của giai đoạn này là: * Lập kế hoạch chuyển đổi
* Khai thác và bảo trì hệ thống * Đánh giá sau cài đặt
Qua quá trình phát triển một hệ thống thông tin, ta thấy 7 giai đoạn có liên quan mật thiết với nhau. Đây là một quá trình lặp. Các giai đoạn trớc làm tiền đề để đi tiếp tới giai đoạn sau và các giai đoạn sau là kết quả của giai đoạn trớc và đôi khi phải quay về giai đoạn trớc để tìm cách khắc phục những sai sót . Kết quả của quá trình bao gồm hai phần lớn là hệ thống thông tin và tài liệu hệ thống.
Chơng III
chi tiết về quy trình phân tích hệ thống thu-chi nội bảng, ngoại bảng
và tính toán quỹ thu nhập
1. Mô hình lôgíc của hệ thống 1.1. Bảng tính quỹ thu nhập
Nằm trong bộ phận kế toán, hệ thống thu- chi nội bảng, ngoại bảng đặc biệt quan trọng trong NHNo&PTNT Quận Hoàn Kiếm. Nó cung cấp những thông tin về tình hình chi phí, thu nhập của ngân hàng và tình hình sử dụng vốn, nguồn vốn mà ngân hàng huy động.
1.1.1. Tính tổng thu-chi trên hạch toán nội bảng
Các tài khoản trong hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo quyết định số 115/QĐ-NHNO-04 ngày 15 tháng 3 năm 1999 của Tổng giám đốc NHNo&PTNT Việt Nam quy định loại tài khoản phản ánh các khoản thu nhập là tài khoản loại 7 và đợc phản ánh bên có, các tài khoản phản ánh chi phí loại 8 và đợc phản ánh bên nợ.
Trong hạch toán nội bảng, khi các chứng từ gốc liên quan đến các tài khoản kể trên đợc đợc kế toán nhập dữ liệu, chơng trình máy tính sẽ tạo ra bảng cân đối tài khoản chi tiết ( dữ liệu đợc lu trữ trong HSB3.DBF) về thu nhập (loại 7) và chi phí (loại 8,trừ các khoản chi lơng và phụ cấp cho cán bộ công nhân viên TK841).
Kế toán sẽ tính tổng thu, tổng chi và đa và mục AI và BI trong bảng tính quỹ thu nhập.
1.1.2.Tính vốn huy động và sử dụng trên hạch toán ngoại bảng
Trong hạch toán ngoại bảng, kế toán xác định vốn mà ngân hàng sử dụng và hạch toán theo các tài khoản loại 2 gồm các tài khoản d nợ, tiền gửi các tổ chức tín dụng, sử dụng vốn, tạm ứng, tạm chi, xác định nguồn vốn tự lực tại địa phơng theo các tài khoản loại 4 gồm các loại tiền gửi, vay Ngân hàng Nông nghiệp, tiền gửi tiền vay các tổ chức tín dụng , vốn UTĐT tại địa phơng và các nguồn vốn khác. Đối với các loại tiền gửi không kỳ hạn và tiền gửi có kỳ hạn dới 12 tháng phải nhân với tỷ lệ nguồn vốn đợc sử dụng theo quy định của Tổng giám đốc trong từng thời kỳ.
Sau đó, kế toán sẽ đa vào mục AII hoặc BII trong bảng tính quỹ thu nhập tùy theo hiệu số bình quân của các các tài khoản loại 2 và loại 4 kể trên.
Các tài khoản loại trừ khỏi thu 946A và chi 946A là các tài khoản thu hộ, chi hộ TTTĐH và cộng với các khoản loại trừ khác đợc đa vào mục AIII và BIII trong bảng tính quỹ thu nhập.
1.1.3. Các chỉ tiêu khác cần đánh giá.
* Quỹ thu nhập 946A: C=A-B
* Quỹ tiền lơng xác lập theo đơn giá=
(Tổng hệ lơng+Tổng phụ cấp) Số ngời
* Lao động bình quân( Lơng bình quân) * Lơng cơ bản hệ số 1=
=Lơng cơ bản* lơng bình quân* Số ngời *(1+k) Hiện nay, 1+k=2,3, lơng cơ bản là 210 000
=Quỹ tiền lơng xác lập theo đơn giá/ Lơng cơ bản hệ số 1 * Lơng đã chi: Xác định theo bảng diễn giải quỹ tiền lơng
* Quỹ tiền lơng còn lại: Là hiệu số giữa quỹ thu nhập và lơng đã chi
Kế toán lập bảng diễn giải quỹ tiền lơng dựa vào chỉ tiêu lao động bình quân và chỉ tiêu lơng cơ bản hệ số 1
1.1.4.Cách tính bảng diễn giải quỹ tiền lơng
Chỉ tiêu Đơn giá Quỹ tiền lơng xác lập theo đơn giá Quỹ thu nhập tơng ứng quỹ tiền lơng Lơng hệ số 1,199 30/100 A=Quỹ tiền lơng hệ số 1*1,199 C=A/30%
9,9% lơng hệ số
1 24/100 D=A*9.9% E=D/24%
Lơng hệ số 1,4
trở lên 15/100 G=F*15% F=X-(C+E)
Cộng A+D+G X
Sản phẩm đa ra của giai đoạn thiết kế logíc là mô hình hệ thống mới bằng các sơ đồ luồng dữ liệu, các sơ đồ cấu trúc dữ liệu, các sơ đồ phân tích tra cứu và các phích logíc của từ điển hệ thống. Mô hình này đợc thiết lập dựa vào sự mô tả các hoạt động thờng ngày của các cán bộ công nhân viên trong cơ quan, bao gồm các xử lý liên quan tới ba loại hoạt động: Thực hiện các tra cứu thông tin, cập nhật dữ liệu vào các tệp vào hợp lệ hóa dữ liệu.
Phân tích tra cứu là tìm xem bằng cách nào để có đợc những thông tin đầu ra từ các tệp đã đợc thiết kế. Kết quả của việc phân tích tra cứu sẽ đ- ợc thể hiện bằng sơ đồ và đa vào phích xử lý trong từ điển hệ thống.
Phân tích cập nhật đảm bảo những thông tin trong cơ sở dữ liệu phải đợc cập nhật thờng xuyên, phản ánh tình trạng mới nhất của các đối tợng mà nó quản lý.Xác định cách thức hợp lệ hóa dữ liệu đảm bảo phản ánh trung thực các dữ liệu trong thực tế.
2. Mô hình IFD
điểm doanh Đầu ngày mở sổ làm việc Cuối ngày khóa sổ Cuối tháng Chứng từ gốc Nhập DL Các tài khoản nhập CS DL Chứng từ gốc đã nhập Báo cáo những giao dịch bất thường Tổng thu,chi Quỹ TN
Quỹ t.lơng Các chỉ tiêu đã tính In báo cáo Báo cáo Các quyết định Thông tin mới
3. Mô hình DFD
3.1. Sơ đồ khung cảnh ( DFD mức 0)
Chứng từ DL đã nhập
Hồ sơ các tài khoản
3.2. Sơ đồ phân rã (DFD mức 1)
Chứng từ DL đã nhập
Hồ sơ các tài khoản
Hồ sơ nhân viên
Kế toán Nhập
dữ liệu
Tính chỉ tiêu
Nhân viên Giám đốc
Bc Kế toán Nhập dữ liệu Tính tổng thu chi, vốn huy động và sử dụng Tính quỹ thu nhập và tiền lư ơng Các bên nợ, có các tài khoản Giám đốc Nhân viên Xử lý các quyết Quyết định Nhân viên
4. Thiết kế dữ liệu
4.1. Quá trình chuẩn hóa dữ liệu
Chuẩn hóa dữ liệu là công việc biểu diễn theo quy ớc, thông thờng là gắn gọn về mặt thuộc tính của các tệp giúp nhận diện không nhầm lẫn đối t- ợng, mô tả nhanh chóng các đối tợng, nhận diện nhóm đối tợng nhanh hơn.
Trong hệ thống các tài khoản, phơng pháp mã hóa đợc sử dụng là ph- ơng pháp mã hóa phân cấp: Nguyên tắc tạo bộ mã này rất đơn giản. Ngời ta phân chia cấp đối tợng từ trên xuống dới và mã số đợc xây dựng từ trái qua phải các chữ số đợc kéo dài về phía bên phải để thể hiện sự chi tiết phân cấp sâu hơn. Ví dụ, Tài khoản cấp 1 là 70- Thu về hoạt động tín dụng có các tài khoản cấp 2 là: 701- Thu lãi cho vay và tài khoản cấp 5 là 701002- Thu lãi cho vay từ các dự án UTĐT.
Khi mã hóa dữ liệu phải đảm bảo các yêu cầu nh bảo đảm tỷ lệ kén chọn và tỉ lệ sâu sắc, có tính uyển chuyển và lâu bền, tiện lợi khi sử dụng. Mã hóa và sử dụng mã xảy ra trong suốt quá trình phân tích, thiết kế, cài đặt và khai thác hệ thống thông tin
Cách thức tiến hành mã hóa:
* Tập hợp các đối tợng cần mã hóa: Các tài khoản loại 7, loại 8, loại 2 và loại 4...
* Xác định các xử lý cần thực hiện: Tính tổng thu, chi, vốn huy động và sử dụng, tính các chỉ tiêu và lập bảng diễn giải quỹ tiền lơng
* Lựa chọn giải pháp mã hóavà triển khai mã hóa: phơng pháp phân cấp
4.2. Thiết kế CSDL lôgíc đi từ thông tin đầu ra
4.2.1. Xác định các đầu ra.
Các thông tin đầu ra bao gồm: Bảng tính quỹ thu nhập, bảng diễn giải quỹ tiền lơng và bảng tính phí đơn vị nhận khoán và ngợc lại nhằm xác định tổng thu, tổng chi, các khoản cộng thêm vào thu hoặc chi 946A, quỹ tiền l- ơng
Trớc hết ta cần xác định yêu cầu thông tin của ngời sử dụng hệ thống thông tin mới. Các câu hỏi thờng đợc sử dụng để xác định yêu cầu thông tin là:
* Hỏi ngời sử dụng cần thông tin gì ?
* Phơng pháp đi từ hệ thống thông tin đang tồn tại.
* Tổng hợp từ đặc trng của nhiệm vụ mà hệ thống thông tin trợ giúp. * Phơng pháp thực nghiệm.
Trong thiết kế cơ sở dữ liệu, phải đảm bảo giảm lợng d thừa thông tin khi lu trữ, có thể dùng chung một cơ sở dữ liệu cho nhiều bộ phận trong một hệ thống với nhiều mục đích khác nhau, đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu và dữ liệu phải có những cấu trúc, quy định phù hợp với yêu cầu chung để có thể trao đổi với hệ thống khác.
4.2.2. Các tệp cần thiết
Liệt kê các thuộc tính và đánh dấu các thuộc tính lặp R(những thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu). Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh S là những thuộc tính đợc tính toán hoặc suy ra từ các thuộc tính khác. Gạch chân các thuộc tính khóa cho thông tin đầu ra và loại bỏ các thuộc tính thứ sinh khỏi danh sách.
Từ bảng tính quỹ thu nhập ta có các thuộc tính sau: Ngày tháng
Đơn vị tính
Tài khoản tổng thu
Các khoản cộng thêm vào thu 946A Các khoản loại trừ khỏi thu 946A Tài khoản tổng chi (ch a có l ơng)
Các khoản loại trừ khỏi chi 946A Quỹ thu nhập (S)
Quỹ tiền lơng xác lập theo đơn giá (S) Lao động bình quân (S)
Lơng cơ bản hệ số 1 Hệ số lơng đạt đợc (S) Lơng đã chi (S)
Quỹ tiền lơng còn lại (S)
Từ bảng tính phí đơn vị nhận khoán ta có các thuộc tính sau: Ngày tháng
Đơn vị tính Tài khoản loại 2 D nợ ngắn hạn D nợ trung hạn D nợ dài hạn
D nợ dự án sử dụng một phần vốn thông thờng TD, tiền gửi tại các TCTD
Sử dụng vốn khác Tạm ứng, tạm chi
Sử dụng vốn UTĐT tại địa phơng Tài khoản loại 4
Tiền gửi có kỳ hạn dới 12 tháng
Tiền gửi có kỳ hạn từ 12 tháng trở nên Vay Ngân hàng Nông nghiệp
Tiền gửi, tiền vay các TCTD Vốn UTĐT tại địa phơng Nguồn vốn khác
Từ bảng diễn giải quỹ tiền lơng ta có các thuộc tính: Ngày tháng
Đơn vị tính Số ngời
Hệ số lơng bình quân Quỹ tiền lơng hệ số 1 Chỉ tiêu
Đơn giá
Quỹ tiền lơng (S)
Quỹ thu nhập tơng ứng quỹ tiền lơng
4.2.2.1. Thực hiện chuẩn hóa mức 1:
Quy định trong mỗi danh sách không đợc phép chứa những thuộc tính lặp.
4.2.2.2. Thực hiện chuẩn hóa mức 2:
Quy định trong mỗi danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khóa chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khóa.
4.2.2.3. Chuẩn hóa mức 3:
Quy định trong một danh sách không đợc phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính.
4.2.2.4. Mô tả và tích hợp các tệp
Sau khi đã chuẩn hóa ở mức 3, mỗi danh sách sẽ là một tệp cơ sở dữ liệu, biểu diễn bằng cách tên tệp viết bằng chữ in hoa, nằm phía trên. Các thuộc tính nằm trong các ô. Thuộc tính khóa có gạch chân. Những danh sách mô tả về một thực thể thì phải tích hợp lại nghĩa là phải tạo thành một danh sách chung bằng cách tập hợp tất cả các thuộc tính chung và riêng của danh sách đó.
Những danh sách mô tả về một thực thể thì phải tích hợp lại nghĩa là phải tạo thành một danh sách chung bằng cách tập hợp tất cả các thuộc tính chung và riêng của danh sách đó.
Từ các chuẩn hóa ở trên, ta có thể đa ra các tệp với các trờng, kiểu tr- ờng và độ rộng nh sau:
Tệp Tên trờng Kiểu trờng Độ rộng Mô tả
ThuNhap_ VSD
TK Text 20 Tên tài khoản
NGAY Date/time Ngày diễn ra các giao dịch
TMCO Number Double Số phát sinh tăng đợc ghi vào bên có
CF_VTL TK Text 20 Tên tài khoản
NGAY Date/time Ngày diễn ra các giao dịch
Chi_tieu Chi_tieu Text
20 Các chỉ tiêu dùng để phân phối quỹ thu nhập Đon_gia Number Single tiền lơng và quỹ thu nhậpTỉ lệ phần nghìn của quỹ
SohieuTK TK Text 20 Tài khoản
ShieuTK Text 50 Tên gọi của một loại tài khoản
TiLeVon TK Text 20 Tài khoản
Tile Number Single Tỷ lệ đợc phép sử dụng
CBCNV
Ma_so Text 10 Mã số, họ,tên của cán bộ,
công nhân viên
Ho Text 10
Ten Text 20
He_so_luong Number Single Hệ số lơng
HSB3
TK Text 20 Tên tài khoản
NGAY Date/time Ngày diễn ra các giao dịch
TMCO Number Double Số phát sinh tăng đợc ghi vào bên có TMNO Number Double Số phát sinh tăng đợc ghi vào bên nợ
5.4. Xác định khối lợng dữ liệu cho từng tệp
* Trong mỗi tệp, xác định số lợng các bản ghi: Dựa vào ý nghĩa kinh tế, nội dung mà các tệp thể hiện, ta có thể dự đoán và ấn định đợc số bản ghi cho các tệp: HSB3 1000 bản ghi, ThuNhap_VSD: 800 bản ghi,
CF_VTL: 800 bản ghi, Chi_tieu 10 bản ghi, SohieuTK 500 bản ghi, TiLeVon 10, bản ghi, CBCNV 100 bản ghi
* Xác định độ dài cho một thuộc tính: dựa vào độ rộng của trờng. Ta có thể sử dụng những số đo kinh điển cho việc tính toán khối lợng dữ liệu nh NP(R) = E[N(R)/E(TP/L(R))]
Trong đó,
L(R) là độ dài của một bản ghi tính theo số lợng ký tự. Ví dụ nh tệp ShieuTK có L(R) = 90. Trong thực tế, ngời ta thờng cộng thêm L(R)=L(R) +20. (Tính thêm độ dài của khoá D với một số chức năng phục vụ co số l- ợng ký tự là S)
N(R) là số lợng trung bình của các bản ghi của tệp R. NP(R) là số lợng trang logíc dùng bởi R.
TP là kích thớc của trang logíc.
Từ công thức tính trên ta tính đợc tổng dung lợng chiếm chỗ theo trang logíc của các tệp và tính thêm dung lợng chiếm chỗ của các bảng chỉ số
5.5. Liên hệ logíc giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu
Xác định mối liên hệ giữa các tệp và biểu diễn chúng theo ngôn ngữ của cơ sở dữ liệu về tệp. Tên tệp viết chữ in hoa, nằm phía trên, các thuộc tính nằm trong ô, thuộc tính khoá có gạch chân.
Các mối quan hệ đợc biểu diễn bằng các mũi tên hai chiều. Nếu có quan hệ một- nhiều thì vẽ hai mũi tên về hớng đó. Từ các tệp đã xác lập ở trên, ta có sơ đồ liên kết giữa các tệp nh sau:
Số hiệu tài khoản
TK ShieuTK
Hồ sơ B3
TK NGAY TMCO TMNO
Chi phí và vốn tự lực