Cài đặt hệ thống là pha trong đó viếc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới đợc thực hiện. Để việc chuyển đổi này đợc thực hiện với những và chạm ít nhất, cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận. Giai đoạn này gồm các công đoạn sau:
+ Lập kế hoạch cài đặt. + Chuyển đổi.
+ Khai thác và bảo trì. + Đánh giá
2.6. Các phơng pháp tin học hoá trong công tác quản lý
Để ứng dụng tin học trong công tác quản lý ngời ta sử dụng 2 phơng pháp cơ bản sau:
Phơng pháp tin học hoá toàn bộ: áp dụng phơng pháp này sẽ tin học hoá toàn bộ các chức năng quản lý cũng nh thiết lập một cấu trúc hoàn toàn tự động hoá thay thế cho cấu truc cũ.
Ưu điểm: Các chức năng đợc tin học hoá một cách triệt để nhất, bảo đảm tính nhất quán trong toàn bộ hệ thống, tránh đợc sự d thừa của thông tin.
Nhợc điểm: Phải thực hiện lâu và rất khó khăn, đầu t ban đầu về trang thiết bị lớn, hệ thống không có tính mềm dẻo. Mặt khác khi thay đổi hoàn toàn hệ thống cũ sẽ vấp phải thói quen của những ngời làm việc trong hệ thống. Đây là một yếu tố tơng đối khó vợt qua.
Phơng pháp tin học hoá từng phần: Phơng pháp này chỉ tin học hoá những chức năng quản lý theo yêu cầu của từng bộ phận trong một tổ chức. Cho nên việc tiến hành thiết kế các phân hệ quản lý của hệ thống đợc thực hiện một cách độc lập với những giải pháp so với các phân hệ khác. Các phân hệ này thờng đợc cài đặt ứng dụng trong hoạt động phân tán.
Ưu điểm: Tính đơn giản khi thực hiện bởi vì công việc đợc phát triển tơng
đối độc lập với nhau. Đầu t ban đầu không lớn. Một trong những u điểm đợc đánh gía cao trong phơng pháp này là không kéo theo những thay đổi cơ bản và sâu sắc về cấu trúc của hệ thống nên dể đợc chấp nhận. Mặt khác sự thay đổi và phát triển về sau của phân hệ này sẽ không ảnh hởng đến hoạt động của phân hệ khác nên tăng đợc tinh mềm dẻo.
Nhợc điểm: Tính nhất quán không cao trong toàn bộ hệ thống do đó không tránh khỏi sự trùng lặp và d thừa thông tin.
Trong thực tế ngời ta sử dụng kết hợp cả hai phơng pháp trên nhằm giảm tối thiểu những nhợc điểm của từng phơng pháp. Nhng trong quản lý kinh tế dù áp
dụng theo phơng pháp nào thì cũng đều phải tính đến sự phù hợp của phơng pháp đó vơi trình độ tổ chức, trình độ quản lý, quy mô hoạt động và tiềm năng tài chính của hệ thống đó.
Chơng III.
Phân tích thiết kế hệ thống thông tin Quản lý nhân sự tại Công ty phần mềm Quản Lý Doanh Nghiệp FAST
3.1 Đặc tả hệ thống:
Trên phơng diện tổng quát của bài toán quản lý nhân sự ta có thể đa ra một mô hình nh sau :
Hồ sơ nhân sự báo cáo nhân sự
* Danh mục đơn vị * danh sách nhân
* Danh mục chức vụ viên theo đơn vị
* Danh mục dân tộc * báo cáo tổng hợp
* Danh mục tôn giáo lơng
* Danh mục nghề nghiệp
………. ……….
Trong đó “hệ chơng trình Quản lý nhân sự ” là một tập hợp của sự tơng tác hài hoà, có mục đích giữa phần cứng, phần mềm, dữ liệu, con ngời, các thủ tục liên quan đến tổ chức và quản trị thông tin.
Hồ sơ nhân sự đó là các dữ liệu đầu vào mà chơng trình cần quản lý. Tuỳ theo quy mô hay đòi hỏi khác nhau của những chơng trình khác nhau mà chúng ta cần có những cách xây dựng các danh mục thích hợp. Tuy nhiên có các thông tin cơ bản nh phòng ban, nghề nghiệp, chức vụ… thì cần phải có.
Báo cáo nhân sự là những đầu ra của chơng trình. đây là một trong những công việc quan trọng nhất trong khi viết chơng trình bởi vì đây mới chính là cái mà ngời quản lý cần ở chơng trình. Cũng chính vì thế cho nên tuỳ vào mục đích quản lý, tuy vào đặc điểm của từng Công ty mà sẽ có những loại báo cáo khác nhau nh báo cáo động hay tỉnh, báo cáo theo phòng ban, theo ngạch lơng, theo tuổi tác…….
3.2. Phân tích thiết kế chi tiết hệ thống thông tin quảnlýnhân sự tại công ty Phần mềm quảnlý doanh nghiệp nhân sự tại công ty Phần mềm quảnlý doanh nghiệp FAST.
3.2.1. Phân tích thực tế quảnlý nhân sự tại công ty Phần mềm quản lý doanhnghiệp FAST. nghiệp FAST.
Nh đã trình bày ở trên, tại công ty Phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST công tác quản lý nhân sự có các nghiệp vụ chính nh sau:
Hệ chương trình Quản lý nhân sự trong
- Thống kế cán bộ trong công ty theo các tiêu chí khác nhau, thống kê theo từng phòng ban, từng giới, từng độ tuổi...
- Lập các kế hoạch về nhân sự, thiết kế công việc
- Đa ra các báo cáo liên quan đến vấn đề nhân lực của cơ quan cho ban lãnh đạo.
- Lập các kế hoạch đào tạo cán bộ, phối hợp với các phong ban khác trong công ty đào tạo nguồn cán bộ cho công ty.
Các hồ sơ của côngty đợc lu trữ tại văn phòng công ty, các thông tin liên quan đến mỗi cán bộ sẽ đợc bổ sung thơng xuyên, các báo cáo định kỳ thờng xuyên đợc lập theo tháng, theo quý và theo năm, các báo cáo thờng xuyên này có tính chất thống kê nh tổng số cán bộ trong cả công ty, trong từng phòng, các báo cáo khác nh báo cáo về trình độ của một nhóm các cán bộ, các báo cáo có liên quan đến thành tích của cán bộ, thờng xuyên đợc lập theo yêu cầu của lãnh đạo.
Ngoài ra phòng còn lên báo cáo về lơng bổng, về các khoản đợc hởng khác của cán bộ trong công ty nh bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, các khoản thởng khác.
3.2.2. Sơ đồ luồng thông tin (IFD) của HTTTQL Nhân sự
Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin đợc sử dụng: - Xử lý
Thủ công Giao lác ngời - máy Tin học hoá hoàn toàn
Thủ công Tin học hoá
- Dòng thông tin - Điều khiển
Nh đã trình bày ở trên, sơ đồ luồng thông tin IFD (Information Flow Diagram) dùng để mô tả hệ thống thông tin dới dạng động, tức là ta sẽ mô tả sự di chuyển các dữ liệu về nhân sự, các xử lý liên quan đến công tác quản lý nhân sự trong thế giới bên ngoài dới dạng sơ đồ. ở đâyta thấy hệ thống thông tin quản lý nhận sự liên quan đến ba đối tợng chủ yếu là cán bộ công nhân viên, cán bộ trực tiếp làm công tác quản lý nhân sự và lãnh đạo của cơ quan doanh nghiệp, những ngời cần và sẽ trực tiếp các thông tin do hệ thống đem lại để ra các quyết định. Các thông tin về cán bộ công nhân viên sẽ đợc lu vào cơ sở dữ liệu của chơng trình, sau đó sẽ lên các báo cáo. Cán bộ công nhân viên sẽ cung cấp thông tin cho hệ thống, sau đó các thông tin này sẽ đợc lu vào các tệp hồ sơ nhân viên.
Thời điểm Có sự thay đổi Nhân sự Thông tin nhân sự Bộ phận quản lý Phòng ban chức năng Thông tin nhân sự Lảnh đạo
Lê Xuân Việt 42
Tiếp nhận, xử lí các thông tin nhân sự Nhập thông tin đá xử lí In báo cáo Các báo cáo Các Tài liệu
Thông tin nhân sự đã xữ lý
CSDL Nhân sự
3.2.3 Sơ đồ chức năng (BFD) của HTTTQL Nhân Sự
Công việc quản lý nhân sự trong công ty là rất phức tạp với rất nhiều vấn đề khác nhau của con ngời trong một tổ chức. Tuy nhiên thông qua sơ đồ chức năng ta có thể thể hiện có thứ bậc các chức năng đó một cách khoa học nh sau:
Công ty fast HTTTQ L Lương HTTTQ L Nhân sự HTTTQ L Vị trí việc làm HTTT Đánh giá công việc HTTT Báo cáo HTTT Sắp xếp nhân viên HTTTQL Nhân sự Quản lý
Sơ đồ chức năng (BFD) của HTTTQL Nhân sự đợc nghiên cứu trong chơng trình này là:
Sau đây là các chức năng cơ bản mà chơng trình quản lý nhân sự cần phải thực hiện đợc
3.2. 4 Sơ đồ luồng dữ liệu (dfd) của HTTTQL Nhân Sự
Sau khi có đợc sơ đồ chức năng BFD, tiếp theo ta cần xem xét chi tiết hơn về thông tin cần cho việc thực hện các chức năng đã nêu trong sơ đồ trên. Công cụ đ- ợc sử dụng cho mục đích này là sơ đồ luồng dữ liệu DFD. ở sơ đồ này nêu ra một mô hình về hệ thống có quan điểm cân xứng cho cả dữ liệu và chức năng. Nó chỉ ra cách mà thông tin chuyển vận từ chức năng này của hệ thống sang một chức
năng khác của hệ thống. Điều quan trọng nhất là nó chỉ ra phải có sẵn những thông tin nào cần phải có, trớc khi cho thực hiện một hàm hay một quá trình.
Các ký pháp đợc sử dụng trong sơ đồ luồng dữ liệu gồm có:
- Các tiến trình hoặc chức năng: Đợc biểu diển bằng hình tròn, có tác dụng thay đổi thông tin đầu vào để tạo ra thông tin đầu ra. Chỉ đợc coi là tiến trình trong DFD nếu chúng nhận thông tin đầu vào vầ có thông tin đầu ra.
- Dòng dữ liệu: thể hiện đờng đi của thông tin vào ra một tiến trình. Mỗi dòng dữ liệu đều có tên, hớng mũi tên chỉ ra hớng của luồng thông tin .
Tên dữ liệu
- Nguồn hoặc đích tới của dữ liệu: Đợc biểu diển bằng hình chữ nhật và đợc đặt tên là những phần tử ngoài hệ thống và có sự quan hệ với hệ thống. Thể hiện môi quan hệ giữa hệ thống với thế giới bên ngoài. Nhân tố bên ngoài là nguồn cung cấp dữ liệu cho hệ thống và nhận thông tin của hệ thống. Do vậy chúng còn đợc gọi là các tác nhân ngoài.
Tên các tác nhân ngoài luôn là một Danh từ
- Kho dữ liệu: Thờng đợc lu trữ các dữ liệu phục vụ cho các tác nhân ngoài truy cập vào. Mỗi kho dữ liệu có một tên khác nhau.
Tên tiến trình
Tên nguồn hay đích tới của dữ liệu
Tệp dữ liệu
3.2.4.1 Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống thông tin quản lý nhân sự
3.2.4.2 sơ đồ mức 0 của hệ thống thông tin quản lý nhân sự
Nhân viên
Lãnh đạo
Hồ sơ
Nhân sự Thông tin trả lời Thông tin yêu cầu Thông tin trả lời hệ thống quản lý nhân sự Nhân viên Lãnh đạo Hồ sơ Quản lý hồ sơ
Thống kê báo cáo Hồ sơ nhân viên
Thông tin trảlòi Tìm kiếm Thông Tin trả lời Thông tin yêu cầu
3.2.5. Phân tích – Thiết kế cơ sở dữ liệu3.2.5.1 Phân tích bài toán 3.2.5.1 Phân tích bài toán
Cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin quản lý nhân sự là một kho dữ liệu trong đó cho phép lu trữ, xắp xếp, tìm kiếm các thông tin liên quan đền vấn đề nhân sự. Trong cơ sở dữ liệu này ta cần lu trữ các thông tin liên quan đến đối tợng cần quản lý là các thông tin nhân sự, các thông tin là các thuộc tính liên quan đến
nguồn nhân lực trong cơ quan, các thông tin bắt buộc có nh họ tên, ngày sinh, trình độ, khả năng, năng lực của cán bộ … các thông tin này kết hợp với các thông tin khác liên quan khác nh thông tin về phòng ban, thông tin về quá trình khen thởng, quá trình kỷ luật sẽ cho ta các thông tin tổng hợp, có giá trị liên quan đến cán bộ cần quản lý. Ngoài ra ta còn phải xây dựng các tệp dữ liệu để lu trữ các danh mục liên quan đến cán bộ nh danh mục dân tộc, danh mục tôn giáo, danh mục ngoại ngữ… Nh vậy ta có thể phác hoạ các tệp dữ liệu của sơ sở dữ liệu nh sau:
- Các tệp chứa các thông tin liên quan đến cán bộ nh: hồ sơ cán bộ, sức khoẻ, gia đình, kỉ luật , khen thởng, tiểu sử, hợp đồng lao động.
- Các tệp danh mục: danh mục dân tộc, danh mục tôn giáo, danh mục ngoại ngữ, danh mục phòng ban, danh mục các tỉnh thành phố , danh mục các huyện thị.
3.2.5.2 Các thực thể cơ sở dữ liệu
* Phân tích mỗi quan hệ giữa các thực thể trong cơ sở dữ liệu
* Phòng ban và cán bộ: một cán bộ có thể giữ nhiều cơng vị khác nhau trong các phòng ban khác nhau, ngợc lại một phòng ban có thể có nhiều cán bộ làm việc. Nh vậy quan hệ giữa phòng ban và cán bộ là quan hệ nhiều chiều. Để biểu diễn quan hệ này ta dùng thêm một bản trung gian là bảng chức vụ, bảng này dùng để theo dõi các chức vụ khác nhau của cán bộ.
* Ngoại ngữ và cán bộ: một cán bộ có thể không biết hay biết nhiều ngoại ngữ khác nhau, đồng thời một ngoại ngữ thì có thể có hay không có ai biết cả. Nh vậy trong quan hệ giữa cán bộ với ngoại ngữ là quan hệ nhiều chiều, tơng tụ ta có cũng dùng một bảng trung gian để biểu diễn quan hệ, nhiều chiều giữa ngoại ngữ và cán bộ. Bảng này lầ bảng trìh độ ngoại ngữ, nó chữa đựng các thông tin về khả năng ngoại ngữ của các cán bộ nh khả năng độc, khẳ năng nghe, nói.
* Cán bộ và hợp đồng: một cán có thể có thể kí nhiều hợp đồng lao động với cơ quan vào các thời điểm khác nhau, tuy nhiên mỗi hợp đồng chỉ thuộc về một cán bộ. Nh vậy quan hệ này là quan hệ một chiều.
Tỉnh, huyện và cán bộ : một tỉnh có thể có nhiều cán bộ đang làm việc ở cơ quan hoặc không có ai cả, tơng tự thế một tỉnh có nhiều huyện nhng mỗichỉ thuộc vào một tỉnh nhất định. Nh vậy quan hệ giữa tỉnh, huyện và cán bộ ở đây là các quan hệ một chiều.
Dân tộc và cán bộ: Một dân tộc có thể không có haycó từ hơn một các bộ trở lên đang làm việc ở cơ quan, tuy nhiên mỗi cán bộ chỉ có một dân tộc cụ thể, ở đây ta có quan hệ một nhiều giữa dân tộc và cán bộ.
Tôn giáo và cán bộ, mỗi tôn giáo có thể không có hoặc có cán bộ nào trong cơ quan theo cả hoặc có nhiều cán bộ theo tôn giáo đó, nhng mỗi ngời chỉ theo một tôn giáo nào cả, quan hệ ở đây là quan hệ một chiều.
Cán bộ và ngời thân: Trừ những trờng hợp đặc biệt một cán bộ thờng có nhiều ngời thân, tuy nhiên mỗi ngời thân cụ thể thì đều thuộc về một cán bộ cụ thể. Vì thế ta có quan hệ một nhiều giữa cán bộ và ngời thân.
Cán bộ và khen thởng, kỉ luật: một cán bộ có thể không có lần nào đợc khen thởng hày kỉ luật, tuy nhiên mỗi sự khen thởng hay kỉ luật đều thuộc về một cán bộ cụ thể nào đó. Vì vậy đây là quan hệ một nhiều giữa cán bộ và khen thởng, kỉ luật.
• Mô hình hoá quan hệ giữa các cá thể: 1 N 1 1 1 N M N N M N N N N
* Chuyển đổi mô hình thành quan hệ giữa các tệp với nhau
Trong mô hình quan hệ giữa các tệp ta có, trong mô hình trên đây, ứng với mỗi quan hệ một – nhiều thì mỗi thực thể tạo ra một tệp dữ liệu, ứng với mỗi quan hệ nhiều – nhiều thì ta cần có tệp trung gian để biểu diễn quan hệ nhiều – nhiều. Trong sơ đồ trên ta thấy quan hệ giữa phòng ban và cán bộ là quan hệ nhiều – nhiều vì thế ta cần phảI có tệp thứ 3 đề biều diễn quan hệ này, tệp đó là tệp “chức vụ”, trong tệp này ta lu trữ “mã cán bộ”, “mã phòng ban” là hàI khoá chính, trờng “ngày bắt đầu để nói rõ ngày mà cán bộ bắt đầu giữ chức vụ đó. Trong cơ quan doanh nghiệp nói chung hay tại viện khoa học kĩ thuật bu đIện thì một cán bộ có thể giữ nhiều chức vụ trong một thời đIểm tại các phòng ban khác nhau, đồng thời một phòng ban thì đơng nhiên có nhiều cán bộ cùng làm việc tại một thời