Khi có yêu cầu cần thiết phải tiến hành thay đổi hay hiệu chỉnh một hệ thống thông tin, ngời quản lý chịu trách nhiệm về vấn đề đó phát biểu yêu cầu phát triển hệ thống. Yêu cầu này sẽ đợc gửi tới lãnh đạo bộ phận tin học nếu bộ phận nh thế tồn tại, hoặc đến một hãng chuyên môn trong trờng hợp ngợc lại.Tuỳ theo hoàn cảnh cụ thể mà yêu cầu ít hay nhiều tính chính thức. Trong một số tổ chức ngời sử dụng phải trình bày yêu cầu của họ theo chuẩn mẫu đã đợc xây dựng trớc ; và phải chỉ rỏ vấn đề mà họ thấy, nguyên nhân của chúng giải pháp họ mong muốn và lợi ích ớc tính. Giai đoạn này phải đợc tiến hành trong thời gian tơngđối ngắn để không kéo theo nhiều chi phí và thời gian. Một số chuyên gia ớc tính rằng trong một số trờng hợp quy mô lớn thời gian đánh giá dự án chiếm 4 – 5% tổng thời gian dành cho dự án. Đó là một nhiệm vụ phức tạp vì nó đòi hỏi ngời phân tích phải nhìn nhận nhanh và với sự nhạy bén cao, từ đó xác định các nguyên nhân có thể nhất và đề xuất các giải pháp mới, đánh giá đợc tầm quan trọng của những biến đổi, Dự báo đợc nhữnh ảnh hởng của chúng.
Đánh giá yêu cầu gồm có các công đoạn sau: + Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu.
Tức là làm quen với hệ thống đáng xét, xác định thông tin phải thu thập cũng nh nguồn và phơng pháp thu thập cần dùng.
+ Làm rỏ yêu cầu.
Làm rỏ yêu cầu có mục đích là làm cho phân tích viên hiểu đúng yêu cầu của ngời yêu cầu. Xác định chính xác đối tợng yêu cầu, thu thập những yếu tố cơ bản của môi trờng hệ thống và xác định khung cảnh nghiên cứu.
Theo cách nói chung thì đánh giá khả năng thực thi của một dự án là tìm xem có yếu tố nào ngăn cản nhà phân tích thực hiện, cài đặt một cách thành công giải pháp đã đề xuất hay không? Tuy nhiên trong quá trình phát triển hệ thống luôn luôn phải tiến hành đánh giá lại. Những vấn đề chính về khả năng thực thi là: khả thi về tổ chức, khả thi về tài chính, khả thi về thời gian và khả thi về kỹ thuật.
+ Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh gía yêu cầu.
Báo cáo cho phép các nhà quyết đinh cho phép dự án tiếp tục hay dừng lại. Báo cáo phải cung cấp một bức tranh sáng sủa và đầy đủ về tình hình và khuyến nghị những hành động tiếp theo. Báo cáo thờng đợc trình bày để các nhà quyết định có thể yêu cầu làm rõ thêm các vấn đề. Sau đó là quyết định tiếp tục hay loại bỏ dự án