1. Cơ cấu tổ chức, hoạt động của khoa phẫu thuật thần kinh
Bệnh viện Việt Đức địa chỉ tại 40 Tràng Thi, Hà Nội, với bề dày lịch sử 95 năm là nơi khởi nguồn đào tạo ra các thế hệ thầy thuốc Việt Nam đầu tiên, là một bệnh viện vủa cách mạng- bệnh viện phẫu thuật chuyên sâu, với tên tuổi của hai nhà phẫu thuật nổi tiếng Hồ Đắc Di và Tơn Thất Thùng. Hiện nay mỗi năm trung bình khám bệnh 98000 ca, điều trị nội trú 14000 ca, phẫu thuật 16000 ca. Ngoài ra cịn tham gia mổ tại một số bệnh viện ở Hà Nội và một số bệnh viện ở các tỉnh trong cả nước. Để phục vụ 500 giường bệnh, bệnh viện luơn phấn đấu khơng ngừng nâng cao trình độ chuyên mơn.
Trong bệnh viện Việt Đức cĩ các khoa: 1A-khoa phẫu thuật thần kinh(PTTK), 1B-khoa tim mạch, khoa nhi, 3+4-khoa cấp cứu tiêu hố, 5+6-khoa chấn thương chỉnh hình, 7+8- khoa cấp cứu bụng, 13-khoa nhiễm khuẩn, 14-khoa tiết niệu, 16+17-khoa gan mật, khoa ngoại, 1C-khoa điều trị theo yêu cầu, HSSM- khoa hồi sức sau mổ.
Trong đĩ khoa PTTK với 36 giường bệnh, 40 nhân viên.
1.1. Cơ cấu tổ chức của khoa Phẫu thuật thần kinh
Chủ nhiệm khoa
+Chủ nhiệm khoa: Điều hành chung cho tồn bộ các cơng tác trong khoa. +Văn phịng: Giải đáp các thắc mắc của bệnh nhân, nơi tiếp nhận bệnh nhân và là nơi lưu trữ hồ sơ bệnh án của bệnh nhân trong quá trình điều trị tại khoa.
+Phịng bệnh nhân: Là nơi để bệnh nhân điều trị bệnh tật.
1.2. Qui trình của việc làm bệnh án được tiến hành như sau ở khoa Phẫu thuật thần kinh: thuật thần kinh:
1. Bác sỹ khám bệnh cho bệnh nhân, chụp chiếu bệnh nhân là do kĩ thuật viên, xét nghiệm là do kĩ thuật viên hoặc tá.
2. Đĩng tiền viện phí vào viện- tài chính kế tốn sẽ thu.
3. Phân loại bệnh nhân(xem bệnh nhân thuộc về chuyên khoa nào). 4. Chuyển bệnh nhân vào khoa.
Nếu khám bệnh mà bệnh nhân phải vào viện thì bệnh án sẽ được làm từ phịng khám sau đĩ chuyển theo từng chuyên khoa. Và bệnh nhân nếu phải vào viện thì mới cĩ phiếu vào viện và bệnh án ngoại. Trong trường hợp bệnh nhân đến khám lại sau một khoảng thời gian được hẹn trước thì khơng làm bệnh án mới, cịn nếu sau một khoảng thời gian dài lại phải vào viện thì sẽ được làm tờ bệnh án mới và tờ bệnh án cũ làm nhiệm vụ so sánh với tờ bệnh án mới.
Khi bệnh nhân vào viện sẽ được phân theo từng chuyên khoa. Về khoa nào thì y tá văn phịng quản lý hồ sơ bệnh án đĩ.
Hằng ngày y tá văn phịng báo cáo bệnh nhân vào viện, ra viện lên phịng vi tính.
Những bệnh nhân ra viện phịng vi tính sẽ in ra một bản danh sách các bệnh nhân(ra theo ngày).
Hồ sơ bệnh án của bệnh nhân ra viện sẽ được các bác sỹ tổng kết, y tá văn phịng kiểm tra và xin chữ ký của chủ nhiệm khoa. Sau đĩ sẽ xếp theo thứ tự ngày ra hồ sơ kèm theo phim ảnh và chuyển xuống phịng lưu trữ hồ sơ.
ở đây máy vi tính chỉ nhập một số thơng tin về bệnh nhân vào viện, ra viện chứ khơng lưu tất cả hồ sơ bệnh án của bệnh nhân.
Khi cần hồ sơ bệnh án thì phải tra ngày ra viện sau đĩ xuống phịng lưu trữ hồ sơ để mượn, họ sẽ tra ngày ra và số lưu trữ sau đĩ mới tìm được hồ sơ cũ cần mượn.
Bệnh nhân khơng được phép giữ bệnh án, mà bệnh án được lưu trữ ở phịng hồ sơ.
Khi bệnh nhân sang bệnh viện khác cũng khơng được phép chuyển hồ sơ theo mà đã cĩ giấy tĩm tắt chuyển viện.
Phịng vi tính lưu trữ tên, tuổi bệnh nhân, quê quán, nếu lúc đầu bệnh nhân vào viện khai nhầm thì trong thời gian nằm viện và khi làm thủ tục ra viện cần sửa lại thì phịng vi tính sẽ sửa.
2. Phạm vi của hệ thống
- Trong một khoa: khoa Phẫu thuật thần kinh - Dữ liệu: Dùng cơ sở dữ liệu trong Access
- Cơng cụ lập trình: Dùng ngơn ngữ Visual Basic
3. Thực trạng của hệ thống cũ
Thơng tin lưu trữ dựa vào sổ sách là chính, rất khĩ khăn khi muốn tập hợp. Hơn nữa quá trình trao đổi giữa các phịng ban vẫn là quá trình thủ cơng nên thường gây ra sự chậm trễ và mất thời gian.
Lưu trữ giấy tờ với lượng thơng tin lớn từ những bản báo cáo trong phịng thí nghiệm cũng như những thơng tin khác. Nĩ gây ra gánh nặng cho các bác sỹ và y tá.
4. Khả năng tin học hố
Với sự tốn kém về thời gian và nhân lực cho hệ thống quản lý thủ cơng. Đơn vị cần xây dựng một hệ thống thơng tin tự động giải quyết đa phần cơng việc nhằm khắc phục những nhược điểm của hệ thống quản lý cũ.
Trong thực trạng hiện nay khoa PTTK bệnh viện Việt Đức cĩ đủ điều kiện để xây dựng một hệ thống quản lý hồ sơ bệnh án ngoại bằng máy tính.
+Các nhân viên của văn phịng được phổ cập kiến thức về sử dụng máy tính.
Như vậy với các yếu tố trên đã đủ điều kiện để xây dựng một hệ thống thơng tin quản lý hồ sơ bệnh án ngoại bằng máy tính.