I. Khái quát về Công ty Du lịch dịch vụ Tây Hồ
2. Cơ cấu bộ máy tổ chức của Công ty Du lịch dịch vụ Tây Hồ
Do tính phức tạp trong công tác quản lý là gồm những đơn vị hoạt động trên các lĩnh vực khác nhau nhưng lại liên quan với nhau nên khách sạn đã đưa ra được một mô hình quản lý khá hợp lý. Đó là sự kết hợp giữa hai kiểu cơ cấu: Theo tuyến và cơ cấu chức năng. Giám đốc trực tiếp quản lý điều hành kinh doanh tất cả các lĩnh vực trên cơ sở phát huy tính chủ động, sáng tạo của từng phòng ban, khối đơn vị trực thuộc, đồng thời phát huy được sức mạnh toàn thể khách sạn.
- Lãnh đạo khách sạn gồm: + 1 giám đốc.
- Khối quản lý gồm 3 phòng chức năng:
+ Phòng thị trường kế hoạch. + Phòng tài chính kế toán. + Phòng hành chính tổ chức. - Khối sản xuất gồm:
+ Trung tâm du lịch lữ hành. + Khối dịch vụ ăn uống. + Khối dịch vụ phòng ở. + Khối dịch vụ bổ sung. + Khối dịch vụ kỹ thuật.
Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty Du lịch dịch vụ Tây Hồ
* Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận chính trong khách sạn:
Giám đốc Phó giám đốc Khối phòng ban chức năng Khối sản xuất Phòng tài vụ Phòng kế hoạch thị trường Phòng tổ chức hành chính Dịch vụ bổ sung Trun g tâm lữ Dịch vụ ăn uồng Bộ bảo dưỡng Bộ phận buồng
- Giám đốc khách sạn căn cứ vào yêu cầu nhiệm vụ của công ty giao cho, căn cứ vào chủ trương, đường lối chính sách pháp luật của Đảng và nhà nước, những quy định của cấp trên, căn cứ vào tình hình cụ thể của khách sạn để quản lý các hoạt động của khách sạn đảm bảo hoàn thành các kế hoạch mà công ty giao cho.
Giám đốc khách sạn là người chỉ huy cao nhất về mặt hoạt động cũng như kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của khách sạn. Giám đốc là người ra các quyết định quản lý và phải quản lý khách sạn một cách toàn diện, đồng thời phải định hướng được sự phát triển của khách sạn.
- Phó giám đốc khách sạn: Giúp giám đốc điều hành một hoặc một số lĩnh vực kinh doanh của khách sạn và vạch ra phương châm, chiến lược kinh doanh, kế hoạch công tác của khách sạn. Căn cứ vào biên chế và tình hình thực tế của số lượng cán bộ công nhân viên của khách sạn, phó giám đốc có trách nhiệm đốc thúc và chỉ đạo bộ phận phụ trách nhân lực, làm tốt công tác tuyển dụng, chiêu mộ và điều động cán bộ công nhân viên. Phó giám đốc phải thường xuyên nắm bắt được tình hình sử dụng trang thiết bị vật tư, tài chính để báo cáo với giám đốc. Phó giám đốc chịu trách nhiệm trước giám đốc về nhiệm vụ được phân công.
- Phòng thị trường kế hoạch là đơn vị có tầm quan trọng đặc biệt của khách sạn. Phòng có chức năng nhiệm vụ tiếp thị, kế hoạch đầu tư, lễ tân. Hiện nay đội bảo vệ do phòng thị trường trực tiếp quản lý.
- Phòng tài chính kế toán: Là bộ phận giúp việc cho giám đốc về các mặt công tác quản lý tài chính, đảm bảo tài chính cho hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn ngừng trệ, đảm bảo tiền lương cho cán bộ công nhân viên, đảm bảo cung cấp đầy đủ các trang thiết bị cần thiết cho hoạt động kinh doanh của khách sạn.
- Phòng hành chính tổ chức: Thực hiện chức năng hành chính, tổ chức và lao động toàn công ty. Phòng trực tiếp quản lý, điều hành xe, tham mưu cho giám đốc trong việc ban hành các điều lệ, quy chế, chính sách. Ngoài ra phòng có nhiệm vụ điều hành, giám sát hoạt động và kỷ luật trong toàn công ty.
- Trung tâm du lịch lữ hành: Có chức năng nhiệm vụ tổ chức, điều hành các tour du lịch. Phó giám đốc của khách sạn Tây Hồ cũng đồng thời có nhiệm vụ là giám đốc của trung tâm du lịch lữ hành.
- Khối dịch vụ phòng ở: Nhiệm vụ chính là giữ gìn vệ sinh phòng khách, cung ứng các vật dụng cần thiết cho sinh hoạt của khách (xà phòng, khăn sạch, kem đánh răng...). Chịu trách nhiệm quản lý, bảo vệ tài sản, giao nhận và hướng dẫn khách sử dụng các trang thiết bị tiện nghi trong phòng ở.
- Khối dịch vụ bổ sung: Phục vụ các nhu cầu của khách về vui chơi giải trí, phục hồi sức khoẻ, các dịch vụ khác và giữ gìn, tạo dựng môi trường sinh thái, cảnh quan đẹp cho khách sạn.
- Khối kỹ thuật: Chịu trách nhiệm thực hiện các chế độ định kỳ duy tu bảo dưỡng, sửa chữa nhỏ trang thiết bị của khách sạn, đảm bảo máy móc thiết bị của khách sạn hoạt động tốt, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ cho khách sạn.
* Lực lượng lao động tại khách sạn Tây Hồ:
Đối với ngành du lịch nói chung và khách sạn nói riêng, lực lượng lao động là nhân tố quan trọng, có ý nghĩa quyết định sự sống còn đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của khách sạn.
Khách sạn Tây Hồ hiện có tổng số nhân viên là 178 người và cơ cấu lao động như sau:
Bảng 4: Cơ cấu lao động trong khách sạn Tây Hồ Các bộ phận Số lao động Giới tính Trình độ Trình độ ngoại ngữ Anh văn Na m Nữ ĐH CĐ PTT H A B Sau B 1. Ban giám đốc 3 1 2 3 0 0 0 0 3 2. Phòng thị trường kế hoạch 31 13 18 10 0 21 0 0 31 3. Phòng hành chính 24 20 4 8 0 16 14 0 10 4. Phòng tài chính 10 3 7 8 0 2 0 8 0
5. Trung tâm du lịch 10 8 2 10 0 0 0 0 10 6. Khối buồng 22 0 22 0 8 14 0 7 0 7. Khối nhà hàng 31 11 20 5 18 8 13 8 5 8. Khối dịch vụ bổ sung 29 11 18 2 9 18 7 1 2 9. Khối kỹ thuật 18 18 0 0 12 6 2 0 0 10. Tổng số 178 85 93 46 47 85 36 24 61 (Nguồn: Khách sạn Tây Hồ)
Qua bảng trên cho thấy, tổng số lao động trong khách sạn là 178 người, trong đó nam chiếm 47,8%, còn lại là nữ. Trình độ đại học chiếm không đáng kể, chỉ có 25,8%, trình độ cao đẳng là 26,4% còn lại là trình độ PTTH chiếm 47,8%. Trình độ ngoại ngữ Anh văn bằng A chiếm 20,2%, sau B là 34,3% trình độ B là 13,5%. Số nhân viên biết tiếng Trung Quốc chưa có ai chuyên, chỉ mới được đào tạo qua lớp ngắn hạn. Nhân viên trong khách sạn có độ tuổi trung bình là 35 tuổi.
Nhìn chung, khách sạn Tây Hồ có tỷ lệ lao động cao, tuy vậy trình độ nghiệp vụ còn chưa được đào tạo một cách cơ bản, hầu hết nhân viên đều làm việc bằng kinh nghiệm được tích luỹ trong quá trình công tác (điều này có thể thấy qua bảng trên, trình độ PTTH của nhân viên chiếm tỷ lệ cao 47,8%). Trình độ ngoại ngữ của nhân viên còn chưa đáp ứng được với tiêu chuẩn phục vụ khách của khách sạn 3 sao. Độ tuổi trung bình của lao động trong khách sạn tương đối cao, đặc biệt là các bộ phận bàn, lễ tân, là các bộ phận thường xuyên tiếp xúc với khách (nhân viên có độ tuổi trung bình từ 28 - 35 tuổi). Điều này làm hạn chế chất lượng phục vụ và hiệu quả lao động. Vì thế nhiệm vụ trong những năm sắp tới của khách sạn là mở lớp ngoại ngữ tiếng Trung cho nhân viên, có kế hoạch rà soát lại trình độ, năng lực chuyên môn của cán bộ công nhân viên để có kế hoạch bồi dưỡng và đào tạo lại. Bổ sung những lao động trẻ, năng động, nhiệt tình, có kỹ năng và thuyên chuyển những nhân viên có độ tuổi không còn phù hợp với công việc trực tiếp phục vụ khách sang các bộ phận khác. Đây là một việc làm cấp thiết, đòi hỏi những nhà quản lý của khấch sạn phải quan tâm thực sự đầy đủ và tiến hành một cách nhanh chóng
để đáp ứng nhu cầu của khách ngày một tốt hơn, đóng góp vào hiệu quả kinh doanh của khách sạn.